12 лучших практик закупок в 2022 году

Разработать структуру закупок

Прежде всего, вам нужна надежная структура управления закупками, прежде чем решать конкретные проблемы в вашем процессе. Эффективная структура задаст твердые ориентиры для всех ваших процессов, в том числе:

• Контроль и утверждение заказов на поставку,
• Управление продавцами и поставщиками,
• Выполнение трехстороннего матча за оплату,
• Запись всей документации,
• Поиск новых поставщиков и агентов по закупкам,
• Обучение сотрудников работе с продуктами.

Четко определенные процессы повысят операционную эффективность, помогая вашей команде с задачами, которые им необходимо выполнить или расставить приоритеты в заданное время для завершения работы, тем самым обеспечив пунктуальность выполнения ваших бизнес-операций.

Чтобы разработать четкие процессы закупок, вам необходимо определить все необходимые этапы закупок, назначить конкретного человека для каждой задачи и описать действия по задаче. Таким образом, ваша команда может оставаться в одной картине и знать свою работу, чтобы сотрудничать с другими.

Автоматизируйте процессы закупок

Оцифровка вашего процесса закупок неизбежна, поскольку технологии интегрированы во все аспекты нашего мира. Полная цифровая трансформация выведет ваши процессы закупок на новый уровень и устранит многие узкие места в вашей цепочке поставок.

Вот основные преимущества автоматизации закупок:

• Экономия времени : все эти часы, затрачиваемые на ручную обработку, такую ​​как ввод данных, контроль счетов, обновление записей, утверждения и передача документов, могут быть ускорены программным обеспечением. Автоматизация может сократить повторяющиеся операционные задачи и освободить вашу команду, чтобы сосредоточиться на стратегических задачах.
• Сокращение человеческих ошибок . Автоматизация также помогает свести к минимуму количество ошибок, совершаемых вручную. Вам больше не нужно беспокоиться о проверке ошибок в неверно рассчитанных результатах или неверно введенных данных.
• Снижение затрат на обработку : при поддержке технологий предприятия могут сократить трудозатраты на выполнение повторяющихся операций, тем самым экономя затраты. Экономическая эффективность является одним из главных преимуществ автоматизации закупок.

Хорошее решение для цифровых закупок должно уметь обрабатывать:

• Управление поставщиками: легко регистрируйте и отслеживайте производительность поставщиков,
• Утверждение счетов: быстро просматривайте и одобряйте счета с помощью трехэтапного метода .
• Запросы на покупку: шаблоны, которые помогут вам собирать, утверждать и отслеживать запросы на покупку,
• Заказы на покупку (ЗП): Выпускайте ЗП автоматически на основе утвержденных запросов на покупку,
• Аналитика расходов: получайте полезные идеи и предложения на основе данных о закупках,
• Интеграция: подключите свое программное обеспечение для закупок к другим системам, таким как ERP и финансовое программное обеспечение.

Практикуйте прозрачность закупок

Прозрачность закупок означает предоставление всем внутренним заинтересованным сторонам необходимой информации и документации для беспрепятственного выполнения своих задач и предоставления им возможности принимать более обоснованные решения. Благодаря поддержке технологий вы можете изучить больше сценариев и разработать непрерывную, гибкую модель планирования, прозрачную для ваших команд.

Прозрачный процесс закупок предлагает вам множество преимуществ:

• Более быстрая обработка : когда все знают свою работу и стандарты, которым нужно следовать, вся операция может выполняться без проблем с меньшим количеством узких мест.
• Сокращение потерь времени: прозрачные закупки избавляют от утомительного времени, затрачиваемого на запутанные запросы и длинные цепочки электронных писем. Вместо этого ваши сотрудники точно видят, что им нужно делать и в какое время.
• Подотчетность : Прозрачность в документации четко указывает на ответственность вас и ваших поставщиков на каждом этапе пути к покупке.
• Практика ответственного поиска поставщиков: прозрачный процесс помогает вам выбирать продукты и услуги в соответствии с вашей корпоративной социальной ответственностью.

Оптимизируйте запасы с помощью подхода, основанного на данных

Следующая практика закупок, которую вы не должны пропустить, — это использование данных для улучшения управления запасами.

Чтобы проверить, оптимизирован ли ваш инвентарь, взгляните на некоторые показатели, такие как стоимость хранения инвентаря и коэффициент оборачиваемости запасов . Посмотрите, подходит ли ваше планирование и прогнозирование запасов для эффективного пополнения запасов, синхронизированы ли уровни продаж и запасов, и какие товары являются бестселлерами, а какие медленно продаются, чтобы иметь правильную стратегию для них. Например, вы можете приобрести больше товаров для своих бестселлеров, чтобы обеспечить их доступность, когда они понадобятся покупателям. Наоборот, старайтесь продвигать продажи медленно продаваемых товаров со скидкой, чтобы они не устарели.

