25 สูตร Excel & แป้นพิมพ์ลัดเพื่อประหยัดเวลาและความพยายาม

Microsoft Excel เป็นซอฟต์แวร์การจัดการ การติดตาม และการวิเคราะห์ข้อมูลราคาไม่แพงสำหรับทุกอุตสาหกรรมและทุกภาคส่วน

เหตุใด Excel จึงกลายเป็นความต้องการของทุกธุรกิจ

หนึ่งในโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในปัจจุบันคือ Microsoft Excel เป็นโปรแกรมที่ยืดหยุ่นได้ ประยุกต์ใช้กับงานได้หลายอย่าง Excel เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมที่ควรมีในกล่องเครื่องมือของคุณ ไม่ว่าคุณจะเป็นนักธุรกิจ นักศึกษา หรือเพียงแค่พยายามติดตามเงินหรือกิจกรรมของคุณ

Excel กลายเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจขนาดเล็กทุกแห่งและองค์กรที่สำคัญด้วยเหตุผลหลายประการ ซึ่งรวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียงความสามารถในการจัดการข้อมูล แมโคร และเวิร์กบุ๊ก

การบันทึกข้อมูล การควบคุมการเงิน และการสร้างรายงานเป็นแพลตฟอร์มที่ยอดเยี่ยมสำหรับการสร้างกราฟและแผนภูมิ

นอกจากจะมีความยืดหยุ่นสูงและใช้งานง่ายแล้ว Excel ยังมีราคาที่สมเหตุสมผลอีกด้วย สามารถใช้กับงานต่างๆ ตั้งแต่การตั้งงบประมาณไปจนถึงการติดตามการขาย

นอกจากนี้ยังมีตารางเดือย เครื่องมือสร้างกราฟ และ Visual Basic for Applications ซึ่งเป็นภาษาการเขียนโปรแกรมแมโคร เป็นสเปรดชีตที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในระบบปฏิบัติการ Microsoft Windows, Mac OS X, iOS และ Android

นี่คือเหตุผลหลักบางประการที่ว่าทำไมทุกบริษัทถึงต้องการ

• มีประโยชน์ในการจัดรายการขายของลูกค้า การจัดทำงบประมาณ และการวิเคราะห์หุ้นในภาคการเงิน
• มีประโยชน์สำหรับองค์กรอีคอมเมิร์ซในการระบุรูปแบบและจำแนกข้อมูลออกเป็นกลุ่มที่มีความหมาย
• ดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคล เช่น การจำแนกชั่วโมงทำงานและการจัดเตรียมโปรไฟล์และค่าใช้จ่ายของพนักงาน
• แอปพลิเคชันอื่นๆ ได้แก่ ปฏิทินเนื้อหา การรวบรวมข้อมูลผู้บริโภค การออกใบแจ้งหนี้ และการติดตามและดูแลสินค้าคงคลัง
• ความสามารถในการผสานรวมกับไปป์ไลน์ข้อมูลและเครื่องมืออัตโนมัติอื่น ๆ อย่างรวดเร็วทำให้เป็นเอกลักษณ์ ตัวอย่างเช่น Zapier ช่วยให้คุณสามารถเชื่อมโยงแอปยอดนิยมหลายพันรายการกับ Microsoft Excel

Excel จำเป็นสำหรับทุกคนที่ทำงานในอุตสาหกรรมที่ต้องการข้อมูลแบบตาราง การรู้วิธีใช้ Excel จะทำให้ชีวิตของคุณตรงไปตรงมามากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นในธุรกิจ ในระดับมืออาชีพ หรือในฐานะครู

สรุปแล้ว Excel เป็นทักษะที่ยอดเยี่ยมสำหรับทุกคนที่ต้องการจัดการข้อมูล แผนภูมิพล็อต วิเคราะห์ข้อมูล พยากรณ์ ฯลฯ Excel มีความสำคัญสำหรับเจ้าของบริษัทที่จะต้องมีประสิทธิภาพและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานมากขึ้น แต่ก็เป็นทักษะที่ยอดเยี่ยมสำหรับทุกคน .

สูตร Excel คืออะไร?

สูตร Microsoft Excel ทำการคำนวณ ดำเนินการทางคณิตศาสตร์ และงานการประมวลผลข้อมูลอื่นๆ

ใน Microsoft Excel สูตรจะจัดการกลุ่มข้อมูลเซลล์เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ สูตรยังคงส่งคืนการตอบกลับ แม้ว่าผลลัพธ์จะไม่ถูกต้อง สูตร Excel ทำการคำนวณขั้นพื้นฐานจนถึงการดำเนินการทางคณิตศาสตร์ที่ซับซ้อนที่สุด

Excel ยังช่วยให้คุณทำงานกับตัวแปรวันที่และเวลา และดำเนินการอื่นๆ มากมาย เช่น การหาค่าเฉลี่ยและเปอร์เซ็นต์สำหรับกลุ่มเซลล์

