25 个 Excel 公式和键盘快捷键可节省时间和精力
已发表: 2022-10-28Microsoft Excel 是适用于所有行业和部门的经济实惠的数据管理、跟踪和分析软件。
为什么Excel成为每个企业的需求？
当今使用最广泛的软件应用程序之一是 Microsoft Excel。 它是一个灵活的程序，可以应用于许多任务。 Excel 是您工具箱中的绝佳工具，无论您是商务人士、学生，还是只是想跟踪您的资金或活动。
Excel 已成为每个小型企业和大型企业的必需品，原因有很多，包括但不限于其管理数据、宏和工作簿的能力。
记录数据、控制财务和生成报告是创建图形和图表的绝佳平台。
除了极其灵活和用户友好之外，Excel 的价格也很合理。 它可用于各种任务，从设置预算到跟踪销售。
此外，它还具有数据透视表、图形工具和 Visual Basic for Applications（一种宏编程语言）。 它是在 Microsoft Windows、Mac OS X、iOS 和 Android 操作系统上广泛使用的电子表格。
以下是为什么每个公司都需要它的一些关键理由
- 有助于组织金融部门的客户销售清单、预算和库存分析。
- 有助于电子商务企业发现模式并将数据分类为有意义的组。
- 执行人力资源任务，例如分类工作时间和安排员工档案和费用。
- 它的其他应用包括内容日历、消费者数据收集、发票以及库存跟踪和管理。
- 它与其他数据管道和自动化工具快速集成的能力使其独一无二。 例如，Zapier 使您能够将数以千计的流行应用程序与 Microsoft Excel 链接起来。
对于在任何需要表格数据的行业工作的每个人来说，Excel 都是必需的。 知道如何使用 Excel 将使您的生活更加直接，无论是在商业、专业人士还是教师方面。
总而言之，对于任何想要管理数据、绘制图表、分析数据、预测等的人来说，Excel 都是一项了不起的技能。Excel 对于公司所有者提高效率和提高生产力至关重要，但对于其他所有人来说，它也是一项出色的技能.
什么是 Excel 公式？
Microsoft Excel 公式执行计算、数学运算和其他数据处理任务。
在 Microsoft Excel 中，公式处理一组单元格数据以产生预期的结果。 即使结果不正确，公式仍然会返回响应。 Excel 公式对最复杂的数学运算执行基本计算。
Excel 还允许您使用日期和时间变量并执行许多其他操作，例如查找一组单元格的平均值和百分比。
这篇文章将介绍一些最流行的 Excel 公式和快捷方式，以帮助您快速轻松地完成任务。
让我们看一些最常用的 Microsoft Excel 公式。
大批
称为 ARRAY 的 Excel 公式用于执行通常无法手动完成的复杂计算。
它可以以多种方式应用，但其基本功能是作为整个 Excel 单元格范围内的计算的输入。
数组公式的两个基本类别是返回值数组的那些和返回单个值的那些。 对于任何想要充分利用 Excel 的人来说，ARRAY 公式都是必不可少的工具，并且可用于执行各种不同的计算。
单细胞阵列图
如下图所示，数组公式将单元格 C3 中的股票乘以 G3，并将其价格从单元格 C4 乘以 G4。 最后，将这些结果相加以产生 14400 的总值。
此公式是单单元格数组公式的示例，因为它只占用一个单元格。
Excel 允许使用等号 (=) 以标准语法开始公式，从而简化了此过程。 您可以在数组公式中使用任何内置 Excel 函数。
用户可以使用 Excel 工作簿的 ARRAY 函数进行各种计算。 您可以从 Microsoft 获得有关使用阵列的更多详细信息。
平均
如其名称所示，Excel 中的 AVERAGE（算术平均值）函数用于计算数据的平均值。 通过将所有数值相加并将结果除以数值的数量，在行或列中提供该特定数据的平均值。
让我们用一个例子来帮助你理解这一点：
