วิธีปรับปรุงคุณภาพการโทรและลดต้นทุนสำหรับธุรกิจของคุณ

การสื่อสารเป็นโครงสร้างพื้นฐานที่สำคัญสำหรับธุรกิจ ทุกอย่างขึ้นอยู่กับการสื่อสารที่ชัดเจนและเชื่อถือได้: ทีมของคุณต้องสามารถสื่อสารระหว่างกันและกับลูกค้าได้อย่างสม่ำเสมอ

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: ซอฟต์แวร์คอลเซ็นเตอร์ที่ดีที่สุดในปี 2022-23

อย่างไรก็ตาม การปรับปรุงคุณภาพการโทรมักจะหมายถึงการเพิ่มต้นทุน ซึ่งทำให้เกิดการคำนวณที่ซับซ้อน ประโยชน์ของการสื่อสารที่ได้รับการปรับปรุงจะสร้างรายได้เพียงพอที่จะจ่ายสำหรับตัวเองและปรับต้นทุนให้เหมาะสมหรือไม่

แต่ถ้าคุณรู้วิธีปรับปรุงคุณภาพการโทรและลดค่าใช้จ่ายไปพร้อม ๆ กัน คุณไม่ต้องกังวลกับการชั่งน้ำหนักต้นทุนและผลประโยชน์เหล่านี้ อย่างน้อยก็ไม่มากเท่า

แน่นอน เราจะครอบคลุมวิธีต่างๆ ในการปรับปรุงคุณภาพการโทร ในขณะเดียวกันก็ลดต้นทุนลง เพื่อทำให้ชีวิตธุรกิจของคุณง่ายขึ้นและมีกำไรมากขึ้น

วิธีลดต้นทุน เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า และปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ใช้ปลายทาง

การปรับปรุงคุณภาพการโทรพร้อมทั้งลดต้นทุนเป็นเรื่องของการใช้กลยุทธ์และเทคโนโลยีการสื่อสารที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ในบางกรณี คุณสามารถใช้กลยุทธ์นี้กับเครือข่ายการสื่อสารใดก็ได้ที่คุณมี กลยุทธ์อื่นๆ ต้องการโครงสร้างพื้นฐานด้านการสื่อสารที่มีความสามารถมากขึ้น

นี่คือสิ่งที่ต้องทำโดยเริ่มจากด้านเทคโนโลยี

อ่านเพิ่มเติม: เคล็ดลับในการเริ่มต้นธุรกิจใหม่ในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวด

ย้ายข้อมูลการสื่อสารของคุณไปยังแพลตฟอร์ม SIP Trunking

โดยพื้นฐานแล้ว SIP trunking ใช้การเชื่อมต่อแบบดิจิทัลเพื่อเชื่อมต่อระบบโทรศัพท์ของคุณกับอินเทอร์เน็ต ดังนั้นการโทรของคุณจึงต้องใช้โครงสร้างพื้นฐานทางอินเทอร์เน็ต แทนที่จะเป็นสายโทรศัพท์แบบเดิม ผู้ให้บริการเดินสายไฟ SIP เช่น Telnyx ช่วยให้คุณสามารถย้ายระบบโทรศัพท์ของคุณไปยังแพลตฟอร์มเดินสาย SIP ได้ ไม่ว่าคุณจะใช้ระบบโทรศัพท์รุ่นเก่าหรือการสื่อสารแบบ VoIP

การเดินสายไฟ SIP มีประโยชน์หลายประการเหนือทั้งระบบโทรศัพท์ VoIP มาตรฐานและระบบโทรศัพท์รุ่นเก่า:

• การจัดการการโทรขั้นสูง ผู้ให้บริการเดินสาย SIP สามารถควบคุมวิธีที่การโทรของคุณเดินทางผ่านเครือข่ายของตนได้ดีขึ้น

