สุดยอดคู่มือการตั้งค่าหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจ

การใช้หมายเลขโทรศัพท์ของคุณเพื่อโทรออกหรือรับสายธุรกิจไม่ใช่ความคิดที่ดีเสมอไป หนึ่งในหลายๆ เหตุผลคือคุณทำให้ตัวเองไวต่อการรับสายธุรกิจแม้ในเวลากระจ้อยร่อย ซึ่งไม่เป็นมืออาชีพ การโทรดังกล่าวควรโอนสายไปยังสายธุรกิจ เว้นแต่จะเป็นกรณีฉุกเฉิน

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: คู่มือขั้นสูงในการตั้งค่าหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจ

การมีหมายเลขโทรศัพท์ของธุรกิจจะช่วยสร้างความเป็นมืออาชีพให้กับธุรกิจของคุณ ช่วยให้คุณสร้างความประทับใจแรกในเชิงบวกและสร้างความไว้วางใจที่ลูกค้ามีต่อธุรกิจของคุณ อย่างไรก็ตาม หากคุณไม่มีหมายเลขโทรศัพท์อย่างเป็นทางการของธุรกิจ คุณควรตั้งค่าไว้

สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าธุรกิจมีความแตกต่างและตอบสนองความต้องการของกลุ่มเฉพาะที่แตกต่างกัน ดังนั้น เมื่อตั้งค่าหมายเลขโทรศัพท์ของธุรกิจ การเลือกหมายเลขที่ตรงกับความต้องการขององค์กรจึงเป็นสิ่งสำคัญ

เพื่อช่วยคุณ บทความนี้นำเสนอคำแนะนำในการตั้งค่าหมายเลขโทรศัพท์ของธุรกิจ อ่านต่อ!

ทำไมคุณต้องมีหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจ

การมีหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจมีข้อดีหลายประการ นอกเหนือจากนี้ จะช่วยได้หากคุณพิจารณาการมีหมายเลขโทรศัพท์ของธุรกิจด้วยเหตุผลหลายประการ รวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

1. ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า

เมื่อคุณมีหมายเลขโทรศัพท์ของธุรกิจ คุณจะสร้างประสบการณ์ที่ดีขึ้นและเป็นส่วนตัวมากขึ้นสำหรับลูกค้าและลูกค้าของคุณได้ง่ายขึ้น หากคุณมีหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจที่มีคุณสมบัติเช่นพนักงานต้อนรับเสมือนจริง ลูกค้าจะพบบุคคลที่ตนกำลังมองหาเส้นทางและสอบถามข้อมูลได้ง่ายขึ้น

นอกจากนี้ คุณจะเป็นทางการและเป็นมืออาชีพมากขึ้นเมื่อรับสายและแนะนำตัวเอง ซึ่งแตกต่างจากการโทรส่วนตัว ดังนั้น คุณจะหลีกเลี่ยงการพูดว่า 'สวัสดี' หรือ 'สวัสดี' ซึ่งอาจเป็นการปิดหูปิดตาสำหรับลูกค้าหรือผู้รับบริการ คุณจะแนะนำตัวเองด้วยชื่อของคุณและถามลูกค้าว่าคุณจะช่วยเหลือพวกเขาได้อย่างไร สิ่งนี้สามารถช่วยสร้างความภักดีของลูกค้าและชื่อเสียงของแบรนด์

นอกจากนี้ เพื่อปรับปรุงการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ให้ได้สูงสุด คุณยังสามารถพิจารณาใช้ข้อความเสียงแบบไม่มีเสียงเรียก เช่น Drop Cowboy Ringless Voicemail นอกเหนือจากการมีหมายเลขโทรศัพท์ของธุรกิจ วิธีนี้จะช่วยให้คุณทำแคมเปญข้อความเสียงและ SMS แบบไร้เสียงโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้ทำให้สมาชิกในทีมของคุณมีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่การรับสายและข้อสงสัยของลูกค้าที่โทรและส่งข้อความถึงคุณโดยตรง

2. คุณสมบัติขั้นสูงเพื่อปรับปรุงการจัดการการโทร

การใช้หมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจช่วยให้คุณได้รับประโยชน์จากการเข้าถึงคุณลักษณะต่างๆ ที่คุณไม่มีเมื่อใช้สายส่วนตัว ตัวอย่างเช่น การโอนสายส่วนตัวไปยังสมาชิกในทีมคนอื่นเป็นเรื่องที่ท้าทาย แต่เป็นไปได้เมื่อใช้หมายเลขโทรศัพท์ของธุรกิจ

