Consigli pratici per migliorare i tuoi processi aziendali

Molti fattori giocano un ruolo nella costruzione di un business fiorente, uno dei quali è la gestione dei processi aziendali. Un processo aziendale coinvolge i passaggi che la tua azienda compie per raggiungere obiettivi specifici. La gestione dei processi aziendali significa rivedere e migliorare costantemente ciascuna delle operazioni della tua azienda. In questo modo si aumenta il valore organizzativo complessivo.

Una volta che le aziende si espandono, diventano anche più complesse, coinvolgendo più persone nelle operazioni quotidiane e una maggiore variabilità nelle aspettative dei clienti. Pertanto, può diventare complicato controllare i processi man mano che diventano variabili e complessi, aumentando i rischi per le aziende.

Per costruire un'azienda scalabile e continuare ad andare avanti, i leader aziendali devono migliorare i propri processi in modo efficace.

Perché il miglioramento dei processi aziendali è fondamentale per la crescita di un'organizzazione?

Le aziende attraversano un costante cambiamento digitale nell'ambiente competitivo di oggi. È difficile mantenere la tua attività in carreggiata e processi inefficaci possono influire negativamente sull'intera attività aziendale. Basta un solo processo inefficiente per avere un impatto negativo su risorse, profitto e qualità del prodotto.

Ecco alcuni vantaggi dell'ottimizzazione dei processi aziendali:

• Garantisci che la tua organizzazione disponga di un team efficace e delle competenze necessarie per aiutarti a raggiungere gli obiettivi aziendali;
• Tu e il tuo team diventate più produttivi;
• Ottieni un approccio e un risultato costanti per i tuoi clienti;
• Il tuo lavoro diventa più piacevole;
• Riduci il tempo del flusso di lavoro;
• Riduci gli errori.

Le organizzazioni sono spesso resistenti al cambiamento, e questo è in qualche modo comprensibile, poiché non è comodo uscire dalla propria zona di comfort. Ma la verità è che non puoi aspettarti il ​​successo a meno che tu non scelga il disagio. Potrebbe essere difficile capire i passaggi esatti per migliorare i processi aziendali. Come puoi essere sicuro di farlo bene? Fortunatamente, iscrivendoti a un programma di formazione, puoi sviluppare le competenze necessarie per guidare lo sviluppo del processo. Ottenendo una certificazione Green Belt, sarai in grado di implementare progetti di miglioramento dei processi nella tua azienda. Imparerai come migliorare i processi aziendali identificando, esaminando e riducendo i problemi nei processi.

Modi pratici per migliorare i processi aziendali

Mappa il processo esistente

Questo è un passaggio semplice: prima di apportare modifiche al processo, è fondamentale visualizzarlo. Le mappe dei processi possono darti una rappresentazione visiva dei flussi di lavoro dei processi e, quindi, ti consentono di comprenderli e interpretarli meglio e quindi apportare i miglioramenti necessari.

Questo angolo visivo dei processi fornisce una prospettiva dettagliata sugli elementi del flusso di lavoro del processo, come dipendenti responsabili, attività, sistemi e strumenti. In questo modo, è più facile identificare i problemi che influiscono negativamente sulle prestazioni aziendali.

Una volta che hai riconosciuto ciò che non va, puoi agire per migliorare i processi.

Diversi strumenti possono aiutarti a mappare i processi, come Lucidchart o Microsoft Visio. Oppure puoi semplicemente usare carta e penna, se investire in uno strumento del genere non è tra le tue opzioni.

Inizia a fare domande sul processo

Dato che sei un leader aziendale, probabilmente hai un quadro chiaro di come funzionano i tuoi processi. Tuttavia, i tuoi dipendenti hanno la maggior conoscenza dei tuoi processi aziendali. Pertanto, il passo successivo nel miglioramento del processo consiste nel porre domande al personale. Controlla se hai tutti i dettagli della tua mappa corretti.

