İş süreçlerinizi geliştirmek için pratik ipuçları

Gelişmekte olan bir iş kurmada birçok faktör rol oynar, bunlardan biri iş süreci yönetimidir. Bir iş süreci, şirketinizin belirli hedeflere ulaşmak için attığı adımları içerir. İş süreci yönetimi, şirketinizin operasyonlarının her birini sürekli olarak gözden geçirmek ve geliştirmek anlamına gelir. Bunu yaparak, genel organizasyonel değeri arttırırsınız.

Şirketler genişledikçe, daha karmaşık hale gelirler, günlük operasyonlara daha fazla insanı dahil ederler ve müşteri beklentilerinde daha fazla değişkenlik gösterirler. Bu nedenle, süreçleri değişken ve karmaşık hale geldikçe kontrol etmek zorlaşabilir ve işletmeler için riskleri artırır.

Ölçeklenebilir bir şirket kurmak ve ilerlemeye devam etmek için iş liderlerinin süreçlerini etkin bir şekilde iyileştirmeleri gerekir.

Bir organizasyonun büyümesi için iş süreçlerinin iyileştirilmesi neden zorunludur?

Şirketler, günümüzün rekabetçi iş ortamında sürekli bir dijital değişimden geçiyor. İşinizi yolunda tutmak zordur ve etkisiz süreçler tüm iş operasyonlarınızı olumsuz etkileyebilir. Kaynakları, karı ve ürün kalitesini olumsuz yönde etkilemek için yalnızca bir verimsiz süreç gerekir.

İş süreçlerini optimize etmenin bazı faydaları şunlardır:

• Kuruluşunuzun etkili bir ekibe ve iş hedeflerine ulaşmanıza yardımcı olacak gerekli becerilere sahip olmasını sağlarsınız;
• Siz ve ekibiniz daha üretken olursunuz;
• Müşterileriniz için sürekli bir yaklaşım ve çıktı elde edersiniz;
• İşiniz daha keyifli hale gelir;
• İş akışı süresini azaltırsınız;
• Hataları azaltırsınız.

Kuruluşlar genellikle değişime karşı dirençlidir ve konfor alanınızdan çıkmak rahat olmadığı için bu biraz anlaşılabilir bir durumdur. Ama gerçek şu ki, rahatsızlığı seçmedikçe başarı bekleyemezsiniz. İş süreçlerinizi iyileştirmenin tam adımlarını bulmakta zorlanabilirsiniz. Doğru yaptığınızdan nasıl emin olabilirsiniz? Neyse ki, bir eğitim programına kaydolarak süreç geliştirmeye öncülük etmek için gerekli becerileri geliştirebilirsiniz. Yeşil kuşak sertifikası alarak firmanızda süreç iyileştirme projeleri uygulayabileceksiniz. Süreçlerdeki sorunları belirleyerek, inceleyerek ve azaltarak iş süreçlerini nasıl iyileştireceğinizi öğreneceksiniz.

İş süreçlerini iyileştirmenin pratik yolları

Mevcut süreci eşleyin

Bu basit bir adımdır – süreçte herhangi bir değişiklik yapmadan önce, onu görselleştirmek çok önemlidir. Süreç haritaları, süreç iş akışlarının görsel bir sunumunu sağlayabilir ve böylece onları daha iyi anlayıp yorumlamanıza ve ardından gerekli iyileştirmeleri yapmanıza olanak tanır.

Süreçlerin bu görsel açısı, sorumlu çalışanlar, görevler, sistemler ve araçlar gibi süreç iş akışı öğeleri hakkında ayrıntılı bir bakış açısı sağlar. Bu şekilde, iş performansınızı olumsuz etkileyen sorunları belirlemeniz daha kolay olur.

Neyin doğru olmadığını anladığınızda, süreçleri iyileştirmek için harekete geçebilirsiniz.

Lucidchart veya Microsoft Visio gibi çeşitli araçlar süreçleri eşleştirmenize yardımcı olabilir. Ya da sadece kağıt ve kalem kullanabilirsiniz – eğer böyle bir araca yatırım yapmak seçenekleriniz arasında değilse.

Süreç hakkında sorular sormaya başlayın

Bir iş lideri olduğunuz için, süreçlerinizin nasıl çalıştığına dair net bir resminiz olabilir. Ancak, çalışanlarınız iş süreçleriniz hakkında en fazla bilgiye sahiptir. Bu nedenle, süreç iyileştirmedeki bir sonraki adım, personelinize sorular sormaktır. Haritanızın tüm ayrıntılarını doğru alıp almadığınızı kontrol edin.

