Практические советы по улучшению ваших бизнес-процессов

Многие факторы играют роль в построении процветающего бизнеса, одним из которых является управление бизнес-процессами. Бизнес-процесс включает в себя шаги, предпринимаемые вашей компанией для достижения конкретных целей. Управление бизнес-процессами означает постоянный анализ и улучшение каждой операции вашей компании. Делая это, вы увеличиваете общую организационную ценность.

Как только компании расширяются, они также становятся более сложными, вовлекая больше людей в ежедневные операции и увеличивая изменчивость ожиданий клиентов. Таким образом, может быть сложно контролировать процессы, поскольку они становятся изменчивыми и сложными, что увеличивает риски для бизнеса.

Чтобы построить масштабируемую компанию и продолжать двигаться вперед, бизнес-лидерам необходимо эффективно улучшать свои процессы.

Почему улучшение бизнес-процессов необходимо для роста организации?

Компании проходят через постоянные цифровые изменения в сегодняшней конкурентной бизнес-среде. Поддерживать бизнес в нужном русле сложно, а неэффективные процессы могут негативно сказаться на бизнес-операциях в целом. Достаточно одного неэффективного процесса, чтобы негативно повлиять на ресурсы, прибыль и качество продукции.

Вот некоторые преимущества оптимизации бизнес-процессов:

• Вы гарантируете, что в вашей организации есть эффективная команда и необходимые навыки, которые помогут вам достичь бизнес-целей;
• Вы и ваша команда становитесь более продуктивными;
• Вы получаете постоянный подход и результат для своих клиентов;
• Ваша работа становится более приятной;
• Вы сокращаете время рабочего процесса;
• Вы уменьшаете количество ошибок.

Организации часто сопротивляются изменениям, и это в какой-то мере понятно, поскольку выходить из зоны комфорта неудобно. Но правда в том, что вы не можете ожидать успеха, если не выберете дискомфорт. Вам может быть сложно определить точные шаги по улучшению ваших бизнес-процессов. Как вы можете быть уверены, что делаете это правильно? К счастью, записавшись на программу обучения, вы сможете развить необходимые навыки для руководства процессом разработки. Получив сертификат «Зеленый пояс», вы сможете реализовывать проекты по улучшению процессов в своей компании. Вы узнаете, как улучшить бизнес-процессы, выявляя, исследуя и уменьшая проблемы в процессах.

Практические способы улучшения бизнес-процессов

Сопоставьте существующий процесс

Это простой шаг — прежде чем вносить какие-либо изменения в процесс, важно визуализировать его. Карты процессов могут дать вам визуальное представление рабочих процессов процессов и, таким образом, позволяют лучше понять и интерпретировать их, а затем внести необходимые улучшения.

Этот визуальный угол процессов обеспечивает подробное представление об элементах рабочего процесса процесса, таких как ответственные сотрудники, задачи, системы и инструменты. Таким образом, вам будет проще выявить проблемы, негативно влияющие на эффективность вашего бизнеса.

Как только вы поймете, что не так, вы сможете принять меры по улучшению процессов.

Несколько инструментов могут помочь вам отобразить процессы, например Lucidchart или Microsoft Visio. Или вы можете просто использовать бумагу и ручку — если инвестиции в такой инструмент не входят в число ваших вариантов.

Начните задавать вопросы о процессе

Поскольку вы бизнес-лидер, у вас, вероятно, есть четкое представление о том, как работают ваши процессы. Однако больше всего о ваших бизнес-процессах знают ваши сотрудники. Таким образом, следующим шагом в улучшении процесса является задавание вопросов вашему персоналу. Проверьте, правильно ли вы указали все детали карты.

Точка зрения вашего сотрудника на это имеет решающее значение, потому что она помогает вам узнать то, что вы в противном случае упустили бы. Предположим, вы хотите улучшить процесс адаптации вашего клиента, сократив время адаптации. Поскольку вы лидер, вы знаете этапы фактического процесса. Однако вы не знаете, что приводит к задержке адаптации клиентов. Как только вы поговорите с командой проекта, вы поймете, в чем проблема: ваша команда по продажам неправильно использует системы для обновления времени проекта о новых клиентах.

Эти детали могут показаться незначительными, но они имеют решающее значение для улучшения вашей стратегии процесса. И единственный способ узнать эти детали — задать своим сотрудникам правильные вопросы. Вы должны сосредоточиться на выяснении желаемого результата процесса, монотонных аспектов, которые можно исключить, и проблем, с которыми они сталкиваются в своей повседневной работе.

Изучите текущий рабочий процесс вашего процесса

Это, пожалуй, самый трудоемкий, но необходимый шаг в улучшении ваших бизнес-процессов. Вы можете использовать созданную карту, чтобы определить пробелы и возможности для прогресса в рабочем процессе, а затем создать план более эффективной реорганизации фактического процесса.

Спросите себя, можете ли вы сократить расходы, сэкономив деньги, время или другие ресурсы, и выясните, какие технологические задачи приводят к задержкам на выходе. Также рассмотрите повторяющиеся задачи, которые можно автоматизировать. Это лишь некоторые вопросы, которые вы можете использовать в качестве руководства для создания эффективной стратегии процесса.

Переделайте рабочий процесс, чтобы заполнить пробелы

Если вы выполните все шаги, упомянутые выше, вы получите достаточно данных, чтобы приступить к созданию плана действий. Основываясь на выводах, полученных в результате анализа, запишите изменения, которые заполнят пробелы в вашем процессе и повысят производительность операций.

Сотрудничайте с вашей технологической командой, чтобы определить наиболее эффективные решения. Не упускайте из виду предложение только потому, что оно кажется незначительным — оно может иметь большое значение. После того, как вы составите список всех идей и изменений, которые вы можете реализовать, подумайте, как они повлияют на результаты процесса, а затем расставьте их по приоритетам в соответствии с влиянием на бизнес.

Автоматизируйте повторяющиеся задачи процесса

Избыточность снижает производительность — это все равно, что есть одну и ту же еду каждый день. Отсутствие творчества негативно скажется на ваших сотрудниках. Вы можете использовать информацию из анализа процессов для оценки этих повторяющихся задач процесса и поиска способов их автоматизации.

Автоматизация упрощает рабочий процесс и ускоряет ваши процессы. Кроме того, это повышает производительность сотрудников, поскольку они могут направить свои усилия на создание чего-то более творческого и ценного для бизнеса.

Оцените эффективность изменений рабочего процесса

Используйте ключевые индикаторы производительности для мониторинга производительности усовершенствованных процессов. Какие результаты они дают и насколько эффективны? Операции выполняются быстрее? Ошибок стало меньше? Что насчет сотрудников? Как они улучшились? Являются ли они более продуктивными, чем раньше?

Ответив на эти вопросы, вы получите четкое представление о том, как ваша стратегия улучшения процессов влияет на ваш бизнес. Таким образом, вы будете знать, что усилия и время, которые вы вложили в усовершенствование процессов, того стоили.

Очевидно, что улучшение процессов на этом не заканчивается, и вам все равно придется искать дополнительные возможности для дальнейшего улучшения процессов. Единственный способ оставаться выше своих конкурентов в постоянно меняющемся мире — это постоянно оценивать и улучшать свой бизнес.