Jak tworzyć angażujące biuletyny wewnętrzne, które przyciągają uwagę

Wewnętrzne newslettery to klasyczny sposób informowania i angażowania pracowników.

Informują pracowników na bieżąco o tym, co dzieje się w firmie, podnoszą morale, zwiększają zaangażowanie i tworzą poczucie wspólnoty.

Ale czy pracownicy czytają te biuletyny?

Pracownicy zazwyczaj mają przepełnione skrzynki odbiorcze, a wewnętrzne biuletyny często pozostają niezauważone lub ignorowane. Konsumują treści z różnych źródeł i mogą postrzegać wewnętrzne biuletyny jako kolejny fragment treści, który powstrzymuje ich przed przeczytaniem lub podjęciem jakichkolwiek działań.

Więc jaka jest droga naprzód?

Z tego wpisu na blogu dowiesz się więcej o wewnętrznych biuletynach oraz o tym, jak tworzyć zabawne, angażujące i przydatne biuletyny, które Twoi pracownicy będą otwierać i czytać.

To świetny sposób na informowanie pracowników o postępach różnych projektów i nadchodzących zmianach lub wydarzeniach. Biuletyny wewnętrzne szybko przekazują informacje dużej grupie osób jednocześnie, dzięki czemu wszyscy są na bieżąco. Łączą pracowników i pomagają utrzymać wydajne i produktywne środowisko pracy.

Dlaczego potrzebujesz wewnętrznych biuletynów?

Pracownicy są często bombardowani informacjami z wielu kanałów, a ważne szczegóły mogą łatwo przemknąć się niezauważone. Wewnętrzny biuletyn konsoliduje informacje i umieszcza je w jednym wygodnym miejscu, aby pracownicy mogli łatwo znaleźć to, czego potrzebują. Poniżej znajduje się kilka powodów, dla których potrzebujesz wewnętrznych biuletynów.

• Udostępnianie wiadomości i aktualizacji firmy: Wewnętrzne biuletyny umożliwiają udostępnianie pracownikom ważnych wiadomości i aktualizacji, takich jak nowe zatrudnienie, promocje lub zmiany organizacyjne.
• Budowanie poczucia wspólnoty: Biuletyny mogą pomóc w budowaniu poczucia wspólnoty, udostępniając platformę do dzielenia się osobistymi wiadomościami, takimi jak urodziny, rocznice lub osiągnięcia.
• Poprawa komunikacji: dostarczając spójny i regularny sposób udostępniania informacji, biuletyny mogą usprawnić komunikację i sprawić, że pracownicy poczują się bardziej związani z firmą i jej celami.
• Zwiększanie zaangażowania pracowników: Wewnętrzne biuletyny motywują pracowników odpowiednimi informacjami o firmie i jej misji, a także możliwościami rozwoju zawodowego i wzrostu.

Ogólnie rzecz biorąc, wewnętrzne biuletyny pomagają skutecznie komunikować się, budować poczucie wspólnoty oraz poprawiać zaangażowanie i morale pracowników.

Jakie są zalety wewnętrznych newsletterów?

Oto kilka pozytywnych skutków, jakie dobrze skonstruowany biuletyn może mieć na Twoją firmę.

• Zaufanie i przejrzystość: informowanie pracowników na bieżąco o tym, co dzieje się w firmie, daje im poczucie zaufania i przejrzystości.
• Innowacyjność i produktywność: Dzielenie się ważnymi wiadomościami i informowanie pracowników o nowych rozwiązaniach pobudza ciekawość i pozwala im opracowywać nowe pomysły i lepsze rozwiązania.
• Zatrzymanie pracowników: poinformowani i zaangażowani pracownicy w naturalny sposób bardziej przywiązują się do swojej pracy i są bardziej skłonni do pozostania.
• Uznanie dla pracowników: Biuletyny pomagają doceniać i nagradzać pracowników i zespoły za dobrze wykonaną pracę.
• Integracja i poczucie celu: biuletyn może pomóc w budowaniu wspólnej tożsamości, sprawić, że pracownicy poczują się częścią czegoś znaczącego i przyczynić się do osiągnięcia wspólnego celu.
• Dostosowanie kultury miejsca pracy i usuwanie silosów: Tworzy również kulturę firmy i wspólne zrozumienie tego, za czym firma się opowiada i jak działa, zapobiegając poczuciu izolacji lub odizolowania pracowników i zespołów.
• Komunikacja interpersonalna: Biuletyny zachęcają pracowników do poznawania doświadczeń innych i dzielenia się nimi, sprzyjając otwartej komunikacji i wymianie.

Jak stworzyć wewnętrzny newsletter

Tworzenie wewnętrznego biuletynu – lub aktualizacja istniejącego – nie jest procesem jednoetapowym. W rzeczywistości stale ewoluuje. Zacznij od czegoś prostego, co wykona zadanie, a następnie przejdź do bardziej wyrafinowanego, ukierunkowanego biuletynu, który dociera do określonych odbiorców.

1. Wybierz odpowiednie narzędzie poczty e-mail

Możesz znaleźć wiele programów do marketingu i zarządzania pocztą e-mail, aby łatwo tworzyć skuteczne biuletyny. Poszukaj oprogramowania, które umożliwia szybkie tworzenie bogatych, ukierunkowanych i interaktywnych biuletynów, które dostarczają dynamiczną, spersonalizowaną i odpowiednią treść bezpośrednio Twoim pracownikom — niezależnie od tego, czy należą do globalnej firmy, czy do małego biura lokalnego.

Zasadniczo potrzebujesz narzędzia, które umożliwi każdemu administratorowi tworzenie podzielonych na segmenty biuletynów z niestandardową treścią dostosowaną do odbiorców – według automatycznego harmonogramu lub na określone okazje i wydarzenia. Użytkownicy powinni również mieć możliwość otrzymywania powiadomień na swoich urządzeniach mobilnych, gdy otrzymają nowy newsletter, a analityka powinna informować, jakie treści zostały przeczytane.

2. Zacznij od inteligentnego, globalnego, łatwego w użyciu mechanizmu biuletynów

Zanim zaangażujesz się zbytnio w złożone przepływy pracy poczty e-mail, ustal punkt odniesienia i przetestuj wodę. Zanim zaczniesz biegać, upewnij się, że możesz chodzić. Tak, chcesz, aby mechanizm biuletynu Twojego narzędzia poczty e-mail robił wszystkie niesamowite rzeczy, jakie może.

Ale najpierw utwórz proste, ogólne biuletyny, korzystając z gotowych szablonów, aby uzyskać odpowiedni branding i estetykę. Zdecyduj, co będzie zawierał Twój newsletter i jak będzie wyglądał, zanim dodasz złożone targetowanie lub dynamiczną treść.

3. Stopniowo wdrażaj swoich pracowników

Jeśli Twój biuletyn jest częścią większej komunikacji online z pracownikami, musisz lepiej zaangażować swoich pracowników, aby przyspieszyć adopcję. Będziesz także chciał przygotować ich na nowy biuletyn i wprowadzić go w rytm otrzymywania, otwierania i czytania.

Zbuduj odpowiedni rozmach, ogłaszając, że nadchodzi nowy typ newslettera. Wyjaśnij, jakie sekcje zawiera, jak często będzie napływać, wartość dodaną wynikającą z jej przeczytania; być może najważniejsze, jak pracownicy mogą się zaangażować i przyczynić się do tego.

Nie chcesz zbyt szybko komplikować. Wyjaśnij korzyści płynące z nowego biuletynu i przywróć sposób, w jaki poprawi on jakość pracy.

Najlepsze praktyki tworzenia wewnętrznego newslettera

Tworzenie skutecznego biuletynu wewnętrznego wymaga starannego planowania i rozważenia odbiorców, treści i projektu. Oto kilka najlepszych praktyk, o których należy pamiętać podczas tworzenia biuletynu pracowniczego.

1. Przykuj uwagę

Oczywiście chcesz, aby Twój biuletyn wyróżniał się spośród reszty cyfrowego bałaganu. Jednym ze sposobów na to jest szablon biuletynu, który pomaga wyróżnić biuletyn i jest natychmiast rozpoznawalny. Powiadomienia mobilne to kolejna opcja. Powiadamianie pracowników o dostarczeniu newslettera na ich urządzenia mobilne znacznie zwiększy współczynnik otwarć.

2. Bądź aktualny

Aby upewnić się, że informacje są istotne i warte przeczytania, wysyłaj ukierunkowane biuletyny do odpowiedniego segmentu siły roboczej. Wysyłanie szczegółowych informacji o nowych lokalnych przepisach bezpieczeństwa dotyczących zakładu w Niemczech do biura firmy w Brazylii może nie mieć sensu.

Jednak gdy informacje są bardziej globalne, funkcja natychmiastowego tłumaczenia może zapewnić, że ważne i istotne wiadomości zostaną przyswojone przez wszystkich pracowników, niezależnie od ich lokalnego języka.

źródło: Sociabble

3. Spraw, aby proces był szybki i łatwy

Gdy tworzenie biuletynów jest łatwe, wysyłanych jest ich więcej i można dodawać bardziej ukierunkowane wersje. Jednym ze sposobów na to jest zautomatyzowana zawartość dynamiczna. Jeśli Twoje narzędzie poczty e-mail może dodawać dynamiczne treści odpowiednie dla każdego pracownika, użyj go!

Ponadto opłaca się mieć ustaloną grupę odbiorców różnych wersji biuletynu, która może być oparta na dziale, położeniu geograficznym, zainteresowaniach i nie tylko.

Aby zoptymalizować proces, narzędzie do śledzenia wiadomości e-mail może pomóc w określeniu współczynników otwarć, współczynników ukończenia i innych danych, które mogą ułatwić maksymalne wykorzystanie wewnętrznego biuletynu.

Pomysły na biuletyny wewnętrzne

Istnieje nieskończona liczba wariantów treści, które można zawrzeć w biuletynie. Każda firma ma inną kulturę i dynamikę; Twój newsletter powinien odzwierciedlać tę wyjątkowość. Oto kilka świetnych pomysłów na treści, które można połączyć z głosem Twojej firmy:

• Wielkie ogłoszenia: dziel się ważnymi wiadomościami, ogłoszeniami, aktualizacjami i wszystkim innym, co wymaga uwagi, informuj wszystkich na bieżąco i upewnij się, że nikt nie zostanie pominięty w ważnych rozmowach.
• Wiadomości od najwyższego kierownictwa: Przekazuj krytyczne informacje i buduj ducha zespołu i morale. Możesz dołączyć artykuły, nadchodzące ogłoszenia, wydarzenia - prawie wszystko, co istotne od kierownictwa wyższego szczebla.
• Pomysły pracowników: pozwól pracownikom przesyłać pomysły do ​​biuletynu. Na przykład, czego oczekują od firmowego programu CSR, co myślą o pracy zdalnej oraz ogólne przemyślenia na temat życia korporacyjnego i tego, jak można je ulepszyć. Pracownicy są siłą napędową firmy, a newsletter to doskonały sposób, aby dać im szansę na podzielenie się swoimi przemyśleniami.
• Informacje zwrotne na temat zdrowia i dobrego samopoczucia: Przypomnij swoim pracownikom o zasobach i kanałach, którymi dysponujesz dla ich dobrego samopoczucia fizycznego i psychicznego, aby wiedzieli, do kogo się zwrócić w razie potrzeby.
• Aktualne informacje dotyczące branży i konkurencji: dziel się tym, co dzieje się w Twojej branży — kluczowymi trendami, spostrzeżeniami dotyczącymi konkurencji, innowacjami i tym, jak Twoja firma wpasowuje się w ekosystem.
• Zwiększ współpracę: zachęcaj pracowników do współpracy, powiedzmy, dziel się wskazówkami na temat równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, zwłaszcza jeśli mają one charakter hybrydowy lub zdalny.
• Wiadomości HR: w biuletynie umieszczaj wszystko, od nowych pracowników i zwolnień po oferty pracy i szkolenia, aby informować pracowników o aktualizacjach kadrowych i działaniach, które muszą podjąć.
• Uznanie pracowników: doceniaj wysokie wyniki sprzedaży, osiągnięcia CSR, inicjatywy solidarnościowe i osobiste osiągnięcia, aby budować kulturę firmy i ducha zespołu. Pracownicy są szczęśliwi, gdy ich koledzy otrzymują uznanie, na jakie zasługują, a zaangażowanie gwałtownie wzrasta, gdy ich nazwisko pojawia się w biuletynie za dobrze wykonaną pracę.
• Wyniki ankiety: Zdobądź opinie pracowników na określony temat, zachęcając ich do wzięcia udziału w ankiecie. Możesz łączyć ankiety biznesowe z zabawnymi kwestionariuszami, udostępniać wyniki ankiet i pokazywać swoim pracownikom, że cenisz ich opinie i opinie, a wszystko to za pośrednictwem prostego biuletynu.
• Opinie klientów i historie klientów: Jeśli uzyskasz pozytywne opinie klientów lub masz historię sukcesu do podzielenia się, dodaj ją do biuletynu! Możesz udostępniać zarówno najświeższe informacje, takie jak zamknięcie ważnej transakcji, jak i wydarzenia mniej warte uwagi prasy, takie jak pozytywny e-mail wysłany przez klienta, aby wyrazić, jak bardzo jest zadowolony z Twojego produktu.