เหตุผลที่ทำให้ง่ายต่อการใช้หมายเลขธุรกิจก็เพราะพวกเขามาพร้อมกับองค์ประกอบการจัดการการโทรที่ไม่เหมือนใคร เช่น ไดเร็กทอรีของบริษัทและส่วนขยาย สิ่งเหล่านี้จำเป็นสำหรับการจัดการการโทรจำนวนมากไปยังหรือจากลูกค้า ลูกค้า และพันธมิตรทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ

นอกจากนี้ หมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจยังมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้:

1. การระบุผู้โทรเพื่อช่วยให้คุณรู้ว่าใครโทรมาและจะรับสายหรือไม่

2. การแจ้งเตือนทันทีในกรณีที่มีสายที่ไม่ได้รับ

3. การถอดข้อความเสียงช่วยให้คุณสามารถอ่านข้อความเสียงแทนการฟังได้

สาระสำคัญของการมีคุณลักษณะเหล่านี้ทั้งหมดคือการปรับปรุงการสื่อสารในที่ทำงานและการรู้ว่ามีสายเรียกเข้าเพื่อจัดลำดับความสำคัญ

อ่านเพิ่มเติม: ปลดล็อกศักยภาพของผู้รับมอบฉันทะจากที่พักอาศัยสำหรับความต้องการทางธุรกิจของคุณ

ประเภทของหมายเลขโทรศัพท์

หมายเลขโทรศัพท์มีหลายประเภท แต่ละประเภทมีคุณสมบัติเฉพาะตัว ประเภทหมายเลขโทรศัพท์ที่คุณเลือกสำหรับธุรกิจของคุณก็เป็นข้อพิจารณาที่สำคัญเช่นกัน ต่อไปนี้คือประเภทหมายเลขหลักที่คุณสามารถใช้กับธุรกิจของคุณ:

1. หมายเลขโทรศัพท์ท้องถิ่น

หมายเลขประเภทนี้มีไว้เพื่อสร้างสถานะในท้องถิ่นของธุรกิจของคุณ ตามหลักการแล้ว ควรมีความเกี่ยวข้องหรือเชื่อมโยงกับพื้นที่หรือสถานที่เฉพาะ เพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งขององค์กรของคุณทราบว่าธุรกิจของคุณอยู่ที่ไหนได้ง่ายขึ้น

แม้ว่าจะมีหมายเลขท้องถิ่นระบุตำแหน่งของคุณ แต่คุณก็สามารถรับหมายเลขท้องถิ่นได้ด้วยรหัสที่แตกต่างจากที่คุณดำเนินธุรกิจ ประโยชน์ของสิ่งนี้คือช่วยให้คุณมีสถานะที่โดดเด่นในรัฐ ประเทศ หรือภูมิภาคของคุณ

2. ตัวเลขโต๊ะเครื่องแป้ง

หมายเลขที่ปรับแต่งเองหรือส่วนบุคคลนี้ช่วยให้คุณเพิ่มวลีหรือคำที่เกี่ยวข้องได้ ตัวอย่างของตัวเลขดังกล่าวคือ 2-700-BAGS สาระสำคัญของการใช้หมายเลขตามตัวอักษรคือการทำให้การจดจำชื่อเป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้ที่ไม่รู้จักธุรกิจของคุณ

นอกจากนี้ ตัวเลขดังกล่าวยังช่วยเพิ่มความจำ ตัวอย่างเช่น หากลูกค้าต้องการสั่งอาหารแต่จำเป็นต้องจำว่าได้บันทึกหมายเลขธุรกิจของคุณไว้อย่างไร ลูกค้าสามารถค้นหาบริการ เช่น จัดส่ง และหมายเลขดังกล่าวจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ หลังจากนั้นพวกเขาสามารถโทรหาคุณได้

ตามหลักการแล้ว ถ้าใครเห็นหรือได้ยินเลขเสริมดวงธุรกิจของคุณ พวกเขาก็ไม่จำเป็นต้องเจาะลึกเพื่อค้นหาสิ่งที่ธุรกิจของคุณนำเสนอ พวกเขาจะรู้บริการของคุณทันทีและโทรหาคุณหากพวกเขาต้องการ