ซึ่งช่วยให้พวกเขาสามารถนำเสนอคุณลักษณะขั้นสูงเพิ่มเติม เช่น การกำหนดเส้นทางการโทรแบบกำหนดเองสำหรับหมายเลขโทรศัพท์แต่ละหมายเลข การบันทึกการโทร และการควบคุมการโทรแบบเป็นโปรแกรม สิ่งนี้ช่วยให้คุณควบคุมและมีตัวเลือกมากขึ้นสำหรับการกำหนดเส้นทางการโทรและการนำระบบอัตโนมัติไปใช้

• คุณภาพการโทรที่ดีขึ้น การเดินสาย SIP ให้การเชื่อมต่อโดยตรงระหว่างเครือข่ายระบบโทรศัพท์ภายในของคุณกับเครือข่ายบริเวณกว้างของอินเทอร์เน็ต

ซึ่งหมายความว่ามีสายน้อยลงและฮาร์ดแวร์น้อยลงในการเชื่อมต่อโทรศัพท์ของคุณ การลดความซับซ้อนของโครงสร้างพื้นฐานในการเชื่อมต่อจะลดเสียงรบกวนและส่งสัญญาณที่ชัดเจนขึ้นเพื่อการโทรด้วยเสียงและวิดีโอที่คมชัดยิ่งขึ้น

• มีความยืดหยุ่นมากขึ้น การเดินสายไฟ SIP เข้ากันได้กับทั้งฮาร์ดและซอฟต์โฟน

หากคุณมีโทรศัพท์ตั้งโต๊ะสำหรับทีมของคุณอยู่แล้ว อุปกรณ์เหล่านี้จะทำงานในเครือข่ายเดินสายไฟ SIP แต่การเดินสาย SIP ยังให้ตัวเลือกแก่คุณในการใช้ซอฟต์โฟน ซึ่งช่วยให้ทีมของคุณสามารถใช้สมาร์ทโฟนหรือคอมพิวเตอร์เพื่อการสื่อสารทางโทรศัพท์

การใช้ซอฟต์โฟนมักจะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เนื่องจากง่ายต่อการใช้โปรแกรมโทรอัตโนมัติและเครื่องมือโทรศัพท์อื่นๆ บนซอฟต์โฟน

อ่านเพิ่มเติม: ประโยชน์ 10 อันดับแรกของบริการขนย้ายสำนักงานอย่างมืออาชีพ

• ความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น ผู้ให้บริการเดินสายไฟ SIP ที่มีคุณภาพเป็นเจ้าของและดำเนินการเครือข่าย IP ของตนเอง

นั่นหมายความว่าพวกเขาสามารถรักษาความปลอดภัยข้อมูลการโทรของคุณจากต้นทางถึงปลายทาง แทนที่จะปกป้องเฉพาะข้อมูลของคุณจนกว่าจะออกจากเครือข่ายของผู้ให้บริการ SIP และกระโดดเข้าสู่เครือข่ายของบุคคลที่สามหรือที่แย่กว่านั้นคืออินเทอร์เน็ตสาธารณะ

การรักษาความปลอดภัยที่ดีขึ้นช่วยลดความเสี่ยงของการรั่วไหลของข้อมูลที่เป็นหายนะ ซึ่งอาจรุนแรงพอที่จะทำให้บริษัทล้มละลายได้

• การทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น การสื่อสารที่ชัดเจนและเชื่อถือได้มากขึ้นหมายความว่าทีมของคุณสามารถแบ่งปันข้อมูลได้ดียิ่งขึ้นและทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้น SIP trunking ยังรองรับการแชทและการส่งข้อความเพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณสามารถเชื่อมต่อได้ทุกที่
• ต้นทุนที่ต่ำกว่า การเดินสายไฟ SIP นั้นคุ้มค่ากว่าเทคโนโลยีโทรคมนาคมอื่นๆ

ด้วยการเดินสาย SIP คุณสามารถจัดเตรียมและยกเลิกหมายเลขโทรศัพท์ได้ตามต้องการ ซึ่งหมายความว่าคุณจะจ่ายเฉพาะการเชื่อมต่อที่คุณต้องการ เมื่อคุณต้องการเท่านั้น ด้วยวิธีนี้คุณจะไม่มีหมายเลขโทรศัพท์ที่ว่าง กินงบประมาณของคุณอย่างไร้ประโยชน์