โพสต์นี้จะครอบคลุมสูตรและทางลัดของ Excel ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดบางส่วนเพื่อช่วยให้คุณทำงานได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

มาดูสูตร Microsoft Excel ที่ใช้กันมากที่สุดกันบ้าง

อาร์เรย์

สูตร Excel ที่เรียกว่า ARRAY ใช้เพื่อดำเนินการคำนวณที่ซับซ้อนซึ่งมักไม่สามารถทำได้ด้วยตนเอง

สามารถใช้ได้หลายวิธี แต่ฟังก์ชันพื้นฐานของมันคืออินพุตสำหรับการคำนวณตลอดช่วงเซลล์ Excel

สูตรอาร์เรย์พื้นฐานสองประเภทคือประเภทที่ส่งคืนอาร์เรย์ของค่าและประเภทที่คืนค่าเดียว สูตร ARRAY เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับทุกคนที่ต้องการใช้ประโยชน์สูงสุดจาก Excel และอาจใช้เพื่อดำเนินการคำนวณที่หลากหลาย

ภาพประกอบอาร์เรย์เซลล์เดียว

ดังที่แสดงด้านล่าง สูตรอาร์เรย์จะคูณส่วนแบ่งจากเซลล์ C3 ถึง G3 และราคาจากเซลล์ C4 ถึง G4 สุดท้ายเพิ่มผลลัพธ์เหล่านั้นเพื่อสร้างมูลค่ารวม 14400

สูตรนี้เป็นตัวอย่างของสูตรอาร์เรย์เซลล์เดียว เนื่องจากสูตรนี้ใช้เพียงหนึ่งเซลล์เท่านั้น

Excel อนุญาตให้ใช้สัญลักษณ์เท่ากับ (=) เพื่อเริ่มสูตรในไวยากรณ์มาตรฐาน ซึ่งทำให้ขั้นตอนนี้ง่ายขึ้น คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน Excel ที่มีอยู่แล้วในสูตรอาร์เรย์ของคุณได้

ผู้ใช้สามารถใช้ฟังก์ชัน ARRAY ของสมุดงาน Excel เพื่อดำเนินการคำนวณต่างๆ คุณสามารถรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Arrays ได้จาก Microsoft

เฉลี่ย

ฟังก์ชัน AVERAGE (ค่าเฉลี่ยเลขคณิต) ใน Excel ใช้เพื่อคำนวณค่าเฉลี่ยของข้อมูล ตามชื่อที่แนะนำ ค่าเฉลี่ยของข้อมูลนั้นอยู่ในแถวหรือคอลัมน์โดยการเพิ่มค่าตัวเลขทั้งหมดแล้วหารผลลัพธ์ด้วยจำนวนค่าตัวเลข

ลองใช้ภาพประกอบเพื่อช่วยให้คุณเข้าใจสิ่งนี้:

มาดูวิธีการหาราคาหุ้นเฉลี่ยในแผ่นงาน Excel ด้านล่างกัน

วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกค่าเฉลี่ย ไปที่เมนู Autosum ที่มุมซ้ายบนของ Excel แล้วเลือก AVERAGE ตามที่แสดงในแผ่นงาน Excel ด้านล่าง

สูตรสำหรับค่าเฉลี่ยของทั้งแถวจะถูกเพิ่มโดยแสดงคำตอบไปยังเซลล์ที่เหมาะสมดังแสดงด้านล่าง:

วิดีโอของ Microsoft อาจสอนวิธีทำความเข้าใจฟังก์ชัน Average

นับ

ใน Excel ฟังก์ชัน COUNT มักใช้เพื่อนับจำนวนเซลล์ในอาร์เรย์ที่กำหนด

กล่าวอีกนัยหนึ่ง ใช้เพื่อกำหนดจำนวนเซลล์ในช่วงตัวเลขที่ระบุ

ตัวอย่างเช่น คุณอาจป้อนสูตร =COUNT เพื่อนับตัวเลขระหว่าง D4 และ D8 (D4:D8) ฟังก์ชัน COUNT ส่งกลับค่าสี่อันเนื่องจากผลลัพธ์ของช่วงนี้ประกอบด้วยสี่เซลล์ที่มีตัวเลขดังตัวอย่างด้านล่าง:

ข้อมูลสามารถหาปริมาณได้โดยใช้สูตร COUNT หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีใช้ฟังก์ชัน COUNT ให้ไปที่ Microsoft Video

วันที่

ฟังก์ชัน Excel DATE สามารถใช้เพื่อรวมปี เดือน และวันที่เฉพาะเจาะจงจากเซลล์อื่นๆ เพื่อสร้างวันที่

การเปลี่ยนแปลงวันที่ในเวิร์กชีต Excel แบบไดนามิกโดยอิงจากข้อมูลอื่นๆ อาจเป็นประโยชน์