ข้อเสียเปรียบหลักประการหนึ่งของหมายเลขโต๊ะเครื่องแป้งคือธุรกิจจำนวนมากเสนอบริการที่คล้ายคลึงกัน ดังนั้น ตัวเลขส่วนใหญ่ที่มีวลีหรือคำที่เหมือนกับผลิตภัณฑ์ที่คุณขายจึงถูกนำมาใช้ ดังนั้น คุณต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์กับวลีหรือคำที่คุณเลือกเพื่อให้ได้หมายเลขโต๊ะเครื่องแป้งที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ โอกาสที่คุณจะได้รับหมายเลขโต๊ะเครื่องแป้งฟรีมีน้อย ดังนั้น ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของผู้ให้บริการ คุณต้องชำระเงินเป็นรายเดือนมาตรฐาน

3. หมายเลข Voice Over Internet Protocol (VoIP)

คุณสามารถรับหมายเลขโทรศัพท์ VoIP ได้เมื่อคุณสมัครใช้บริการ VoIP สำหรับธุรกิจ สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถโทรออกและรับสายผ่านอินเทอร์เน็ตได้ตราบเท่าที่คุณมีการเชื่อมต่อที่เสถียร ในบรรดาหมายเลขโทรศัพท์ทั้งหมดที่คุณจะตั้งค่า คุณใช้เวลามากที่สุดต่อเดือนในการเข้าถึงบริการของผู้ให้บริการของคุณ เมื่อคุณเลือกหมายเลขโทรศัพท์ VoIP

อย่างไรก็ตาม สิ่งที่สวยงามคือมันได้อัพเกรดฟีเจอร์ที่ได้รับความอนุเคราะห์จากเทคโนโลยีที่ทันสมัย ดังนั้นจึงปรับขนาดได้มากขึ้น ยิ่งไปกว่านั้น คุณไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใด ๆ ในการเชื่อมต่อหมายเลขเข้ากับคู่สายของคุณ เนื่องจากเป็นการเชื่อมต่อผ่านอินเทอร์เน็ตโดยตรง

อ่านเพิ่มเติม: 11 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการอุตสาหกรรมที่มีประสิทธิภาพ

4. หมายเลขโทรฟรี

หมายเลขเหล่านี้เป็นที่รู้จักกันโดยทั่วไปว่าขึ้นต้นด้วยเลขนำหน้าระหว่าง 800 ถึง 899 หมายเลขเหล่านี้ไม่ซ้ำกันเมื่อเทียบกับหมายเลขอื่นๆ เนื่องจากสามารถโทรออกได้ฟรี ไม่เกี่ยวข้องกับท้องที่หรือพื้นที่ใด

ผู้ให้บริการโทรศัพท์ของคุณสามารถช่วยคุณตั้งค่าหมายเลขโทรฟรีในอัตราที่เหมาะสม ยิ่งไปกว่านั้น อัตราที่เรียกเก็บมีราคาไม่แพง ประมาณ 10 ดอลลาร์สหรัฐฯ ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องเครียดกับการจ่ายรายเดือน เนื่องจากไม่ได้เชื่อมโยงกับพื้นที่หรือท้องถิ่นใดๆ ทุกคนจากประเทศของคุณจึงสามารถติดต่อธุรกิจของคุณได้อย่างราบรื่น

วิธีตั้งค่าหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจของคุณ

การพัฒนาและความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีทำให้การตั้งหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจง่ายขึ้น หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำเกี่ยวกับการตั้งค่าหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจของคุณ:

1. เลือกแอปหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจ

ด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี ธุรกิจในปัจจุบันจึงใช้แอปหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจเพื่อตั้งค่าหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจของตน แอพหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจเป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้คุณสามารถเลือกประเภทหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจที่คุณต้องการตามความต้องการทางธุรกิจของคุณ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณใช้หมายเลขเดียวบนอุปกรณ์ต่างๆ ที่สามารถแชร์ระหว่างพนักงานของคุณ ทำให้คุณสามารถรับสายและโอนสาย บันทึกข้อความเสียง และอื่นๆ

เมื่อเลือกผู้ให้บริการหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจ คุณต้องแน่ใจว่าพวกเขามีชื่อเสียงและเป็นที่รู้จักในด้านการให้บริการคุณภาพสูง คุณสามารถตรวจสอบผู้ให้บริการต่างๆ และเปรียบเทียบราคา คุณยังสามารถอ่านบทวิจารณ์ออนไลน์เกี่ยวกับบริการของพวกเขาได้อีกด้วย

เมื่อคุณเลือกผู้ให้บริการแล้ว คุณจะดาวน์โหลดแอปลงในโทรศัพท์หรือคอมพิวเตอร์ได้ นี่คือที่ที่คุณจะเลือกและตั้งค่าหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจของคุณ นี่คือสิ่งที่ทีมของคุณจะใช้เพื่อปรับปรุงการโทรและการประมวลผลข้อความ

