5 choses que vous devez savoir sur le système de gestion de la formation

De nos jours, le logiciel de formation des employés est une nécessité pour la gestion de la formation des employés dans toute entreprise. Il permet de gérer et de suivre les progrès de la formation des employés, de fixer des buts et objectifs de formation et de créer des calendriers de formation tout en facilitant le processus pour le service des ressources humaines et de la formation.

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, la nécessité de former de nouveaux employés et de tenir les employés existants informés des politiques et procédures de l'entreprise augmente également. Un logiciel de formation des employés peut vous faire gagner du temps et de l'argent en automatisant ce processus de formation. Le système de gestion de la formation peut également être utilisé pour créer et administrer des quiz et des examens de formation pour les employés qui ont suivi la formation, ce qui le rend très efficace par rapport aux méthodes de formation traditionnelles.

Une évolution récente a été vers les logiciels de formation en ligne, qui sont devenus de plus en plus populaires en raison de leur commodité et de leur accessibilité. Le logiciel de formation en ligne peut être utilisé pour dispenser une formation n'importe où, n'importe quand et sur n'importe quel appareil. De plus, il peut être livré dans une variété de formats, y compris vidéo, audio et texte, ce qui augmente son interactivité et son efficacité.

Qu'est-ce qu'un système de gestion de la formation ?

Un système de gestion de la formation (TMS) est une application logicielle qui aide les entreprises à planifier, dispenser et suivre la formation des employés. Il peut être utilisé pour gérer à la fois la formation en ligne et hors ligne et peut être intégré à d'autres applications métier telles qu'un SIRH.

Les logiciels modernes de formation des employés nécessitent moins de configuration et de maintenance que les systèmes plus anciens. Il est devenu très polyvalent et peut donc également être utilisé pour une variété de tâches telles que la création de calendriers de formation, l'attribution de cours aux employés, le suivi de leurs progrès de formation, la génération de rapports de formation, et bien plus encore.

Le logiciel de gestion de la formation est devenu si avancé qu'il peut même proposer des formations sur des sujets spécifiques adaptés aux besoins de chaque employé. Par exemple, dans le service client, un employé peut être formé à la phonétique tandis qu'un autre peut être coaché ​​à la connaissance des produits en même temps.

Choisir le bon système de gestion de la formation est essentiel au succès de votre programme, car ce sera la base sur laquelle votre formation sera construite. Par conséquent, vous devez faire preuve de prudence lors du choix d'un système de gestion de la formation des employés pour votre entreprise. Étant donné qu'il existe une variété de logiciels disponibles pour la formation, vous devez sélectionner avec soin les modules que vous souhaitez avoir dans le système utilisé pour la formation de vos employés.

Quels sont les avantages d'un système de gestion de la formation ?

L'utilisation d'un logiciel de formation des employés présente plusieurs avantages par rapport aux anciennes méthodes de formation des employés. Avec les temps changeants et la numérisation rapide, il est impératif d'adopter ces nouvelles méthodes pour s'assurer que vos employés restent compétents et informés des derniers développements dans leur domaine.

Par conséquent, examinons de plus près les avantages du système de gestion de la formation des employés :

• Base de données centrale des connaissances

Avec un système de gestion de la formation, vous développez une base de données centrale des connaissances. Il s'agit d'un référentiel d'informations et de ressources liées à la formation qui peuvent être utilisées par les employés pour améliorer leurs compétences et leurs connaissances. Cette base de données peut être consultée par les employés à tout moment et depuis n'importe quel endroit. Il peut également vous aider à suivre les enregistrements et les progrès de la formation des employés. Le système de gestion de la formation peut également générer des rapports qui peuvent être utilisés pour évaluer l'efficacité du programme de formation.

• Standardiser les méthodes de formation

Un système de gestion de la formation des employés peut vous aider à normaliser les processus de formation. Cela signifie que tous les employés seront formés en utilisant les mêmes méthodes et matériels. La standardisation des processus de formation peut aider à améliorer les performances des employés et à garantir la conformité de la formation. Cela peut également vous aider à économiser du temps et de l'argent en réduisant le besoin de matériel de formation et d'instructeurs.

• Processus de formation efficace

L'automatisation du processus de formation avec un logiciel de formation des employés peut vous faire économiser beaucoup de temps et d'argent. Le logiciel de formation en ligne facilite également le suivi des enregistrements et des progrès de la formation des employés, éliminant ainsi le besoin de les suivre manuellement. Toutes ces économies se traduisent par une expérience de formation meilleure et plus efficace pour vos employés.

• Amélioration des performances des employés

En offrant aux employés une formation sur mesure, ils seront mieux outillés pour faire leur travail. Ce développement conduirait à de meilleurs rendements et donc à une main-d'œuvre plus efficace entraînant une augmentation des revenus de notre entreprise. De même, ils apprécieraient également que leur entreprise les perfectionne, contribuant ainsi à leur développement professionnel.

• Engagement accru des employés

Le logiciel de formation des employés peut aider à accroître l'engagement des employés en rendant le processus de formation plus engageant et interactif. Avec l'aide de médias audio et visuels, la formation des employés peut être transformée en une expérience ludique interactive plutôt que les présentations monotones et les méthodes de formation d'antan basées sur la documentation.

• Meilleure conformité de la formation

Un système de gestion de la formation peut aider à s'assurer que les employés se conforment aux exigences de formation en leur fournissant des rappels et en suivant les progrès de la formation. De plus, les progrès individuels des employés peuvent être suivis efficacement grâce à un tableau de bord central permettant de comprendre leurs progrès et de mesurer leur intérêt et leur engagement envers la formation.

