12 bune practici de achiziții în 2022

Dezvoltați un cadru de achiziții

În primul rând, aveți nevoie de un cadru puternic de management al achizițiilor înainte de a aborda probleme specifice în procesul dumneavoastră. Un cadru eficient va stabili un ghid solid pentru toate procesele dvs., inclusiv:

• Supravegherea și aprobarea comenzilor de cumpărare,
• Managementul furnizorilor si furnizorilor,
• Efectuarea meciului în trei direcții pentru plată,
• Înregistrarea tuturor documentelor,
• Aprovizionarea de noi furnizori și agenți de achiziții,
• Instruirea angajaților cu privire la produse.

Procesele bine definite vor crea eficiență operațională, ajutându-ți echipa cu sarcinile pe care trebuie să le îndeplinească sau să le prioritizeze la un moment dat pentru a finaliza munca, asigurând astfel livrări punctuale în activitățile tale de afaceri.

Pentru a dezvolta procese de achiziții clare, trebuie să identificați fiecare pas necesar de achiziție, să desemnați o persoană specifică pentru fiecare sarcină și să descrieți acțiunile pentru sarcină. Prin urmare, echipa ta poate rămâne în aceeași imagine și își poate cunoaște locurile de muncă pentru a colabora cu ceilalți.

Automatizați procesele de achiziții

Digitalizarea procesului de achiziții este inevitabilă, deoarece tehnologia este integrată în fiecare aspect al lumii noastre. O transformare digitală completă vă va impulsiona procesele de achiziții la următorul nivel și va rezolva multe blocaje din lanțul dvs. de aprovizionare.

Iată care sunt principalele beneficii ale practicilor de achiziții privind automatizarea:

• Economisiți timp : toate acele ore petrecute cu procesarea manuală, cum ar fi introducerea datelor, urmărirea facturilor, actualizările înregistrărilor, aprobările și predarea documentelor, pot fi accelerate de software. Automatizarea poate reduce sarcinile operaționale repetitive și poate elibera echipa să se concentreze pe roluri strategice.
• Reduceți erorile umane : automatizarea vă ajută, de asemenea, să minimizați erorile manuale. Nu mai trebuie să vă faceți griji cu privire la verificarea greșelilor rezultatelor calculate greșit sau a datelor introduse greșit.
• Reduceți costurile de procesare : Cu sprijinul tehnologiei, companiile pot reduce forța de muncă pentru munca repetitivă, economisind astfel costurile pe parcurs. Eficiența costurilor este unul dintre avantajele de top ale automatizării achizițiilor.

O soluție bună de achiziții digitale ar trebui să poată face față:

• Managementul furnizorilor: includeți și urmăriți cu ușurință performanța furnizorului,
• Aprobarea facturii: revizuiți și aprobați rapid facturile printr-o metodă tridirecțională,
• Solicitări de achiziție: șabloane pentru a vă ajuta să capturați, să aprobați și să monitorizați cererile de achiziție,
• Ordine de achiziție (PO): Emiteți OP-uri automat pe baza cererilor de achiziție aprobate,
• Analiza cheltuielilor: obțineți informații utile și sugestii din datele dvs. de achiziții,
• Integrari: conectați software-ul dvs. de achiziții cu alte sisteme precum ERP și software financiar.

Practicați transparența în achiziții

Transparența în achiziții se referă la furnizarea tuturor părților interesate interne cu informațiile și documentația necesare pentru a-și îndeplini sarcinile fără probleme și pentru a le împuternici să ia decizii mai bune. Cu sprijinul tehnologiei, puteți explora mai multe scenarii și puteți dezvolta un model de planificare continuu, agil, care este transparent pentru echipele dvs.

Un proces transparent de achiziție vă oferă multe beneficii:

• Procesare mai rapidă : când toată lumea își cunoaște locurile de muncă și ce standarde trebuie să urmeze, întreaga operațiune poate rula fără probleme, cu mai puține blocaje.
• Reduceți timpul pierdut: achizițiile transparente elimină timpul obositor petrecut cu cereri confuze și lanțuri lungi de e-mail. În schimb, personalul dumneavoastră vede exact ce trebuie să facă la ce oră.
• Responsabilitate : Transparența în documentație indică în mod clar responsabilitatea dvs. și a furnizorilor dvs. pentru fiecare etapă a călătoriei de cumpărare.
• Practici de aprovizionare responsabilă: un proces transparent vă îndrumă să cumpărați produse și servicii în conformitate cu responsabilitatea socială corporativă.

