Praktische Tipps zur Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse

Beim Aufbau eines florierenden Unternehmens spielen viele Faktoren eine Rolle, einer davon ist das Geschäftsprozessmanagement. Ein Geschäftsprozess umfasst die Schritte, die Ihr Unternehmen unternimmt, um bestimmte Ziele zu erreichen. Geschäftsprozessmanagement bedeutet, jeden Betrieb Ihres Unternehmens ständig zu überprüfen und zu verbessern. Dadurch erhöhen Sie den organisatorischen Gesamtwert.

Sobald Unternehmen expandieren, werden sie auch komplexer, indem sie mehr Menschen in den täglichen Betrieb einbeziehen und die Kundenerwartungen unterschiedlicher sind. Daher kann es schwierig werden, die Prozesse zu kontrollieren, da sie variabel und komplex werden und die Risiken für Unternehmen erhöhen.

Um ein skalierbares Unternehmen aufzubauen und weiter voranzukommen, müssen Führungskräfte ihre Prozesse effektiv verbessern.

Warum ist die Verbesserung von Geschäftsprozessen für das Wachstum einer Organisation unerlässlich?

Unternehmen durchlaufen im heutigen wettbewerbsorientierten Geschäftsumfeld einen ständigen digitalen Wandel. Es ist eine Herausforderung, Ihr Unternehmen auf Kurs zu halten, und ineffektive Prozesse können sich nachteilig auf Ihren gesamten Geschäftsbetrieb auswirken. Es bedarf nur eines ineffizienten Prozesses, um Ressourcen, Gewinn und Produktqualität negativ zu beeinflussen.

Hier sind einige Vorteile der Optimierung von Geschäftsprozessen:

• Sie stellen sicher, dass Ihr Unternehmen über ein effektives Team und die erforderlichen Fähigkeiten verfügt, um Ihnen beim Erreichen Ihrer Geschäftsziele zu helfen;
• Sie und Ihr Team werden produktiver;
• Sie erhalten einen konstanten Ansatz und Output für Ihre Kunden;
• Ihre Arbeit wird angenehmer;
• Sie verkürzen die Workflow-Zeit;
• Sie reduzieren Fehler.

Organisationen sind oft resistent gegen Veränderungen, und das ist einigermaßen verständlich, da es nicht angenehm ist, Ihre Komfortzone zu verlassen. Aber die Wahrheit ist, dass Sie keinen Erfolg erwarten können, wenn Sie sich nicht für Unbehagen entscheiden. Möglicherweise finden Sie es schwierig, die genauen Schritte zur Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse herauszufinden. Wie können Sie sicher sein, dass Sie es richtig machen? Glücklicherweise können Sie durch die Anmeldung zu einem Schulungsprogramm die erforderlichen Fähigkeiten entwickeln, um die Prozessentwicklung zu leiten. Mit einer Green Belt-Zertifizierung sind Sie in der Lage, Prozessverbesserungsprojekte in Ihrem Unternehmen umzusetzen. Sie lernen, wie Sie Geschäftsprozesse verbessern, indem Sie Probleme in den Prozessen identifizieren, untersuchen und beseitigen.

Praktische Möglichkeiten zur Verbesserung von Geschäftsprozessen

Bilden Sie den bestehenden Prozess ab

Dies ist ein Kinderspiel – bevor Sie Änderungen am Prozess vornehmen, ist es wichtig, ihn zu visualisieren. Prozesslandkarten können Ihnen eine visuelle Darstellung von Prozessabläufen geben und ermöglichen es Ihnen so, diese besser zu verstehen und zu interpretieren und dann die notwendigen Verbesserungen vorzunehmen.

Dieser visuelle Blickwinkel der Prozesse bietet eine detaillierte Perspektive auf die Elemente des Prozessablaufs, wie z. B. verantwortliche Mitarbeiter, Aufgaben, Systeme und Tools. Auf diese Weise ist es für Sie einfacher, Probleme zu identifizieren, die sich negativ auf Ihre Geschäftsleistung auswirken.

Sobald Sie erkannt haben, was nicht stimmt, können Sie Maßnahmen ergreifen, um die Prozesse zu verbessern.

Mehrere Tools können Ihnen dabei helfen, die Prozesse abzubilden, z. B. Lucidchart oder Microsoft Visio. Oder Sie verwenden einfach Papier und einen Stift – wenn die Investition in ein solches Tool nicht zu Ihren Optionen gehört.

Beginnen Sie, Fragen zum Prozess zu stellen

Als Führungskraft haben Sie wahrscheinlich ein klares Bild davon, wie Ihre Prozesse funktionieren. Das meiste Wissen über Ihre Geschäftsprozesse haben jedoch Ihre Mitarbeiter. Daher besteht der nächste Schritt in der Prozessverbesserung darin, Fragen an Ihre Mitarbeiter zu stellen. Überprüfen Sie, ob Sie alle Details Ihrer Karte richtig erfasst haben.

