Çağrı Merkezi Kayıt Yazılımını Kullanmanın Faydaları

İş dünyasında çağrı merkezi, çeşitli telefon görüşmelerinin müşteri hizmetleri temsilcileri (CSR'ler) tarafından ele alındığı bir operasyondur. “Çağrı merkezi” terimi, başlangıçta, insanların telefon görüşmesi yapmak veya almak için fiziksel olarak ziyaret ettiği merkezi bir ofise atıfta bulunuyordu. Ancak, VoIP ve bulut tabanlı çözümler gibi yeni teknolojilerle işletmeler artık dünyanın hemen her yerinde çağrı merkezlerini çalıştırabilir.

İlgili Yazı: Çağrı Merkezi Yazılımı Seçerken Dikkat Edilmesi Gereken 7 Şey

Günümüzde çoğu çağrı merkezi, kalite güvencesi ve eğitim amacıyla tüm telefon görüşmelerini kaydetmek için bu tür yazılımları kullanmaktadır. İşletmeler için çalışan performansını izlemelerine, müşteri hizmet kalitesini artırmalarına ve anlaşmazlıkları çözmelerine olanak tanıyan değerli bir varlık olabilir. Bu makale, çağrı merkezleri için çağrı kayıt yazılımı kullanmanın faydalarını keşfedecektir.

Kayıt Yazılımı nasıl çalışır?

Çağrı kayıt yazılımı, telefon konuşmalarını dijital olarak kaydederek ve bir bilgisayarda veya sunucuda depolayarak çalışır. Kayıtlara daha sonra herhangi bir zamanda erişilebilir ve oynatılabilir, bu da işletmelerin müşteri çağrılarını dinlemesine ve çalışan performansını izlemesine olanak tanır.

Bazı çağrı merkezi kayıt yazılımları, telefon konuşmalarında belirli anahtar kelimeler kullanıldığında yöneticileri bilgilendirebilen otomatik uyarılar da sunar. Bu, işletmelerin sorunları tırmanmadan önce hızlı bir şekilde tanımlamasına ve çözmesine olanak tanır.

Bazı çağrı merkezi yazılımları, telefon görüşmelerini kaydetmenin yanı sıra sohbet oturumları, e-postalar ve sosyal medya mesajları gibi diğer etkileşimleri de kaydeder. Bu, işletmelerin müşteri hizmetleri etkileşimlerinin tam bir resmini elde etmelerine ve tüm kanalların yeterince izlenmesini sağlamalarına olanak tanır.

Yazılımı kullanmak için işletmelerin öncelikle uygun donanım ve yazılımı satın alması ve yüklemesi gerekir. Bu ayarlandıktan sonra, tüm gelen ve giden telefon aramalarının kayıtları otomatik olarak yapılabilir.

Ayrıca Okuyun: Profesyonel Bir Faturanın Önemli Bileşenleri

Çağrı Kayıt Yazılımının En Önemli 5 Faydası

Elbette, herhangi bir iş yatırımında olduğu gibi, arama kayıt yazılımının da artıları ve eksileri vardır. Ancak genel olarak, faydaları dezavantajlardan çok daha ağır basmaktadır. İşte işinizde kullanmanın en önemli beş faydası.

İyileştirilmiş Müşteri Hizmetleri

Müşteri hizmet kalitesini artırmak için kullanılabilir. İşletmeler, çalışan performansını izleyerek ve geçmiş telefon görüşmelerinin kayıtlarını dinleyerek müşteri hizmetleri süreçlerindeki zayıflıkları belirleyebilir ve gerekli iyileştirmeleri yapabilir.

Ayrıca işletmelerin müşteri ve çalışan anlaşmazlıklarını çözmesine yardımcı olabilir. İşletmeler, bir telefon görüşmesi sırasında söylenenlerin eksiksiz bir kaydını alarak yanlış anlamaları hızlı bir şekilde çözebilir ve tekrarlanmalarını önleyebilir.

Çalışanlar için Daha İyi Eğitim

Diğer bir faydası ise yeni ve mevcut çalışanları eğitmek için kullanılabilmesidir. Çalışanlar, geçmiş telefon görüşmelerinin kayıtlarını dinleyerek farklı türdeki müşteri sorularını ve şikayetlerini nasıl ele alacaklarını öğrenebilirler. Bu tür eğitim, özellikle hala ipleri öğrenen yeni çalışanlar için faydalıdır.

Çağrı kayıt yazılımı ayrıca çalışan performansını izleyebilir ve iyileştirmenin gerekli olduğu alanları belirleyebilir. İşletmeler, çağrı kayıtlarına dayalı geri bildirim ve koçluk sağlayarak, çalışanların müşteri hizmetleri becerilerini geliştirmelerine yardımcı olabilir.