ไวยากรณ์เริ่มต้นสำหรับสูตรคือ =DATE (ปี เดือน วัน) ภาพด้านล่างแสดงการทำงานของสูตร DATE ใน Microsoft Excel

คุณสามารถเปลี่ยนรูปแบบวันที่โดยใช้ตัวเลือก Format Cell ดังที่แสดงในภาพด้านล่าง

แผนก

ในความเป็นจริง Excel ไม่มีสัญลักษณ์ DIVISION เพียงกดเครื่องหมายทับ (/) เพื่อใช้ฟังก์ชันหาร เป็นสูตรที่ง่ายที่สุดสูตรหนึ่งของ Excel

มาดูตัวอย่างกันเพื่อทำความเข้าใจว่าฟังก์ชัน DIVISION ของ Excel ทำงานอย่างไร

สูตร =D/10 จะใช้เพื่อแบ่งค่าจากคอลัมน์ D ด้วย 10 ดังที่แสดงด้านล่าง สูตรเดียวกันนี้สามารถใช้ได้กับทุกเซลล์หากคุณลากมุมของเซลล์ E4 ลงมาที่เซลล์อื่นๆ ทั้งหมด

สูตรการหารจะเป็น =C4/D4 ดังที่แสดงด้านล่าง เพื่อแบ่งตัวเลขในเซลล์ C4 ด้วยตัวเลขในเซลล์ D4

เพียงแค่ลากมุมของเซลล์ คุณก็จะสร้างผลลัพธ์ไปยังเซลล์จำนวนเท่าใดก็ได้

ถ้า

คำสั่ง IF เป็นฟังก์ชัน Excel ที่ใช้บ่อย ช่วยให้สามารถเปรียบเทียบเชิงตรรกะระหว่างค่าต่างๆ และผลตอบแทนที่ส่งออกได้ ทั้งข้อความและค่าสามารถประเมินได้โดยใช้ฟังก์ชัน IF

ฟังก์ชัน IF สามารถใช้สำหรับการดำเนินการทางคณิตศาสตร์ที่มีฟังก์ชันตรรกะ เช่น AND และ OR นอกเหนือจากการเปรียบเทียบ การประเมินข้อผิดพลาดเป็นอีกแอปพลิเคชันหนึ่งสำหรับมัน

นอกจากนี้ คุณสามารถซ้อนฟังก์ชัน IF ต่างๆ เข้าด้วยกันเพื่อดำเนินการเปรียบเทียบจำนวนมากได้

ฟังก์ชัน IF ใน Excel จะทำการทดสอบทางตรรกะและส่งกลับค่าหรือข้อความสำหรับทั้งผลลัพธ์ที่เป็น TRUE และ FALSE

ไวยากรณ์เริ่มต้นคือ IF (การทดสอบเชิงตรรกะ ค่า if จริง ค่า if เท็จ)

ลองตรวจสอบแผ่นงาน Excel pic1 ด้านล่างเพื่อทำความเข้าใจฟังก์ชัน IF:

ภารกิจคือการระบุนักเรียนที่ทำคะแนนมากกว่า 50 และทำเครื่องหมายว่าผ่าน ในขณะที่นักเรียนที่ทำได้น้อยกว่า 50 ควรถูกบันทึกว่าล้มเหลว

คำสั่ง IF ดังที่แสดงด้านล่างในรูปที่ 1 จะตรวจสอบคะแนนของนักเรียนในคอลัมน์ D ด้วยหมายเลข 50 และหากคะแนนมากกว่า 50 จะทำเครื่องหมายว่าผ่าน ถ้าต่ำกว่า 50 จะใส่เป็น Fail ผ่านและล้มเหลวจะถูกแทรกในคอลัมน์ผลลัพธ์

ต่อไปนี้คือตัวอย่างอีกตัวอย่างหนึ่งของการใช้คำสั่ง IF ในการจัดการโครงการหรือการขาย:

งานคือการค้นหาโครงการที่อยู่ภายในงบประมาณและเกินงบประมาณในไฟล์ Excel ด้านล่าง

สูตร IF ถูกเพิ่มลงในคอลัมน์ E กำหนดว่าโครงการอยู่ในงบประมาณหรือเกินงบประมาณโดยการเปรียบเทียบต้นทุนจริงจากคอลัมน์ D กับราคาตามงบประมาณจากคอลัมน์ C ผลลัพธ์จะอยู่ในคอลัมน์ E

ธุรกิจจำนวนมากใช้ฟังก์ชัน IF เพื่อคำนวณกำหนดชำระหนี้ สร้างตารางการคิดค่าเสื่อมราคา ประเมินความไม่ถูกต้องของข้อมูล ตรวจสอบงบประมาณ จัดระเบียบข้อมูล ฯลฯ

ซ้าย กลาง และขวา

เมื่อต้องการแยกอักขระ คำ หรือตัวเลขเฉพาะออกจากเซลล์ Excel ให้ใช้คำสั่ง LEFT, MID และ RIGHT

เรามาดูการสาธิตอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับวิธีการทำ

แบบฝึกหัด – แยกชื่อจากชื่อเต็มโดยใช้ฟังก์ชัน LEFT

ไวยากรณ์ของฟังก์ชัน LEFT คือ =LEFT (text , num)

ดังที่เห็นในสเปรดชีต Excel ด้านล่าง ตัวอย่างของเราใช้ =LEFT(B4,3) และชื่อแรก Sam จะถูกแยกและป้อนลงในเซลล์ D4 ชื่อจากตำแหน่งสุดท้ายด้านซ้ายแสดงด้วยหมายเลข 3

หากคุณต้องการแยกชื่อและตัวเลขโดยใช้ฟังก์ชัน IF คุณต้องระวังให้มากเมื่อระบุหมายเลขเริ่มต้นและหมายเลขสิ้นสุด คุณไม่สามารถทำซ้ำสูตรลงในเซลล์ด้านล่างและคาดหวังผลลัพธ์ได้

เนื่องจากชื่อ Ricky มีตัวอักษรห้าตัว สูตรของคุณจะเป็น =LEFT(B5,5) หากคุณต้องการแยกชื่อจาก B5

ตอนนี้เรามาดูวิธีการใช้ฟังก์ชัน MID และแยกชื่อที่สองออกจากชื่อเต็มกัน

ไวยากรณ์ของฟังก์ชัน MID คือ =MID(ข้อความ หมายเลขเริ่มต้น หมายเลขสิ้นสุด)

ในแผ่นงาน Excel ด้านล่างของเรา ชื่อที่สองคือ Derling จากเซลล์ B4 เพื่อให้สูตรเป็น

=กลาง(B4,5,11).

D ของ Derling เริ่มต้นที่นับห้าในขณะที่ G ของ Derling สิ้นสุดที่การนับ 11 ตัวเลข 5 และ 11 ใช้ในสูตร Derling จะถูกแยกเป็นชื่อที่สองและป้อนลงในเซลล์ E4

ในฟังก์ชันนี้ คุณต้องระวังเมื่อกล่าวถึงหมายเลขเริ่มต้นและหมายเลขสิ้นสุด คุณไม่สามารถคัดลอกและวางสูตรเพื่อทำซ้ำสูตรในเซลล์อื่น

สุดท้าย เราจะแยก ' ext.' ตัวเลขจากคอลัมน์ C โดยใช้ฟังก์ชัน RIGHT

ไวยากรณ์ของฟังก์ชัน RIGHT คือ =RIGHT (text , end num)

ดูแผ่นงาน Excel ด้านล่างเพื่อดูว่าฟังก์ชัน RIGHT ทำงานอย่างไร

สูตรจะเป็น =RIGHT(C4,2)  

หมายเลข 2 คือตำแหน่งสิ้นสุดของ ext. จากด้านขวา ดังที่เห็นในภาพด้านล่าง ส่วนขยาย 88 จะถูกลบออกและวางไว้ในเซลล์ F4

ไม่ต้องพูดถึงเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด หมายเลขตำแหน่งต้องตรงกันทุกประการ

หากต้องการดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลขนาดใหญ่อย่างรวดเร็ว เช่น ผู้ติดต่อ ที่อยู่ รายการ ฯลฯ ให้ใช้ฟังก์ชัน LEFT, MID และ RIGHT

การคูณ

การใช้งาน Excel ที่ง่ายดายอีกอย่างหนึ่งคือการคูณตัวเลขโดยใช้เครื่องหมายดอกจัน (*)

คุณได้เรียนรู้แล้วว่าสูตร Excel เริ่มต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=) เสมอ เพื่อทำความเข้าใจสูตรคูณ ลองดูตัวอย่างหนึ่ง

ตัวอย่างเช่น หากคุณป้อนสูตร = 11*5 แล้วกด Enter เซลล์จะแสดงคำตอบเป็น 55

เอาอีกภาพประกอบ

ถ้าคุณต้องการคูณตัวเลขในคอลัมน์ C ด้วยตัวเลขในคอลัมน์ D สูตรจะเป็น =C5*D5 ดังที่แสดงด้านล่างในแผ่นงาน Excel

ถ้าคุณลากมุมของเซลล์ E5 ไปยังเซลล์อื่นๆ สูตรจะถูกนำไปใช้กับเซลล์ทั้งหมดโดยอัตโนมัติ และผลลัพธ์จะถูกจัดตำแหน่งอย่างเหมาะสม

สูตรคูณจะเริ่มต้นด้วย PRODUCT หากคุณต้องการคูณตัวเลขเฉพาะจากคอลัมน์ดังที่แสดงในรูปต่อไปนี้

PRODUCT สามารถใช้เพื่อกล่าวถึงเซลล์ตามลำดับที่คั่นด้วยเครื่องหมายทวิภาค (:) ตามที่แสดงในภาพที่ 1

