Un programme de macro de clavier Windows qui vous fera gagner du temps et de l'argent

La gestion de toute entreprise nécessite toujours une certaine quantité de travail fastidieux et répétitif . Par exemple avec ma boutique de linge de mariage en ligne, nous avons besoin de personnes pour…

• Choisir et emballer les commandes
• Répondre aux appels téléphoniques
• Faire fonctionner les machines à broder
• Imprimer des étiquettes d'expédition

Maintenant, il existe certaines tâches physiques qui nécessitent un humain pour effectuer, mais votre objectif doit toujours être d' automatiser autant de tâches répétitives que possible avec un ordinateur .

Dans cet article, je vais vous montrer comment j'ai récemment remplacé la moitié d'un employé de notre entreprise de commerce électronique par un simple programme de macro de clavier pour automatiser nos applications Windows PC .

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Ma philosophie sur le logiciel

Tout d'abord, si vous retenez quelque chose de cet article, c'est que vous devez utiliser les applications cloud aussi souvent que possible pour gérer votre entreprise. En fait, je dirais que les applications de bureau devraient être complètement évitées .

Lorsqu'une application est dans le cloud, les données sont accessibles de n'importe où dans le monde.

Et il y a de fortes chances qu'il ait une API (interface de programmation d'applications) qui vous permettra de connecter par programme tous vos processus métier .

Note de l'éditeur : si votre application cloud dispose d'une API, il est probable qu'un service appelé Zapier vous permettra de la connecter à une variété d'autres applications.

Par exemple, la façon dont j'intègre mon blog, mon fournisseur d'email marketing Drip et mon processeur de paiement Stripe est une démonstration parfaite de la puissance du cloud.

Chaque fois que quelqu'un s'inscrit à mon cours de commerce électronique sur ProfitableOnlineStore.com, j'utilise Stripe pour débiter la carte de crédit d'un client .

Peu de temps après, Stripe m'avertit que le paiement a été effectué, ce qui incite mon fournisseur de marketing par e-mail à ajouter automatiquement cette personne à une séquence de répondeur automatique par e-mail dédiée aux étudiants.

En fonction de l'offre spécifique, d' autres bonus sont également déclenchés et livrés automatiquement et l'expérience est transparente.

Dans l'ensemble, l'automatisation complète devrait être votre objectif final et les humains devraient être impliqués le moins possible dans les rouages ​​de votre entreprise.

Pourquoi les applications de bureau Windows (et Mac) sont nulles

Bien que j'essaie d'adhérer le plus possible aux principes ci-dessus, il y a toujours certaines limitations avec les logiciels qui rendent les choses difficiles à automatiser.

Par exemple, avec notre entreprise de linge de maison, nous proposons des broderies personnalisées sur la plupart de nos produits et voici à quoi ressemble le processus .

• Le client sélectionne la personnalisation sur notre site Web et passe sa commande
• Un membre de notre équipe saisit manuellement la personnalisation dans une application de broderie personnalisée sous Windows pour mettre en page le motif de broderie
• Le fichier de broderie est envoyé à la machine à coudre pour traitement.

La partie la plus fastidieuse de tout ce processus est qu'un humain doit transférer manuellement les informations de personnalisation de notre site Web vers une application de broderie Windows.

Et même si c'est pratiquement du copier-coller, nous recevons tellement de commandes personnalisées que cette seule étape peut souvent prendre plusieurs heures par jour .

Non seulement cette tâche est répétitive, mais elle est également très sujette aux erreurs car il est facile de faire une faute de frappe lors du transfert des données.

Le pire, c'est que l'application de broderie basée sur Windows n'offre aucune option d' automatisation . Aucun programme du monde extérieur ne peut lui parler et il n'est pas conçu pour s'interfacer avec quoi que ce soit.

Note de l'éditeur : la plupart des applications de bureau Windows ne communiquent pas avec d'autres programmes, c'est pourquoi elles doivent être évitées si possible.

Comment automatiser avec un programme de macro de clavier

Dans l'un de mes emplois précédents en tant qu'ingénieur électricien, mon entreprise vendait des logiciels Windows. Et nous avons testé le logiciel en utilisant un programme informatique spécial qui agissait comme un humain pour piloter l'application.

En d'autres termes, un programme informatique déplacerait la souris, cliquerait sur des boutons et taperait au clavier comme une personne ordinaire.

En gros, voici comment cela fonctionne.

• Vous dites au programme où cliquer et quoi taper en fonction d'un fichier qui contient une série d'instructions
• Le programme lance automatiquement l'application, parcourt ce fichier d'instructions, puis vérifie la sortie pour voir si elle est correcte

En d'autres termes, c'est un programme informatique conçu pour agir comme un humain qui teste un autre programme informatique ! Mais pour mes besoins, je voulais l'utiliser pour transférer des informations de personnalisation de mon site Web vers une application de broderie Windows.

Quoi qu'il en soit, j'ai contacté certains de mes anciens collègues et ils m'ont recommandé un programme informatique très peu coûteux appelé WinTask à cette fin.

