Un guide pour générer et utiliser un code-barres à l'aide de Google Sheets ou d'Excel [+4 outils]

Vous voulez suivre votre inventaire efficacement et sans erreur ? Vous souhaitez automatiser le système d'approvisionnement de votre entreprise ? Vous avez besoin de codes-barres, et la meilleure façon de les créer ou de les gérer est les codes-barres Excel et les codes-barres Google Sheets.

Plus de 50 ans se sont écoulés depuis la délivrance du brevet des codes-barres en faveur de Norman Joseph Woodland et Bernard Silver. Pourtant, les codes-barres sont indispensables lorsque vous avez besoin d'un moyen simple et efficace de lire des données concises écrites sur des produits de consommation ou des actifs commerciaux. En effet, les entreprises technologiques en développent de nouvelles versions en se référant aux versions de base.

De nos jours, les entreprises automatisent la création de codes-barres, l'impression à la demande et le décodage à l'aide d'applications robustes comme Excel et Sheets. Veuillez continuer à lire pour en savoir plus sur les codes-barres, leur utilisation, etc.

Qu'est-ce qu'un code-barres ?

Un code-barres, composé de barres et d'espaces, est une représentation lisible par machine de chiffres et de caractères.

En utilisant des codes-barres, les machines peuvent lire pour identifier le produit étiqueté à partir d'un inventaire connecté ou d'une base de données de vente au détail. Ces images contiennent des lignes noires et des espaces blancs. Les lignes peuvent être de largeurs et de formes différentes selon la version du code-barres, la norme, la symbologie, etc.

Les lignes noires sont généralement parallèles avec des espaces blancs préprogrammés entre elles. Un tel placement de couleurs noir et blanc pourrait ressembler au concept derrière les codes Morse. Le fait est que les codes Morse ont été à la base de l'invention de la technologie des codes à barres.

Les codes-barres contiennent généralement des chiffres et des alphabets. La longueur des données dépend de sa convention. Par exemple, les systèmes de codes à barres Industrial 2 of 5 peuvent comporter de 2 à 30 caractères.

Comment fonctionne le code-barres ?

Le principe de fonctionnement des codes-barres est la forme et la largeur des lignes noires parallèles. Différentes largeurs de barres noires représentent généralement les chiffres 1 et 0. Maintenant, pour représenter les chiffres entre 0 et 9, les barres noires doivent être séquencées d'une manière spéciale.

Le motif des barres noires et leurs données correspondantes dépendent de la convention du système de codes à barres.

Les normes de codes-barres les plus courantes sont les suivantes :

• Code de produit universel (UPC)
• Numéro d'article européen (EAN) utilisé en Europe
• Le code 39 est exclusivement utilisé par le département américain de la Défense
• Le code 128 est exclusif dans l'industrie B2B
• PDF417 a été spécialement conçu pour les cartes d'identité

Ce séquençage de barres noires est un algorithme pré-planifié enregistré sur un système d'achat au détail, un logiciel de suivi des stocks, etc. Il ne vous reste plus qu'à scanner le code-barres.

Pour la numérisation, un équipement spécialisé est fixé avec une lumière laser, généralement rouge et verte. À l'intérieur du scanner se trouve un convertisseur de signal optique vers numérique qui lit le laser entrant.

Lorsque vous flashez le laser sur un code-barres, le convertisseur de signal scanne une partie réfléchie du laser. Ensuite, un ordinateur connecté comprend le motif des lignes noires et des espaces blancs et déchiffre les données intégrées.

Applications pour les codes-barres : Google Sheets

Google Sheets est une application Web entièrement gratuite qui vous permet de créer des codes-barres en un clin d'œil. Si vous possédez un petit magasin, un marché en ligne ou un travail indépendant et que vous avez besoin d'un moyen peu coûteux de suivi des stocks, le système de codes-barres Google Sheets vous suffit.

Google Sheets est fourni avec les formules, les polices et les propriétés d'impression associées pour produire des codes-barres de masse.

Applications pour codes-barres : Microsoft Excel

Considérons que votre entreprise utilise la suite Microsoft 365 pour toutes sortes de documentation et de gestion de contenu, et que vous ne souhaitez pas basculer vers un autre espace de travail. Ensuite, vous pouvez facilement utiliser Excel pour générer et imprimer le nombre de codes à barres que vous souhaitez.

Excel se compose de diverses polices de codes à barres, propriétés d'impression et polices de codes à barres pour la création rapide de codes à barres pour tous les besoins.

Codes-barres Excel

Les codes-barres Excel sont similaires à tous les autres codes-barres utilisés par les entreprises. Mais, dans ce cas, vous convertissez les données cibles au format de code à barres à l'aide de fons, de formules, etc., à partir de l'application Excel. De nombreuses entreprises créent des systèmes de codes-barres robustes avec Excel.

Un tel système comprend souvent les éléments suivants :

• une base de données de produits et de numéros de suivi
• un code VBA pour automatiser la génération de code-barres
• propriétés d'impression pré-formatées
• faire correspondre les données à la base de données après lecture du code-barres

Cas d'utilisation des codes-barres Excel

Surveillance des stocks

Les entrepôts de toute entreprise génèrent et collent des autocollants de code-barres sur les articles en stock. Lorsque de nouvelles choses arrivent de l'usine de fabrication ou que des articles stockés sont acheminés vers des points de distribution, les magasiniers scannent les codes-barres.

Surveillance des actifs

Les entreprises créent des codes-barres et étiquettent leurs actifs tels que les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les écrans de télévision, les tables, les chaises, etc. Lorsque l'organisation doit auditer son inventaire d'actifs, elle peut simplement scanner les autocollants de code-barres et faire correspondre les données avec la liste de stock existante.

Traitement de facture

Les factures sont livrées avec des codes-barres pré-imprimés. Lorsque l'équipe des comptes clients ou fournisseurs doit traiter la facture et l'enregistrer dans un grand livre, elle peut scanner le code-barres.

Canal de vente au détail

Dans les épiceries, les propriétaires de magasins utilisent des codes-barres pour créer rapidement des factures, suivre l'inventaire et empêcher le vol de produits.

Suivi du courrier

Vous pouvez peut-être trouver l'utilisation la plus cruciale des codes à barres dans le système de messagerie de tous les pays du monde. A chaque point de contrôle d'un mouvement d'article de courrier, les facteurs scannent le code-barres. Ainsi, vous obtenez des informations de suivi des articles.

Publipostage

Les entreprises utilisent souvent des codes-barres dans un publipostage pour envoyer des e-mails d'informations sur les produits en vrac aux fournisseurs ou aux clients.

MRC hospitalier

Le système de gestion du cycle de revenus de l'hôpital génère un code-barres lorsque vous admettez un patient. Le personnel hospitalier remet alors un bracelet avec le code-barres au patient.

Désormais, tout au long du cycle de vie du patient au sein de l'hôpital, le personnel scannerait le code-barres pour les contrôles, les tests pathologiques, les procédures d'OT, etc. Le RCM gérera alors automatiquement le registre du patient.

Lien hypertexte vers une page Web

Les codes-barres avancés tels que les codes QR 2D sont populaires pour relier des applications mobiles, des sites Web, des portails de contenu, etc., via des hyperliens URL.

Avantages de l'utilisation d'Excel pour le code-barres

Économies de coûts

Si vous pouvez créer un système de création de codes-barres et l'automatiser dans Excel, vous pouvez économiser beaucoup sur un outil de code-barres séparé.

Précision accrue

Lorsqu'ils sont soigneusement créés et étiquetés, les codes-barres Excel sont très précis pour le suivi et la gestion des articles physiques.

Pas ou moins de courbe d'apprentissage

Étant donné que votre personnel sait utiliser Excel, le système de production de codes à barres Excel sera familier à l'équipe. Vous n'avez pas besoin de former les employés séparément sur une nouvelle application.

Disponibilité instantanée des données Excel

Lorsque vous utilisez un système de codes-barres Excel, les données numérisées deviennent instantanément disponibles dans votre fichier Excel. Les employés n'ont pas besoin d'investir du temps dans l'importation de données numérisées vers Excel.

L'intégration

La plupart des outils et systèmes de génération de codes-barres pour Excel sont également compatibles avec d'autres applications Microsoft telles que Word, PowerPoint, Publisher, etc.

Comment créer des codes-barres en masse dans Excel

Télécharger et installer des polices de codes à barres

Les dernières versions d'Excel devraient contenir quelques polices de codes à barres. Cependant, s'il n'y a pas de telles polices, vous pouvez en télécharger une à partir de Dafont. N'hésitez pas à utiliser tout autre site Web que vous aimez. Vous voudrez peut-être acheter une police de code-barres avec une licence commerciale à des fins commerciales.

Une fois téléchargé, suivez ces étapes :

• Décompressez le fichier et double-cliquez sur le fichier BarcodeFont.ttff.
• Cliquez sur Installer pour ajouter la police à votre système d'exploitation.

Création d'un système de génération de codes à barres sur Excel

#1. Ouvrez Excel et créez deux en-têtes de colonne : Product ID et Barcode .

#2. Sous l'en-tête Code-barres, copiez la formule suivante :

 "*"&A2&"*"

#3. Maintenant, cliquez sur la cellule qui contient la formule, puis sélectionnez BarcodeFont dans Accueil > Section Police > Liste déroulante de sélection de police.

#4. Copiez cette cellule (B2) et collez-la ci-dessous jusqu'à 10 à 20 lignes selon vos besoins.

#5. Ensuite, entrez tous les caractères de l'alphabet anglais et les chiffres pour obtenir un code-barres sur le côté droit de cette cellule jusqu'au nombre de cellules où vous avez copié-collé la formule.

#6. Augmentez la taille de la police de la colonne Code-barres pour obtenir des codes-barres imprimables.

Jusqu'à présent, vous avez appris les codes-barres et la création manuelle de codes-barres Excel.

