Come migliorare la qualità delle chiamate e ridurre i costi per la tua azienda

Le comunicazioni sono un'infrastruttura fondamentale per le aziende. Tutto si basa su una comunicazione chiara e affidabile: i tuoi team devono essere in grado di comunicare in modo coerente tra loro e con i clienti.

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Tuttavia, migliorare la qualità delle chiamate spesso significa aumentare i costi, il che introduce calcoli complicati. I vantaggi di una migliore comunicazione genereranno entrate sufficienti per autofinanziarsi e giustificare i costi?

Ma se sai come migliorare la qualità delle chiamate e ridurre i costi allo stesso tempo, non devi preoccuparti di soppesare questi costi e benefici, almeno non altrettanto.

Naturalmente, tratteremo i modi per migliorare la qualità delle chiamate riducendo allo stesso tempo i costi, per rendere la vita aziendale più facile e redditizia.

Come ridurre i costi, aumentare la soddisfazione dei clienti e migliorare l'esperienza dell'utente finale

Migliorare la qualità delle chiamate riducendo i costi è una questione di implementazione di strategie e tecnologie di comunicazione che svolgano il lavoro in modo più efficiente.

In alcuni casi, puoi implementare le strategie su qualsiasi rete di comunicazione di cui disponi. Altre strategie richiedono un'infrastruttura di comunicazione più capace.

Ecco cosa fare, a cominciare dal lato tecnologico.

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Migra le tue comunicazioni su una piattaforma di trunking SIP

In sostanza, il trunking SIP utilizza connessioni digitali per connettere il tuo sistema telefonico a Internet, quindi le tue chiamate si basano sull'infrastruttura Internet, piuttosto che sulle linee telefoniche tradizionali. I provider di trunking SIP, come Telnyx, ti offrono la possibilità di migrare il tuo sistema telefonico su una piattaforma di trunking SIP, indipendentemente dal fatto che tu stia utilizzando un sistema telefonico legacy o comunicazioni VoIP.

Il trunking SIP offre numerosi vantaggi rispetto ai sistemi telefonici VoIP standard e legacy:

• Gestione avanzata delle chiamate. I provider di trunking SIP hanno un controllo migliore sul modo in cui le tue chiamate viaggiano sulla loro rete.

Ciò consente loro di offrire funzionalità più avanzate come l'instradamento delle chiamate personalizzato per ciascun numero di telefono, la registrazione delle chiamate e il controllo programmatico delle chiamate. Ciò offre molto più controllo e opzioni per l'instradamento delle chiamate e l'implementazione dell'automazione.

• Migliore qualità delle chiamate. Il trunking SIP fornisce una connessione più diretta tra la rete del sistema telefonico interno e la rete WAN di Internet.

Ciò significa meno cavi e meno componenti hardware nella connessione del telefono. La semplificazione dell'infrastruttura di connessione riduce il rumore e fornisce un segnale più chiaro per un audio delle chiamate migliore e videochiamate nitide.

• Più flessibilità. Il trunking SIP è compatibile sia con hardphone che softphone.

Se disponi già di deskphone fisici per i tuoi team, funzioneranno su una rete trunking SIP. Ma il trunking SIP ti offre anche la possibilità di utilizzare i softphone, che consentono ai tuoi team di utilizzare smartphone o computer per le comunicazioni telefoniche.

L'uso dei softphone spesso aumenta la produttività perché è facile utilizzare i dialer automatici e altri strumenti telefonici su un softphone.

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• Maggiore sicurezza. I provider di trunking SIP di qualità possiedono e gestiscono la propria rete IP.

Ciò significa che possono proteggere i dati delle tue chiamate da un capo all'altro, invece di proteggere i tuoi dati solo fino a quando non lasciano la rete del tuo provider SIP e saltano su una rete di terze parti o, peggio, su Internet pubblico.

Una migliore sicurezza riduce i rischi di perdite di dati catastrofiche, che possono essere abbastanza gravi da far fallire le aziende.

• Collaborazione più produttiva. Una comunicazione più chiara e affidabile significa che i tuoi team possono condividere meglio le informazioni e ottenere di più. Il trunking SIP supporta anche chat e messaggi di testo per garantire che i tuoi team possano rimanere connessi, ovunque si trovino.
• Costi inferiori. Il trunking SIP è semplicemente più efficiente in termini di costi rispetto ad altre tecnologie di telecomunicazione.

Con il trunking SIP, puoi fornire e terminare i numeri di telefono su richiesta, il che significa che paghi solo per le connessioni di cui hai bisogno, quando ne hai bisogno. In questo modo non avrai mai numeri di telefono inattivi, consumando inutilmente il tuo budget.