อย่างไรก็ตาม การเดินสาย SIP มักจะมีค่าใช้จ่ายน้อยกว่า VoIP และเทเลคอมรุ่นเก่า ทั้งแบบเป็นตัวเลขและต่อนาที

ปัจจัยการลดต้นทุนทั้งสองนี้รวมกันเพื่อมอบการลดต้นทุนอย่างมีนัยสำคัญสำหรับธุรกิจ

ตั้งค่าการติดตามข้อความเสียง

การติดตามข้อความเสียงช่วยปรับปรุงการส่งข้อความเสียง

เทคโนโลยีนี้จะคอยติดตามข้อความเสียงของคุณเมื่อมีการส่งไปยังไซต์ภายนอก แล้วส่งกลับการแจ้งเตือนเมื่อไซต์ตรวจสอบข้อความและเมื่อข้อความถูกส่งจริง

เพื่อให้แน่ใจว่าข้อความเสียงของคุณถูกส่งผ่านเครือข่ายที่ดีที่สุด โดยพิจารณาจากความแออัดของเครือข่ายและปัจจัยภายนอก เช่น สภาพอากาศ เนื่องจากการติดตามข้อความเสียงจะตรวจพบเมื่อการส่งข้อความล้มเหลวหรือใช้เวลานานกว่าที่ควร

เมื่อคุณทราบว่ามีการส่งข้อความเสียง คุณมีความรับผิดชอบต่อพนักงานที่ดีขึ้น เนื่องจากคุณทราบเมื่อส่งข้อความ อย่างไรก็ตาม การได้รับอัตราการส่งข้อความสูงสุดจะช่วยขจัดความล้มเหลวในการสื่อสารซึ่งอยู่นอกเหนือการควบคุมของทีมคุณ

อ่านเพิ่มเติม: ตัวเลือกการชำระเงินทางธุรกิจสำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโตของคุณในปี 2022

ใช้การโต้ตอบด้วยเสียงแบบโต้ตอบ (IVR)

คุณคงคุ้นเคยกับระบบ Interactive Voice Response (IVR) อยู่แล้ว แม้ว่าคุณจะไม่คุ้นเคยกับคำศัพท์ดังกล่าวก็ตาม หากคุณเคยโทรหาธุรกิจและเชื่อมต่อกับระบบเมนูอัตโนมัติที่ตอบสนองต่อคำสั่งเสียง แสดงว่าคุณใช้ระบบ IVR

โดยพื้นฐานแล้ว ระบบ IVR ช่วยให้ระบบโทรคมนาคมของคุณสามารถกำหนดเส้นทางการโทรไปยังบุคคลที่เหมาะสมได้โดยอัตโนมัติ

หากไม่มีระบบ IVR คุณจะต้องใช้เมนูเสียงสัมผัส ซึ่งยุ่งยากกว่าและมีความสามารถน้อยกว่าระบบ IVR หรือคุณต้องมีตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าที่ทุ่มเทให้กับการกำหนดเส้นทางการโทรด้วยตนเอง

ไม่มีตัวเลือกที่ดี

ระบบ IVR ไม่เพียงแต่กำหนดเส้นทางการโทรอัตโนมัติเท่านั้น แต่ยังให้การสนับสนุนอัตโนมัติอีกด้วย ปัญหาบางอย่างของลูกค้าสามารถแก้ไขได้ด้วยคำแนะนำหรือข้อมูลที่บันทึกไว้อย่างง่าย

หากคุณโทรติดต่อฝ่ายบริการลูกค้าแบบธรรมดาโดยอัตโนมัติ จะทำให้ทีมบริการลูกค้ามีเวลามากขึ้นในการช่วยเหลือลูกค้าที่มีปัญหาที่ซับซ้อนมากขึ้น

