2022'de en iyi 12 satın alma uygulaması

Bir tedarik çerçevesi geliştirin

Her şeyden önce, sürecinizdeki belirli sorunları ele almadan önce güçlü bir satın alma yönetimi çerçevesine ihtiyacınız var. Etkili bir çerçeve, aşağıdakiler dahil tüm süreçleriniz için sağlam bir kılavuz oluşturacaktır:

• Satınalma siparişlerinin takibi ve onaylanması,
• Bayi ve tedarikçilerin yönetimi,
• Ödeme için üçlü maç performansı ,
• Tüm belgelerin kayıt altına alınması,
• Yeni tedarikçiler ve satın alma acenteleri tedarik etmek,
• Çalışanlara ürünler konusunda eğitim vermek.

İyi tanımlanmış süreçler, ekibinize işi tamamlamak için belirli bir zamanda tamamlamaları veya öncelik vermeleri gereken görevlerde yardımcı olarak operasyonel verimlilik yaratacak ve böylece iş faaliyetlerinizde zamanında teslimatlar sağlayacaktır.

Açık satın alma süreçleri geliştirmek için, gerekli her satın alma adımını belirlemeniz, her görev için belirli bir kişi atamanız ve görev için eylemleri tanımlamanız gerekir. Bu nedenle, ekibiniz aynı resimde kalabilir ve başkalarıyla işbirliği yapmak için işlerini bilebilir.

Tedarik süreçlerini otomatikleştirin

Teknoloji dünyamızın her alanına entegre olduğu için satın alma sürecinizi dijitalleştirmek kaçınılmazdır. Eksiksiz bir dijital dönüşüm, tedarik süreçlerinizi bir üst seviyeye çıkaracak ve tedarik zincirinizdeki birçok darboğazı çözecektir.

Otomasyonla ilgili tedarik uygulamalarının en önemli faydaları şunlardır:

• Zamandan tasarruf edin: Veri girişi, fatura takipleri, kayıt güncellemeleri, onaylar ve belge teslimleri gibi manuel işlemlere harcanan tüm bu saatler yazılım tarafından hızlandırılabilir. Otomasyon, tekrarlayan operasyonel görevleri azaltabilir ve ekibinizin stratejik rollere odaklanmasını sağlayabilir.
• İnsan hatalarını azaltın : Otomasyon ayrıca manuel hataları en aza indirmenize yardımcı olur. Artık yanlış hesaplanmış sonuçlardaki veya yanlış girilen verilerdeki hataları kontrol etme konusunda endişelenmenize gerek yok.
• İşlem maliyetlerini azaltın : Teknolojinin desteğiyle işletmeler, tekrarlayan işler için işgücünü azaltabilir, böylece yol boyunca maliyetlerden tasarruf edebilir. Maliyet etkinliği, tedarik otomasyonunun en önemli faydalarından biridir.

İyi bir dijital tedarik çözümü aşağıdakileri gerçekleştirebilmelidir:

• Tedarikçi yönetimi: Tedarikçi performansını kolayca takip edin ve takip edin,
• Fatura onayı: Üç yollu yöntemle faturaları hızlı bir şekilde gözden geçirin ve onaylayın,
• Satın alma istekleri: Satın alma isteklerini yakalamanıza, onaylamanıza ve izlemenize yardımcı olacak şablonlar,
• Satınalma siparişleri (PO'lar): Onaylanmış satın alma taleplerine göre PO'ları otomatik olarak düzenleyin,
• Harcama analizi: Tedarik verilerinizden eyleme dönüştürülebilir içgörüler ve öneriler elde edin,
• Entegrasyonlar: Tedarik yazılımınızı ERP ve finans yazılımı gibi diğer sistemlere bağlayın.

Tedarik şeffaflığını uygulayın

Tedarikte şeffaflık, tüm iç paydaşlara görevlerini sorunsuz bir şekilde tamamlamaları ve daha iyi kararlar almaları için yetki vermeleri için gerekli bilgi ve belgeleri sağlamak anlamına gelir. Teknolojinin desteğiyle daha fazla senaryo keşfedebilir ve ekipleriniz için şeffaf, sürekli, çevik bir planlama modeli geliştirebilirsiniz.

Şeffaf bir satın alma süreci size birçok avantaj sunar:

• Daha hızlı işleme : Herkes işini ve hangi standartları izleyeceğini bildiğinde, tüm operasyon daha az darboğazla sorunsuz bir şekilde çalışabilir.
• Boşa harcanan zamanı azaltın: Şeffaf tedarik, kafa karıştırıcı isteklere ve uzun e-posta zincirlerine harcanan yorucu zamanı ortadan kaldırır. Bunun yerine, personeliniz tam olarak ne zaman ne yapmaları gerektiğini görür.
• Hesap Verebilirlik : Belgelerdeki şeffaflık, satın alma yolculuğunun her aşaması için sizin ve satıcılarınızın sorumluluğunu açıkça belirtir.
• Sorumlu kaynak bulma uygulamaları: Şeffaf bir süreç, kurumsal sosyal sorumluluğunuza uygun olarak ürün ve hizmetleri tedarik etmenize rehberlik eder.