มีหลายวิธีในการใช้คุณลักษณะการคูณของ Excel

สูตรสำหรับการคูณจำนวนเต็มคงที่ตัวเดียวด้วยทั้งคอลัมน์คือ =C5$D$5 ตามที่แสดงในแผ่นงาน Excel ด้านล่าง

ตัวอย่างด้านล่างคูณตัวเลขทั้งหมดในคอลัมน์ C โดยใช้ตัวเลขคงที่ 8 จากคอลัมน์ D

สัญลักษณ์ดอลลาร์ ($) แจ้ง Excel ว่าการอ้างอิงไปยัง D5 เป็น "สัมบูรณ์" ซึ่งหมายความว่าการอ้างอิงจะเป็น D5 เสมอเมื่อคุณคัดลอกสูตรไปยังเซลล์อื่น

PERCENTAGE

ฟังก์ชัน PERCENTAGE ของ Excel ใช้เพื่อกำหนดเปอร์เซ็นต์ของข้อมูลต่างๆ รวมถึงเปอร์เซ็นต์คำตอบที่ถูกต้องของข้อสอบ การกำหนดราคาส่วนลดตามเปอร์เซ็นต์ส่วนลด เปอร์เซ็นต์ความแตกต่างระหว่างตัวเลขสองตัว และอื่นๆ

เปอร์เซ็นต์คำนวณเป็นสัดส่วนต่อร้อยในขั้นตอนทางคณิตศาสตร์ ในแง่นี้ ตัวส่วนและตัวเศษจะถูกหาร และจำนวนผลลัพธ์จะถูกคูณด้วย 100

Excel คำนวณเปอร์เซ็นต์โดยการหารข้อมูลและเปลี่ยนเป็นเปอร์เซ็นต์โดยใช้แป้นพิมพ์ลัด Ctrl+Shift+% หรือเครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ (%) ที่พบในกลุ่ม Numbers บนแท็บหน้าแรก ดังที่แสดงในภาพด้านล่าง

มาดูตัวอย่างด้านล่างเพื่อทำความเข้าใจวิธีการทำงานของเปอร์เซ็นต์ให้ดีขึ้น:

ภารกิจคือการกำหนดเปอร์เซ็นต์ของนักเรียนที่มีสี่วิชาโดยแต่ละวิชาได้ 100 คะแนน

ดังที่แสดงด้านล่าง คอลัมน์ I ประกอบด้วยคะแนนที่นักเรียนได้รับ และคะแนนรวม (100 คะแนนสำหรับแต่ละวิชา x 4) ถูกนำเสนอในคอลัมน์ J

มาดูกระบวนการคำนวณเปอร์เซ็นต์กัน

เปอร์เซ็นต์คำนวณโดยใช้สูตรต่อไปนี้

= I5/J5 ( คะแนนที่ได้รับ / คะแนนรวม)

สูตรนี้ถูกเพิ่มลงในคอลัมน์ K ในแผ่นงาน Excel และผลลัพธ์จะแสดงอยู่ด้านล่าง อย่างไรก็ตาม เราต้องการเปอร์เซ็นต์แทนที่จะเป็นทศนิยม

ไปที่แท็บหน้าแรก เลือกกลุ่มตัวเลขตามที่ระบุในภาพด้านล่าง แล้วคลิกเครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ (%) หรือกด CTRL+SHIFT+% เพื่อแปลงทศนิยมเหล่านี้เป็นเปอร์เซ็นต์ ในภาพ Excel ด้านบน คอลัมน์ L แสดงผลการคำนวณ

คุณต้องคุ้นเคยกับการจัดรูปแบบเซลล์เพื่อทำความเข้าใจทศนิยมในฟังก์ชัน PERCENTAGE ไปที่หน้าของ Microsoft เพื่อดูตัวอย่าง

สุ่ม

ใน Microsoft Excel ไม่มีฟังก์ชันที่แม่นยำสำหรับการสุ่มรายการ

ฟังก์ชัน RAND สร้างตัวเลขสุ่มเป็นพื้นฐานสำหรับการสุ่มรายการของคุณโดยเรียงลำดับจากน้อยไปมากและจากมากไปน้อย หากคุณต้องการ RANDOMIZE อะไรก็ตาม

วางฟังก์ชัน RAND ในคอลัมน์ถัดจากรายการเพื่อ RANDOMIZE จากนั้น เรียงลำดับตัวเลขสุ่มเหล่านี้ในลำดับจากน้อยไปมากหรือมากไปหาน้อย ซึ่งทำให้รายการของคุณเปลี่ยนตำแหน่ง

คุณสามารถลบคอลัมน์ฟังก์ชัน RAND ได้เมื่อรายการของคุณได้รับการสุ่มแล้ว เนื่องจากคุณไม่ต้องการมันอีกต่อไป

เพื่อทำความเข้าใจเพิ่มเติมว่าฟังก์ชัน RAND ทำงานอย่างไร ให้พิจารณาตัวอย่างด้านล่าง