让我们看看如何在下面的 Excel 表格中找到平均股价。
将光标放在要插入平均值的位置，转到 Excel 左上角的Autosum菜单，然后选择AVERAGE ，如下面的 Excel 表所示。
将添加整行平均值的公式，将答案显示到相应的单元格，如下所示：
Microsoft 视频还可能会教您如何理解平均函数。
数数
在 Excel 中，COUNT 函数通常用于计算给定数组中的单元格数。
换句话说，它用于确定在特定数字范围内存在多少个单元格。
例如，您可以输入公式 =COUNT 来计算 D4 和 D8 之间的数字 (D4:D8)。 COUNT 函数返回四个，因为此范围包含四个带有数字的单元格，如下例所示：
可以使用 COUNT 公式对数据进行量化。 要查找有关如何使用 COUNT 函数的更多信息，请访问 Microsoft 视频。
日期
Excel DATE 函数可用于组合其他单元格中的特定年份、月份和日期来构造日期。
根据其他信息动态更改 Excel 工作表中的日期会很有帮助。
公式的默认语法为 =DATE（年、月、日）。 下图显示了 DATE 公式在 Microsoft Excel 中的作用。
您可以使用“格式单元格”选项更改日期格式，如下图所示。
分配
实际上，Excel 没有 DIVISION 符号。 只需按正斜杠 (/) 即可使用除法功能。 它是 Excel 最简单的公式之一。
让我们通过一个示例来了解 Excel 的 DIVISION 函数是如何工作的。
公式 =D/10 将用于将 D 列中的值除以 10，如下所示。 如果将单元格 E4 的角向下拖动到所有其他单元格，则可以将相同的公式应用于所有单元格。
除法公式为 =C4/D4，如下所示，将单元格 C4 中的数字除以单元格 D4 中的数字。
只需拖动单元格的一角，您就可以将结果复制到任意数量的单元格。
如果
IF 命令是一个常用的 Excel 函数。 它可以在值和输出返回之间进行逻辑比较。 文本和值都可以使用 IF 函数进行评估。
除了比较之外，IF 函数还可用于具有逻辑函数（如 AND 和 OR）的数学运算。 错误评估是它的另一个应用。
此外，您可以将不同的 IF 函数嵌套在一起以进行大量比较。
Excel 中的 IF 函数执行逻辑测试并为 TRUE 和 FALSE 结果返回一个值或文本。
它的默认语法是 IF（逻辑测试，如果为 true，则为 value，如果为 false，则为 value）。
让我们检查下面的 Excel 表 pic1 以了解 IF 函数：
任务是识别得分超过 50 的学生并将其标记为通过，而成绩低于 50 的学生应记录为不及格。
IF语句，如下图1所示，以数字50检查D栏学生成绩，如果分数高于50，则标记为Pass； 如果低于 50，它将作为失败插入。 通过和失败将插入结果列中。
以下是如何将 IF 语句应用于项目管理或销售的另一个示例：
任务是在下面的 Excel 文件中查找预算范围内和超出预算的项目。
IF 公式添加到 E 列，通过比较 D 列的实际成本与 C 列的预算价格来确定项目是否在预算范围内或超出预算。 结果放置在 E 列中。
许多企业使用 IF 函数来计算债务偿还计划、创建折旧计划、评估数据不准确、监控预算、组织数据等。
左、中、右
要从 Excel 单元格中提取特定字符、单词或数字，请使用命令 LEFT、MID 和 RIGHT。
让我们快速演示一下如何做到这一点。
练习 - 使用 LEFT 函数从全名中提取名字
LEFT 函数的语法是 =LEFT (text , num)
如下面的 Excel 电子表格所示，我们的示例使用 =LEFT(B4,3)，名字 Sam 被提取并输入到单元格 D4 中。 左边最后一位的名字由数字 3 表示。
如果要使用 IF 函数提取名称和数字，则在指定开始和结束数字时必须非常小心； 您不能只是将公式复制到下面的单元格中并期望结果。