• Coûts de formation réduits

L'automatisation du processus de formation avec un logiciel de formation des employés peut aider à réduire les coûts de formation en éliminant le besoin de matériel de formation et d'instructeurs. Il peut également être effectué en ligne, offrant ainsi aux employés la possibilité de l'entreprendre à distance selon leur convenance, ce qui contribue également à réduire les frais de déplacement des employés et à libérer des ressources de l'entreprise pour d'autres processus.

Maintenant que nous disposons d'un solide logiciel de formation des employés, voici 5 choses que vous devez savoir sur un système de gestion de la formation qui devrait vous aider à réaliser sa pertinence pour votre entreprise :

1. Planifier et dispenser la formation plus efficacement

Le système de gestion de la formation peut vous aider à planifier la formation plus efficacement en vous permettant de créer un calendrier de formation, de programmer des sessions de formation et de suivre les progrès de la formation. Il peut également vous aider à dispenser une formation plus efficacement en fournissant du matériel et des ressources de formation et en gérant les enregistrements de formation.

Le logiciel de formation des employés aide également à dispenser une formation plus efficacement. En effet, il offre une plate-forme d'apprentissage en ligne qui peut être utilisée pour fournir du contenu de formation et suivre les progrès de la formation. Ce type de prestation de formation est difficile en l'absence de logiciel de gestion de la formation. Par exemple, une étude récente de Dashe & Thomson a révélé que l'utilisation d'un système de gestion de la formation réduit le temps consacré à la formation des employés de 40 % à 60 %, ce qui le rend très efficace par rapport aux méthodes de formation traditionnelles.

2. Suivre les progrès et les performances de la formation

Le système de gestion de la formation peut vous aider à suivre les progrès et les performances de la formation en vous permettant de créer des rapports de formation, de suivre les enregistrements de formation des employés et de surveiller les performances de la formation. Il peut également vous aider à identifier les lacunes en matière de formation et les domaines à améliorer.

Il joue également un rôle essentiel dans les performances d'entraînement en stockant les enregistrements et les progrès de l'entraînement. Cela vous permet de revoir à tout moment les progrès et les performances de l'entraînement. De plus, un système de gestion de la formation des employés peut vous aider à identifier les lacunes en matière de formation et les domaines à améliorer.

3. Gérez les formations en ligne et hors ligne

Le système de gestion de la formation peut être utilisé pour gérer à la fois la formation en ligne et hors ligne. La formation en ligne peut être dispensée via le système de gestion de la formation lui-même, tandis que la formation hors ligne peut être gérée à l'aide du calendrier de formation et des enregistrements de formation du système de gestion de la formation.

Des études ont également montré que la formation en ligne est plus efficace que la formation hors ligne, 41,7 % des entreprises interrogées faisant état d'énormes économies sur les coûts de formation grâce à l'ajout de modules d'apprentissage en ligne. De plus, la formation en ligne peut également être dispensée à moindre coût que la formation hors ligne. Avec un logiciel de formation des employés efficace, vous seriez en mesure de fournir les deux types de formation en fonction des compétences enseignées et de gérer les deux efficacement.

4. Intégration avec d'autres applications métier

Les systèmes de gestion de la formation peuvent être intégrés à d'autres applications métier telles que les systèmes HRMS et LMS. De telles intégrations vous aident à gérer plus efficacement les dossiers de formation des employés et les progrès de la formation. L'intégration avec des applications courantes contribue également à la conformité de la formation. En s'intégrant à un système SIRH, le système de gestion de la formation peut garantir que les employés se conforment aux exigences de formation en leur fournissant des rappels réguliers et en suivant les progrès de la formation.

Par exemple, votre système de gestion de la formation peut être combiné avec un système de gestion des performances des employés pour créer une solution centralisée de formation et de développement pour votre organisation. De plus, les systèmes de gestion de la formation peuvent automatiser la plupart des tâches d'administration de la formation telles que l'inscription, la gestion des dossiers de formation, les rapports de formation, etc.

5. Améliorer la formation et le développement des employés

Étant donné que la formation des employés est cruciale pour le succès de l'organisation, un système de gestion de la formation peut aider à garantir que vos employés reçoivent la formation dont ils ont besoin pour réussir dans leurs fonctions. Ce système permet également d'améliorer la formation et le développement de vos employés en fournissant des ressources de formation, en suivant les progrès de la formation et en surveillant les performances de la formation. Il peut également vous aider à identifier les lacunes en matière de formation et les domaines à améliorer. Cela conduit également à un meilleur engagement des employés, car les employés peuvent voir que l'organisation entreprend sérieusement leur formation et les perfectionne pour une meilleure performance et un développement professionnel.

Conclusion

Dans l'ensemble, un système de gestion de la formation des employés peut aider à améliorer la formation et le développement des employés tout en économisant du temps et de l'argent. De plus, cela peut conduire à une meilleure implication des employés, ce qui peut avoir un impact positif sur l'ensemble de l'organisation. La mise en œuvre d'un logiciel de formation en ligne est un moyen efficace et rentable de gérer la formation des employés, car il peut vous aider à suivre les progrès de la formation, à identifier les lacunes en matière de formation et à améliorer l'engagement des employés.

Biographie de l'auteur :

John Paul Davis est un rédacteur de contenu chez Pocket HRMS, un fournisseur indien innovant de logiciels RH basés sur le cloud et basé sur l'IA, avec plus d'une décennie de clientèle fidèle. Son travail reflète généralement les dernières technologies dans le domaine des RH.