ตั้งเคอร์เซอร์ถัดจากรายการคอลัมน์ของคุณ จากนั้นพิมพ์ =RAND()

ดังที่คุณเห็นในภาพด้านล่าง ฟังก์ชันนี้จะแทรกตัวเลขสุ่มหนึ่งหมายเลขลงในเซลล์ และหากคุณย้ายมุมของเซลล์ ฟังก์ชันนี้จะสะท้อนตัวเลขสุ่มทั้งหมดจนถึงด้านล่างสุดของรายการ

ไปที่แท็บ หน้าแรก คลิก เรียงลำดับและกรอง แล้วเลือก เรียงลำดับจากมากไปน้อย หรือ เรียงลำดับจากน้อยไปหามากที่สุด เพื่อสุ่มรายการ

ดังที่คุณเห็นจากภาพด้านล่าง สิ่งของในรายการของคุณจะถูกสุ่ม คุณสามารถลบคอลัมน์ฟังก์ชัน RAND ได้เมื่อสร้างรายการของคุณแบบสุ่มแล้ว

การลบ

งานที่ง่ายที่สุดใน Microsoft Excel คือการบวกและลบตัวเลข

มาฝึกการลบค่าจากคอลัมน์หนึ่งออกจากค่าในอีกคอลัมน์หนึ่งกัน

สูตรเริ่มต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=) เลือกเซลล์ที่จะลบ ป้อนเครื่องหมายลบ (-) และเลือกเซลล์ถัดไป

สูตรการลบจะซ้ำกันในทุกเซลล์หากคุณลากมุมของเซลล์ E4

คุณยังสามารถลบตัวเลขตัวเดียวออกจากช่วงของตัวเลขได้

มาดูตัวอย่างด้านล่างเพื่อทำความเข้าใจ

สูตรจะเป็น =C5-$D$5 ตามที่แสดงในแผ่นงาน Excel ด้านล่าง คุณสามารถป้อนสูตรนี้ในคอลัมน์ที่อยู่ติดกัน โดยการย้ายมุมของเซลล์ E5 คุณสามารถคัดลอกสูตรนี้ไปยังเซลล์อื่นได้

SUM

ใน Excel ฟังก์ชัน SUM จะรวมตัวเลขหลายตัว เพิ่มตัวเลขเดียวในช่วงของตัวเลข เพิ่มตัวเลขจากคอลัมน์หนึ่งไปยังอีกคอลัมน์หนึ่ง เป็นต้น

มาดูวิธีการบวกตัวเลขจากเซลล์สำรองกัน

สูตรผลรวมเริ่มต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=) ตามที่แสดงในแผ่นงาน Excel ด้านล่าง

วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการให้แสดงตัวเลขทั้งหมด จากนั้นเริ่มต้นด้วยการเพิ่มสัญลักษณ์เท่ากับ (=) เลือกเซลล์ที่คุณต้องการเพิ่ม ตามด้วยเครื่องหมายบวก (+) และทำหลายครั้งตามที่คุณต้องการ . หลังจากกด Enter คุณจะได้ผลรวมของตัวเลขทางเลือกดังที่แสดงด้านล่าง

มาดูวิธีใช้วิธีผลรวมอัตโนมัติเพื่อเพิ่มตัวเลขทั้งหมดในคอลัมน์เดียว เป็นอีกสูตรหนึ่งที่ง่ายที่สุดใน Microsoft Excel

ลองใช้ตัวอย่างเดียวกันกับก่อนหน้านี้และเพิ่มตัวเลขทั้งหมดพร้อมกัน

ตัวเลขที่เลือกทั้งหมดจะถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติโดยไปที่แท็บหน้าแรก สลับไปที่พื้นที่แก้ไข และเลือกผลรวม อัตโนมัติ ดังที่แสดงในภาพด้านล่าง

ซูมิฟ

ใน Excel ฟังก์ชัน SUMIF จะเพิ่มตัวเลขที่ตรงตามเงื่อนไขเฉพาะ

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการเพิ่มตัวเลขที่มากกว่า 11 จากช่วงของตัวเลข ฟังก์ชัน SUMIF จะถูกใช้

ตอนนี้เรามาดูวิธีการคำนวณนี้กัน

กำหนดช่วงของเซลล์และเงื่อนไขสำหรับการเพิ่ม ในกรณีนี้ เราต้องการเพิ่มเฉพาะค่าที่มากกว่า 11

ดังแสดงในตัวอย่างด้านล่าง สูตรสำหรับดำเนินการนี้คือ =SUMIF (C4:C10, “>11”)

คุณยังสามารถใช้ SUMIF เพื่อเพิ่มตัวเลขโดยขึ้นอยู่กับเงื่อนไขข้อความ เป็นสูตรที่ยืดหยุ่นมากซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อรวมเข้ากับหน้า Excel ใดๆ ตามสถานการณ์

TRIM

ช่องว่างนำหน้าหรือต่อท้ายเพิ่มเติมจะถูกตัดออกโดยใช้ TRIM

สูตร TRIM มักจะเริ่มต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=) ตามด้วยข้อมูลเซลล์และ Enter