由于名字 Ricky 有五个字母，如果您想从 B5 中提取名字，您的公式将为 =LEFT(B5,5)。
现在让我们看看如何使用 MID 函数并将第二个名称与全名分开。
MID 函数的语法是 =MID(text, start number, finish number)
在我们下面的 Excel 表中，第二个名称是 B4 单元格中的 Derling，因此公式将为
=中（B4,5,11）。
Derling 的 D 从计数 5 开始，而 Derling 的 G 在计数 11 结束。公式中使用了数字 5 和 11。 Derling 将被提取为第二个名称并输入到单元格 E4。
在此功能中，您在提及开始和结束数字时也必须小心。 您不能复制和粘贴公式以在其他单元格中复制公式。
最后，我们将提取“分机”。 使用 RIGHT 函数从 C 列中获取数字
RIGHT 函数的语法是 =RIGHT (text , end num)
查看下面的 Excel 表，了解 RIGHT 函数的工作原理。
公式为=RIGHT(C4,2) 。
数字 2 是分机的结束位置。 从右边。 如下图所示，扩展 88 将被移除并放置在 F4 单元格中。
更不用说为了避免错误，位置编号必须完全匹配。
要从庞大的数据库中快速提取信息，例如联系人、地址、列表等，请使用 LEFT、MID 和 RIGHT 函数。
乘法
另一个简单的 Excel 操作是使用星号 (*) 符号将数字相乘。
您已经了解到 Excel 公式总是以等号 (=) 开头。 为了理解乘法公式，让我们看一个例子。
例如，如果您输入公式 = 11*5 并按 Enter，则单元格将显示答案为 55。
再举一个例子。
如果要将 C 列中的数字乘以 D 列中的数字，则公式将为=C5*D5 ，如下面的 Excel 工作表所示。
如果将 E5 单元格的角拖动到任何其他单元格，公式将自动应用于所有单元格，并且结果将适当定位。
如果您想将列中的特定数字相乘，则乘法公式将以PRODUCT开头，如下图所示。
PRODUCT还可用于提及由冒号 (:) 分隔的连续单元格，如图 1 所示。
有几种方法可以使用 Excel 的乘法功能。
将单个常量整数乘以整列的公式是=C5$D$5 ，如下面的 Excel 表所示。
下面的示例使用 D 列中的常数 8 将 C 列中的所有数字相乘。
美元 ($) 符号通知 Excel 对 D5 的引用是“绝对的”，这意味着当您将公式复制到另一个单元格时，引用将始终是 D5。
百分比
Excel 的PERCENTAGE函数用于确定各种数据的百分比，包括考试正确答案百分比、基于百分比折扣的折扣定价、两个数字之间的百分比差异等。
百分比以数学程序中每百人的比例计算。 从这个意义上说，分母和分子相除，得到的数字乘以 100。
Excel 通过使用键盘快捷键Ctrl+Shift+%或“主页”选项卡上的“数字”组中的百分号(%)将数据除以并将其转换为百分比来计算百分比，如下图所示。
让我们看一下下面的示例，以更好地了解百分比的工作原理：
任务是确定拥有四门每门 100 分的科目的学生的百分比。
如下图所示，I 栏包含学生获得的分数，总分（每科 100 分 x 4）显示在 J 栏。
现在让我们检查百分比计算过程。
百分比使用以下公式计算。
= I5/J5（获得的分数 / 总分数）
将此公式添加到 Excel 工作表中的 K 列，结果如下所示； 但是，我们需要百分比而不是小数。
导航到主页选项卡，选择下图所示的数字组，然后单击百分号(%)或按CTRL+SHIFT+%将这些小数转换为百分比。 在上面的 Excel 图像中，L 列显示计算结果。
需要熟悉单元格格式才能理解 PERCENTAGE 函数中的小数。 访问 Microsoft 的页面以查看它的预览。
随机化
在 Microsoft Excel 中，没有用于 RANDOMIZING 列表项的精确函数。
