8 طرق ذكية يمكن أن تساعدك التكنولوجيا على زيادة كفاءة الأعمال

من الواضح أنك تريد إدارة عملك بكفاءة دون إضاعة الوقت والمال. يعد تحسين التكنولوجيا أحد مفاتيح تحسين الكفاءة في المؤسسة. بالنسبة للشركات ، فإن اعتماد المعدات والبرامج المناسبة هو الشيء الرئيسي الذي يقف بين النجاح والفشل.

في وقت ما ، لم تكن التكنولوجيا تعتبر مهمة. ومع ذلك ، فإن هذا لم يمنع المنظمات التي تتمتع بالدهاء التكنولوجي من استخدام التكنولوجيا إلى أقصى إمكاناتها. تدرك العديد من الشركات الآن دور التكنولوجيا في المساهمة في نجاح الأعمال.

عند استخدامها بالطريقة الصحيحة ، توفر التكنولوجيا خيارات أفضل لتحسين الإنتاجية وخدمة العملاء وتمنح الشركات ميزة تنافسية.

فيما يلي ثماني طرق يمكن للتكنولوجيا أن تزيد من كفاءة الأعمال.

1. تعزيز كفاءة إدارة القوى العاملة

تتيح التكنولوجيا للشركات إنشاء قوة عاملة أكثر إنتاجية وكفاءة وابتكارًا. من خلال التكنولوجيا ، يمكن للشركات أتمتة المهام الروتينية ، مما يترك للموظفين مزيدًا من الوقت للتركيز على المهام المبتكرة.

من خلال استخدام التكنولوجيا ، يمكن للموظفين العمل المشترك من منازلهم دون الحاجة إلى الذهاب إلى المكتب. يمكن للشركات الآن اعتماد برنامج إدارة القوى العاملة الذي يبسط العديد من المهام. بالإضافة إلى أتمتة المهام ، تساعد التكنولوجيا أيضًا في تتبع الوقت ومراقبة التقدم.

باستخدام التكنولوجيا المناسبة ، يمكن لمديري المشاريع تنسيق حتى أكثر المشاريع تعقيدًا دون الحاجة إلى اجتماع الفريق شخصيًا. يمكن لشركة تطوير البرمجيات إنشاء برنامج قوى عاملة متوافق مع الأجهزة المحمولة ، مما يعني أنه سيكون من الممكن الوصول إلى موظفيك بغض النظر عن موقعهم.

إنه لأمر رائع أن يكون عمالك قادرين على مساعدتك دون الحاجة إلى القدوم إلى المكتب. ومع ذلك ، يجب عليك التأكد من أن الموظفين يتواصلون شخصيًا أيضًا ، وليس افتراضيًا فقط ، من خلال عقد جلسات منتظمة لبناء الفريق.

2. يحسن الاتصالات التجارية

تعد القدرة على التواصل عبر المؤسسة على الفور أمرًا مهمًا للحفاظ على سير العمليات بسلاسة. بالإضافة إلى ذلك ، فإن الاتصال الواضح والمتكرر يسمح للموظفين بالبقاء منتجين. يمكن للمشرفين مشاركة التوقعات بشأن المشاريع ، وتقديم ملاحظات سريعة وقابلة للتنفيذ ، وحل المشكلات بشكل فعال.

تظهر طرق اتصال جديدة كل يوم. تتضمن أدوات الاتصال النموذجية المراسلة ومحادثات الفيديو والمزيد. تجعل التكنولوجيا الاتصال أسهل ، وهو أمر ضروري لكل شركة لديها عمال عن بعد ، أو تشجع على التعاون ، أو تريد ببساطة تنظيم سير عملها.

3. يقلل من التكاليف

من أفضل الطرق لتقليل إنفاقك المتضخم هو الاستثمار في التقنيات والبرامج القائمة على الخدمة . تتيح تقنية الحوسبة السحابية للأعمال الاستفادة من التقنيات الافتراضية وخارج الموقع لتخزين التطبيقات والبيانات. من خلال الاستثمار في التكنولوجيا ، يمكنك تقليل تكاليف صيانة الأجهزة مع تحسين أمان أنظمتك.

من خلال أتمتة المهام الروتينية ، سيكون لديك عمل أقل. لذلك ، ستحتاج فقط إلى عدد قليل من الموظفين لمراقبة وتصحيح الأنظمة المحوسبة ، مما يقلل من تكاليف العمالة بشكل كبير. يترجم انخفاض تكاليف العمالة إلى زيادة ربحية عملك.

4. يزيد من إنتاجية الأعمال

تمكن التكنولوجيا الشركات من الحفاظ على أداء ثابت ، حتى في المصاعب الاقتصادية. على سبيل المثال ، يمكن لشركة ما أن تقف على قدميها بسرعة بعد وقوع كارثة أو انقطاع الخدمة من خلال خدمات استعادة البيانات والنسخ الاحتياطي. حتى في أوقات الشدة ، يمكن للشركة زيادة الإنتاجية وتقليل وقت التوقف المتوقع.

