Ciągła kontrola transakcji: dlaczego jest to również korzystne dla firm

Dla firm Ciągła Kontrola Transakcji to ważna nowość, która oznacza nie tylko większą uwagę władz, ale także szereg istotnych korzyści i szansę na ewolucję ich biznesu w kierunku modelu cyfrowego, który jest bardziej przejrzysty, bezpieczny i otwarty na rynek miedzynarodowy.

Ciągła kontrola transakcji dla firm : czy jest to atut czy „obciążenie”? Odpowiedź nie jest oczywista.

Na pierwszy rzut oka można by pomyśleć, że systemy ciągłej kontroli transakcji są przydatne tylko dla organów rządowych, które mogą skorzystać z dodatkowego narzędzia do monitorowania działań firmy, unikania nieprawidłowych lub, co gorsza, nieuczciwych zachowań.

W końcu w ostatnim poście wymieniliśmy główne zalety Ciągłej Kontroli Transakcji dla systemu krajowego i wyłonił się bardzo pozytywny obraz:

1. Rozwiązania CTC poprawiają skuteczność kontroli , ponieważ wszystkie transakcje można monitorować w dowolnym momencie, zasadniczo w czasie rzeczywistym;
2. Ponieważ kontrola transakcji jest zasadniczo równoczesna z momentem ich zawarcia, władze mają ogromną zaletę polegającą na tym, że nie muszą wydawać środków na długotrwałe czynności kontrolne w celu odzyskania informacji historycznych nawet bardzo dawno temu;
3. Ogólnie rzecz biorąc, dzięki skuteczniejszemu i sprawniejszemu systemowi kontroli, koszt działań monitorujących i weryfikacyjnych jest znacznie niższy, a jednocześnie pozwala na stały wzrost wpływów podatkowych , zwalczanie oszustw czy uchylania się od opodatkowania.

Same te powody byłyby więcej niż wystarczające, aby skłonić jakikolwiek stan do przyjęcia technologii ciągłej kontroli transakcji tak szybko, jak to możliwe, ale czy to samo można powiedzieć, patrząc na to z perspektywy biznesowej?

Ciągła kontrola transakcji sprzyja cyfryzacji

W odpowiedzi na powyższe pytanie, odpowiedź brzmi: tak: ciągła kontrola transakcji to potężne narzędzie, jeśli chodzi o napędzanie cyfrowej transformacji w firmach. Ta transformacja powinna dotyczyć nie tylko fazy produkcji czy fazy relacji z klientem. Powinna być jak najbardziej przekrojowa, obejmująca wszystkie sektory działalności gospodarczej. Fakturowanie jest niewątpliwie jednym z najbardziej strategicznych obszarów zastosowań , ponieważ wpływa nie tylko na wewnętrzne firmy, ale także na kontekst, w którym działają firmy i relacje, jakie nawiązują z innymi podmiotami publicznymi i prywatnymi. W ten sposób firmy biorą czynny udział w cyfrowej transformacji całego systemu krajowego, pomagając uzyskać wspomniane wyżej korzyści.

Ciągła kontrola transakcji zachęca do dematerializacji dokumentów

W szczególności jednym z aspektów cyfrowej transformacji, do którego najbardziej zachęcają modele ciągłej kontroli transakcji , jest dematerializacja dokumentów . Przecież fakturowanie i wszystkie związane z nim procedury tradycyjnie wymagają większej ilości dokumentów papierowych, zarówno podczas samej transakcji, jak i w fazie deklaracji i oceny. Do tego musimy dodać wszystkie inne dokumenty, które powstają w trakcie codziennych czynności.

Aby zorientować się, o czym mówimy, weź pod uwagę, że według niektórych ankiet włoski pracownik zużywa średnio około 70 kilogramów papieru rocznie : odpowiada to wycięciu 17 drzew, zużyciu 440 000 litrów wody , wykorzystanie 3 baryłek ropy, a w końcu produkcja 3m² odpadów (Źródło: Adnkronos). Jak już wspomniano, duży procent wykorzystywanego papieru jest z pewnością związany z fakturowaniem i innymi powiązanymi czynnościami. Ponadto należy podkreślić, że korzystanie z nośników papierowych jest znacznym kosztem dla firm , które każdego roku muszą radzić sobie z różnymi powiązanymi pozycjami wydatków, w tym zakupem papieru, tonera, kserokopiarek, konserwacją i fizyczną przestrzenią archiwalną.

Ciągła Kontrola Transakcji , wymagając od każdej firmy cyfryzacji danych transakcyjnych, prowadzi firmy do odejścia od tradycyjnych metod fakturowania na rzecz cyfrowych. W rzeczywistości poza realizowanym modelem CTC sposób przekazywania informacji władzom centralnym wymaga przyjęcia określonych, zdematerializowanych form.