如果您想随机化任何内容，RAND 函数会生成随机数作为根据升序和降序对列表进行随机化的基础。
将 RAND 函数放在 RANDOMIZE 列表旁边的列中。 然后，按升序或降序对这些随机数进行排序，这会导致列表项的位置发生变化。
一旦您的项目被随机化，您就可以删除 RAND 函数列，因为您不再需要它。
要进一步了解 RAND 函数的工作原理，请考虑以下示例。
将光标设置在列列表旁边，然后键入=RAND() 。
如下图所示，此函数将向单元格中插入一个随机数，如果您移动单元格的角，它将反映所有随机数，直到列表底部。
转到主页选项卡，单击排序和筛选，然后选择从最大到最小排序或从最小到最大排序以随机化列表。
从下图中可以看出，列表中的内容是随机的。 随机生成列表后，您可以消除RAND函数列。
减法
Microsoft Excel 中最简单的任务是加减数字。
让我们练习从另一列中的值中减去一列中的值。
公式以等号 (=) 开头，选择要减去的单元格，输入负号 (-)，然后选择下一个单元格。
如果拖动 E4 单元格的角，减法公式将在所有单元格中重复。
您甚至可以从数字范围中减去一个数字。
让我们看下面的例子来理解
公式将为=C5-$D$5 ，如下面的 Excel 表中所示。 您可以在相邻列中输入此公式。 通过移动 E5 单元格的角，您可以将此公式复制到其他单元格。
和
在 Excel 中，SUM 函数将多个数字组合在一起，将单个数字添加到数字范围内，将数字从一列添加到另一列，等等。
让我们看看如何从备用单元格中添加数字。
求和公式以等号 (=) 开头，如下面的 Excel 表所示。
将光标放在要显示总数的位置，然后首先添加等号 (=)，选择要添加的单元格，然后添加加号 (+)，然后根据需要多次执行此操作. 按回车后，您将得到替代数字的总和，如下图所示。
让我们看看如何使用 AutoSum 方法将所有数字相加在一列中。 同样，它是 Microsoft Excel 中最简单的公式之一。
让我们使用与之前相同的示例并同时添加所有数字。
通过转到主页选项卡，切换到编辑区域并选择AutoSum ，将自动添加所有选定的数字，如下图所示。
苏米夫
在 Excel 中，SUMIF 函数将满足特定条件的数字相加。
例如，如果要从一个数字范围中添加大于 11 的数字，则使用 SUMIF 函数。
现在让我们看看如何进行这个计算。
设置单元格范围和添加条件； 在这种情况下，我们只想添加大于 11 的值。
从下面的示例中可以看出，执行此操作的公式是=SUMIF (C4:C10, “>11”) 。
您还可以根据文本条件使用 SUMIF 添加数字。 这是一个非常灵活的公式，您可以根据情况将其集成到任何 Excel 页面中。
修剪
使用TRIM消除额外的前导或尾随空格。
TRIM 公式通常以等号 (=) 开头，然后是单元格信息和 Enter。
=修剪 (C7)
如下图所示，TRIM 函数消除了单元格 C7 中的前导、多余和尾随空格。
格式化巨大的 Excel 工作表时，TRIM 功能很有帮助，因为您所要做的就是指定单元格范围以删除任何多余的空格。
查找
手动搜索将花费大量时间，尤其是在工作簿很广泛的情况下，才能在大表或单元格范围内查找内容。
在这种情况下，VLOOKUP 功能非常有用。 它用于在特定范围内定位项目的编号、文本等。
看一下这个例子，看看 VLOOKUP 是如何工作的。
学生的姓名和有关他们的测试结果的信息包含在下面的 Excel 文件中。
任务是查找 Margaret Adleman 的结果状态，其 Roll no 为 3。
执行这个动作的方程是
=VLOOKUP(G5, B4:E9,4, FALSE)
让我们了解语法细节
- G5 ：此单元格包含要从大表或工作簿中查找的搜索词或数字
- B4:E9 ：这是 VLOOKUP 搜索的表范围。
- 4：指示 VLOOKUP 函数返回同一行中表的第四列的值。