ซึ่งจะช่วยลดเวลาในการแก้ไขปัญหาสำหรับคำถามเกี่ยวกับบริการลูกค้าทั้งหมดของคุณ ซึ่งจะช่วยปรับปรุงประสบการณ์ลูกค้าของคุณในท้ายที่สุด

ใช้ประโยชน์จากการกำหนดเส้นทางการโทรโดยตรง

การกำหนดเส้นทางสายตรงช่วยลดจำนวนการเชื่อมต่อที่จำเป็นในการโอนสายจากหมายเลขหนึ่งไปยังอีกหมายเลขหนึ่ง

คุณอาจคิดว่าการโทรจะส่งตรงจากหมายเลขหนึ่งไปยังอีกหมายเลขหนึ่งตลอดเวลา อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ใช่กรณีเสมอไป

ผู้ให้บริการโทรคมนาคมบางรายใช้เครือข่ายบุคคลที่สามหรืออาศัยอินเทอร์เน็ตสาธารณะในการเชื่อมต่อการโทร สิ่งนี้อาจทำให้การเชื่อมต่อการโทรของคุณซับซ้อน เนื่องจากเครือข่ายอินเทอร์เน็ตส่วนที่สามและสาธารณะนั้นไม่ได้มีประสิทธิภาพสูงสุดเสมอไป และมักจะเพิ่ม "ฮ็อป" เข้าไปในขณะที่พวกเขากำหนดเส้นทางการโทรจากหมายเลขหนึ่งไปยังอีกหมายเลขหนึ่ง

ตามหลักการแล้ว ผู้ให้บริการเดินสาย SIP ของคุณจะใช้การกำหนดเส้นทางตรงเป็นค่าเริ่มต้น สถานการณ์ที่ดีที่สุดอันดับสองคือผู้ให้บริการ SIP ของคุณจะให้คุณเลือกใช้การกำหนดเส้นทางการโทรโดยตรง

อ่านเพิ่มเติม: 8 ขั้นตอนในการปรับปรุงความปลอดภัยขณะเปิดธุรกิจของคุณ อีกครั้ง

การกำหนดเส้นทางการโทรโดยตรงช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อความจะถูกส่งอย่างน่าเชื่อถือและปรับปรุงการสื่อสารตามเวลาจริงทั้งหมดของคุณ เมื่อมีการโอนสายทางอ้อม อาจทำให้เกิดเสียงรบกวนและการสนทนาในสายสนทนาและคุณภาพภาพในการสนทนาทางวิดีโอไม่ดี

การกำหนดเส้นทางการโทรโดยตรงจะสร้างการสื่อสารที่เชื่อถือได้และชัดเจนยิ่งขึ้นระหว่างทีมของคุณและกับลูกค้าของคุณ

เริ่มลดต้นทุนก่อนจะสายเกินไป

อย่างที่คุณอาจสังเกตเห็น สิ่งเหล่านี้ส่วนใหญ่ต้องการการเชื่อมต่อสายสัญญาณ SIP

มาตรฐาน VoIP และระบบโทรศัพท์แบบเดิมขาดความสามารถและความสามารถในการกำหนดค่าเพื่อใช้กลยุทธ์เหล่านี้ หากคุณยังคงใช้โครงสร้างพื้นฐานด้านโทรคมนาคมแบบดั้งเดิมเหล่านี้อยู่ คุณจะไม่สามารถตั้งค่าการสื่อสารของคุณให้มีประสิทธิภาพสูงสุดได้

ดังนั้น ขั้นตอนแรกคือการโยกย้ายการสื่อสารของคุณไปยังแพลตฟอร์มเดินสายไฟ SIP

สำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ การดำเนินการนี้จะช่วยลดต้นทุนและปรับปรุงคุณภาพการโทรในทันที อย่างไรก็ตาม เมื่อการสื่อสารของคุณทำงานบนการเชื่อมต่อ SIP คุณสามารถกำหนดค่าโทรคมนาคมและลดต้นทุนเป็นสองเท่า