Na przykład w przypadku modelu sprawozdawczego, który jest powszechny we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej, ustalane są określone standardy XML (jak w Hiszpanii) lub tzw. Jednolity Plik Kontrolny dla Podatków (nałożony w Portugalii i Polsce). wprowadzone przez OECD. Podobnie w modelu rozliczeń stosuje się pewne standardowe modele komunikacji, takie jak Raport Podatkowy Faktury ISO20022, choćby tylko jako model transmisji, do którego należy się odnieść w przypadku wymiany danych pomiędzy firmami a Administracją Publiczną. Stąd zrozumiałe jest, że dematerializacja dokumentów ma po prostu sens i pomaga firmom sprawnie dostosować się do systemów wdrożonych przez organy kontrolne.

Jednak, jak wspomnieliśmy w innych postach, dematerializacja to nie tylko rezygnacja z papierowych mediów wykorzystywanych w firmie. Chodzi również o całkowite przemyślenie wewnętrznych procesów związanych z dokumentami, które rozciągają się od momentu utworzenia dokumentu, aż po jego archiwizację. W przeciwnym razie uzyskasz odwrotny skutek: zamiast zwiększania elastyczności i trwałości procesów wewnętrznych, nieuchronnie tworzysz tarcia między wykorzystaniem dokumentów w formacie cyfrowym a systemem zarządzania dokumentami, który wciąż jest powiązany z procedurami i harmonogramami analogowymi, przy czym wszystkie nieefektywności, które można łatwo sobie wyobrazić.

Ciągła kontrola transakcji chroni firmy

Kolejną interesującą zaletą wdrożenia systemów Continuous Transaction Control jest usprawnienie zarządzania relacjami z centralnymi organami kontrolnymi. Ponadto, biorąc pod uwagę liczbę terminów do dotrzymania i same terminy, kwestia zgodności jest tak delikatna dla każdej firmy. Dlatego firmy często posiadają wewnętrzne zespoły, których konkretna rola polega na zapewnieniu wypełnienia tych obowiązków.

Systemy ciągłej kontroli transakcji (CTC) zwiększają zdolność władz do kontrolowania systemu, a co za tym idzie presję na firmy, ponieważ nawet najmniejsze nieprawidłowości są łatwiej wykrywane. Jednocześnie jednak wdrożenie technologii Ciągłej Kontroli Transakcji daje wszystkim operatorom w dowolnym sektorze możliwość odkrycia i przyjęcia szeregu rozwiązań cyfrowych, które mają na celu kontrolę i zarządzanie wszystkimi procesami związanymi z fakturowaniem i deklaracjami VAT w zautomatyzowanej sposób (źródło: Europejski Przegląd Finansowy) .

W ten sposób całe bloki zadań mogą być efektywnie realizowane przez specjalnie zbudowane platformy, które nie tylko poprawiają efektywność tych działań, ale także zapewniają lepsze i stałe monitorowanie zgodności korporacyjnej.

Ciągła kontrola transakcji i wgląd w dane wewnętrzne

Związek między ciągłą kontrolą transakcji a zgodnością korporacyjną ma dodatkową zaletę, której nie należy lekceważyć. Ponieważ systemy CTC pozwalają firmom zautomatyzować zarządzanie znaczną częścią ich danych, ta sama technologia może być również wykorzystana do wewnętrznej analizy danych . Może to zapewnić bardzo interesujący wgląd w Twoją firmę.

Z drugiej strony, jeśli prawdą jest, że systemy Ciągłej Kontroli Transakcji mają tendencję do zwiększania poziomu przejrzystości działań wobec świata zewnętrznego, to równie prawdą jest, że ta sama przejrzystość może przynieść korzyści również samej firmie. Ponadto kontrola transakcji w czasie rzeczywistym sprawia, że ​​są one identyfikowalne, a co za tym idzie, ułatwia zbieranie danych, które stają się źródłem natychmiast dostępnych informacji dla każdej części organizacji. Jednak i w tym przypadku firmy muszą postarać się wykorzystać tę sytuację: w szczególności mogą potrzebować inwestycji w celu wdrożenia rozwiązań technologicznych opartych na sztucznej inteligencji, a w szczególności na uczeniu maszynowym.

Narzędzia te są bardzo przydatne, jeśli chodzi o zarządzanie dużą ilością danych, reorganizację, klasyfikację, analizę, archiwizację, a przede wszystkim uczynienie ich zrozumiałymi. Na tej podstawie można przejść do budowania określonych strategii, a przede wszystkim do organizowania zadań związanych ze zgodnością w funkcjonalny i wydajny sposób, interweniując z wyprzedzeniem w przypadku pojawienia się krytycznych sytuacji.