Il punto di vista del tuo dipendente su questo è fondamentale perché ti aiuta a imparare cose che altrimenti ti perderebbero. Si supponga di voler migliorare il processo di onboarding del cliente riducendo il tempo di onboarding. Dal momento che sei il leader, conosci i passaggi del processo vero e proprio. Tuttavia, non sei a conoscenza di ciò che porta a un ritardo nell'onboarding dei clienti. Dopo aver parlato con il team di progetto, capisci il problema: il tuo team di vendita non utilizza i sistemi correttamente per aggiornare i tempi del progetto sui nuovi clienti.

Questi dettagli possono sembrare insignificanti, ma sono fondamentali per migliorare la tua strategia di processo. E l'unico modo per apprendere questi dettagli è porre ai dipendenti le domande giuste. Dovresti concentrarti sulla ricerca del risultato desiderato del processo, degli aspetti monotoni che possono essere eliminati e dei problemi che incontrano nel loro lavoro quotidiano.

Esamina il flusso di lavoro corrente del tuo processo

Questo è forse il passaggio più dispendioso in termini di tempo ma indispensabile per migliorare i processi aziendali. Puoi utilizzare la mappa che hai creato per stabilire le lacune e le opportunità di avanzamento nel flusso di lavoro e quindi creare un piano per riprogettare il processo effettivo in modo più efficiente.

Chiediti se puoi ridurre i costi risparmiando denaro, tempo o altre risorse e scopri quali attività di processo portano a ritardi nell'output. Inoltre, considera le attività ripetitive e che possono essere automatizzate. Queste sono solo alcune domande che puoi utilizzare come linee guida per creare una strategia di processo efficace.

Ricrea il flusso di lavoro del processo per colmare le lacune

Se esegui tutti i passaggi sopra menzionati, acquisirai dati sufficienti per iniziare a creare un piano d'azione. Sulla base delle informazioni ottenute dalla tua analisi, annota le modifiche che colmeranno le lacune nel tuo processo e miglioreranno le prestazioni delle operazioni.

Collabora con il tuo team di processo per identificare le soluzioni più efficaci. Non trascurare un suggerimento solo perché sembra insignificante: potrebbe avere un impatto. Dopo aver creato un elenco di tutte le idee e le modifiche che puoi implementare, considera come influenzeranno i risultati del processo e quindi assegna loro la priorità in base all'impatto sul business.

Automatizza le attività di processo ripetitive

La ridondanza riduce la produttività: è proprio come mangiare lo stesso pasto ogni giorno. L'assenza di creatività avrà un impatto negativo sui tuoi dipendenti. È possibile utilizzare le informazioni dell'analisi del processo per valutare le attività di processo ripetitive e trovare modi per automatizzarle.

L'automazione facilita il flusso di lavoro del processo e velocizza i processi. Inoltre, migliora la produttività dei dipendenti perché possono dirigere i propri sforzi verso qualcosa di più creativo e prezioso per l'azienda.

Valuta l'efficienza delle modifiche al flusso di lavoro

Utilizzare gli indicatori chiave di prestazione per monitorare le prestazioni dei processi avanzati. Che tipo di risultati producono e quanto sono efficaci? Le operazioni vengono eseguite più velocemente? Gli errori si sono ridotti? E i dipendenti? Come sono migliorati? Sono più produttivi di prima?

Rispondendo a queste domande, otterrai un quadro chiaro dell'impatto della tua strategia di miglioramento dei processi sulla tua attività. In questo modo, saprai che lo sforzo e il tempo che hai investito per migliorare i processi sono valsi tutti la pena.

Ovviamente, il miglioramento del processo non si ferma qui e devi ancora cercare maggiori opportunità per migliorare ulteriormente i processi. L'unico modo per stare al di sopra della concorrenza in un mondo in continua evoluzione è valutare e migliorare costantemente la tua attività.