Tuttavia, il trunking SIP costa quasi sempre meno del VoIP e delle telecomunicazioni legacy, sia in base al numero che al minuto.

Questi due fattori di riduzione dei costi si combinano per fornire una significativa riduzione dei costi per le aziende.

Imposta il monitoraggio dei messaggi vocali

Il rilevamento dei messaggi vocali migliora la consegna dei messaggi vocali.

Questa tecnologia tiene sotto controllo i tuoi messaggi vocali quando vengono indirizzati a un sito esterno, quindi restituisce una notifica quando il sito controlla il messaggio e quando il messaggio viene effettivamente recapitato.

Ciò garantisce che i tuoi messaggi vocali vengano instradati sulle reti migliori, in base alla congestione della rete e a fattori esterni come le condizioni meteorologiche, poiché il rilevamento dei messaggi vocali rileverà quando la consegna dei messaggi non riesce o richiede più tempo del dovuto.

Quando sai che i messaggi vocali vengono consegnati, hai una migliore responsabilità del personale, poiché sai quando i messaggi sono stati consegnati. Tuttavia, ottenere i tassi di consegna dei messaggi più elevati elimina semplicemente gli errori di comunicazione che sono al di fuori del controllo del tuo team.

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Implementare la risposta vocale interattiva (IVR)

Probabilmente hai familiarità con i sistemi di risposta vocale interattiva (IVR), anche se non hai familiarità con il termine. Se hai mai chiamato un'azienda e ti sei connesso a un sistema di menu automatizzato che rispondeva ai comandi vocali, hai utilizzato un sistema IVR.

Fondamentalmente, un sistema IVR consente al tuo sistema di telecomunicazioni di instradare automaticamente le chiamate alla persona giusta.

Senza un sistema IVR è necessario utilizzare i menu a toni, che sono più ingombranti e meno capaci di un sistema IVR. Oppure è necessario disporre di un rappresentante del servizio clienti dedicato all'instradamento manuale delle chiamate.

Nessuna di queste sono buone opzioni.

Un sistema IVR non solo automatizza l'instradamento delle chiamate, ma può anche fornire supporto automatizzato. Alcuni problemi dei clienti possono essere risolti con istruzioni o informazioni semplici e registrate.

Se si automatizzano le semplici chiamate del servizio clienti, i team del servizio clienti hanno più tempo per aiutare i clienti che hanno problemi più complessi.

Ciò riduce i tempi di risoluzione di tutte le richieste del servizio clienti, il che in definitiva migliora l'esperienza del cliente.

Sfrutta l'instradamento diretto delle chiamate

L'instradamento diretto delle chiamate riduce semplicemente il numero di connessioni necessarie per trasferire una chiamata da un numero all'altro.

Potresti pensare che le chiamate vengano instradate direttamente da un numero all'altro, sempre. Tuttavia, questo non è sempre il caso.

Alcuni fornitori di servizi di telecomunicazioni utilizzano reti di terze parti o si affidano a Internet pubblico per connettere le chiamate. Ciò può complicare le tue connessioni di chiamata, perché le reti Internet pubbliche e di terze parti non sono sempre le più efficienti e spesso aggiungono "salti" mentre instradano le chiamate da un numero all'altro.

Idealmente, il tuo provider di trunking SIP utilizzerà il routing diretto per impostazione predefinita. La seconda situazione migliore è che il tuo provider SIP ti darà la possibilità di utilizzare l'instradamento diretto delle chiamate.

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L'instradamento diretto delle chiamate garantisce che i messaggi vengano recapitati in modo affidabile e migliora tutte le comunicazioni in tempo reale. Quando le chiamate vengono instradate indirettamente, possono causare rumori e chiacchiere nelle chiamate vocali e una scarsa qualità visiva nelle videochiamate.

L'instradamento diretto delle chiamate produce semplicemente comunicazioni più affidabili e più chiare tra i tuoi team e con i tuoi clienti.

Inizia a ridurre i costi prima che sia troppo tardi

Come avrai notato, la maggior parte di questi richiede connessioni trunking SIP.

Il VoIP standard e i sistemi telefonici legacy semplicemente non hanno la capacità e la configurabilità per implementare queste strategie. Se stai ancora utilizzando una di queste infrastrutture di telecomunicazioni tradizionali, semplicemente non sarai in grado di impostare le tue comunicazioni per essere le più efficienti.

Pertanto, il primo passaggio consiste nel migrare le comunicazioni su una piattaforma di trunking SIP.

Per la maggior parte delle aziende, ciò ridurrà immediatamente i costi e migliorerà la qualità delle chiamate. Tuttavia, una volta che le comunicazioni sono in esecuzione su connessioni SIP, puoi configurare le tue telecomunicazioni e raddoppiare gli sforzi di riduzione dei costi.