5 cosas que debes saber sobre el sistema de gestión de la formación

Hoy en día, el software de formación de empleados es una necesidad para la gestión de la formación de los empleados en cualquier empresa. Ayuda a administrar y monitorear el progreso de la capacitación de los empleados, establecer metas y objetivos de capacitación y crear programas de capacitación al tiempo que facilita el proceso para el departamento de capacitación y recursos humanos.

A medida que su negocio crece, también lo hace la necesidad de capacitar a los nuevos empleados y mantener actualizados a los existentes sobre las políticas y procedimientos de la empresa. Un software de capacitación para empleados puede ahorrarle tiempo y dinero al automatizar este proceso de capacitación. El sistema de gestión de la formación también se puede utilizar para crear y administrar cuestionarios y exámenes de formación para los empleados que realizaron la formación, lo que la hace muy eficaz en comparación con los métodos de formación heredados.

Un cambio reciente ha sido hacia el software de capacitación en línea, que se ha vuelto cada vez más popular debido a su conveniencia y accesibilidad. El software de capacitación en línea se puede utilizar para brindar capacitación en cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo. Además, se puede entregar en una variedad de formatos, incluidos video, audio y texto, lo que aumenta su interactividad y eficacia.

¿Qué es un Sistema de Gestión de la Formación?

Un sistema de gestión de la formación (TMS) es una aplicación de software que ayuda a las empresas a planificar, ofrecer y realizar un seguimiento de la formación de los empleados. Se puede usar para administrar la capacitación en línea y fuera de línea y se puede integrar con otras aplicaciones comerciales, como un HRMS.

El software moderno de capacitación de empleados requiere menos configuración y mantenimiento que los sistemas más antiguos. Se ha vuelto muy versátil y, por lo tanto, también se puede usar para una variedad de tareas, como crear programas de capacitación, asignar cursos a los empleados, realizar un seguimiento del progreso de su capacitación, generar informes de capacitación y mucho más.

El software de gestión de la formación se ha vuelto tan avanzado que incluso puede ofrecer formación sobre temas específicos que se adaptan a las necesidades de cada empleado. Por ejemplo, en el departamento de servicio al cliente, un empleado puede recibir capacitación en fonética mientras que otro puede recibir capacitación sobre el conocimiento del producto al mismo tiempo.

Elegir el sistema de gestión de capacitación correcto es fundamental para el éxito de su programa, ya que será la base sobre la que se construirá su capacitación. Por lo tanto, debe tener cuidado al elegir un sistema de gestión de capacitación de empleados para su empresa. Dado que hay una variedad de software disponible para capacitación, debe seleccionar cuidadosamente los módulos que desea tener en el sistema que se utilizará para capacitar a sus empleados.

¿Cuáles son los beneficios de un Sistema de Gestión de Capacitación?

Hay varios beneficios de usar el software de capacitación de empleados sobre los métodos de capacitación de empleados heredados. Con los tiempos cambiantes y la rápida digitalización, es imperativo adoptar estos nuevos métodos para garantizar que sus empleados permanezcan capacitados y actualizados con los últimos desarrollos en su campo.

Por lo tanto, echemos un vistazo más de cerca a los beneficios del sistema de gestión de capacitación de empleados:

• Base de datos central de conocimientos

Con un sistema de gestión de la formación, puede desarrollar una base de datos central de conocimientos. Este es un depósito de información y recursos relacionados con la capacitación que los empleados pueden utilizar para mejorar sus habilidades y conocimientos. Los empleados pueden acceder a esta base de datos en cualquier momento y desde cualquier lugar. También puede ayudarlo a realizar un seguimiento de los registros y el progreso de la capacitación de los empleados. El sistema de gestión de la formación también puede generar informes que se pueden utilizar para evaluar la eficacia del programa de formación.