Внедрение программного обеспечения для управления запасами может помочь вам решить все вышеперечисленные вопросы. Для повседневной работы вы можете улучшить отслеживание цепочки поставок, движение запасов между складами и магазинами, а также согласованные изменения в продажах и уровнях запасов.

На продвинутом уровне раскрытие возможностей искусственного интеллекта и аналитики на основе данных поможет вам оптимизировать затраты на складские запасы, определить время выполнения заказов и прогнозировать спрос на запасы в будущем, тем самым предотвращая ситуации затоваривания или дефицита.

Улучшите управление контрактами

В настоящее время наиболее распространенной проблемой в управлении контрактами является отсутствие централизованной платформы, на которой сотрудники могут искать, получать доступ и извлекать контракты и другую документацию. Неорганизованный процесс вызывает множество болевых точек, таких как несоответствие между контрактами, громоздкая обработка и проблемы с непрерывностью цепочки поставок.

Чтобы улучшить процесс управления контрактами, вы должны создать централизованную облачную базу данных, которая позволит вашим сотрудникам создавать, хранить и поддерживать всю документацию от операционных процессов до шаблонов контрактов. Таким образом, вы можете обеспечить согласованность и стандарты между вашими контрактами, сэкономить время на повторяющихся задачах и свести к минимуму ошибки и риски.

Внедрение автоматизации управления контрактами должно предложить вам:

• Центральный репозиторий: легкодоступная база данных, в которой хранятся все документы,
• Настраиваемый интерфейс : настраиваемый интерфейс в соответствии с вашими бизнес-требованиями,
• Автоматические уведомления : отправляйте автоматические оповещения об этапах контракта, продлении и возможности пересмотра,
• Мониторинг производительности поставщиков : отслеживайте время доставки, качество продукции, цены и соблюдение условий закупок.

Взаимодействуйте со своими поставщиками

Построение прочных отношений с поставщиками всегда входит в число лучших практик закупок. При хорошем управлении у вас могут быть надежные поставщики, которые поставляют надежные, высококачественные продукты и услуги вовремя и по лучшей цене. Для этого вам необходимо отслеживать и оценивать производительность поставщиков, чтобы найти способы создания взаимовыгодных долгосрочных отношений.

Хорошо организованный процесс закупок и снабжения поможет вам управлять поставщиками и взаимодействовать с ними. Вот несколько советов, как улучшить взаимодействие с поставщиками:

• Относитесь к поставщикам как к стратегическим партнерам и укрепляйте доверие,
• Сообщайте о своих требованиях и тесно сотрудничайте с поставщиками по любым вопросам заказа на поставку,
• Заранее определите ожидания, чтобы вы могли придерживаться этого стандарта со своими поставщиками и избежать неприятных сюрпризов за счет надлежащих переговоров о закупках ,
• Платите поставщикам вовремя: если вы сможете платить поставщикам вовремя, ваши поставщики отдадут приоритет вашей компании и откроют больше возможностей для долгосрочного партнерства.
• Контролируйте работу поставщиков: оценивайте качество поставляемых товаров и услуг, чтобы получить максимальную отдачу от своих инвестиций.

Имейте стратегию мультисорсинга

Надеяться исключительно на одного поставщика для любого компонента вашей цепочки поставок рискованно, особенно при прямых закупках . Если возникнет задержка с доставкой товара или разорвутся ваши отношения, пострадают ваши деловые операции, и вы не сможете производить свои конечные продукты, пока не замените их другим поставщиком.

Вот почему у вас должно быть несколько поставщиков, чтобы обеспечить устойчивость вашей системы закупок. Кроме того, лучше, если вы сможете диверсифицировать поставщиков из разных географических регионов. Это направлено на минимизацию рисков форс-мажора, таких как войны, пандемии, изменения в законодательстве, влияющие на работу поставщиков, и суровые погодные условия. Таким образом, вы всегда можете переключаться между поставщиками в соответствии с вашими потребностями и избегать сбоев в вашей цепочке поставок. Это одна из обязательных передовых практик закупок для любой компании.

Интеграция процессов закупок

Вся структура закупок содержит несколько подпроцессов, которые могут быть разрозненными и создавать барьеры. Даже если вы автоматизировали некоторые аспекты, все еще остаются некоторые пробелы, требующие ручных действий, таких как запросы бюджета, проверки качества, разрешение на отправку и т. д. Таким образом, ваша система фрагментирована различными рабочими процессами, пронизанными узкими местами, которые могут стоить вам времени и денег. .

Поэтому важно интегрировать все процессы закупок, чтобы создать оптимизированную систему, которая может ускорить время обработки и устранить узкие места. Объединение всех рабочих процессов помогает беспрепятственно перемещать данные между системами без ручной проверки и бесконечных электронных таблиц. Системная интеграция упрощает и ускоряет обеспечение качества и проверки процессов закупок.