2. เลือกหมายเลขโทรศัพท์

เมื่อคุณดาวน์โหลดแอปผู้ให้บริการหมายเลขที่คุณต้องการแล้ว คุณสามารถเลือกหมายเลขโทรศัพท์ที่ต้องการได้ เมื่อเลือกหมายเลขคุณต้องใช้เวลา

เหตุผลคือบางแอพมีตัวเลือกให้คุณเลือกระหว่างแอพท้องถิ่น โต๊ะเครื่องแป้ง หรือโทรฟรี หากคุณต้องการสร้างการรับรู้ถึงแบรนด์มากขึ้น คุณสามารถเลือกใช้ตัวเลือกแบบหรูหรา ซึ่งทำการตลาดบริการของคุณ

หมายเลขท้องถิ่นจะเหมาะสมที่สุดหากคุณต้องการมีลูกค้าจากพื้นที่ของคุณให้มากที่สุด อันดับแรก คุณต้องรู้เป้าหมายและเลือกประเภทตัวเลขที่คุณต้องการ

คุณอาจต้องจ่ายค่าบริการรายเดือนสำหรับบริการต่อไปนี้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการของคุณ:

1. ข้อความเสียง

2. โทรไม่จำกัดนาที

3. บันทึกการโทร

4. คำทักทายที่กำหนดเอง

5. การโอนสาย

6. ทดลองใช้ฟรี

จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเลือกผู้ให้บริการที่บริการเหมาะสมกับความต้องการของคุณมากที่สุด เพื่อปรับปรุงการดำเนินงานและมอบประสบการณ์ที่ดีที่สุดแก่ลูกค้าของคุณ

3. สร้างคำทักทายส่วนบุคคล

เมื่อคุณดาวน์โหลดแอปแล้ว ทำตามคำแนะนำในการลงชื่อสมัครใช้ทั้งหมด และเลือกหมายเลขที่คุณต้องการ ขั้นตอนต่อไปคือการสร้างคำทักทาย เมื่อคุณตั้งค่าคำทักทายที่กำหนดเองแล้ว จะเป็นสิ่งแรกที่ลูกค้าของคุณจะได้ยินเมื่อพวกเขาโทรหรือกดหมายเลขธุรกิจของคุณ

ตัวอย่างคำทักทายเริ่มต้นที่คุณสามารถบันทึกได้คือ 'ขอบคุณที่ติดต่อ ABC Company' สอบถามข้อมูล กด 1' คำทักทายไม่จำเป็นต้องเป็นแบบนี้เสมอไป คุณสามารถปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ

หากคุณไม่ต้องการบันทึกเอง คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์ที่ช่วยบรรยายคำทักทายของคุณอย่างมืออาชีพได้ ลองและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำทักทายนั้นตรงกับสไตล์ธุรกิจของคุณ เพื่อหลีกเลี่ยงการตัดทอนความถูกต้องและความคิดริเริ่ม

หากต้องการอัปโหลดเสียง คุณต้องทำตามคำแนะนำของแอปและเลือกตัวเลือกที่เหมาะกับคุณที่สุด เช่น อัดเสียงผ่านโทรศัพท์หรือคอมพิวเตอร์ พยายามให้มากที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าการบันทึกเป็นรูปแบบ mp3 แล้วจึงอัปโหลด ตราบใดที่เสียงในเสียงนั้นน่าฟังและสื่อถึงข้อความที่เหมาะสม คุณสามารถใช้เป็นคำทักทายที่กำหนดเองได้

4. อย่าลืมส่วนขยาย

แอปหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจส่วนใหญ่มีข้อกำหนดสำหรับการต่ออายุ คุณลักษณะนี้ทำให้คุณสามารถส่งต่อผู้โทรไปยังบุคคลในแผนกขององค์กรที่ถูกต้องได้ ตัวอย่างเช่น ส่วนขยายของคุณอาจรวมถึง: 'หากต้องการเปิดบัญชีใหม่ ให้กดหนึ่ง; สำหรับการสอบถามเกี่ยวกับสินเชื่อของคุณ กด 2' และรายการจะดำเนินต่อไป