Ciągła kontrola transakcji i handel międzynarodowy

Nic dziwnego, że większość firm dąży do rozszerzenia swojej działalności tak daleko, jak to możliwe, przekraczając granice państw. W rzeczywistości jedną z konsekwencji hipercyfryzacji gospodarki i społeczeństwa jest zmniejszenie odległości i poszerzenie rynku referencyjnego dla każdej firmy. Jednak transakcje międzynarodowe często wiążą się z pewnymi trudnościami w zakresie fakturowania i przestrzegania przepisów podatkowych. Z tego punktu widzenia ciągła kontrola transakcji stanowi narzędzie niezwykłego uproszczenia, ponieważ teoretycznie każda firma, która dostosowuje się do systemu CTC, staje się częścią obiegu organizacji, które dzielą formularze, platformy, standardy bezpieczeństwa i modele fakturowania.

Z punktu widzenia władz centralnych korzyści są oczywiste, ale to samo dotyczy również firm, które mogą łatwiej wchodzić w interakcje z innymi graczami, zmniejszając ryzyko braku zgodności . A uproszczenie jest zawsze przyjacielem biznesu.

Należy jednak zauważyć, że aby tak się stało, wszystkie kraje muszą przyjąć systemy ciągłej kontroli transakcji w jednolity i spójny sposób, aby uniknąć mnogości różnych modeli i procesów. Niestety, jednolitość implementacji jest nadal celem średniopoziomowym, gdyż do tej pory kraje działały w dużej mierze niezależnie, brakowało (na poziomie europejskim i poza nim) wiążących dyrektyw czy „oficjalnie preferowanego” modelu.

Międzynarodowa Izba Handlowa lub ICC to prywatna organizacja, która działa na rzecz „promowania inwestycji, otwierania rynków na towary i usługi oraz swobodnego przepływu kapitału”. ICC próbował rozwiązać ten problem , przedstawiając listę zasad i wartości, które powinny inspirować wdrożenie dowolnego systemu ciągłej kontroli transakcji. Wśród wielu zidentyfikowanych wartości Ciągłej Kontroli Transakcji znajduje się współpraca, zrozumiałość, poszanowanie prywatności, a także zasada najmniejszego wpływu i niedyskryminacji: wszystkie te wartości są bardzo ważne i istotne, ale nie bardzo rygorystyczne z punktu widzenia praktycznego wdrożenia, jeśli chodzi o dużą liczbę codziennych transakcji.

Mimo to stworzenie takiej sieci bezpiecznych, identyfikowalnych transakcji, zarówno krajowych, jak i międzynarodowych, powinno być celem, do którego dążą państwa i firmy, aby coraz bardziej poszerzać dostępną przestrzeń rynkową, na której działają, bez przeszkód podatkowych i ryzyka związanego z przestrzeganiem przepisów. Z tego powodu firmy muszą również dołożyć wszelkich starań, aby prowadzić pozytywne działania lobbingowe, wywierając presję na krajowe i międzynarodowe instytucje i organy w celu wdrożenia wszelkich niezbędnych środków prowadzących do budowy jednolitych i wspólnych modeli i platform Ciągłej Kontroli Transakcji .

Ciągła kontrola transakcji zmienia również biurokrację

Bardzo pozytywna konsekwencja przyjęcia systemów Ciągłej Kontroli Transakcji jest więc systematyczna i można ją zrozumieć, sumując to, co powiedzieliśmy powyżej. Oczekuje się, że dzięki dematerializacji, wprowadzeniu platform interfejsów i kontroli, które są zasadniczo równoczesne z zawieraniem różnych transakcji, tam, gdzie istnieją systemy CTC, ciężar biurokracji można z czasem zmniejszyć.

W rzeczywistości zarządzanie cyfrowe powinno uprościć procedury, a tym samym umożliwić firmom wydawanie mniejszej liczby zasobów (zarówno ludzkich, jak i finansowych) na wykonywanie wszystkich wymaganych zadań, pod warunkiem, że firmy nadal inwestują w technologię, aby nadążać za ewolucją systemów kontroli. Oczywiste jest, że wdrożenie takich systemów nie jest przesądzone i nie jest pozbawione trudności. Jednocześnie nie można zaprzeczyć, że w tym kierunku zmierza przyszłość. Co więcej, zdaniem wielu ekspertów, główne gospodarki wschodzące i kraje najbardziej uprzemysłowione będą zaangażowane w ten proces co najmniej do 2030 r., kiedy to oczekuje się, że poziom dojrzałości i świadomości w korzystaniu z tych narzędzi będzie taki, że Continuous Transaction Systemy kontroli staną się głównym sposobem rozliczania podatków zarówno na poziomie krajowym, jak i międzynarodowym (Źródło: Fintech Direct) .

Każda firma jest więc wezwana do tego, aby nie pozostała poza tym trendem, a przede wszystkim, aby w pełni mogła korzystać z dobrodziejstw, jakie rozwiązania CTC dają całemu systemowi krajowemu. Wyzwanie jest otwarte, a stawka jest wysoka, ale prawdą jest również, że cyfryzacja jest obecnie akceptowaną rzeczywistością w wielu sektorach i musi tak być również w przypadku kontroli transakcji.