Die Perspektive Ihrer Mitarbeiter ist dabei entscheidend, denn sie hilft Ihnen dabei, Dinge zu lernen, die Sie sonst verpassen würden. Angenommen, Sie möchten den Onboarding-Prozess Ihres Kunden verbessern, indem Sie die Onboarding-Zeit verkürzen. Da Sie der Leiter sind, kennen Sie die Schritte des eigentlichen Prozesses. Ihnen ist jedoch nicht bewusst, was zu einer Verzögerung beim Onboarding der Kunden führt. Sobald Sie mit dem Projektteam gesprochen haben, finden Sie das Problem heraus – Ihr Vertriebsteam verwendet die Systeme nicht richtig, um die Projektzeit für neue Kunden zu aktualisieren.

Diese Details mögen unbedeutend erscheinen, aber sie sind entscheidend für die Verbesserung Ihrer Prozessstrategie. Und diese Details erfahren Sie nur, indem Sie Ihren Mitarbeitern die richtigen Fragen stellen. Sie sollten sich darauf konzentrieren, das gewünschte Ergebnis des Prozesses herauszufinden, die monotonen Aspekte, die herausgeschnitten werden können, und die Probleme, denen sie in ihrer täglichen Arbeit begegnen.

Untersuchen Sie den aktuellen Workflow Ihres Prozesses

Dies ist vielleicht der zeitaufwändigste und dennoch unerlässliche Schritt zur Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse. Sie können die von Ihnen erstellte Karte verwenden, um die Lücken und Möglichkeiten für Fortschritte im Workflow zu ermitteln, und dann einen Plan erstellen, um den tatsächlichen Prozess effizienter umzugestalten.

Fragen Sie sich, ob Sie Kosten reduzieren können, indem Sie Geld, Zeit oder andere Ressourcen einsparen, und finden Sie heraus, welche Prozessaufgaben zu Verzögerungen bei der Ausgabe führen. Berücksichtigen Sie auch die Aufgaben, die sich wiederholen und automatisiert werden können. Dies sind nur einige Fragen, die Sie als Richtlinien verwenden können, um eine effektive Prozessstrategie zu erstellen.

Erstellen Sie den Prozessablauf neu, um Lücken zu schließen

Wenn Sie alle oben genannten Schritte durchlaufen, werden Sie genügend Daten sammeln, um mit der Erstellung eines Aktionsplans zu beginnen. Schreiben Sie basierend auf den Erkenntnissen, die Sie aus Ihrer Analyse gewonnen haben, die Änderungen auf, die die Lücken in Ihrem Prozess füllen und die Betriebsleistung steigern werden.

Arbeiten Sie mit Ihrem Prozessteam zusammen, um die effektivsten Lösungen zu finden. Übersehen Sie einen Vorschlag nicht, nur weil er unbedeutend erscheint – er kann wirkungsvoll sein. Nachdem Sie eine Liste aller Ideen und Änderungen erstellt haben, die Sie implementieren können, überlegen Sie, wie sie die Prozessergebnisse beeinflussen, und priorisieren Sie sie dann entsprechend der geschäftlichen Auswirkungen.

Automatisieren Sie sich wiederholende Prozessaufgaben

Redundanz verringert die Produktivität – es ist, als würde man täglich dieselbe Mahlzeit zu sich nehmen. Der Mangel an Kreativität wird sich negativ auf Ihre Mitarbeiter auswirken. Sie können die Informationen aus Ihrer Prozessanalyse verwenden, um diese sich wiederholenden Prozessaufgaben zu bewerten und Möglichkeiten zu finden, sie zu automatisieren.

Automatisierung erleichtert den Prozessablauf und beschleunigt Ihre Prozesse. Außerdem steigert es die Produktivität der Mitarbeiter, da sie ihre Bemühungen darauf richten können, etwas Kreativeres und Wertvolleres für das Unternehmen zu tun.

Bewerten Sie die Effizienz der Workflow-Änderungen

Verwenden Sie Key Performance Indicators, um die Leistung der verbesserten Prozesse zu überwachen. Welche Ergebnisse erzielen sie und wie effektiv sind sie? Werden die Operationen schneller ausgeführt? Haben sich die Fehler verringert? Was ist mit den Mitarbeitern? Wie haben sie sich verbessert? Sind sie produktiver als früher?

Durch die Beantwortung dieser Fragen erhalten Sie ein klares Bild davon, wie sich Ihre Prozessverbesserungsstrategie auf Ihr Unternehmen auswirkt. Auf diese Weise wissen Sie, dass sich der Aufwand und die Zeit, die Sie in die Verbesserung der Prozesse investiert haben, gelohnt haben.

Offensichtlich hört die Prozessverbesserung hier nicht auf, und Sie müssen immer noch nach weiteren Möglichkeiten suchen, um die Prozesse weiter zu verbessern. Die einzige Möglichkeit, sich in einer sich ständig verändernden Welt von Ihren Mitbewerbern abzuheben, besteht darin, Ihr Unternehmen ständig zu bewerten und zu verbessern.