Создавайте информационные панели данных

Панели данных — еще один передовой метод закупок, помогающий вашей команде получать доступ к данным в режиме реального времени в удобном для восприятия формате. Это устраняет путаницу и ненужные вопросы, когда различные отделы пытаются объединить данные.

Наглядная информационная панель помогает вам стать более гибкими, отображая точные фактические затраты по отношению к бюджету, измеряя колебания цен и оценивая производительность поставщиков.

Кроме того, полные и интерпретируемые данные также дают вам ценную информацию для улучшения вашей стратегии и деятельности в области закупок. Используя подход, основанный на данных, вы можете определить основные узкие места, вызывающие проблемы с закупками, и найти их решение.

Обучите свою команду по закупкам

Правильная стратегия и инструменты не могут быть успешно реализованы без компетентной команды. Вы должны убедиться, что ваши сотрудники знают все процессы и могут выполнять приоритеты компании, такие как управление затратами и рисками. Кроме того, предоставьте своей команде учебные материалы по закупкам и сообщайте обо всех изменениях в процессах по мере их возникновения. Учебные ресурсы должны быть централизованы, чтобы ваша команда могла легко их найти.

Хорошо обученная команда находится в лучшем положении для эффективного выполнения процессов. Они могут быстро выявлять препятствия и устранять их, прежде чем они перерастут в более серьезные проблемы. Вы также можете легче управлять сотрудниками, зная, кто отвечает за каждый шаг.

Не игнорируйте корпоративную ответственность

Помните об экономическом и экологическом воздействии вашей цепочки поставок при поиске поставщиков. Клиенты все больше осознают социальную корпоративную ответственность и предпочитают компании, оказывающие положительное влияние на общество или окружающую среду. Если вы не оправдаете этих ожиданий, вы можете нанести ущерб своей репутации и потерять клиентов в пользу конкурентов.

Поэтому не забывайте вести социально ответственный поиск поставщиков и оценивать, соответствуют ли ваши поставщики вашим стандартам.

Контролируйте закупочные риски

Управление рисками закупок является важным фактором, который компании не должны упускать. Вы должны определить как внутренние, так и внешние риски, влияющие на вашу цепочку поставок. Например, некоторые основные риски, с которыми вы можете столкнуться, — это нестабильность цен, сбои в цепочке поставок, мошенничество, перерасход средств, низкая производительность поставщиков, неточный прогноз цепочки поставок и т. д.

После выявления рисков закупок вы можете предпринять 4 типа действий:

• Игнорировать риски, которые не являются реальными угрозами,
• Снизить вероятность возникновения риска,
• Удалить вероятность возникновения риска,
• Подготовьте решения для управления потенциальными рисками.

Выше приведены 12 лучших способов совершения покупок. Чтобы успешно применить их, рассмотрите заказ на покупку PWA Magento, чтобы упростить процесс закупок.

С заказом на покупку Magento вы можете контролировать все аспекты своих циклов закупок и экономить время и деньги, одновременно увеличивая продажи. Вы можете отслеживать все данные о покупках в одном месте, синхронизируя каналы продаж и запасов, а также без труда управляя всеми данными о продуктах и ​​поставщиках. Программное обеспечение также позволяет свести к минимуму человеческие ошибки и упростить обработку заказа на покупку, от создания заказа на покупку, утверждения до получения продуктов и отслеживания возврата продуктов, если это необходимо.

Кроме того, подход программного обеспечения, основанный на данных, устраняет болевые точки дефицита, перекупки и недокупки. Теперь вы можете планировать свою покупку на основе практических идей и выявлять возможности с потенциальными поставщиками. Попробуйте наш заказ на покупку Magento и посмотрите, как он ускорит ваш процесс закупок до следующего уровня.

Создание четко определенных процессов и расширение возможностей вашей закупочной деятельности с помощью технологий является ключом к оптимизации работы и созданию оптимизированной и эффективной системы. Правильно применяя эти методы, вы можете раскрыть свой потенциал закупок и быстрее развивать свой бизнес в этом цифровом мире.

1. Какие 7 этапов закупки?

Процесс закупки включает в себя следующие 7 шагов:

• Требует признания,
• Заявка на закупку,
• Рассмотрение заявки,
• Процесс ходатайства,
• Оценка и контракт,
• Управление заказами,
• Утверждение счетов и споры,
• Бухучет, ведение учета, делопроизводство.

2. Каковы четыре столпа закупок?

При разработке стратегии закупок следует помнить о четырех основных столпах глобальных закупок: люди, процессы, технологии и цепочка поставок. Это ключевые факторы глобального подхода к эффективному использованию вашей деятельности.

3. Что входит в договор о закупках?

Договор о закупках содержит условия обязательств каждой стороны с конкретными требованиями к продукту, ценообразованию, способу оплаты, условиям поставки и другим юридическим условиям.