= ทริม (C7)

ดังที่เห็นในภาพด้านล่าง ฟังก์ชัน TRIM จะกำจัดช่องว่างนำหน้า ส่วนเกิน และต่อท้ายออกจากเซลล์ C7

เมื่อจัดรูปแบบแผ่นงาน Excel ขนาดใหญ่ ฟังก์ชัน TRIM จะมีประโยชน์เนื่องจากสิ่งที่คุณต้องทำคือระบุช่วงของเซลล์เพื่อลบช่องว่างเพิ่มเติม

VLOOKUP

การค้นหาด้วยตนเองอาจใช้เวลานาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเวิร์กบุ๊กมีเนื้อหากว้างขวาง เพื่อค้นหาบางสิ่งในตารางขนาดใหญ่หรือช่วงของเซลล์

ในกรณีเช่นนี้ ฟังก์ชัน VLOOKUP จะมีประโยชน์มาก ใช้เพื่อค้นหาหมายเลข ข้อความ ฯลฯ ของรายการในช่วงที่กำหนด

ดูตัวอย่างนี้เพื่อดูว่า VLOOKUP ทำงานอย่างไร

ชื่อนักเรียนและข้อมูลเกี่ยวกับผลการทดสอบจะรวมอยู่ในไฟล์ Excel ด้านล่าง

ภารกิจคือการค้นหาสถานะผลลัพธ์ของ Margaret Adleman ซึ่ง Roll no คือ 3

สมการที่จะดำเนินการนี้คือ

=VLOOKUP(G5, B4:E9,4, เท็จ)

มาทำความเข้าใจรายละเอียดไวยากรณ์กันเถอะ

• G5 : เซลล์นี้มีข้อความค้นหาหรือตัวเลขที่คุณต้องการค้นหาจากตารางหรือสมุดงานขนาดใหญ่
• B4:E9 : นี่คือช่วงตารางที่ VLOOKUP ค้นหา
• 4: สั่งให้ฟังก์ชัน VLOOKUP ส่งคืนค่าจากคอลัมน์ที่สี่ของตารางในแถวเดียวกัน
• FALSE: ส่งกลับข้อผิดพลาดหากไม่พบการจับคู่

ตามที่เห็นจากแผ่นงานด้านล่าง ฟังก์ชัน VLOOKUP ระบุสถานะผลลัพธ์ของ Margaret Adleman เป็น Fail ในเซลล์ G6

ใช้ XLOOKUP ซึ่งเป็นเวอร์ชันอัปเกรดของ VLOOKUP หากคุณมี Excel 365 หรือ Excel 2021 ประโยชน์เพิ่มเติมของฟังก์ชัน XLOOKUP ได้แก่ ความสามารถในการค้นหาในทุกทิศทางและการจัดหาการจับคู่ที่แม่นยำโดยค่าเริ่มต้น นอกจากนี้ยังง่ายกว่าและสะดวกกว่าในการใช้งาน

ทางลัด Excel คืออะไร

คำสั่งลัดของ Excel สามารถทำให้งานของคุณคล่องตัวขึ้น และช่วยให้คุณทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องผ่านเมนูตลอดเวลา

เมื่อทำงานกับฐานข้อมูลขนาดใหญ่ ทางลัดของ Excel อาจเป็นประโยชน์ คุณสามารถใช้งานฟังก์ชันที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วด้วยการกดแป้นไม่กี่ครั้ง

พวกเขาสามารถเร่งความเร็วและทำให้การวิเคราะห์ข้อมูลของคุณง่ายขึ้น คุณสามารถตรวจสอบสิ่งที่เกิดขึ้นในสมุดงานของคุณได้อย่างรวดเร็วด้วยทางลัด

มาดูทางลัดยอดนิยมของ Excel กัน

เลือกแถวหรือคอลัมน์อย่างรวดเร็ว

คลิกตัวอักษรที่ด้านบนของคอลัมน์เพื่อเลือกทั้งคอลัมน์อย่างรวดเร็ว หรือเลือกเซลล์ใดก็ได้แล้วกด Ctrl + Space เพื่อเลือกทั้งคอลัมน์

คลิกหมายเลขซีเรียลที่ด้านขวาสุดของแผ่นงานเพื่อเลือกแถวทั้งหมดอย่างรวดเร็ว เลือกเซลล์ใดก็ได้ แล้วกด Shift + Space เพื่อเลือกทั้งแถว

ปุ่มควบคุม (Ctrl) ขณะคลิกแถวหรือคอลัมน์ที่ต้องการจะเป็นการเลือกแบบสุ่ม

จัดรูปแบบตัวเลข

Ctrl+Shift+1 [!] เป็นปุ่มลัดสำหรับการนำรูปแบบตัวเลขมาตรฐานไปใช้

ทำงานบนสมุดงานทันที

คุณต้องมีทางลัดสองสามทางเพื่อทำงานบนเวิร์กบุ๊ก ซึ่งมีดังนี้:

