2022년 12가지 조달 모범 사례

조달 프레임워크 개발

우선, 프로세스의 특정 문제를 해결하기 전에 강력한 조달 관리 프레임워크가 필요합니다. 효율적인 프레임워크는 다음을 포함하여 모든 프로세스에 대한 확실한 지침을 설정합니다.

• 구매 주문의 감독 및 승인,
• 공급업체 및 공급업체 관리,
• 결제를 위한 3자 매칭 의 성능 ,
• 모든 문서의 기록,
• 새로운 공급자 및 구매 대리인 소싱,
• 제품에 대한 직원 교육.

잘 정의된 프로세스는 운영 효율성을 창출하여 주어진 시간에 완료하거나 우선 순위를 지정하여 작업을 완료하는 데 필요한 작업을 팀에서 지원하므로 비즈니스 활동에서 시간을 엄수할 수 있습니다.

명확한 조달 프로세스를 개발하려면 필요한 모든 구매 단계를 식별하고 각 작업에 특정 사람을 할당하고 작업에 대한 조치를 설명해야 합니다. 따라서 팀은 동일한 그림을 유지하고 자신의 직무를 알고 다른 사람들과 협업할 수 있습니다.

조달 프로세스 자동화

기술이 세상의 모든 측면에 통합됨에 따라 조달 프로세스를 디지털화하는 것은 불가피합니다. 완전한 디지털 혁신은 조달 프로세스를 한 단계 끌어올리고 공급망의 많은 병목 현상을 해결할 것입니다.

자동화에 대한 조달 관행의 주요 이점은 다음과 같습니다.

• 시간 절약 : 데이터 입력, 송장 후속 조치, 기록 업데이트, 승인 및 문서 전달과 같은 수동 처리에 소요되는 모든 시간을 소프트웨어를 통해 가속화할 수 있습니다. 자동화를 통해 반복적인 운영 작업을 줄이고 팀이 전략적 역할에 집중할 수 있습니다.
• 인적 오류 감소 : 자동화는 수동 오류를 최소화하는 데도 도움이 됩니다. 더 이상 잘못 계산된 결과나 잘못 입력한 데이터에 대한 실수 확인에 대해 걱정할 필요가 없습니다.
• 처리 비용 절감 : 기술 지원으로 기업은 반복 작업에 대한 노동력을 줄여 비용을 절감할 수 있습니다. 비용 효율성은 조달 자동화의 가장 큰 이점 중 하나입니다.

우수한 디지털 조달 솔루션은 다음을 처리할 수 있어야 합니다.

• 공급업체 관리: 공급업체 성과를 쉽게 온보드 및 추적,
• 인보이스 승인: 3가지 방식으로 인보이스를 빠르게 검토하고 승인하며,
• 구매 요청: 구매 요청 을 캡처, 승인 및 모니터링하는 데 도움이 되는 템플릿,
• 구매 주문(PO): 승인된 구매 요청에 따라 자동으로 PO를 발행합니다.
• 지출 분석: 조달 데이터에서 실행 가능한 통찰력과 제안을 유도하고,
• 통합: 조달 소프트웨어를 ERP 및 재무 소프트웨어와 같은 다른 시스템과 연결합니다.

조달 투명성 실천

조달의 투명성은 모든 내부 이해 관계자에게 필요한 정보와 문서를 제공하여 업무를 원활하게 완료하고 더 나은 결정을 내릴 수 있도록 권한을 부여하는 것을 의미합니다. 기술 지원을 통해 더 많은 시나리오를 탐색하고 팀을 위해 투명한 지속적이고 민첩한 계획 모델을 개발할 수 있습니다.

투명한 조달 프로세스는 다음과 같은 많은 이점을 제공합니다.

• 더 빠른 처리 : 모든 사람이 자신의 작업과 따라야 할 표준을 알고 있으면 병목 현상을 줄이고 전체 작업을 원활하게 실행할 수 있습니다.
• 낭비되는 시간 감소: 투명한 조달은 혼란스러운 요청과 긴 이메일 체인에 소모되는 피곤한 시간을 제거합니다. 대신 직원은 정확히 어떤 시간에 무엇을 해야 하는지 알 수 있습니다.
• 책임 : 문서의 투명성은 구매 여정의 각 단계에 대한 귀하와 귀하의 공급업체의 책임을 명확하게 명시합니다.
• 책임 있는 소싱 관행: 투명한 프로세스는 기업의 사회적 책임에 따라 제품과 서비스를 소싱하도록 안내합니다.

