Kiat praktis untuk menyempurnakan proses bisnis Anda

Banyak faktor yang berperan dalam membangun bisnis yang berkembang, salah satunya adalah manajemen proses bisnis. Proses bisnis melibatkan langkah-langkah yang diambil perusahaan Anda untuk mencapai tujuan tertentu. Manajemen proses bisnis berarti terus-menerus meninjau dan meningkatkan setiap operasi perusahaan Anda. Dengan melakukan ini, Anda meningkatkan nilai organisasi secara keseluruhan.

Begitu perusahaan berkembang, mereka juga menjadi lebih kompleks, melibatkan lebih banyak orang dalam operasi sehari-hari dan lebih banyak variabilitas dalam harapan pelanggan. Oleh karena itu, dapat menjadi sulit untuk mengontrol proses karena menjadi variabel dan kompleks, meningkatkan risiko bagi bisnis.

Untuk membangun perusahaan yang terukur dan terus bergerak maju, para pemimpin bisnis perlu meningkatkan proses mereka secara efektif.

Mengapa meningkatkan proses bisnis penting untuk pertumbuhan organisasi?

Perusahaan mengalami perubahan digital yang konstan dalam lingkungan bisnis yang kompetitif saat ini. Menjaga bisnis Anda tetap pada jalurnya merupakan tantangan, dan proses yang tidak efektif dapat berdampak buruk pada keseluruhan operasi bisnis Anda. Hanya dibutuhkan satu proses yang tidak efisien untuk mempengaruhi sumber daya, laba, dan kualitas produk secara negatif.

Berikut adalah beberapa manfaat dari mengoptimalkan proses bisnis:

• Anda memastikan organisasi Anda memiliki tim yang efektif dan keterampilan yang diperlukan untuk membantu Anda mencapai tujuan bisnis;
• Anda dan tim Anda menjadi lebih produktif;
• Anda mendapatkan pendekatan dan hasil yang konstan untuk klien Anda;
• Pekerjaan Anda menjadi lebih menyenangkan;
• Anda mengurangi waktu alur kerja;
• Anda mengurangi kesalahan.

Organisasi seringkali menolak perubahan, dan itu bisa dimengerti, karena tidak nyaman keluar dari zona nyaman Anda. Tetapi kenyataannya adalah, Anda tidak dapat mengharapkan kesuksesan kecuali jika Anda memilih ketidaknyamanan. Anda mungkin merasa sulit untuk mengetahui langkah-langkah yang tepat untuk meningkatkan proses bisnis Anda. Bagaimana Anda bisa yakin bahwa Anda melakukannya dengan benar? Untungnya, dengan mendaftar dalam program pelatihan, Anda dapat mengembangkan keterampilan yang diperlukan untuk memimpin pengembangan proses. Dengan mendapatkan sertifikasi sabuk hijau, Anda akan dapat mengimplementasikan proyek peningkatan proses di perusahaan Anda. Anda akan belajar bagaimana meningkatkan proses bisnis dengan mengidentifikasi, memeriksa dan mengurangi masalah dalam proses.

Cara praktis untuk meningkatkan proses bisnis

Petakan proses yang ada

Ini adalah langkah yang mudah – sebelum membuat perubahan apa pun pada prosesnya, sangat penting untuk memvisualisasikannya. Peta proses dapat memberi Anda representasi visual dari alur kerja proses, dan dengan demikian, memungkinkan Anda untuk memahami dan menafsirkannya dengan lebih baik dan kemudian membuat perbaikan yang diperlukan.

Sudut visual proses ini memberikan perspektif terperinci tentang elemen alur kerja proses, seperti karyawan, tugas, sistem, dan alat yang bertanggung jawab. Dengan cara ini, lebih mudah bagi Anda untuk mengidentifikasi masalah yang berdampak negatif terhadap kinerja bisnis Anda.

Setelah Anda mengenali apa yang tidak benar, Anda dapat mengambil tindakan untuk memperbaiki prosesnya.

Beberapa alat dapat membantu Anda memetakan proses, seperti Lucidchart atau Microsoft Visio. Atau Anda cukup menggunakan kertas dan pena – jika berinvestasi pada alat semacam itu bukan salah satu pilihan Anda.

Mulailah mengajukan pertanyaan tentang prosesnya

Karena Anda adalah seorang pemimpin bisnis, Anda mungkin memiliki gambaran yang jelas tentang bagaimana proses Anda bekerja. Namun, karyawan Anda memiliki pengetahuan paling banyak tentang proses bisnis Anda. Jadi, langkah selanjutnya dalam perbaikan proses adalah mengajukan pertanyaan kepada staf Anda. Periksa apakah Anda mendapatkan semua detail peta dengan benar.

