W-2 vs. W-4: Jaka jest różnica?

Składanie zeznań podatkowych może być skomplikowane, zwłaszcza jeśli robisz to po raz pierwszy. Jest tak wiele różnych form i samo wiedza, które dotyczą Ciebie, może być myląca. Nie ma jednak powodów do paniki, jesteśmy tutaj, aby pomóc.

Poniżej przeprowadzimy Cię przez wszystko, co musisz wiedzieć o W-2 kontra W-4, abyś mógł lepiej zrozumieć.

Cel formularzy podatkowych W-2 i W-4

Zacznijmy więc od przyjrzenia się obu formularzom podatkowym i zrozumienia, do czego zostały zaprojektowane. Formularz W-2 to formularz na koniec roku, który przedstawia zarobki poszczególnych pracowników, w tym premie, napiwki, wynagrodzenie brutto i składki na podatki federalne, w tym na Medicare i podatki na ubezpieczenie społeczne.

Wszelkie dodatkowe potrącenia, na przykład składki na plany emerytalne, również byłyby widoczne w formularzu W-2.

Z drugiej strony formularz W-4 służy do tego, aby pracownik mógł co miesiąc wskazać kwotę, którą chce potrącać z wypłaty i przesyłać do IRS.

Oto szereg różnych czynników, które określą, ile pieniędzy należy wstrzymać, w tym osobiste preferencje w zakresie odprowadzania podatku, liczba osób na utrzymaniu i stan cywilny.

Kto wypełnia formularze W-2 i W-4?

Czy zatem wypełniasz oba formularze? A może twój pracodawca to robi? Cóż, sprawa jest dość prosta: W-4 wypełnia pracownik, a pracodawca W-2. Za każdym razem, gdy ktoś rozpoczyna nową pracę, formularz ten należy wypełnić w ciągu pierwszego miesiąca.

Jeśli chodzi o formularz W-2, pracodawca musi złożyć go do IRS na koniec każdego roku i jest to coś, co musi zrobić dla każdego pracownika w swoim zespole. Pracodawcy będą również musieli dostarczyć swoim pracownikom kopię tego formularza do końca stycznia.

Dopóki zapłaciłeś pracownikowi 600 USD lub więcej w ciągu roku, będziesz musiał wypełnić za niego ten formularz – oznacza to również pracowników, którzy otrzymali mniej niż 600 USD, ale mieli potrącony podatek na ubezpieczenie społeczne lub Medicare.

Kiedy należy składać raporty W-4 i W-2?

Niezwykle ważne jest, aby co roku wygospodarować czas na to, aby zobowiązania podatkowe nie pozostały w tyle. Jeśli to zrobisz, możesz zostać ukarany wysoką grzywną.

Zacznijmy więc od formularza W-2. To jest coś, co wszyscy pracodawcy będą musieli wypełniać co roku. Zarówno IRS, jak i zainteresowany pracownik powinni otrzymać kopię tego formularza do 31 stycznia.

Nieco inaczej działa forma W-4. Nie będziesz musiał wypełniać tego co roku. Zamiast tego zazwyczaj będziesz musiał przesłać ten formularz po rozpoczęciu nowej pracy.

Jeśli jednak zmieni się Twoja sytuacja finansowa, na przykład otrzymasz podwyżkę lub skrócisz swoje godziny pracy i zarobisz mniej, musisz ponownie wypełnić formularz. W końcu może się zdarzyć, że będziesz potrzebować mniej lub więcej pieniędzy potrąconych z wypłaty, więc miej to na uwadze.

Opiłki W-4 i W-2

Wypełniając oba te formularze, musisz upewnić się, że spełniasz obowiązujące wymagania. Przyjrzyjmy się więc każdemu z nich bardziej szczegółowo:

Wymagania dotyczące składania formularza W-4

Jak wspomniano, zazwyczaj będziesz musiał wypełnić formularz W-4 w pierwszym dniu zatrudnienia. Zdecydowanie należy to zrobić przed otrzymaniem pierwszej wypłaty. Oto kilka rzeczy, o których musisz pamiętać, jeśli chodzi o formularze W-4:

• W zależności od tego, gdzie się znajdujesz, może być konieczne złożenie stanowych formularzy podatku u źródła. Formularz ten określi wysokość podatku dochodowego w twoim stanie, a także postępuje zgodnie z tą samą procedurą, co formularz W-4. Możesz udać się na oficjalną stronę urzędu skarbowego i podatkowego w stanie, w którym mieszkasz, aby określić wymagania dotyczące stanowego formularza potrącenia podatku u źródła.
• Możesz zmienić swój formularz W-4 w dowolnym momencie. Po prostu zaktualizuj system napełniania o nowe dane i w razie potrzeby zmień informacje o liście płac.
• Po wypełnieniu formularza W4 będziesz musiał przekazać go swojemu pracodawcy, który powinien zadbać o to, aby ta dokumentacja była przechowywana w celach informacyjnych. Zaleca się, aby pracodawcy umieszczali dane w swoim systemie płacowym, aby upewnić się, że potrącają odpowiednią kwotę podatku z każdej wypłaty.
• Pracodawca nie może powiedzieć pracownikowi, co powinien umieścić na formularzu W-4. Mogą jednak zapewnić im zasoby, które pomogą im ustalić prawidłową kwotę do potrącenia. Niektóre rozwiązania kadrowo-płacowe umożliwiają pracownikom wypełnianie formularzy W-4 elektronicznie.

Wymagania dotyczące składania formularza W-2

Następnie spójrzmy na niektóre szczegóły dotyczące wypełniania formularza W2. Jeśli chodzi o różnice w formach W-2 i W-4, kluczowe jest to, że za pierwszą odpowiada wyłącznie pracodawca, podczas gdy drugą wypełnia pracownik. SSA zaleca, aby te formularze były składane elektronicznie, ale jeśli wolisz, masz możliwość ich wypełnienia fizycznie.

Aby wypełnić formularz W-2 dla każdego ze swoich pracowników, będziesz potrzebować konkretnych informacji. Obejmuje to:

• Zaliczki na podatek i wynagrodzenie pracownika
• Imię i nazwisko, adres i kod pocztowy pracownika
• Twoje imię i nazwisko, kod pocztowy i adres
• Twój numer identyfikacyjny pracodawcy, inaczej EIN
• Numer ubezpieczenia społecznego Twojego pracownika

Musisz upewnić się, że formularz W-2 za poprzedni rok został wypełniony, rozesłany i złożony nie później niż 31 stycznia bieżącego roku. Możesz skorzystać z witryny IRS, aby uzyskać puste formularze W-2, których potrzebujesz.

W wielu przypadkach firmy będą polegać na swoim administratorze płac lub księgowym (jeśli taki mają), aby pomóc im wypełnić formularz W-2. Co więcej, wiele dostępnych obecnie rozwiązań w zakresie oprogramowania podatkowego daje możliwość składania w ten sposób formularzy W-2.

Ostatnie słowa o W-2 kontra W-4

Więc masz to: wszystko, co musisz wiedzieć o różnicach między formularzami podatkowymi W-4 i W-2. Mamy nadzieję, że dzięki temu lepiej zrozumiesz, jak działają te formularze podatkowe i co należy wziąć pod uwagę podczas ich wypełniania.

Niezwykle ważne jest, aby zawsze dokładnie podawać swoje dane, gdy masz do czynienia z tymi dokumentami.