데이터 기반 접근 방식으로 인벤토리 최적화

다음으로 놓치지 말아야 할 조달 관행은 데이터를 활용하여 재고 관리를 강화하는 것입니다.

재고가 최적화되었는지 확인하려면 재고 유지 비용 및 재고 회전율 과 같은 몇 가지 측정항목을 살펴보세요 . 재고 계획 및 예측이 재고를 효율적으로 보충하는 데 적합한지, 판매 및 재고 수준이 동기화되어 있는지, 적절한 전략이 있는 베스트 셀러 및 슬로우 셀링 품목인지 확인하십시오. 예를 들어 베스트 셀러의 재고를 추가로 구매하여 고객이 필요할 때 재고를 확보할 수 있습니다. 반대로, 판매가 느린 품목은 할인된 가격으로 판매하여 구식이 되지 않도록 하십시오.

재고 관리 소프트웨어를 채택하면 위의 모든 질문을 해결하는 데 도움이 될 수 있습니다. 일상적인 작업을 위해 공급망 추적, 창고와 상점 간의 재고 흐름, 판매 및 재고 수준의 일관된 변경을 개선할 수 있습니다.

고급 수준의 경우 AI의 힘과 데이터 기반 통찰력을 활용하여 재고 비용을 최적화하고 리드 타임을 결정하며 미래의 재고 수요를 예측하여 재고 과잉 또는 공급 부족 상황을 방지할 수 있습니다.

계약 관리 개선

현재 계약 관리에서 가장 일반적인 문제는 직원이 계약 및 기타 문서를 검색, 액세스 및 검색할 수 있는 중앙 집중식 플랫폼이 없다는 것입니다. 무질서한 프로세스는 계약 간 불일치, 번거로운 처리, 공급망 연속성 문제와 같은 많은 문제점을 야기합니다.

더 나은 계약 관리 프로세스를 가지려면 직원이 운영 프로세스에서 계약 템플릿에 이르기까지 모든 문서를 생성, 저장 및 유지 관리할 수 있는 중앙 집중식 클라우드 데이터베이스를 구축해야 합니다. 이러한 방식으로 계약 간의 일관성과 표준을 보장하고 반복되는 작업을 처리하는 시간을 절약하고 오류와 위험을 완화할 수 있습니다.

계약 관리 자동화를 구현하면 다음과 같은 이점이 있습니다.

• 중앙 리포지토리: 모든 문서를 저장하는 쉽게 액세스할 수 있는 데이터베이스,
• 구성 가능한 인터페이스 : 비즈니스 요구 사항에 맞는 사용자 정의 가능한 인터페이스,
• 자동 알림 : 계약 마일스톤, 갱신 및 재협상 기회에 대한 자동 알림을 전송합니다.
• 공급업체 성능 모니터링 : 배송 시간, 제품 품질, 가격 및 구매 조건 준수를 추적합니다.

공급업체와 협력

공급업체와 견고한 관계를 구축하는 것은 항상 구매 모범 사례의 최상위 목록에 있습니다. 잘 관리된다면 신뢰할 수 있는 고품질 제품과 서비스를 적시에 최상의 속도로 제공하는 신뢰할 수 있는 공급업체를 확보할 수 있습니다. 이를 위해서는 공급업체의 성과를 추적하고 평가하여 장기적으로 윈-윈 관계를 구축할 수 있는 방법을 찾아야 합니다.

잘 조직된 구매 및 조달 프로세스는 공급업체를 관리하고 참여하는 데 도움이 됩니다. 다음은 공급업체 참여를 개선하기 위한 몇 가지 팁입니다.