หากคุณเป็นคนหนึ่งที่อยู่ในสาย คุณสามารถโอนสายไปยังผู้เชี่ยวชาญที่จัดการเรื่องร้องทุกข์ของลูกค้าได้ ส่วนขยายจะมีประสิทธิภาพมากหากคุณดำเนินกิจการในบริษัทขนาดใหญ่ ดังนั้น หากคุณมีคำทักทายลูกค้าพร้อมส่วนขยาย มันจะช่วยให้คุณจัดการกับลูกค้าจำนวนมากในหนึ่งวัน เมื่อเทียบกับพวกเขาโทรหาคนเดียว

คุณอาจมีธุรกิจขนาดเล็กที่จัดตั้งขึ้น ดังนั้นคุณจึงจัดการสิ่งต่างๆ ได้โดยอิสระ ในกรณีนี้ คุณไม่จำเป็นต้องใช้นามสกุลหรือคำทักทายที่กำหนดเอง คุณสามารถจัดการกับลูกค้าของคุณโดยตรงและตอบสนองความต้องการของพวกเขา

5. ตั้งค่าข้อความวอยซ์เมลของคุณ

เช่นเดียวกับที่คุณตั้งค่าคำทักทาย คุณสามารถตั้งค่าข้อความเสียงเริ่มต้นในกรณีที่ผู้โทรโทรมาและคุณไม่ได้รับสาย ตัวอย่างคือ 'ขอบคุณสำหรับการติดต่อบริษัท ABC คุณจะได้รับโทรศัพท์ทันทีที่ตัวแทนรายต่อไปพร้อมให้บริการ' หรือคุณสามารถบอกให้พวกเขาฝากข้อความไว้ได้

เนื่องจากนี่คือธุรกิจของคุณ คุณจึงต้องตัดสินใจว่าข้อความเริ่มต้นของคุณจะเป็นอย่างไร สิ่งเดียวที่คุณต้องทำคือตรวจสอบให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับบริการทางธุรกิจของคุณ ยิ่งกว่านั้น โปรดทราบว่าคุณสามารถเปลี่ยนข้อความเสียงเมื่อใดก็ได้และแก้ไขให้ดียิ่งขึ้น

อ่านเพิ่มเติม: การค้นหาผู้บริหารเพื่อการขาย: เคล็ดลับในการหาผู้สมัครที่ดีที่สุด

6. มีเพลงรอสายที่เหมาะสม

บางครั้งคุณอาจได้รับสายในขณะที่ใช้สายอื่น ดังนั้นคุณต้องพักสายอื่นไว้ ในกรณีนี้ จำเป็นต้องมีเพลงรอสายที่ผ่อนคลายซึ่งจะกระตุ้นให้ผู้โทรรอ

หากคุณไม่ต้องการให้เป็นเพลงจริงๆ คุณสามารถบันทึกวิดีโอที่อธิบายบริการของบริษัทของคุณโดยมีพื้นหลังเป็นเพลงบรรเลงที่ผ่อนคลายและใช้เป็นเพลงรอสายได้ นี่จะเป็นโอกาสในการโฆษณาธุรกิจของคุณ

7. ทดสอบหมายเลขโทรศัพท์ใหม่

หลังจากทำตามขั้นตอนข้างต้นแล้ว คุณสามารถส่งและรับสายได้ ในการนี้ คุณต้องการยืนยันว่าคุณได้ทำตามขั้นตอนอย่างถูกต้องหรือไม่โดยการทดสอบหมายเลขโทรศัพท์ ยืนยันว่าข้อความทักทาย นามสกุล และข้อความเสียงถูกจัดวางอย่างดี

คุณสามารถทำทั้งหมดนี้ได้โดยใช้หมายเลขของคุณเพื่อโทรหาธุรกิจ คุณสามารถพาเพื่อนไปด้วยเพื่อทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้น พวกเขาจะช่วยได้อย่างมากในการทดลองกับส่วนเสียงรอสาย ยิ่งกว่านั้นพวกเขาจะให้ข้อเสนอแนะแก่คุณ หากพวกเขาชี้ให้เห็นข้อผิดพลาด อย่าลังเลที่จะแก้ไข

บทสรุป

การมีหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจสำหรับธุรกิจของคุณเป็นสิ่งสำคัญ สิ่งนี้จะช่วยปรับปรุงการดำเนินงานของคุณและปรับปรุงความเป็นมืออาชีพของคุณ นอกจากนี้ยังทำให้การสอบถามลูกค้าของคุณง่ายขึ้น ทำให้พวกเขาได้รับประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้น ดังนั้น หากคุณยังคงใช้หมายเลขโทรศัพท์ส่วนตัวสำหรับธุรกิจของคุณ ก็ถึงเวลาอัปเดตและตั้งค่าหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจของคุณ