Руководство по созданию и использованию штрих-кода с помощью Google Таблиц или Excel [+4 инструмента]

Хотите отслеживать свои запасы эффективно и безошибочно? Хотите автоматизировать систему закупок вашего бизнеса? Вам нужны штрих-коды, и лучший способ их создания или управления ими — это штрих-коды Excel и штрих-коды Google Sheets.

Прошло более 50 лет с момента выдачи патента на штрих-коды в пользу Нормана Джозефа Вудленда и Бернарда Сильвера. Тем не менее, штрих-коды незаменимы, когда вам нужен простой и эффективный способ чтения кратких данных, записанных на потребительских товарах или бизнес-активах. На самом деле технологические компании разрабатывают новые его версии, ссылаясь на базовые.

В наши дни предприятия автоматизируют создание штрих-кодов, печать по запросу и декодирование с помощью надежных приложений, таких как Excel и Таблицы. Пожалуйста, продолжайте читать, чтобы узнать больше о штрих-кодах, их использовании и многом другом.

Что такое штрих-код?

Штрих-код, состоящий из штрихов и пробелов, представляет собой машиночитаемое представление цифр и символов.

Используя штрих-коды, машины могут считывать и идентифицировать помеченный продукт из подключенной базы данных инвентаризации или розничных продаж. Эти изображения содержат черные линии и белые пробелы. Линии могут быть разной ширины и формы в зависимости от версии штрих-кода, стандарта, символики и т. д.

Черные линии обычно параллельны с предварительно запрограммированными белыми промежутками между ними. Такое размещение черного и белого цветов может напоминать концепцию азбуки Морзе. Дело в том, что азбуки Морзе были основой для изобретения технологии штрихового кода.

Штрих-коды обычно содержат цифры и буквы. Длина данных зависит от их соглашения. Например, системы штрих-кода Industrial 2 of 5 могут содержать от 2 до 30 символов.

Как работает штрих-код?

Принцип работы штрих-кодов — форма и ширина черных параллельных линий. Разная ширина черных полос обычно представляет числа от 1 до 0. Теперь, чтобы отобразить числа от 0 до 9, черные полосы должны быть упорядочены особым образом.

Шаблон черных полос и соответствующих им данных зависит от соглашения системы штрих-кода.

Ниже приведены популярные стандарты штрих-кода:

• Универсальный код продукта (UPC)
• Европейский артикул (EAN), используемый в Европе
• Код 39 используется исключительно Министерством обороны США.
• Код 128 является эксклюзивным в индустрии B2B.
• PDF417 был специально разработан для удостоверений личности.

Эта последовательность черных полос представляет собой заранее спланированный алгоритм, сохраненный в системе розничных закупок, программном обеспечении для отслеживания запасов и т. д. Теперь все, что вам нужно сделать, это отсканировать штрих-код.

Для сканирования специализированное оборудование фиксируется лазерным светом, обычно красного и зеленого цвета. Внутри сканера находится преобразователь оптического сигнала в цифровой, который считывает входящий лазерный сигнал.

Когда вы подсвечиваете лазером штрих-код, преобразователь сигнала сканирует отраженную часть лазера. Затем подключенный компьютер понимает структуру черных линий и белых пробелов и расшифровывает встроенные данные.

Приложения для штрих-кодов: Google Sheets

Google Таблицы — это совершенно бесплатное веб-приложение, которое позволяет мгновенно создавать штрих-коды. Если у вас есть небольшой магазин, онлайн-рынок или вы работаете фрилансером и вам нужен дешевый способ отслеживания запасов, вам достаточно системы штрих-кодов Google Sheets.

Google Таблицы поставляются с соответствующими формулами, шрифтами и свойствами печати для создания массовых штрих-кодов.

Приложения для штрих-кодов: Microsoft Excel

Предположим, что ваш бизнес использует пакет Microsoft 365 для всех видов документации и управления контентом, и вы не хотите переключаться на другую рабочую область. Затем вы можете удобно использовать Excel для создания и печати любого количества штрих-кодов, которое вы хотите.

Excel состоит из различных шрифтов штрих-кодов, свойств печати и шрифтов штрих-кодов для быстрого создания штрих-кодов для любых нужд.

Штрих-коды Excel

Штрих-коды Excel аналогичны любым другим штрих-кодам, которые используют предприятия. Но в этом случае вы конвертируете целевые данные в формат штрих-кода, используя шрифты, формулы и т. д. из приложения Excel. Многие предприятия создают надежные системы штрих-кодирования с помощью Excel.

Такая система часто включает в себя следующее:

• база продуктов и номера для отслеживания
• код VBA для автоматизации генерации штрих-кода
• предварительно отформатированные свойства печати
• сопоставление данных с базой данных после сканирования штрих-кода

Варианты использования штрих-кодов Excel

Мониторинг запасов

Склады любого бизнеса генерируют и наклеивают наклейки со штрих-кодом на товарно-материальные ценности. Когда новые вещи поступают с завода-изготовителя или хранящиеся товары поступают в пункты выдачи, кладовщики сканируют штрих-коды.

Мониторинг активов

Компании создают штрих-коды и маркируют свои активы, такие как настольные компьютеры, ноутбуки, экраны телевизоров, столы, стулья и т. д. Когда организации необходимо провести аудит своих активов, она может просто отсканировать наклейки со штрих-кодом и сопоставить данные с существующим списком запасов.

Обработка счетов

Счета поставляются с предварительно напечатанными штрих-кодами. Когда группе по работе с дебиторской или кредиторской задолженностью необходимо обработать счет-фактуру и записать его в бухгалтерскую книгу, они могут отсканировать штрих-код.

Розничный канал

В продуктовых магазинах владельцы магазинов используют штрих-коды для быстрого создания счетов, отслеживания запасов и предотвращения кражи продуктов.

Отслеживание почты

Пожалуй, самое важное использование штрих-кодов вы найдете в почтовой системе всех стран мира. На каждом контрольно-пропускном пункте движения почтового отправления почтальоны сканируют штрих-код. Таким образом, вы получаете информацию об отслеживании статьи.

Слияние почты

Предприятия часто используют штрих-коды в рассылке для массовой рассылки информационных сообщений о продуктах поставщикам или клиентам.

Больница РКМ

Система управления циклом доходов больницы генерирует штрих-код, когда вы принимаете пациента. Затем персонал больницы выдает пациенту браслет со штрих-кодом.

Теперь, на протяжении всего жизненного цикла пациента в больнице, персонал будет сканировать штрих-код для осмотров, патологических тестов, процедур ОТ и т. д. Затем RCM будет автоматически вести журнал пациентов.

Гиперссылка на веб-страницу

Усовершенствованные штрих-коды, такие как 2D QR-коды, популярны для связывания мобильных приложений, веб-сайтов, контент-порталов и т. д. с помощью гиперссылок URL.

Преимущества использования Excel для штрих-кода

Экономия на издержках

Если вы можете создать систему создания штрих-кода и автоматизировать ее в Excel, вы можете значительно сэкономить на отдельном инструменте штрих-кода.

Повышенная точность

При тщательном создании и маркировке штрих-коды Excel очень точны для отслеживания и управления физическими предметами.

Нет или меньше кривой обучения

Поскольку ваши сотрудники знают, как работать с Excel, система создания штрих-кодов Excel будет им знакома. Вам не нужно отдельно обучать сотрудников новому приложению.

Мгновенная доступность данных Excel

Когда вы используете систему штрих-кодов Excel, отсканированные данные мгновенно становятся доступными в вашем файле Excel. Сотрудникам не нужно тратить время на импорт отсканированных данных в Excel.

Интеграция

Большинство инструментов и систем генерации штрих-кодов для Excel также совместимы с другими приложениями Microsoft, такими как Word, PowerPoint, Publisher и т. д.

Как создавать массовые штрих-коды в Excel

Загрузите и установите шрифты штрих-кода

Последние версии Excel должны содержать несколько шрифтов штрих-кода. Однако, если таких шрифтов нет, вы можете скачать их с Dafont. Не стесняйтесь использовать любой другой веб-сайт, который вам нравится. Вы можете приобрести шрифт штрих-кода с бизнес-лицензией для коммерческих целей.

После загрузки выполните следующие действия:

• Разархивируйте файл и дважды щелкните файл BarcodeFont.ttff.
• Нажмите «Установить», чтобы добавить шрифт в вашу операционную систему.

Создание системы генерации штрих-кода в Excel

№1. Откройте Excel и создайте два заголовка столбца: Product ID и Barcode .

№ 2. Под заголовком Штрих-код скопируйте следующую формулу:

 "*"&A2&"*"

№3. Теперь щелкните ячейку, содержащую формулу, а затем выберите BarcodeFont в разделе « Главная » > « Шрифт» > раскрывающийся список « Выбор шрифта ».

№ 4. Скопируйте эту ячейку (B2) и вставьте ее ниже до 10–20 строк в соответствии с вашими требованиями.

№ 5. Затем введите любые символы английского алфавита и цифры, чтобы получить штрих-код с правой стороны этой ячейки до количества ячеек, в которое вы скопировали и вставили формулу.

№ 6. Увеличьте размер шрифта столбца «Штрих-код», чтобы получить печатные штрих-коды.

Итак, вы узнали о штрих-кодах и ручном создании штрих-кодов Excel.

Если вы хотите сделать свою систему отслеживания запасов безупречной и масштабируемой, вы можете рассмотреть следующие инструменты и приложения для генерации штрих-кода :

Офис TBarCode: TEC-IT

TBarCode Office — это современная надстройка для приложений Microsoft Word и Excel. Вы можете скачать надстройку бесплатно. После загрузки установите надстройку в Excel и Word для задач штрих-кодирования.

В Word это поможет вам генерировать штрих-коды для рассылки и слияния писем. Вы также можете распечатать штрих-коды в Word и наклеить их в качестве наклеек на товары. В Excel та же надстройка позволяет массово генерировать штрих-коды и распечатывать их.

Надстройка подходит для Microsoft Office 2007 и более поздних версий. Надстройку можно использовать как на 32-разрядных, так и на 64-разрядных компьютерах Windows. Однако надстройка несовместима с настольными компьютерами или ноутбуками, отличными от Windows.

Если вам нужно автоматизировать систему штрих-кодов Excel с помощью кодирования VBA, вы можете загрузить TBarCode SDK с того же портала. SDK также поддерживает автоматизацию программирования с помощью Microsoft Access.

ActiveBarcode: надстройка для Excel

Еще одна популярная надстройка штрих-кода для Excel — ActiveBarcode. После того, как вы успешно добавите инструмент в свое программное обеспечение Excel, он добавит специальное меню ленты в ваше приложение Excel. Вы получаете все возможности для создания, редактирования, автоматизации, печати и т. д. в этом меню ленты.

ActiveBarcode хорош для обратной совместимости с Microsoft Office. Вы можете установить надстройку для версий Microsoft Office начиная с 2000 года. Также поддерживаются все последние версии Microsoft. Кроме того, вам понадобится ПК с 32-битной или 64-битной ОС Windows. Надстройка несовместима с компьютерами с macOS.

Ключевые особенности этой надстройки:

• Настраиваемое расположение штрих-кода Excel в таблицах данных
• Изменение размера штрих-кода точно на дюйм или сантиметр

Надстройка штрих-кодирования легко интегрируется с различными типами таблиц Excel. Вы также можете автоматизировать создание штрих-кода, связав его с ячейками. При изменении данных ячейки меняется и штрих-код.

Программное обеспечение для штрих-кодов: ConnectCode

Barcode Software — это отдельное приложение для компьютеров с Windows 10 и 11. Microsoft Store размещает приложение для бесплатной загрузки. Приложение работает как любое другое приложение Windows, которое вы регулярно используете. Но принципиальное отличие заключается в том, что приложение Barcode Software отправляет данные штрих-кода в файл Excel.

Следовательно, вам понадобится программное обеспечение Excel, чтобы использовать это приложение. Кроме того, вы можете экспортировать результаты в такие приложения, как Adobe PDF, Word, Access и другие инструменты графического дизайна. Приложение штрих-кода поставляется с 3 встроенными шрифтами штрих-кода. Это:

• Индустриальный 2 из 5
• Код 39
• ПОСТНЕТ

Таким образом, вы можете создавать штрих-коды только трех вышеперечисленных стандартов. Вы не можете создавать штрих-коды в других форматах, таких как UPC или EAN. Следовательно, это хорошее приложение, если ваш бизнес поддерживает три вышеуказанных стандарта штрих-кода.

Генератор штрих-кода в Excel: Tech Nitya

Генератор штрих-кода Tech Nitya в Excel — это надстройка, которую необходимо установить в программное обеспечение Excel. После правильной настройки вы можете массово генерировать штрих-коды одним щелчком мыши. Инструмент поставляется с различными типами коммерческих лицензий.

Поэтому, если вам нужен лицензионный инструмент для неограниченного коммерческого использования, вы можете взглянуть на это приложение. Основные особенности инструмента:

• Удобный интерфейс конструктора штрих-кодов.
• Настройте фактический штрих-код так, как вы хотите.
• Поставляется со стандартной кодировкой для многих соглашений о штрих-кодах, таких как EAN13, UPCA, Interleaved2of5, ISBN и т. д.
• Он также предлагает штрих-коды, отформатированные для почтовых служб, таких как SingaporePost, SwissPostParcel, USPS OneCode, Postnet, Australia Post и т. д.

Инструмент был совместим с любой версией Microsoft Office, начиная с 2007 года. Кроме того, вы можете экспортировать свои штрих-коды в приложение Microsoft Word.

Заключительное слово

Штрих-коды действительно удобны для управления запасами продуктов, активов, контроля запасов и т. д. Иногда технически подкованные люди находят способ передачи данных в кодах, которые простые глаза не могут понять.

Независимо от того, используете ли вы штрих-коды для бизнеса или в качестве технического хобби, вам необходимо программное обеспечение и инструменты для автоматизации генерации этих машиночитаемых кодов. Вы можете использовать штрих-коды Excel или Google Sheets, создав их вручную.

Предположим, вам не нужны никакие коммерческие приложения. Но если вам нужно более быстрое редактирование и создание штрих-кодов для Excel или других совместимых приложений для работы с электронными таблицами, вы можете попробовать любое из вышеперечисленных сторонних приложений.

Поскольку вам понравилась эта статья, вам могут быть интересны надстройки Excel для малого и среднего бизнеса и надстройки Google Sheets.