• 협력사를 전략적 파트너로 대우하고 신뢰를 구축하고,
• 구매 주문 문제에 대해 요구 사항을 전달하고 공급업체와 긴밀하게 협력합니다.
• 조기에 기대치를 설정하여 공급업체가 해당 표준을 준수하도록 하고 적절한 조달 협상 을 통해 불쾌한 놀라움을 피할 수 있습니다 .
• 제때에 공급업체에 지불: 제때에 공급업체에 비용을 지불할 수 있다면 공급업체는 회사의 우선 순위를 정하고 장기적인 파트너십을 위한 더 많은 기회를 열 것입니다.
• 공급업체 성과 모니터링: 제공되는 제품 및 서비스의 품질을 평가하여 투자에 대한 최고의 가치를 얻을 수 있도록 합니다.

다중 소싱 전략을 가지고 있습니다.

공급망의 모든 구성 요소에 대해 하나의 공급업체에만 의존하는 것은 특히 직접 조달 의 경우 위험 합니다. 상품 배송이 지연되거나 관계가 깨지면 비즈니스 운영이 어려워지고 다른 공급업체로 교체할 때까지 최종 제품을 생산할 수 없습니다.

그렇기 때문에 조달 시스템에서 탄력성을 만들기 위해 여러 공급업체가 있어야 합니다. 또한 다양한 지리적 지역의 공급업체를 다양화할 수 있으면 더 좋습니다. 이는 전쟁, 전염병, 공급업체의 성과에 영향을 미치는 법률 변경 및 악천후와 같은 불가항력의 위험을 최소화하는 것을 목표로 합니다. 따라서 귀하의 편의에 가장 적합하고 공급망의 중단을 방지하기 위해 항상 공급업체 간에 전환할 수 있습니다. 이것은 모든 회사의 필수 조달 모범 사례 중 하나입니다.

조달 프로세스 통합

전체 조달 프레임워크에는 이질적이고 장벽을 생성할 수 있는 여러 하위 프로세스가 포함되어 있습니다. 일부 측면을 자동화한 경우에도 예산 요청, 품질 확인, 파견 승인 등과 같은 수동 조치가 필요한 일부 격차가 있습니다. 따라서 시스템은 병목 현상으로 가득 찬 다양한 워크플로로 단편화되어 시간과 비용을 낭비할 수 있습니다. .

따라서 모든 조달 프로세스를 통합하여 처리 시간을 단축하고 병목 현상을 줄일 수 있는 간소화된 시스템을 만드는 것이 중요합니다. 모든 워크플로를 연결하면 수동 확인과 끝없는 스프레드시트 없이 시스템 간에 데이터를 원활하게 이동할 수 있습니다. 시스템 통합을 통해 조달 프로세스 전반에 걸쳐 품질 보증 및 검증을 보다 쉽고 빠르게 수행할 수 있습니다.

데이터 대시보드 구축

데이터 대시보드는 팀이 소화 가능한 형식의 실시간 데이터에 액세스하는 데 도움이 되는 또 다른 조달 모범 사례입니다. 여러 부서에서 데이터를 함께 패치하려고 할 때 혼란과 불필요한 질문을 제거합니다.

명확한 데이터 대시보드는 예산과 관련된 정확한 실제 비용을 표시하고, 가격 변동을 측정하고, 공급업체 성과를 평가하여 더 민첩해질 수 있도록 도와줍니다.

또한 완전하고 해석 가능한 데이터는 조달 전략 및 활동을 개선하는 데 유용한 통찰력을 제공합니다. 데이터 기반 접근 방식을 사용하면 조달 문제를 일으키는 주요 병목 현상을 식별하고 이에 대한 솔루션을 찾을 수 있습니다.

조달 팀 교육

유능한 팀 없이는 올바른 전략과 도구를 성공적으로 구현할 수 없습니다. 직원이 모든 프로세스를 알고 비용 및 위험 관리와 같은 회사의 우선 순위를 전달할 수 있는지 확인해야 합니다. 또한 팀에 조달 교육 자료를 제공하고 프로세스 변경 사항이 발생하면 이를 전달합니다. 교육 리소스는 팀이 쉽게 찾을 수 있도록 중앙 집중화되어야 합니다.

