Como planejador de eventos, você já se perguntou qual o impacto de seus eventos no meio ambiente e na comunidade em geral?

Você sabe se eles são realmente sustentáveis? Se você não tiver uma resposta, vamos ver alguns fatos rápidos sobre por que você deve praticar o gerenciamento sustentável de eventos.

O participante médio da conferência produz mais de quatro quilos de resíduos em locais de eventos todos os dias. Mais de 40% desse lixo acaba em aterros sanitários. Quanto à pegada de carbono do evento, 70% das emissões de CO2 são provenientes de viagens de avião, 15% de hospedagem, 10% de alimentos e bebidas e 5% de necessidades energéticas.

Por todas essas razões, é inegável que a indústria de eventos vem tendo uma pegada negativa no ecossistema nos últimos anos. É por isso que não é surpresa ver profissionais se envolvendo mais na implementação de esforços sustentáveis ​​em suas conferências ou eventos. No entanto, ainda há um medo comum em torno da ideia de que tornar um evento sustentável irá adicionar despesas e tempo adicionais às empresas.

Como criar um evento sustentável

Você deve estar se perguntando agora, um evento sustentável vai me custar mais dinheiro? A verdade é que com a tecnologia atual, não é impossível realizar um evento incrível e reduzir o impacto no meio ambiente. Neste artigo, mostrarei instruções passo a passo sobre como criar políticas verdes para promover seu alcance sustentável. Depois de começar a implementar esse processo, você perceberá o quão gratificante pode ser.

Etapa 1: analise seu impacto atual

O primeiro passo que você precisa fazer antes de tentar melhorar as coisas é analisar o impacto que seus eventos têm no meio ambiente. Uma maneira eficaz de fazer isso é avaliar cada área do seu evento e procurar maneiras de torná-lo mais ecológico. Para que isso seja eficaz, a mudança deve abranger toda a cultura da equipe, funcionários, fornecedores e patrocinadores.

Você pode começar com áreas como:

Destas áreas, qual é a que mais o preocupa? Para causar um impacto mais significativo, geralmente é bom começar com a maior área. Por exemplo, se você quiser ficar sem papel e eliminar todos os materiais impressos, precisa estar ciente de que precisará de algo para substituí-los, como um aplicativo de evento móvel ou um provedor de soluções no local para garantir que os participantes tenham todas as informações necessárias.

Passo 2: Faça um planejamento

Agora que você sabe qual área você vai abordar primeiro, você pode começar a construir um plano. Isso irá ajudá-lo a priorizar os aspectos que têm a maior importância. Tenha em mente que o orçamento do seu evento pode não permitir que você se concentre em várias áreas ao mesmo tempo, mas não permita que isso o impeça. Ao fazer apenas uma mudança, você já está dando o pontapé inicial nos níveis de sustentabilidade do seu negócio. Sem falar que criar eventos sustentáveis ​​também agrega valor à sua marca.

Depois de construir seu plano, certifique-se de definir algumas metas realistas que você pode melhorar a cada ano. Além disso, você precisa definir alguns prazos de quando você vai fazer tudo. Isso é importante se você realmente deseja atingir as metas que definiu.

Da mesma forma, você precisa decidir sobre os indicadores-chave de desempenho (KPIs) que você medirá para verificar se seus planos funcionaram ou não. Os KPIs podem ser qualquer coisa, desde o número de itens de plástico que você substituiu por opções biodegradáveis ​​ou a quantidade de resíduos que você reciclou durante o evento.

Etapa 3: Envolva seus parceiros e fornecedores

Se você deseja que seus participantes estejam cientes de seus esforços de sustentabilidade, você precisa fornecer uma experiência consistente e praticar o marketing verde. Ao envolver seus parceiros e fornecedores em sua abordagem verde, você poderá criar uma prática coesa, com resultados melhores e mais rápidos. Certifique-se de envolvê-los desde o início, para que eles tenham tempo de se preparar.