Présentation de WinTask

Comme je l'ai mentionné ci-dessus, WinTask est un programme qui agit comme un humain et exécute vos applications PC Windows en fonction d'un ensemble d'instructions que vous spécifiez dans un fichier.

Par exemple, vous pouvez demander à ce programme de surfer automatiquement sur le Web vers un certain site Web, d'extraire des informations spécifiques de ce site et de les saisir dans une feuille de calcul Excel.

Vous pouvez utiliser ce programme pour planifier certaines tâches que vous souhaitez effectuer régulièrement avec votre PC. Par exemple, vous pouvez le faire vider le cache de votre navigateur chaque semaine.

Vous pouvez utiliser ce programme pour transférer des données d'une application à une autre, qu'elles soient ou non conçues pour communiquer entre elles.

Fondamentalement, WinTask vous permet de créer des macros pour n'importe quel programme Windows afin d' automatiser tout ce que vous voulez . Et ce qui est cool, c'est qu'il dispose d'un mode d'enregistrement spécial qui créera ces fichiers macro pour vous.

Voici un exemple rapide et sale de la façon dont cela fonctionne.

• Étape 1 : Activez le mode d'enregistrement de WinTask. WinTask créera automatiquement un fichier de script pour enregistrer toutes vos frappes, sélections de menu et fonctions.
• Étape 2 : Ouvrez l'application Windows de votre choix et effectuez la tâche.
• Étape 3 : Désactivez le mode d'enregistrement, nommez le script et enregistrez-le.
• Étape 4 : Vous disposez maintenant d'un script que vous pouvez exécuter encore et encore pour effectuer cette tâche automatiquement.

Voici une vidéo d' une minute que j'ai créée avec un exemple simple pour montrer comment fonctionne WinTask. Dans cette démo, j'utilise WinTask pour ouvrir automatiquement le Bloc-notes et taper "Hello World"

Voici à quoi ressemble le script.


Shell("notepad",1)

MaximizeWindow("NOTEPAD.EXE|Bloc-notes|Sans titre - Bloc-notes",1)

UseWindow("NOTEPAD.EXE|Modifier|Sans titre - Bloc-notes|1",1)
Cliquez sur la souris (gauche, bas, 580,206)
Cliquez sur la souris (gauche, haut, 580, 206)
SendKeys("Hello World")

Dans l'ensemble, vous pouvez considérer WinTask comme un Zapier pour les applications Windows !

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Remarque : je ne suis en aucun cas affilié à WinTask

Comment j'ai automatisé notre flux de personnalisation

Après avoir joué avec WinTask pendant quelques jours, j'ai appris le langage de script et créé une option spéciale dans le backend de mon site pour créer automatiquement un script WinTask.

Voici à quoi ressemble le menu. (C'est moche mais ça marche :))

Fondamentalement, vous saisissez une gamme de commandes pour lesquelles vous souhaitez créer un script automatisé WinTask et appuyez sur le bouton « soumettre ».

Ensuite, un programme personnalisé sur mon serveur parcourt toutes les commandes dans cette plage, extrait toutes les commandes personnalisées et crée un script spécial que WinTask peut lire.

Ensuite, j'ai appuyé sur « Go » avec WinTask et le tour est joué ! WinTask exécute mon script et sort tous les motifs de broderie prêts à être envoyés aux machines.

Voici une vidéo de ce à quoi cela ressemble en action.

Dois-je savoir coder ?

La syntaxe de script pour WinTask est très simple à apprendre et le mode d'enregistrement spécial rend extrêmement facile la création d'un exemple rapide que vous pouvez modifier à vos propres fins.

Si vous avez besoin de créer un script personnalisé pour votre entreprise, je peux dire par expérience que le codage impliqué n'est pas sorcier . Et tout développeur pauvre devrait être capable de coder cela pour vous :)

Si quoi que ce soit, vous pouvez utiliser le "mode d'enregistrement" de WinTask pour créer automatiquement des scripts pour vous à la volée en fonction de vos actions.

Autres applications pour WinTask

En un mot, WinTask vous permettra d' automatiser à peu près tout ce qui implique votre PC Windows . Donc, si vous utilisez un PC dans votre entreprise et que vous vous retrouvez à effectuer des tâches répétitives, il y a de fortes chances que cela puisse être automatisé avec un script WinTask.

Ce qui est bien, c'est que le mode d'enregistrement spécial de WinTask créera des scripts pour vous même si vous ne pouvez pas coder.

Voici quelques exemples rapides que j'ai trouvés du haut de ma tête.

• Vous pouvez utiliser WinTask pour vous connecter à des sites Web spécifiques selon un calendrier pour couper et coller les données financières de votre entreprise sur une feuille de calcul Excel.
• Vous pouvez utiliser WinTask pour des opérations de saisie de données en masse similaires à ce que j'ai fait pour Bumblebee Linens
• Vous pouvez utiliser WinTask pour transférer des données entre deux applications qui ne sont pas compatibles

Le ciel est la limite et WinTask peut même agir comme un développeur pauvre.