• Estandarizar métodos de entrenamiento

Un sistema de gestión de capacitación de empleados puede ayudarlo a estandarizar los procesos de capacitación. Esto significa que todos los empleados serán capacitados utilizando los mismos métodos y materiales. La estandarización de los procesos de formación puede ayudar a mejorar el rendimiento de los empleados y garantizar el cumplimiento de la formación. También puede ayudarlo a ahorrar tiempo y dinero al reducir la necesidad de materiales de capacitación e instructores.

• Proceso de formación eficiente

Automatizar el proceso de capacitación con un software de capacitación para empleados puede ahorrarle mucho tiempo y dinero. El software de capacitación en línea también facilita el seguimiento de los registros y el progreso de la capacitación de los empleados, lo que elimina la necesidad de realizar un seguimiento manual. Todos estos ahorros se traducen en una mejor y más eficiente experiencia de capacitación para sus empleados.

• Rendimiento mejorado de los empleados

Al proporcionar a los empleados una formación personalizada, estarán mejor equipados para hacer su trabajo. Este desarrollo conduciría a mejores resultados y, por lo tanto, a una fuerza laboral más eficiente que conduciría a un aumento en los ingresos de nuestra empresa. Del mismo modo, también apreciarían que su empresa los capacite y, por lo tanto, ayude a su desarrollo profesional.

• Mayor compromiso de los empleados

El software de capacitación para empleados puede ayudar a aumentar el compromiso de los empleados al hacer que el proceso de capacitación sea más atractivo e interactivo. Con la ayuda de medios de audio y visuales, la capacitación de los empleados se puede transformar en una experiencia lúdica interactiva en lugar de las presentaciones monótonas y los métodos de capacitación basados ​​en documentación de antaño.

• Mejor Cumplimiento de Entrenamiento

Un sistema de gestión de la formación puede ayudar a garantizar que los empleados cumplan con los requisitos de formación al proporcionarles recordatorios y realizar un seguimiento del progreso de la formación. Además, el progreso individual de los empleados se puede rastrear de manera eficiente con un tablero central para comprender su progreso y medir su interés y compromiso con la capacitación.

• Costos de capacitación reducidos

Automatizar el proceso de capacitación con software de capacitación para empleados puede ayudar a reducir los costos de capacitación al eliminar la necesidad de materiales de capacitación e instructores. También se puede realizar en línea, lo que brinda la flexibilidad para que los empleados lo realicen de forma remota según su conveniencia, lo que también ayuda a reducir los costos de viaje para los empleados y libera recursos de la empresa para otros procesos.

Ahora que tenemos un sólido software de capacitación para empleados, aquí hay 5 cosas que debe saber sobre un sistema de gestión de capacitación que lo ayudará a darse cuenta de su relevancia para su negocio:

1. Planificar y brindar capacitación de manera más efectiva

El sistema de administración de capacitación puede ayudarlo a planificar la capacitación de manera más efectiva al permitirle crear un calendario de capacitación, programar sesiones de capacitación y realizar un seguimiento del progreso de la capacitación. También puede ayudarlo a brindar capacitación de manera más efectiva al proporcionar materiales y recursos de capacitación y administrar los registros de capacitación.

El software de capacitación para empleados también ayuda a brindar capacitación de manera más efectiva. Esto se debe a que ofrece una plataforma de aprendizaje electrónico que se puede usar para brindar contenido de capacitación y realizar un seguimiento del progreso de la capacitación. Este tipo de entrega de capacitación es difícil en ausencia de un software de gestión de capacitación. Por ejemplo, un estudio reciente de Dashe & Thomson reveló que el uso de un sistema de gestión de capacitación reduce el tiempo dedicado a la capacitación de los empleados entre un 40 % y un 60 %, lo que lo hace altamente eficiente en comparación con los métodos de capacitación heredados.

2. Realice un seguimiento del progreso y el rendimiento del entrenamiento

El sistema de administración de capacitación puede ayudarlo a realizar un seguimiento del progreso y el rendimiento de la capacitación al permitirle crear informes de capacitación, realizar un seguimiento de los registros de capacitación de los empleados y monitorear el desempeño de la capacitación. También puede ayudarlo a identificar brechas de capacitación y áreas de mejora.