źródło: Sociabble

Wewnętrzne szablony biuletynów

Niezależnie od tego, w jaki sposób tworzysz biuletyn wewnętrzny, za pośrednictwem szerszej platformy komunikacji wewnętrznej, oprogramowania do biuletynów lub w staromodny sposób, dobrze jest mieć wybór szablonów biuletynów do wyboru, dzięki czemu nie musisz zaczynać od zera.

Te szablony powinny umożliwiać dodanie elementów marki Twojej firmy za pomocą kolorów, logo i czcionek. Dzięki temu Twoja marka będzie bardziej osobista i niepowtarzalna. Pracownicy są bardziej skłonni identyfikować się z nim, jeśli brzmi znajomo.

Szablony powinny również wyznaczać oddzielne spacje i kolumny według tematu. Pomyśl o tym jak o gazecie — chcesz, aby najważniejsze wiadomości były „na pierwszej stronie”, podczas gdy wesołe felietony lub mniej krytyczne wiadomości mogą znajdować się niżej w kolejności czytania.

Bez względu na to, jak ustrukturyzujesz biuletyn, wybrany szablon powinien ułatwiać wypełnienie istniejącej struktury zabawnymi i odpowiednimi treściami.

źródło: Sociabble

Właściwe narzędzie i odpowiednia treść sprawią, że Twój newsletter zabłyśnie

Przedzieranie się przez bałagan informacyjny nie zawsze jest łatwe. Maile, powiadomienia, media społecznościowe, sms-y – nadmiar informacji może przytłoczyć Twoich pracowników. Ale dzięki odpowiednim narzędziom cyfrowym i dobrze ukierunkowanym, odpowiednim treściom możesz zamienić swój wewnętrzny biuletyn w potężne narzędzie zaangażowania.

Czytanie wewnętrznych biuletynów staje się częścią rutyny pracowników, gdy uznają treści za interesujące. Tworzenie świetnych biuletynów nie musi być trudne. Platformy e-mail i oprogramowanie mogą pomóc Ci to osiągnąć bez inwestowania czasu i zasobów.

Po prostu bądź sprytny w swojej strategii kierowania, pamiętaj, aby dać swoim pracownikom głos i nie bój się, aby doświadczenie było zabawne. Twoi pracownicy będą Ci wdzięczni!

Kiedy się komunikujesz, nie zapomnij wypełnić luki między kulturami. Poszerz swoją wiedzę i pozostaw trwałe wrażenie w globalnie połączonym świecie dzięki komunikacji międzykulturowej.