7 e-mails que sua organização sem fins lucrativos pode enviar durante o surto de COVID-19

O surto de COVID-19 (coronavírus) forçou uma grande mudança na maneira como as organizações sem fins lucrativos operam no dia a dia. Além de todas as mudanças que sua organização sem fins lucrativos pode ter que fazer internamente, você também deve descobrir sua estratégia para manter o email marketing durante uma pandemia, para que seus apoiadores estejam bem informados sobre quaisquer mudanças importantes e o que o futuro reserva.

Se você deseja atualizar sua comunidade sobre as alterações em seus eventos de arrecadação de fundos, enviar uma mensagem de agradecimento ou simplesmente cumprimentá-los, é importante agora, mais do que nunca, enviar e-mails bem elaborados que não apenas mantenham seus apoiadores informados, mas também mantenham sua organização sem fins lucrativos em destaque durante o tumulto de um evento global.

Abaixo, mostramos sete tipos de e-mails que vimos de organizações sem fins lucrativos respondendo ao coronavírus. Eles são ótimos exemplos de conteúdo que você pode enviar agora mesmo para ativar doadores, impulsionar a participação em eventos virtuais, motivar sua comunidade e muito mais.

1. Respostas oportunas

Quando ocorre um evento inesperado ou desastre, as pessoas esperam ouvir sua resposta à situação inicial em tempo hábil. Como parte do seu marketing por e-mail durante uma pandemia, você precisa entrar em contato à medida que as notícias continuam se desenvolvendo em torno do problema.

Sem um compromisso com mensagens contínuas, ou se você demorar muito para enviar e-mails relacionados a uma situação oportuna, isso pode perturbar seu público e quebrar a confiança que você trabalhou tanto para estabelecer. Eles estão procurando por você em busca de respostas, então seja claro, atencioso e forneça um cronograma para quando eles podem esperar ouvir mais de você.

Quando a Grassroots Soccer International respondeu ao surto de coronavírus, eles imediatamente enviaram um e-mail informando a todos como responderiam à situação – priorizando pessoas, impacto e parceria. O e-mail termina definindo expectativas em uma linha do tempo geral para comunicações futuras.

2. Mensagem de agradecimento

Normalmente, sua organização sem fins lucrativos agradece aos doadores quando eles agem em seu nome, como fazer um presente, criar uma página pessoal de arrecadação de fundos ou fazer uma doação recorrente. Embora você definitivamente deva manter essa prática, uma mensagem de agradecimento também pode ser uma ótima maneira de entrar em contato com toda a sua comunidade, aparecer em sua caixa de entrada e informar que você aprecia seu apoio contínuo.

A Heifer International enviou o e-mail oportuno abaixo reconhecendo o surto de coronavírus, comunicando seu impacto em seu trabalho e expressando confiança e gratidão ao enfrentar essa situação por causa do apoio contínuo de seus doadores.

3. Atualizações de eventos

Muitas organizações sem fins lucrativos estão tendo que mudar seus leilões, galas, eventos de resistência e muito mais para eventos virtuais por causa da pandemia de coronavírus. Ao fazer essa transição, não importa qual seja o seu evento, você deve estruturar suas comunicações por e-mail para que sejam claras, concisas e informativas.

Walk With Sally tomou a decisão de fazer a transição do Friendship Bowl para um evento totalmente virtual. Eles explicam por que fizeram a mudança em seu e-mail, bem como reiteram as várias maneiras pelas quais os apoiadores podem agir - fazendo uma doação para a campanha, participando de seu leilão ao vivo e participando de seu evento virtual enquanto transmitem ao vivo em seus canais sociais .

A Upaya Social Ventures decidiu fazer a transição de sua gala anual para um evento totalmente virtual. Semelhante ao Walk with Sally, eles enviaram comunicações consistentes e fortes sobre a transição para um evento virtual e como os apoiadores poderiam se envolver. Como resultado, eles conseguiram passar sua meta de arrecadação de US$ 200.000 para arrecadar mais de US$ 280.000.

4. Impacto

É uma prática recomendada geral lembrar seus apoiadores de sua missão e como o suporte deles é fundamental para o seu trabalho durante todo o ano, mas é absolutamente crucial ao sustentar seu marketing por e-mail durante uma pandemia. Com o surto de coronavírus, comunique como sua organização pode ter um impacto direto sobre as pessoas afetadas.

O e-mail da Water4 abaixo é focado puramente no impacto, colocando uma questão séria com a linha de assunto: “E se você não puder lavar as mãos? – COVID-19 e Água4.” É imediatamente chamativo, e o corpo do e-mail explica ainda mais como a falta de acesso à água pode prejudicar as comunidades durante esse período.

Em seguida, segue com uma seção sobre como a Water4 faz a diferença, por que seu trabalho é mais importante do que nunca e como agir hoje pode promover sua missão.

5. Comprometa-se novamente com o seu porquê

Quando as fichas caem, seu “porquê” é o que atrai as pessoas para sua causa, inspira seus apoiadores e o conduz a situações difíceis. Como o The Trevor Project nos mostra, há poder em compartilhar essa motivação com seu público.

Logo de cara, você notará que eles lideram com sua poderosa declaração de missão para definir o tom da mensagem no que se refere à pandemia: “A missão do Trevor Project é salvar vidas jovens LGBTQ e fornecer apoio em todos os momentos de crise – incluindo ansiedade, preocupações e incertezas sobre essa crescente pandemia global.” A partir daí, eles detalham as medidas específicas que estão sendo tomadas para se adaptar operacionalmente à pandemia e ainda garantir que sua missão – alimentada por seus motivos – permaneça em mente.

Considere como você pode comunicar aos seus apoiadores o seu “porquê” e como as ações que você está tomando para se adaptar ao surto de coronavírus – e as ações que você está pedindo aos seus apoiadores para tomarem – voltam a ele. Re-inspire e reúna sua comunidade em torno do motivo pelo qual eles se apaixonaram pela sua organização em primeiro lugar.

6. Mensagens inspiradoras

Em qualquer emergência, desastre ou outra situação importante, nunca se esqueça de que você é um pilar de força para a comunidade que o apoia. Uma mensagem inspiradora de esperança pode ajudar muito a dar paz de espírito às pessoas, ao mesmo tempo em que reacende sua paixão por apoiar sua organização sem fins lucrativos em primeiro lugar.

Mais importante, estabelece um senso de comunidade em torno de sua missão, trabalho e programas. Isso pode fomentar a confiança entre sua organização e os apoiadores e ajudar a estabelecê-los como membros vitalícios.

Por exemplo, To Write Love on Her Arms (TWLOHA) enviou uma mensagem ousada e inspiradora que começa com “Fear Won't Win”. Eles detalham por que o surto de coronavírus não os impedirá ou a seus apoiadores enquanto continuam avançando.

7. Fornecer Recursos

Enquanto você navega pelas águas dos grandes eventos mundiais, desastres ou situações inesperadas, você pode ficar no radar das pessoas oferecendo recursos para sua comunidade. É uma maneira de retribuir àqueles que lhe dão o ano todo e mostra que você está lá para eles durante um período difícil.

Por exemplo, se você for uma organização de condicionamento físico, poderá fornecer planos de treino gratuitos, fazer transmissões ao vivo de treinos em grupo ou enviar vídeos de inspiração diária. Pegue o foco de nicho da sua organização sem fins lucrativos e desenvolva algo que você possa enviar aos apoiadores que os ajude a esquecer as coisas, ao mesmo tempo em que fortalece seu senso geral de comunidade.

A LoveYourBrain enviou um e-mail que descrevia seu compromisso com a ioga, a atenção plena e a comunidade e oferecia programas virtuais, sessões diárias de meditação e uma biblioteca de vídeos de ioga para qualquer pessoa acessar.

Sua organização sem fins lucrativos precisa ser cuidadosa e criativa em sua abordagem ao marketing por e-mail durante uma pandemia. Use esses exemplos para diversificar suas mensagens e fornecer continuamente informações, recursos e oportunidades relevantes aos seus apoiadores durante o surto de coronavírus e durante todo o ano.

Se você quiser fortalecer ainda mais sua estratégia de e-mail, baixe nossos 9 modelos de e-mail gratuitos para comunicações anuais para obter mais ideias sobre quando e como você pode entrar em contato com sua comunidade.