تعمل التكنولوجيا على تحسين إنتاجية مكان العمل من خلال تبسيط المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً. على سبيل المثال ، يحل استخدام برنامج إدارة المستندات محل المهام مثل إدخال البيانات ، واسترجاع الملفات يدويًا ، وحفظ الملفات. يمكن للشركات تحسين موارد تكنولوجيا المعلومات المحدودة باستخدام خدمات تكنولوجيا المعلومات المدارة. تعمل خدمات تكنولوجيا المعلومات المدارة أيضًا على التخلص من عبء الصيانة الروتينية للنظام.

تتيح التكنولوجيا لأصحاب المشاريع والمديرين الاستفادة من تطبيقات الإنتاجية مقابل رسوم رمزية. ومع ذلك ، يمكن لعملك اعتماد بعض التطبيقات المجانية مثل Basecamp و Slack ، والتي يمكن مزامنتها مع إصدارات سطح المكتب.

5. تمكين أدوات التعاون

التعاون أمر بالغ الأهمية لكل عمل. ومع ذلك ، لا يتعين على الموظفين التواجد في الغرف المجاورة لتحقيق ذلك. باستخدام التكنولوجيا ، يمكن للموظفين في المواقع البعيدة التعاون ومشاركة التفاصيل بسهولة.

توفر الحلول السحابية المخصصة حلولاً قوية بأمان لا مثيل له للبيانات الحساسة. تساهم الحلول التي تمكّن العمال من التواصل والتخطيط وتنفيذ المهام في زيادة الإنتاجية . مع تعزيز التعاون ، ستكون هناك مقاومة أقل عند العمل المشترك.

6. يحسن لافتات اللوبي

تُعرف أيضًا باسم لافتات منطقة الاستقبال ، وتعد لافتات الردهة طريقة ممتازة للاستفادة بشكل أفضل من الجدران المكشوفة في مناطق الاستقبال. بدلاً من الأعمال الفنية غير المميزة أو الجدران المكشوفة ، يجب أن يكون لديك لافتات لوبي للترحيب بالعملاء وإبلاغهم بهويتك.

حولت العديد من الشركات لافتات اللوبي الخاصة بهم إلى لافتات رقمية. يمكنك استخدام اللافتات الرقمية لتدوير رسائل مختلفة طوال يوم العمل. يمكنك الحصول على إعدادات ورسائل وعلامات مخصصة. عندما يكون لديك نموذج اللافتات الرقمية الصحيح ، يمكنك الاستمتاع بهذه الطريقة التي غالبًا ما يتم التقليل من شأنها لتسويق عملك. عندما يمر عميل بإشارة ، يتلقى رسالة على هاتفه الذكي.

7. يدعم العمل عن بعد

يعمل العديد من موظفي المكاتب عن بُعد ، خاصة بسبب جائحة COVID-19. مع توسع القوى العاملة المتنقلة وتقلص مستويات الموظفين الداخليين ، تمنح العديد من الشركات موظفيها خيار العمل خارج الموقع. سيساعدك جعل موظفيك يعملون عن بُعد في توفير المال على التكاليف العامة للحفاظ على مساحة عمل كبيرة.

لدى مديري التوظيف فرصة لاستكشاف مجموعة المواهب ، وهذا يزيد من فرص العثور على موظفين مؤهلين جيدًا حتى في المواقع البعيدة. ومع ذلك ، لكي يكون العمال عن بُعد منتجين ، فهم بحاجة إلى وصول فوري إلى بيانات الأعمال والمعلومات وأعضاء الفريق الآخرين. من السهل تحقيق ذلك باستخدام التقنيات الملائمة للجوّال.

تشمل الفوائد الواضحة للعمل عبر الإنترنت المرونة والوقت الإضافي للموظفين. يتمتع الموظفون بحرية العمل بالطريقة التي يريدونها ومن أي مكان. ينتج عن العمل عن بُعد موظفين أكثر تفاعلاً يمكنهم فعل أي شيء لتعزيز نمو عملك.

علاوة على ذلك ، سيدرك موظفوك أنك تهتم حقًا برفاهيتهم من خلال تزويدهم بالتوازن بين العمل والحياة.

8. يحسن خدمة العملاء

تساعد التكنولوجيا الشركات على تزويد العملاء بخدمة سريعة وفعالة . يمكنك الاختيار من بين خيارات مختلفة للتواصل مع عملائك ، بما في ذلك الهاتف أو الدردشة أو البريد الإلكتروني. يمكنك تشغيل مركز اتصال بشكل مستقل أو كنظام موحد. من خلال دمج نظام إدارة السجلات ونظام الهاتف في CRM الخاص بك ، فإنك تمنح الموظفين إمكانية الوصول إلى أحدث بيانات العملاء.

ارتق بعملك إلى المستوى التالي باستخدام أحدث التقنيات

يؤدي اعتماد التكنولوجيا الجديدة إلى تحسينات فورية في كفاءة الأعمال. من دمج أدوات الأعمال للاتصال الفعال إلى استخدام البرامج السحابية لسهولة الوصول إلى الملفات ، يمكن لكل عمل أن يتطور من التكنولوجيا.