잘 훈련된 팀은 프로세스를 효과적으로 수행할 수 있는 더 나은 위치에 있습니다. 그들은 더 큰 문제가 되기 전에 장애물을 빠르게 식별하고 처리할 수 있습니다. 또한 각 단계의 책임자가 누구인지 파악하여 직원을 보다 쉽게 ​​관리할 수 있습니다.

기업의 책임을 무시하지 마십시오

소싱 활동에서 공급망의 경제적, 환경적 영향을 염두에 두십시오. 고객들은 점점 더 사회적 기업의 책임을 인식하고 사회나 환경에 긍정적인 영향을 미치는 기업을 선호합니다. 이러한 기대치를 충족하지 못하면 평판이 손상되고 경쟁업체에게 고객을 잃을 수 있습니다.

따라서 사회적으로 책임 있는 소싱을 수행하고 공급업체가 표준을 준수하는지 평가하는 것을 잊지 마십시오.

조달 위험 통제

조달 리스크 관리는 기업이 놓쳐서는 안 될 중요한 요소입니다. 공급망에 영향을 미치는 내부 및 외부 위험을 모두 식별해야 합니다. 예를 들어 가격 불안정, 공급망 중단, 사기, 과잉 지출, 낮은 공급업체 실적, 부정확한 공급망 예측 등이 ​​발생할 수 있는 주요 위험입니다.

조달 위험을 식별한 후 취할 수 있는 조치에는 4가지 유형이 있습니다.

• 실제 위협이 아닌 위험은 무시하고,
• 위험이 발생할 확률을 줄이고,
• 위험이 발생할 확률을 제거하고,
• 위험 가능성을 관리하기 위한 솔루션을 준비합니다.

위에는 구매를 위한 상위 12개 모범 사례가 나와 있습니다. 성공적으로 적용하려면 PWA Magento 구매 주문 을 고려 하여 조달 프로세스를 간소화하십시오.

Magento 구매 주문을 사용하면 조달 주기의 모든 측면을 제어하고 시간과 비용을 절약하면서 매출을 높일 수 있습니다. 판매 및 재고 채널을 동기화하고 모든 제품 및 공급업체 데이터를 손쉽게 관리하여 모든 구매 데이터를 한 곳에서 모니터링할 수 있습니다. 또한 이 소프트웨어를 사용하면 PO 생성, 승인, 제품 수령, 필요한 경우 제품 반품 추적에 이르기까지 인적 오류를 최소화하고 PO 처리를 간소화할 수 있습니다.

또한 소프트웨어의 데이터 중심 접근 방식은 재고 부족, 과잉 구매 및 과소 구매의 문제점을 완화합니다. 이제 실행 가능한 통찰력을 기반으로 구매를 계획하고 잠재적 공급업체와의 기회를 포착할 수 있습니다. Magento 구매 주문을 시도하고 구매 프로세스를 다음 단계로 가속화하는 방법을 확인하십시오.

잘 정의된 프로세스를 수립하고 기술로 조달 활동을 강화하는 것은 운영을 최적화하고 능률적이고 효율적인 시스템을 만드는 열쇠입니다. 이러한 관행을 적절하게 구현하면 이 디지털 세계에서 조달 잠재력을 발휘하고 비즈니스를 더 빠르게 성장시킬 수 있습니다.

1. 조달의 7단계는 무엇입니까?

조달 프로세스에는 다음 7단계가 포함됩니다.

• 인정이 필요하고,
• 구매 요청,
• 요청 검토,
• 모집과정,
• 평가 및 계약,
• 주문 관리,
• 송장 승인 및 분쟁,
• 기록 보관.

2. 조달의 4대 기둥은 무엇입니까?

조달 전략을 개발할 때 명심해야 하는 글로벌 조달의 4가지 주요 기둥이 있습니다: 사람, 프로세스, 기술 및 공급망. 이는 귀사의 작업을 활용하기 위한 글로벌 접근 방식의 핵심 요소입니다.

3. 조달 계약에는 무엇이 포함됩니까?

조달 계약에는 제품, 가격, 지불 방법, 배송 조건 및 기타 법적 조건에 대한 특정 요구 사항과 함께 각 당사자의 의무에 대한 조건이 포함됩니다.