Optimizați inventarul cu o abordare bazată pe date

Următoarea practică de achiziție pe care nu trebuie să o ratați este să utilizați datele pentru a vă îmbunătăți gestionarea stocurilor.

Pentru a verifica dacă inventarul dvs. este optimizat, aruncați o privire asupra unor valori precum costul de transport al stocului și rata de rotație a stocurilor . Vedeți dacă inventarul dvs. de planificare și prognoză este bun pentru a completa stocurile în mod eficient, dacă vânzările și nivelurile de stoc sunt sincronizate și care sunt cele mai bine vândute și cele mai puțin vândute articole pentru a avea o strategie adecvată pentru ele. De exemplu, puteți achiziționa mai multe stocuri pentru cele mai bine vândute, pentru a asigura disponibilitatea acestora atunci când clienții au nevoie. În schimb, încercați să împingeți vânzările pentru articolele care se vând lentă cu reducere, pentru a evita ca acestea să devină învechite.

Adoptarea unui software de gestionare a stocurilor vă poate ajuta să rezolvați toate întrebările de mai sus. Pentru operarea de zi cu zi, puteți îmbunătăți urmărirea lanțului de aprovizionare, fluxul de stocuri între depozite și magazine și modificări consecvente ale nivelurilor de vânzări și stocuri.

Pentru un nivel avansat, dezlănțuirea puterii inteligenței artificiale și a informațiilor bazate pe date vă va ajuta să optimizați costurile de stoc, să determinați timpul de livrare și să anticipați cererea de stoc în viitor, prevenind astfel situațiile de supraaprovizionare sau subaprovizionare.

Îmbunătățiți-vă gestionarea contractelor

În prezent, cea mai frecventă problemă în gestionarea contractelor este lipsa unei platforme centralizate în care angajații să poată căuta, accesa și prelua contracte și alte documente. Procesul dezorganizat provoacă multe probleme, cum ar fi inconsecvența între contracte, procesarea greoaie și probleme de continuitate a lanțului de aprovizionare.

Pentru a avea un proces mai bun de gestionare a contractelor, ar trebui să stabiliți o bază de date centralizată în cloud, care să permită personalului dvs. să creeze, să stocheze și să mențină toată documentația, de la procesele operaționale la șabloane de contract. În acest fel, puteți asigura coerența și standardele între contractele dvs., puteți economisi timp în ocuparea sarcinilor repetate și puteți atenua erorile și riscurile.

Implementarea unei automatizări a managementului contractelor ar trebui să vă ofere:

• Depozit central: o bază de date ușor accesibilă care stochează toate documentele,
• Interfață configurabilă : o interfață personalizabilă pentru a se potrivi cerințelor dvs. de afaceri,
• Notificări automate : trimiteți alerte automate privind etapele contractului, reînnoiri și șansele de renegociere,
• Monitorizarea performanței furnizorului : Urmăriți timpul de livrare, calitatea produsului, prețul și respectarea termenilor și condițiilor de achiziție.

Interacționează cu furnizorii tăi

Construirea unei relații solide cu furnizorii este întotdeauna în topul celor mai bune practici de achiziție. Dacă sunt bine gestionate, puteți avea furnizori de încredere care oferă produse și servicii fiabile, de înaltă calitate, la timp și la cel mai bun preț. Pentru a face acest lucru, trebuie să urmăriți și să evaluați performanța furnizorilor pentru a găsi modalități de a crea o relație pe termen lung de câștig-câștig.