Arama analizi özellikleri

Daha az bilinen faydalarından biri, veri analizi için kullanılabilmesidir. Şirketler, müşteri davranışları, tercihleri ​​ve ihtiyaçları hakkında içgörüler oluşturmak için telefon görüşmelerinin kayıtlarını kullanabilir. Bu veriler pazarlama kampanyalarını iyileştirebilir, potansiyel müşterileri daha etkili bir şekilde hedefleyebilir ve genel müşteri deneyimini iyileştirebilir.

Örneğin işletmeler, müşteri memnuniyet düzeylerini ölçmek, popüler ürün ve hizmetleri belirlemek ve çalışan performansını değerlendirmek için kayıtları kullanabilir. Bu bilgiler, kaynakların nereye tahsis edileceği ve iş operasyonlarının nasıl iyileştirileceği konusunda kararlar almak için kullanılabilir.

Ayrıca Okuyun: Küçük İşletme Kredilerinin Reddedilmesinin En Önemli 9 Nedeni

Azaltılmış İşletme Maliyetleri

İşletmelerin tasarruf etmesine yardımcı olabilir. İşletmeler, çalışan performansını ve müşteri çağrılarını izleyerek para veya kaynak israf ettikleri alanları belirleyebilir.

Örneğin, çalışanlar müşteri sorularını çözmeden telefonda çok fazla zaman harcıyorsa, bu daha fazla personele ihtiyaç olduğunu gösterebilir. Alternatif olarak, müşteriler aynı sorun hakkında sık sık ararsa bu, ürününüzün iyileştirilmesi gerektiğini gösterebilir. Çağrı kaydediciler, operasyonel verimsizliği belirleyerek işletmelerin tasarruf etmesine yardımcı olabilir.

Hukuki anlaşmazlıklarda yardımcı olur

İşletmelere yasal anlaşmazlıklara karşı koruma sağlayabilir. Bir müşteri kendisine kötü davranıldığını veya yanlış bilgi verildiğini iddia ederek dava açarsa, işletmeler kendilerini savunmak ve çalışanlarının uygun davrandığını kanıtlamak için arama kayıtlarını kullanabilir.

Benzer şekilde, bir çalışan haksız yere işten çıkarıldığını veya disiplin cezasına çarptırıldığını iddia ederse, işletme sahipleri ilgili kayıtları dinleyebilir ve kararın adil olup olmadığını belirleyebilir. Çoğu durumda, arama kayıtlarına erişim, işletmelerin maliyetli davalardan tamamen kaçınmasına yardımcı olabilir.

Bir Çağrı Kaydı Çözümüne mi ihtiyacınız var?

Bir çağrı merkezi veya müşteri hizmetleri operasyonu yürütüyorsanız, çağrı kayıt yazılımı kullanmaktan yararlanabilirsiniz. İyileştirilmiş müşteri hizmeti kalitesi ve yasal korumanın faydaları, onu dikkate almaya değer kılıyor.

İşletmeniz için bir arama kayıt çözümü seçerken, gerekli özellikleri sunan mevcut telefon sisteminizle uyumlu olanı seçin. Piyasadaki pek çok farklı çözüm arasından, özel iş ihtiyaçlarınızı karşılayan bir çözüm mutlaka vardır.

İş dünyası dijital ve uzaktan çalışmaya doğru ilerledikçe, güvenilir çağrı kayıt yazılımına olan ihtiyaç artmaya devam edecek. Bunu şimdi benimseyenler, önümüzdeki yıllarda rekabette bir adım önde olmak için iyi bir konumda olacaklar.

Ayrıca Okuyun: 2022 İçin En İyi Ücretsiz Ekran Kayıt Yazılımı

Çözüm

İşletmenizde arama kayıt yazılımı kullanmanın birçok faydası vardır. Kayıt, müşteri hizmet kalitesini iyileştirebilir, anlaşmazlıkları çözebilir ve işletmeleri yasal işlemlere karşı koruyabilir. İşletmeniz için bir çözüm seçerken, özel ihtiyaçlarınızı karşılayan özellikler sunan saygın ve güvenilir bir sağlayıcı seçmek çok önemlidir.

Ne aramanız gerektiğine dair bazı tavsiyeler, kayıtların kalitesini, kullanım kolaylığını, fiyatı ve müşteri desteğini göz önünde bulundurmak olacaktır. Ayrıca, son kararınızı vermeden önce farklı arama kayıt yazılımı sağlayıcılarının incelemelerini okuduğunuzdan emin olun.