Veriye dayalı bir yaklaşımla envanteri optimize edin

Kaçırmamanız gereken bir sonraki tedarik uygulaması, envanter yönetiminizi geliştirmek için verilerden yararlanmaktır.

Envanterinizin optimize edilip edilmediğini kontrol etmek için envanter taşıma maliyeti ve stok devir oranı gibi bazı metriklere göz atın . Planlama ve tahmin envanterinizin, stokları verimli bir şekilde yenilemek için iyi olup olmadığını, satış ve envanter seviyelerinin uyumlu olup olmadığını ve bunlar için uygun bir stratejiye sahip olmak için en çok satan ve yavaş satan öğelerin hangileri olduğunu görün. Örneğin, müşterilerin ihtiyaç duyduğunda kullanılabilirliklerini sağlamak için en çok satanlar için daha fazla stok satın alabilirsiniz. Buna karşılık, modası geçmiş olmalarını önlemek için yavaş satılan ürünlerin indirimli satışlarını artırmaya çalışın.

Envanter yönetimi yazılımını benimsemek, yukarıdaki tüm soruların üstesinden gelmenize yardımcı olabilir. Günlük operasyon için tedarik zinciri takibini, depolar ve mağazalar arasındaki envanter akışını ve satış ve envanter seviyelerindeki tutarlı değişiklikleri iyileştirebilirsiniz.

Gelişmiş bir seviye için, yapay zekanın gücünü ve veriye dayalı içgörüleri açığa çıkarmak, envanter maliyetlerini optimize etmenize, tedarik süresini belirlemenize ve gelecekteki stok talebini tahmin etmenize yardımcı olacak, böylece fazla stoklama veya yetersiz tedarik durumlarını önleyecektir.

Sözleşme yönetiminizi iyileştirin

Şu anda, sözleşme yönetimindeki en yaygın sorun, çalışanların sözleşmeleri ve diğer belgeleri arayabileceği, erişebileceği ve alabileceği merkezi bir platformun olmamasıdır. Düzensiz süreç, sözleşmeler arasında tutarsızlık, hantal işleme ve tedarik zinciri sürekliliği sorunları gibi birçok soruna neden olur.

Daha iyi bir sözleşme yönetimi sürecine sahip olmak için, personelinizin operasyonel süreçlerden sözleşme şablonlarına kadar tüm belgeleri oluşturmasına, depolamasına ve sürdürmesine olanak tanıyan merkezi bir bulut veritabanı oluşturmalısınız. Bu şekilde, sözleşmeleriniz arasında tutarlılık ve standartlar sağlayabilir, tekrarlanan görevlerle uğraşırken zamandan tasarruf edebilir, hata ve riskleri azaltabilirsiniz.

Bir sözleşme yönetimi otomasyonu uygulamak size şunları sunmalıdır:

• Merkezi depo: Tüm belgeleri saklayan, kolay erişilebilir bir veri tabanı,
• Yapılandırılabilir arayüz : İş gereksinimlerinize uyacak şekilde özelleştirilebilir bir arayüz,
• Otomatik bildirimler : Sözleşme kilometre taşları, yenilemeler ve yeniden müzakere fırsatları hakkında otomatik uyarılar gönderin,
• Satıcı performansının izlenmesi : Teslimat süresini, ürün kalitesini, fiyatlandırmayı ve satın alma hüküm ve koşullarına bağlılığı izleyin.

Tedarikçilerinizle etkileşim kurun

Tedarikçilerle sağlam bir ilişki kurmak, her zaman en iyi satın alma uygulamaları listesinin başında gelir. İyi yönetilirseniz, zamanında ve en iyi oranda güvenilir, yüksek kaliteli ürünler ve hizmetler sunan güvenilir satıcılara sahip olabilirsiniz. Bunu yapmak için, uzun vadeli bir kazan-kazan ilişkisi yaratmanın yollarını bulmak için satıcıların performansını izlemeniz ve değerlendirmeniz gerekir.

Satın alma ve tedarik için iyi organize edilmiş bir süreç , tedarikçilerinizi yönetmenize ve onlarla ilişki kurmanıza yardımcı olacaktır. Tedarikçi katılımınızı iyileştirmek için bazı ipuçları:

• Tedarikçileri stratejik ortaklar olarak görmek ve güven oluşturmak,
• Gereksinimlerinizi iletin ve herhangi bir satınalma siparişi konularında satıcılarla yakın işbirliği yapın,
• Beklentileri erkenden belirleyin, böylece satıcılarınızı bu standartta tutabilir ve uygun satın alma görüşmesi yoluyla hoş olmayan sürprizlerden kaçınabilirsiniz ,
• Satıcılara zamanında ödeme yapın: Satıcılara zamanında ödeme yapabilirseniz, satıcılarınız şirketinize öncelik verir ve uzun vadeli ortaklıklar için daha fazla fırsat açar,
• Tedarikçi performansını izleyin: Yatırımınız için en iyi değeri almanızı sağlamak için teslim edilen mal ve hizmetlerin kalitesini değerlendirin.

Çoklu kaynak stratejisine sahip olun

Tedarik zincirinizin herhangi bir bileşeni için yalnızca tek bir tedarikçiye güvenmek, özellikle doğrudan tedarik için risklidir . Mal teslimatında bir gecikme olursa veya ilişkiniz bozulursa, iş operasyonunuz zarar görür ve nihai ürünlerinizi başka bir satıcıyla değiştirinceye kadar üretemezsiniz.

Bu nedenle, tedarik sisteminizde esneklik yaratmak için birkaç satıcınız olmalıdır. Ayrıca, farklı coğrafi bölgelerdeki tedarikçileri çeşitlendirebilirseniz daha iyi olur. Bu, savaşlar, pandemiler, satıcıların performansını etkileyen yasa değişiklikleri ve şiddetli hava koşulları gibi mücbir sebep risklerini en aza indirmeyi amaçlar. Bu nedenle, her zaman size en uygun olan satıcılar arasında geçiş yapabilir ve tedarik zincirinizin kesintiye uğramasını önleyebilirsiniz. Bu, herhangi bir şirket için sahip olunması gereken en iyi tedarik uygulamalarından biridir.

Tedarik süreçlerini entegre edin

Satın alma çerçevesinin tamamı birbirinden farklı olabilen ve engeller oluşturabilen birden çok alt süreç içerir. Bazı yönleri otomatikleştirmiş olsanız bile, bütçe talepleri, kalite kontrolleri, sevk yetkisi vb. gibi manuel işlemler gerektiren bazı boşluklar vardır. Bu nedenle, sisteminiz darboğazlarla dolu çeşitli iş akışlarıyla bölünmüştür ve bu da size zaman ve paraya mal olabilir. .

Bu nedenle, işlem süresini hızlandırabilen ve darboğazları azaltabilen modern bir sistem oluşturmak için tüm tedarik süreçlerini entegre etmek önemlidir. Tüm iş akışlarını birbirine bağlamak, verilerin manuel kontroller ve sonsuz elektronik tablolar olmadan sistemler arasında sorunsuz bir şekilde hareket etmesine yardımcı olur. Sistem entegrasyonu, tedarik süreçlerinde kalite güvencesi ve doğrulamaları yürütmeyi daha kolay ve hızlı hale getirir.

Veri panoları oluşturun

Veri panoları, ekibinizin gerçek zamanlı verilere sindirilebilir bir biçimde erişmesine yardımcı olan bir başka en iyi satın alma uygulamasıdır. Çeşitli departmanlar verileri bir araya getirmeye çalıştığında kafa karışıklığını ve gereksiz soruları ortadan kaldırır.

Net bir veri panosu, bütçeyle ilgili doğru gerçek maliyetleri görüntüleyerek, fiyat dalgalanmasını ölçerek ve satıcı performansını değerlendirerek daha çevik olmanıza yardımcı olur.

Ayrıca, eksiksiz ve yorumlanabilir veriler, satın alma stratejinizi ve faaliyetlerinizi geliştirmek için size değerli bilgiler de sunar. Veriye dayalı bir yaklaşımla, tedarik sorunlarına neden olan ana darboğazları belirleyebilir ve bunlar için bir çözüm bulabilirsiniz.

Tedarik ekibinizi eğitin

Doğru strateji ve araçlar, yetkin bir ekip olmadan başarılı bir şekilde uygulanamaz. Personelinizin tüm süreçleri bildiğinden ve şirketin maliyet ve risk yönetimi gibi önceliklerini yerine getirebildiğinden emin olmalısınız. Ek olarak, ekibinize tedarik eğitim materyalleri sağlayın ve süreçlerde meydana gelen değişiklikleri meydana geldikçe bildirin. Eğitim kaynakları, ekibinizin kolayca bulabilmesi için merkezileştirilmelidir.