También juega un papel vital en el rendimiento del entrenamiento al almacenar los registros y el progreso del entrenamiento. Esto le permite revisar el progreso y el rendimiento del entrenamiento en cualquier momento. Además, un sistema de gestión de capacitación de empleados puede ayudarlo a identificar brechas de capacitación y áreas de mejora.

3. Gestiona la formación online y offline

El sistema de gestión de formación se puede utilizar para gestionar tanto la formación en línea como fuera de línea. La formación en línea se puede impartir a través del propio sistema de gestión de formación, mientras que la formación fuera de línea se puede gestionar utilizando el calendario de formación y los registros de formación del sistema de gestión de formación.

Los estudios también han demostrado que la capacitación en línea es más efectiva que la capacitación fuera de línea, y el 41,7 % de las empresas encuestadas reportaron grandes ahorros en costos de capacitación con la adición de módulos de aprendizaje en línea. Además, la capacitación en línea también se puede brindar a un costo menor que la capacitación fuera de línea. Con un software de capacitación de empleados eficiente, podría brindar ambos tipos de capacitación según las habilidades que se enseñan y administrar ambas de manera eficiente.

4. Integre con otras aplicaciones comerciales

Los sistemas de gestión de la formación se pueden integrar con otras aplicaciones empresariales, como los sistemas HRMS y LMS. Estas integraciones lo ayudan a administrar los registros de capacitación de los empleados y el progreso de la capacitación de manera más efectiva. La integración con aplicaciones comunes también ayuda en el cumplimiento de la capacitación. Al integrarse con un sistema HRIS, el sistema de gestión de capacitación puede garantizar que los empleados cumplan con los requisitos de capacitación al proporcionarles recordatorios regulares y realizar un seguimiento del progreso de la capacitación.

Por ejemplo, su sistema de gestión de formación puede combinarse con un sistema de gestión del rendimiento de los empleados para crear una solución centralizada de formación y desarrollo para su organización. Además, los sistemas de gestión de la formación pueden automatizar la mayoría de las tareas de administración de la formación, como el registro, la gestión de registros de formación, los informes de formación, etc.

5. Mejorar la formación y el desarrollo de los empleados

Dado que la capacitación de los empleados es crucial para el éxito de la organización, un sistema de gestión de capacitación puede ayudar a garantizar que sus empleados reciban la capacitación que necesitan para tener éxito en sus funciones. Este sistema también ayuda a mejorar la capacitación y el desarrollo de sus empleados al proporcionar recursos de capacitación, realizar un seguimiento del progreso de la capacitación y monitorear el desempeño de la capacitación. También puede ayudarlo a identificar brechas de capacitación y áreas de mejora. También conduce a una mayor participación de los empleados, ya que los empleados pueden ver que la organización está tomando en serio su capacitación y mejora sus habilidades para un mejor desempeño y desarrollo profesional.

Conclusión

En general, un sistema de gestión de la capacitación de los empleados puede ayudar a mejorar la capacitación y el desarrollo de los empleados y, al mismo tiempo, ahorrar tiempo y dinero. Además, puede conducir a una mayor participación de los empleados, lo que puede tener un impacto positivo en toda la organización. La implementación de software de capacitación en línea es una forma eficiente y rentable de administrar la capacitación de los empleados, ya que puede ayudarlo a realizar un seguimiento del progreso de la capacitación, identificar las brechas de capacitación y mejorar el compromiso de los empleados.

Biografía del autor:

John Paul Davis es escritor de contenido en Pocket HRMS, un innovador proveedor de software de recursos humanos basado en la nube e impulsado por IA en India con más de una década de clientela leal. Su obra suele reflejar las últimas tecnologías en el ámbito de los recursos humanos.