Un proces bine organizat de achiziție și achiziție vă va ajuta să gestionați și să vă implicați cu furnizorii. Iată câteva sfaturi pentru a vă îmbunătăți implicarea furnizorilor:

• Tratează furnizorii ca parteneri strategici și construiește încredere,
• Comunicați-vă cerințele și colaborați îndeaproape cu vânzătorii în orice problemă privind comenzile de achiziție,
• Stabiliți așteptările din timp, astfel încât să vă puteți menține furnizorii la acest standard și să evitați surprizele neplăcute printr-o negociere adecvată a achizițiilor ,
• Plătiți furnizorii la timp: dacă puteți plăti furnizorii la timp, furnizorii dvs. vor acorda prioritate companiei dvs. și vor deschide mai multe oportunități pentru parteneriate pe termen lung,
• Monitorizați performanța furnizorului: evaluați calitatea bunurilor și serviciilor livrate pentru a vă asigura că primiți cea mai bună valoare pentru investiția dvs.

Aveți o strategie de multi-surse

A te baza doar pe un singur furnizor pentru orice componentă a lanțului tău de aprovizionare este riscant, în special pentru achizițiile directe . Dacă există o întârziere în livrarea mărfurilor sau relația dvs. se întrerupe, operațiunea dvs. de afaceri va avea de suferit și nu veți putea produce produsele finale până când nu le înlocuiți cu un alt furnizor.

De aceea, ar trebui să aveți mai mulți furnizori pentru a crea rezistență în sistemul dvs. de achiziții. În plus, este mai bine dacă poți diversifica furnizorii din diferite regiuni geografice. Acest lucru urmărește să minimizeze riscurile de forță majoră, cum ar fi războaie, pandemii, modificări ale legilor care afectează performanța vânzătorilor și condițiile meteorologice severe. Prin urmare, puteți oricând să comutați între furnizori, pentru a se potrivi cel mai bine comodității dvs. și pentru a evita întreruperea lanțului dvs. de aprovizionare. Aceasta este una dintre cele mai bune practici de achiziții obligatorii pentru orice companie.

Integrarea proceselor de achiziții

Întregul cadru de achiziții conține mai multe subprocese care pot fi disparate și pot crea bariere. Chiar și atunci când ați automatizat unele aspecte, există încă unele lacune care necesită acțiuni manuale, cum ar fi solicitări de buget, verificări de calitate, autorizare de expediere etc. Sistemul dvs. este astfel fragmentat cu diverse fluxuri de lucru pline de blocaje, care vă pot costa timp și bani. .

Prin urmare, este important să se integreze toate procesele de achiziție pentru a crea un sistem raționalizat care poate accelera timpul de procesare și poate reduce blocajele. Conectarea tuturor fluxurilor de lucru ajută datele să se miște fără probleme între sisteme, fără verificări manuale și foi de calcul nesfârșite. Integrarea sistemului face mai ușor și mai rapid efectuarea asigurării și verificărilor calității în cadrul proceselor de achiziție.

Creați tablouri de bord de date

Tablourile de bord de date sunt o altă practică optimă de achiziții pentru a vă ajuta echipa să acceseze date în timp real într-un format ușor de digerat. Îndepărtează confuzia și întrebările inutile atunci când diferite departamente încearcă să coreleze datele.

Un tablou de bord cu date clare vă ajută să deveniți mai agil prin afișarea exactă a costurilor reale în raport cu bugetul, măsurarea fluctuației prețurilor și evaluarea performanței furnizorului.

În plus, datele complete și interpretabile vă oferă, de asemenea, informații valoroase pentru a vă îmbunătăți strategia și activitățile de achiziții. Cu o abordare bazată pe date, puteți identifica principalele blocaje care cauzează probleme de achiziții și puteți găsi o soluție pentru acestea.

Antrenează-ți echipa de achiziții

Strategia și instrumentele potrivite nu pot fi implementate cu succes fără o echipă competentă. Ar trebui să vă asigurați că personalul cunoaște toate procesele și că poate îndeplini prioritățile companiei, cum ar fi managementul costurilor și riscurilor. În plus, oferiți echipei dvs. materiale de instruire în domeniul achizițiilor și comunicați orice modificări ale proceselor pe măsură ce apar. Resursele de formare ar trebui să fie centralizate, astfel încât echipa dvs. să le poată găsi cu ușurință.

O echipă bine pregătită este într-o poziție mai bună pentru a desfășura procesele în mod eficient. Ei pot identifica și face față rapid obstacolelor înainte ca acestea să devină probleme mai mari. De asemenea, puteți gestiona mai ușor angajații, știind cine este responsabil pentru fiecare pas.

Nu ignora responsabilitatea corporativă

Fiți atenți la impactul economic și de mediu al lanțului dvs. de aprovizionare în activitățile dvs. de aprovizionare. Clienții sunt din ce în ce mai conștienți de responsabilitatea socială corporativă și preferă companiile care au efecte pozitive asupra societății sau mediului. Dacă nu îndepliniți aceste așteptări, vă puteți deteriora reputația și vă puteți pierde clienți în fața concurenților.

Prin urmare, nu uitați să efectuați aprovizionare responsabilă din punct de vedere social și să evaluați dacă furnizorii dvs. respectă standardele dvs.

Controlați riscurile de achiziție

Managementul riscului de achiziții este un factor important pe care companiile nu ar trebui să-l rateze. Ar trebui să identificați atât riscurile interne, cât și cele externe care vă afectează lanțul de aprovizionare. De exemplu, unele riscuri majore pe care le puteți întâlni sunt instabilitatea prețurilor, întreruperile lanțului de aprovizionare, frauda, ​​cheltuielile excesive, performanța slabă a furnizorilor, prognoza inexactă a lanțului de aprovizionare etc.

După identificarea riscurilor de achiziție, există 4 tipuri de acțiuni pe care le puteți întreprinde:

• Ignorați riscurile care nu sunt amenințări reale,
• Reduceți probabilitatea apariției unui risc,
• Eliminați probabilitatea apariției unui risc,
• Pregătiți soluții pentru gestionarea potențialului de risc.

Mai sus sunt primele 12 cele mai bune practici pentru achiziție. Pentru a le aplica cu succes, luați în considerare o comandă de achiziție PWA Magento pentru a vă simplifica procesul de achiziție.

Cu Magento Purchase Order, puteți controla toate aspectele ciclurilor dvs. de achiziție și puteți economisi timp și bani, în timp ce creșteți vânzările. Puteți monitoriza toate datele de achiziție într-un singur loc prin sincronizarea canalelor de vânzări și de inventar, precum și gestionând toate datele despre produse și furnizori fără efort. Software-ul vă permite, de asemenea, să minimizați erorile umane și să simplificați procesarea PO, de la crearea, aprobarea și primirea produselor și urmărirea returnărilor de produse, dacă este necesar.

În plus, abordarea bazată pe date a software-ului ameliorează punctele dureroase ale epuizării stocurilor, supracumpărării și subcumpărării. Acum vă puteți planifica achiziția pe baza unor informații utile și puteți identifica oportunități cu potențialii furnizori. Încercați comanda noastră de achiziție Magento și vedeți cum vă accelerează procesul de achiziție la nivelul următor.

Stabilirea unor procese bine definite și împuternicirea activităților dumneavoastră de achiziții cu tehnologie este cheia pentru optimizarea operațiunii și crearea unui sistem eficient și eficient. Implementând aceste practici în mod corespunzător, vă puteți debloca potențialul de achiziții și vă puteți dezvolta afacerea mai rapid în această lume digitală.

1. Care sunt cele 7 etape ale achiziției?

Procesul de achiziție presupune următorii 7 pași:

• Are nevoie de recunoaștere,
• Cerere de cumpărare,
• Revizuirea cererii,
• Procesul de solicitare,
• Evaluare și contract,
• managementul comenzilor,
• Aprobarea facturii și litigiile,
• Păstrarea înregistrărilor.

2. Care sunt cei patru piloni ai achizițiilor?

Există 4 piloni principali ai achizițiilor globale de care ar trebui să țineți cont atunci când dezvoltați o strategie de achiziții: oameni, proces, tehnologie și lanț de aprovizionare. Aceștia sunt factorii cheie ai unei abordări globale pentru a vă valorifica operațiunea.

3. Ce este inclus într-un contract de achiziție?

Un contract de achiziție conține termeni și condiții privind obligațiile fiecărei părți cu cerințe specifice privind produsul, prețul, metoda de plată, condițiile de livrare și alți termeni legali.