Çalışanınızın buna bakış açısı çok önemlidir çünkü aksi takdirde kaçıracağınız şeyleri öğrenmenize yardımcı olur. Alışma süresini azaltarak müşterinizin işe alım sürecini geliştirmek istediğinizi varsayalım. Lider olduğunuz için asıl sürecin adımlarını bilirsiniz. Ancak, müşterilerin işe alınmasında neyin gecikmeye yol açtığının farkında değilsiniz. Proje ekibiyle konuştuğunuzda, sorunu anlıyorsunuz – satış ekibiniz, yeni müşterilerle ilgili proje süresini güncellemek için sistemleri doğru kullanmıyor.

Bu ayrıntılar önemsiz görünebilir, ancak süreç stratejinizi geliştirmek için kritik öneme sahiptir. Ve bu ayrıntıları öğrenmenin tek yolu, çalışanlarınıza doğru soruları sormaktır. Sürecin istenen sonucunu, kesilebilecek monoton yönleri ve günlük işlerinde karşılaştıkları sorunları bulmaya odaklanmalısınız.

Sürecinizin mevcut iş akışını inceleyin

Bu, iş süreçlerinizi iyileştirmede belki de en çok zaman alan ancak zorunlu adımdır. İş akışındaki ilerleme için boşlukları ve fırsatları belirlemek için oluşturduğunuz haritayı kullanabilir ve ardından asıl süreci daha verimli bir şekilde yeniden tasarlamak için bir plan oluşturabilirsiniz.

Kendinize paradan, zamandan veya diğer kaynaklardan tasarruf ederek maliyetleri düşürüp düşüremeyeceğinizi sorun ve hangi süreç görevlerinin çıktıda gecikmelere yol açtığını öğrenin. Ayrıca, tekrar eden ve otomatikleştirilebilen görevleri de göz önünde bulundurun. Bunlar, etkili bir süreç stratejisi oluşturmak için kılavuz olarak kullanabileceğiniz bazı sorulardır.

Boşlukları doldurmak için süreç iş akışını yeniden oluşturun

Yukarıda belirtilen tüm adımları uygularsanız, bir eylem planı oluşturmaya başlamak için yeterli veri elde edersiniz. Analizinizden edindiğiniz içgörüye dayanarak, sürecinizdeki boşlukları dolduracak ve operasyon performansını artıracak değişiklikleri yazın.

En etkili çözümleri belirlemek için süreç ekibinizle işbirliği yapın. Bir öneriyi önemsiz göründüğü için gözden kaçırmayın – etkili olabilir. Uygulayabileceğiniz tüm fikirlerin ve değişikliklerin bir listesini oluşturduktan sonra, bunların süreç sonuçlarını nasıl etkileyeceğini düşünün ve ardından bunları iş etkisine göre önceliklendirin.

Tekrarlayan süreç görevlerini otomatikleştirin

Fazlalık üretkenliği azaltır – tıpkı her gün aynı yemeği yemek gibidir. Yaratıcılığın olmaması çalışanlarınızı olumsuz etkileyecektir. Bu tekrarlayan süreç görevlerini değerlendirmek ve bunları otomatikleştirmenin yollarını bulmak için süreç analizinizden elde ettiğiniz bilgileri kullanabilirsiniz.

Otomasyon, süreç iş akışını kolaylaştırır ve süreçlerinizi hızlandırır. Ayrıca, çabalarını iş için daha yaratıcı ve değerli bir şey yapmaya yönelttikleri için çalışanların üretkenliğini artırır.

İş akışı değişikliklerinin verimliliğini değerlendirin

Gelişmiş süreçlerin performansını izlemek için temel performans göstergelerini kullanın. Ne tür sonuçlar üretiyorlar ve ne kadar etkililer? İşlemler daha hızlı mı yürütülüyor? Hatalar azaldı mı? Peki ya çalışanlar? Nasıl iyileştiler? Eskisinden daha mı üretkenler?

Bu soruları yanıtlayarak, süreç iyileştirme stratejinizin işinizi nasıl etkilediğine dair net bir resim elde edeceksiniz. Bu şekilde, süreçleri geliştirmek için harcadığınız çaba ve zamanın buna değdiğini bileceksiniz.

Açıkçası, süreç iyileştirme burada bitmiyor ve yine de süreçleri daha da geliştirmek için daha fazla fırsat aramanız gerekiyor. Sürekli değişen bir dünyada rakiplerinizin üzerinde kalmanın tek yolu işinizi sürekli değerlendirmek ve geliştirmektir.