Perspektif karyawan Anda tentang hal ini sangat penting karena membantu Anda mempelajari hal-hal yang seharusnya Anda lewatkan. Misalkan Anda ingin meningkatkan proses orientasi klien Anda dengan mengurangi waktu orientasi. Karena Anda adalah pemimpinnya, Anda tahu langkah-langkah proses yang sebenarnya. Namun, Anda tidak mengetahui apa yang menyebabkan keterlambatan dalam orientasi pelanggan. Setelah Anda berbicara dengan tim proyek, Anda menemukan masalahnya – tim penjualan Anda tidak menggunakan sistem dengan benar untuk memperbarui waktu proyek tentang pelanggan baru.

Detail ini mungkin tampak tidak penting, tetapi sangat penting untuk meningkatkan strategi proses Anda. Dan satu-satunya cara untuk mempelajari detail ini adalah dengan mengajukan pertanyaan yang tepat kepada karyawan Anda. Anda harus fokus untuk menemukan hasil yang diinginkan dari proses tersebut, aspek monoton yang dapat dihilangkan, dan masalah yang mereka hadapi dalam pekerjaan sehari-hari.

Periksa alur kerja proses Anda saat ini

Ini mungkin langkah yang paling memakan waktu namun penting dalam meningkatkan proses bisnis Anda. Anda dapat menggunakan peta yang telah Anda buat untuk menetapkan celah dan peluang kemajuan dalam alur kerja dan kemudian membuat rencana untuk mendesain ulang proses yang sebenarnya dengan lebih efisien.

Tanyakan pada diri Anda sendiri apakah Anda dapat mengurangi biaya dengan menghemat uang, waktu, atau sumber daya lainnya, dan cari tahu tugas proses apa yang menyebabkan penundaan dalam output. Juga, pertimbangkan tugas-tugas yang berulang dan dapat diotomatisasi. Ini hanyalah beberapa pertanyaan yang dapat Anda gunakan sebagai pedoman untuk membuat strategi proses yang efektif.

Buat kembali alur kerja proses untuk mengisi celah

Jika Anda melakukan semua langkah yang disebutkan di atas, Anda akan memperoleh cukup data untuk mulai membuat rencana tindakan. Berdasarkan wawasan yang Anda dapatkan dari analisis Anda, tuliskan perubahan yang akan mengisi kesenjangan dalam proses Anda dan meningkatkan kinerja operasi.

Berkolaborasi dengan tim proses Anda untuk mengidentifikasi solusi yang paling efektif. Jangan mengabaikan saran hanya karena tampaknya kecil – mungkin berdampak. Setelah Anda membuat daftar semua ide dan perubahan yang dapat Anda terapkan, pertimbangkan bagaimana mereka akan memengaruhi hasil proses dan kemudian memprioritaskannya sesuai dengan dampak bisnis.

Mengotomatiskan tugas proses yang berulang

Redundansi menurunkan produktivitas – sama seperti makan makanan yang sama setiap hari. Ketiadaan kreativitas akan berdampak negatif pada karyawan Anda. Anda dapat menggunakan informasi dari analisis proses Anda untuk mengevaluasi tugas proses berulang tersebut dan menemukan cara untuk mengotomatiskannya.

Otomatisasi memfasilitasi alur kerja proses dan mempercepat proses Anda. Plus, ini meningkatkan produktivitas karyawan karena mereka dapat mengarahkan upaya mereka untuk melakukan sesuatu yang lebih kreatif dan berharga bagi bisnis.

Evaluasi efisiensi perubahan alur kerja

Gunakan indikator kinerja utama untuk memantau kinerja proses yang ditingkatkan. Hasil seperti apa yang mereka hasilkan, dan seberapa efektif mereka? Apakah operasi dijalankan lebih cepat? Apakah kesalahan berkurang? Bagaimana dengan karyawan? Bagaimana mereka meningkat? Apakah mereka lebih produktif dari sebelumnya?

Dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, Anda akan mendapatkan gambaran yang jelas tentang bagaimana strategi peningkatan proses Anda berdampak pada bisnis Anda. Dengan begitu, Anda akan tahu bahwa upaya dan waktu yang Anda investasikan untuk meningkatkan proses semuanya sepadan.

Jelas, peningkatan proses tidak berhenti di sini, dan Anda masih harus mencari lebih banyak peluang untuk meningkatkan proses lebih lanjut. Satu-satunya cara untuk tetap berada di atas pesaing Anda di dunia yang terus berubah adalah dengan mengevaluasi dan meningkatkan bisnis Anda secara konstan.