İyi eğitimli bir ekip, süreçleri etkin bir şekilde yürütmek için daha iyi bir konumdadır. Daha büyük problemler haline gelmeden önce engelleri hızlı bir şekilde tanımlayabilir ve bunlarla başa çıkabilirler. Ayrıca, her adımdan kimin sorumlu olduğunu bilerek çalışanları daha kolay yönetebilirsiniz.

Kurumsal sorumluluğu göz ardı etmeyin

Tedarik faaliyetlerinizde tedarik zincirinizin ekonomik ve çevresel etkilerine dikkat edin. Müşteriler, sosyal kurumsal sorumluluğun giderek daha fazla farkına varmakta ve toplum veya çevre üzerinde olumlu etkiler yaratan şirketleri tercih etmektedir. Bu beklentileri karşılamazsanız, itibarınıza zarar verebilir ve müşterilerinizi rakiplerinize kaptırabilirsiniz.

Bu nedenle, sosyal açıdan sorumlu kaynak bulmayı ve tedarikçilerinizin standartlarınıza uyup uymadığını değerlendirmeyi unutmayın.

Tedarik risklerini kontrol edin

Tedarik risk yönetimi, şirketlerin kaçırmaması gereken önemli bir faktördür. Tedarik zincirinizi etkileyen hem iç hem de dış riskleri belirlemelisiniz. Örneğin, karşılaşabileceğiniz bazı önemli riskler arasında fiyat istikrarsızlığı, tedarik zinciri kesintileri, dolandırıcılık, fazla harcama, düşük tedarikçi performansı, hatalı tedarik zinciri tahmini vb. sayılabilir.

Tedarik risklerini belirledikten sonra yapabileceğiniz 4 tür önlem vardır:

• Gerçek tehdit olmayan riskleri görmezden gelin,
• Bir riskin gerçekleşme olasılığını azaltmak,
• Bir riskin gerçekleşme olasılığını ortadan kaldırmak,
• Risk potansiyelini yönetmek için çözümler hazırlayın.

Yukarıda, satın alma için en iyi 12 uygulama verilmiştir. Bunları başarılı bir şekilde uygulamak için , tedarik sürecinizi kolaylaştırmak için bir PWA Magento Satın Alma Siparişi düşünün.

Magento Satın Alma Siparişi ile tedarik döngülerinizin tüm yönlerini kontrol edebilir ve satışları artırırken zamandan ve paradan tasarruf edebilirsiniz. Satış ve envanter kanallarını senkronize ederek tüm satın alma verilerini tek bir yerden izleyebilir, tüm ürün ve tedarikçi verilerini zahmetsizce yönetebilirsiniz. Yazılım ayrıca insan hatalarını en aza indirmenize ve PO oluşturma, onaylama, ürünleri teslim alma ve gerekirse ürün iadelerini izlemeye kadar PO işlemeyi basitleştirmenize olanak tanır.

Ek olarak, yazılımın veriye dayalı yaklaşımı, stokta kalma, aşırı satın alma ve eksik satın alma gibi sorunlu noktaları hafifletir. Artık satın alma işleminizi eyleme dönüştürülebilir içgörülere dayalı olarak planlayabilir ve potansiyel tedarikçilerle fırsatları tespit edebilirsiniz. Magento Satın Alma Siparişimizi deneyin ve satın alma sürecinizi bir sonraki seviyeye nasıl hızlandırdığını görün.

İyi tanımlanmış süreçler oluşturmak ve tedarik faaliyetlerinizi teknoloji ile güçlendirmek, operasyonu optimize etmenin ve akıcı ve verimli bir sistem yaratmanın anahtarıdır. Bu uygulamaları doğru bir şekilde uygulayarak satın alma potansiyelinizi açığa çıkarabilir ve bu dijital dünyada işinizi daha hızlı büyütebilirsiniz.

1. Tedarikin 7 aşaması nelerdir?

Tedarik süreci aşağıdaki 7 adımı içerir:

• Tanıma ihtiyacı,
• Satın alma talebi,
• Talep incelemesi,
• Talep süreci,
• Değerlendirme ve sözleşme,
• Sipariş yönetimi,
• Fatura onayları ve ihtilafları,
• Kayıt tutma.

2. Satın almanın dört direği nelerdir?

Bir tedarik stratejisi geliştirirken aklınızda bulundurmanız gereken 4 ana küresel tedarik direği vardır: insanlar, süreç, teknoloji ve tedarik zinciri. Bunlar, operasyonunuzdan yararlanmak için küresel bir yaklaşımın temel faktörleridir.

3. Bir tedarik sözleşmesine neler dahildir?

Bir tedarik sözleşmesi, her bir tarafın ürün, fiyatlandırma, ödeme yöntemi, teslimat koşulları ve diğer yasal şartlarla ilgili belirli gereksinimleri olan yükümlülüklerine ilişkin hüküm ve koşulları içerir.