Ctrl + N เพื่อเริ่มเวิร์กชีตใหม่

Ctrl + O จะเปิดแผ่นงานที่มีอยู่

Ctrl + S คำสั่งบันทึกเวิร์กบุ๊ก

Ctrl + W จะปิดแผ่นงานปัจจุบัน

Ctrl + PageDown จะเลื่อนไปยังแผ่นงานถัดไป

Ctrl + PageUp จะนำคุณไปยังแผ่นงานก่อนหน้า

Alt + A จะพาคุณไปที่แท็บข้อมูล

Alt + W จะพาคุณไปที่แท็บมุมมอง

Alt + M จะแสดงแท็บสูตรขึ้นมา

ใส่วันที่และเวลาปัจจุบัน

กด Ctrl+; (เซมิโคลอน) เพื่อเพิ่มวันที่ปัจจุบัน

กด Ctrl+Shift+; (เซมิโคลอน) เพื่อแทรกเวลาปัจจุบัน

คัดลอกไปยังเซลล์ที่อยู่ติดกัน

Ctrl+R จะคัดลอกค่าหรือสูตรไปยังเซลล์คอลัมน์ที่อยู่ติดกัน

Ctrl+D จะคัดลอกค่าหรือสูตรไปยังเซลล์แถวถัดไป

ละเว้นเซลล์ว่างขณะแก้ไข

มีสี่วิธีหลักในการละเว้นเซลล์ว่าง

1. ใช้ฟังก์ชัน IF เพื่อละเว้นเซลล์ว่างในช่วง

2. การใช้ฟังก์ชัน ISBLANK ของ Excel เพื่อละเว้นเซลล์ว่างในช่วง

3. ฟังก์ชัน ISNUMBER

4. การใช้ฟังก์ชัน COUNT ของ Excel เพื่อละเว้นเซลล์ว่างในช่วง

คัดลอกและวางการเลือกหลายรายการ

กด Shift + แป้นลูกศรลง: สามารถเลือกหลายเซลล์ได้

Ctrl+C จะคัดลอกหลายเซลล์

Ctrl+V ใช้เพื่อวางเซลล์จำนวนมาก

กลับไปยังตำแหน่งก่อนหน้า

กล่องโต้ตอบ Go-To จากตำแหน่งที่คุณสามารถไปยังตำแหน่งก่อนหน้า จะปรากฏขึ้นเมื่อคุณใช้ ปุ่ม F5 หรือ Ctrl + G

เปลี่ยนสูตรเป็นค่า

เปลี่ยนสูตรเป็นค่าเสร็จในสามขั้นตอน:

ขั้นตอนที่ 1: เน้นเซลล์ที่คุณต้องการแปลง

ขั้นตอนที่ 2: กด Ctrl + C

ขั้นตอนที่ 3: Shift + F10 และ V พร้อมกัน

รายการเซลล์และล้างข้อมูล

ขั้นตอนที่ 1: ป้อนข้อมูลลงในเซลล์

ขั้นตอนที่ 2: พิมพ์ข้อความหรือตัวเลขที่ต้องการเพื่อป้อนข้อมูล แล้วกด ENTER หรือ TAB

ขั้นตอนที่ 3: ดึงที่จับเติม (มุมของเซลล์) เพื่อกรอกข้อมูลในเซลล์แผ่นงานอื่นโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 4: ป้อนตัวแบ่งบรรทัดโดยกด ALT+ENTER เพื่อเริ่มบรรทัดใหม่ของข้อมูลภายในเซลล์

ขั้นตอนที่ 5: หากต้องการล้างข้อมูลและข้อมูลของแผ่นงาน Excel ให้สมบูรณ์ ให้ไปที่แท็บ หน้าแรก กลุ่ม การแก้ไข จากนั้นคลิกปุ่ม ล้าง แล้วเลือก " ล้างทั้งหมด "

คำพูดสุดท้าย

ทุกบริษัทต้องการ Microsoft Excel เป็นเครื่องมือ การรู้วิธีใช้ Excel จะเป็นประโยชน์ต่อคุณไม่ว่าคุณจะอยู่ในสายงานใด รวมถึงการขาย การตลาด การบัญชี หรืออื่นๆ

สูตรและทางลัดของ Excel ที่อธิบายข้างต้นจะช่วยให้คุณจัดการกิจกรรมได้ง่ายขึ้น ซึ่งรวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียงการติดตามข้อมูลการขาย การตรวจสอบแคมเปญการตลาดของคุณ การดูแลบัญชี การจัดกิจกรรม และอื่นๆ อีกมากมาย คุณอาจได้รับการทดลองใช้ Excel ฟรีจาก Microsoft

ถัดไป คุณสามารถตรวจสอบหลักสูตร excel ออนไลน์สำหรับระดับเริ่มต้นถึงระดับสูงได้