Com seus parceiros, é recomendável estabelecer uma abordagem prática, onde ambas as partes possam trazer novos conhecimentos, compreensão, insights e motivação para reduzir os impactos ambientais negativos dos eventos. Essa abordagem ajudará a alcançar e medir os resultados da reciclagem e gestão de resíduos, uso de energia e benefícios econômicos, entre outros. Para atingir com sucesso uma meta sustentável, é importante que você e seus parceiros compartilhem os mesmos valores e vontade de participar ativamente de seus esforços de sustentabilidade.

Além disso, os fornecedores com quem você escolhe trabalhar também terão impacto na sustentabilidade do seu evento. Por isso, incorporar a sustentabilidade em seu processo decisório será essencial na hora de escolher um serviço. Você deve perguntar a cada fornecedor sobre suas práticas para ver se eles podem oferecer soluções alinhadas com seus objetivos.

Passo 4: Simplifique a gestão de resíduos em seus eventos

Para reduzir a quantidade de lixo que acaba no aterro, você pode começar fornecendo lixeiras para seus participantes. Hoje em dia é um must-have porque a maioria dos frequentadores de eventos visita uma lixeira durante um show pelo menos uma ou duas vezes. Portanto, aproveite a oportunidade para mostrar a eles que você está trabalhando na criação de um ambiente sustentável nos eventos, adicionando lixeiras de reciclagem além das lixeiras.

Ao usar lixeiras de reciclagem, você deve levar em consideração que escolher a correta é importante - se você simplesmente usar lixeiras padrão sem nenhum sinal que indique exatamente o que precisa ser colocado dentro, as pessoas vão enchê-las com tudo e qualquer coisa. A sinalização deve ser clara e em negrito, para que os participantes possam entender imediatamente o que precisa ser colocado em cada caixa. Tente evitar adicionar uma longa lista de prós e contras, o que só vai confundir as pessoas.

Outra ação que você pode tomar é reciclar ou reutilizar todos os itens de plástico que são usados ​​no evento. Basta pensar em todas as sacolas plásticas errantes que são deixadas para trás – certifique-se de recolhê-las para que não prejudiquem o meio ambiente. Você também tem a opção de proibir o uso geral de plástico durante o evento e fornecer apenas opções biodegradáveis ​​ou recicladas para seus participantes.

Além disso, você pode agilizar o gerenciamento de resíduos em seus eventos entrando em contato com organizações sem fins lucrativos ou programas comunitários que aceitam doações de qualquer material restante da conferência. Outra coisa que você pode fazer é incentivar os expositores a reduzirem as doações no local, pois muitas vezes acabam no lixo. Se você fizer um esforço constante para rastrear o que sobrou no final de seus eventos, poderá eventualmente reduzir materiais impressos, crachás, cordões, etc. Lembre-se, se você reduzir a quantidade produzida, economizará dinheiro e espaço no aterro .

Passo 5: Comece simples

Lembre-se de que mudar a abordagem de um evento inteiro não acontecerá da noite para o dia - é por isso que você precisa ser paciente e começar com simplicidade. A verdade é que criar um evento sustentável demanda tempo e esforço de equipe, mas não é impossível. Se você começar com tarefas mais fáceis, poderá implementar soluções mais ecológicas e ter um impacto positivo significativo no meio ambiente em pouco tempo.

Uma ótima maneira de fazer isso é implementando políticas verdes. Eles podem ajudar a colocar todas as partes interessadas na mesma página e garantir que todos funcionem como uma unidade, para que toda a equipe conheça o padrão ambiental a ser seguido. No final, isso pode oferecer muitos benefícios e economizar custos.

Faça o que fizer, certifique-se de estar realmente comprometido em fazer uma mudança. É preciso apenas uma pessoa para começar a causar um impacto positivo, então seja aquele que lança a ideia de criar eventos sustentáveis ​​para sua empresa. Depois de começar a implementar essas mudanças, você se tornará cada vez mais consciente do impacto de suas ações.

Verde é bom

As decisões que tomamos hoje impactarão o mundo nas próximas décadas, então vamos começar a fazer essas mudanças mais cedo ou mais tarde. Cada um de nossos esforços ajudará a sustentar o planeta em que vivemos e, em última análise, ajudará a reduzir a pegada da indústria. Espero que você possa usar este artigo como um guia para ajudá-lo a começar a criar eventos sustentáveis, tornando seus esforços de planejamento de eventos mais focados no meio ambiente.