- FALSE：如果未找到匹配项，则返回错误。
从下面的工作表中可以看出，VLOOKUP 函数在 G6 单元格中将 Margaret Adleman 的结果状态标识为失败。
如果您有 Excel 365 或 Excel 2021，请使用 VLOOKUP 的升级版本 XLOOKUP。XLOOKUP 功能的其他好处包括能够在任何方向进行搜索以及默认提供精确匹配。 此外，它使用起来更简单、更方便。
什么是 Excel 快捷方式？
Excel 快捷方式可以简化您的工作，让您无需经常浏览菜单即可快速高效地完成任务。
使用大型数据库时，Excel 快捷方式会很有用。 只需几次击键，您就可以快速获得所需的功能。
它们可以加快和简化您的数据分析。 您可以使用快捷方式快速确定工作簿中发生的情况。
让我们看看一些流行的 Excel 快捷方式。
快速选择行或列
单击列顶部的字母以快速选择整列，或选择任意单元格并按Ctrl + Space以选择整列。
单击工作表最右侧的序列号以快速选择整行，选择任意单元格，然后按 Shift + Space 选择整行。
控制(Ctrl)键，在单击所需的行或列时，将选择随机的行或列。
格式化数字
Ctrl+Shift+1 [!]是应用标准数字格式的快捷方式。
立即处理工作簿
您需要一些快捷方式来处理工作簿，如下所示：
Ctrl + N开始一个新的工作表
Ctrl + O将打开一个现有的工作表。
Ctrl + S工作簿保存命令
Ctrl + W将关闭当前工作表。
Ctrl + PageDown将前进到下一张纸。
Ctrl + PageUp将带您到上一张工作表。
Alt + A将带您进入“数据”选项卡。
Alt + W将带您到“查看”选项卡。
Alt + M将调出“公式”选项卡。
插入当前日期和时间
按Ctrl+； （分号）添加当前日期。
按Ctrl+Shift+； （分号），插入当前时间。
复制到相邻单元格
Ctrl+R将值或公式复制到相邻的列单元格。
Ctrl+D将值或公式复制到下一行单元格。
编辑时忽略空白单元格
忽略空白单元格有四种主要方法。
1. 使用 IF 函数忽略范围内的空白单元格。
2. 使用 Excel 的 ISBLANK 函数忽略区域中的空白单元格。
3. ISNUMBER 功能。
4. 使用 Excel 的 COUNT 函数忽略区域中的空白单元格。
复制和粘贴多个选择
按Shift + 向下箭头键：可以选择多个单元格。
Ctrl+C将复制多个单元格。
Ctrl+V用于粘贴多个单元格。
返回以前的位置
当您使用F5 键或 Ctrl + G时，将出现 Go-To 对话框，您可以从中转到上一个位置。
将公式更改为值
将公式更改为值分三步完成：
第 1 步：突出显示要转换的单元格
第 2 步：按Ctrl + C
第 3 步： Shift + F10 和 V一起使用。
输入单元格和清除数据
第 1 步：将数据输入单元格
第 2 步：键入所需的文本或数字以输入数据，然后按ENTER 或 TAB 。
第 3 步：拉动填充手柄（单元格的角）以在其他工作表单元格中自动填充数据。
第 4 步：通过按ALT+ENTER 输入换行符以在单元格中开始新的数据行。
步骤 5：要彻底清除 Excel 工作表的数据和信息，请转到“开始”选项卡的“编辑”组，然后单击“清除”按钮并选择“全部清除”。
最后的话
任何公司都需要 Microsoft Excel 作为工具。 无论您的领域是什么，包括销售、营销、会计或任何其他领域，知道如何使用 Excel 都会使您受益。
上述 Excel 公式和快捷方式将使您更轻松地管理您的活动，包括但不限于跟踪销售数据、监控您的营销活动、维护帐户、组织活动等等。 您可以从 Microsoft 获得 Excel 的免费试用版。
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