Si vous souhaitez rendre votre système de suivi des stocks impeccable et évolutif, vous pouvez envisager les outils et applications suivants pour la génération de codes-barres :

Bureau TBarCode : TEC-IT

TBarCode Office est un complément moderne pour les applications Word et Excel de Microsoft. Vous pouvez télécharger le complément gratuitement. Une fois téléchargé, installez le complément sur Excel et Word pour les tâches de codage à barres.

Dans Word, il vous aidera à générer des codes-barres pour le publipostage et les fusions et publipostages. Vous pouvez également imprimer des codes-barres dans Word et les coller sous forme d'autocollants sur les produits. Dans Excel, le même complément vous permet de générer des codes-barres en masse et de les imprimer.

Le complément est compatible avec Microsoft Office 2007 et les versions ultérieures. Vous pouvez utiliser le complément sur les ordinateurs Windows 32 bits et Windows 64 bits. Cependant, le complément n'est pas compatible avec les ordinateurs de bureau ou portables autres que Windows.

Si vous avez besoin d'automatiser le système de codes-barres Excel à l'aide du codage VBA, vous pouvez télécharger le SDK TBarCode à partir du même portail. Le SDK prend également en charge l'automatisation de la programmation avec Microsoft Access.

ActiveBarcode : complément pour Excel

ActiveBarcode est un autre complément de code à barres populaire pour Excel. Une fois que vous avez réussi à ajouter l'outil à votre logiciel Excel, il ajoute un menu de ruban dédié sur votre application Excel. Vous obtenez toutes les options pour créer, modifier, automatiser, imprimer, etc., dans ce menu ruban.

ActiveBarcode est bon pour la rétrocompatibilité pour Microsoft Office. Vous pouvez installer le complément sur des versions de Microsoft Office aussi anciennes que 2000. Toutes les dernières versions de Microsoft sont également prises en charge. De plus, vous aurez besoin d'un PC Windows 32 bits ou 64 bits. Le complément n'est pas compatible avec les ordinateurs macOS.

Les principales fonctionnalités de ce complément sont :

• Positionnement personnalisé des codes-barres Excel sur vos tableaux de données
• Modification précise de la taille du code-barres d'un pouce ou d'un centimètre

Le complément de code-barres s'intègre facilement à différents types de tableaux Excel. Vous pouvez également automatiser la production de codes-barres en la liant à des cellules. Lorsque les données de la cellule changent, le code-barres change également.

Logiciel de code-barres : ConnectCode

Barcode Software est une application autonome pour les ordinateurs Windows 10 et 11. Microsoft Store héberge l'application en téléchargement gratuit. L'application fonctionne comme n'importe quelle autre application Windows que vous utilisez régulièrement. Mais la principale différence est que l'application Barcode Software enverra les données du code-barres dans un fichier Excel.

Par conséquent, vous aurez besoin du logiciel Excel pour utiliser cette application. Vous pouvez également exporter les sorties vers des applications telles qu'Adobe PDF, Word, Access et d'autres outils de conception graphique. L'application de codes-barres est livrée avec 3 polices de codes-barres intégrées. Ceux-ci sont:

• Industriel 2 sur 5
• Codage 39
• POSTNET

Par conséquent, vous ne pouvez créer que des codes-barres des 3 normes ci-dessus. Vous ne pouvez pas créer de codes-barres dans d'autres formats comme UPC ou EAN. Par conséquent, il s'agit d'une bonne application si votre entreprise prend en charge les trois normes de codes à barres ci-dessus.

Générateur de codes-barres dans Excel : Tech Nitya

Le générateur de codes-barres de Tech Nitya dans Excel est un complément que vous devez installer dans votre logiciel Excel. Une fois configuré correctement, vous pouvez générer des codes-barres en masse en un seul clic. L'outil est disponible en différents types de licences commerciales.

Par conséquent, si vous souhaitez un outil sous licence pour une utilisation commerciale illimitée, vous pouvez consulter cette application. Les points forts de l'outil clé sont :

• Interface de conception de codes-barres conviviale.
• Personnalisez le code-barres réel comme vous le souhaitez.
• Livré avec un encodage standard pour de nombreuses conventions de codes à barres telles que EAN13, UPCA, Interleaved2of5, ISBN, etc.
• Il propose également des codes-barres formatés pour les services postaux tels que SingaporePost, SwissPostParcel, USPS OneCode, Postnet, Australia Post, etc.

L'outil est compatible avec toutes les versions de Microsoft Office à partir de 2007. De plus, vous pouvez exporter vos codes-barres vers l'application Microsoft Word.

Dernier mot

Les codes-barres sont vraiment pratiques pour gérer l'inventaire des produits, des actifs, le contrôle des stocks, etc. Parfois, les personnes férues de technologie y trouvent un moyen de communication de données dans des codes que les yeux simples ne peuvent pas comprendre.

Que vous utilisiez des codes-barres à des fins professionnelles ou comme passe-temps technologique, vous avez besoin de logiciels et d'outils pour automatiser la génération de ces codes lisibles par machine. Vous pouvez utiliser des codes-barres Excel ou des codes-barres Google Sheets en les créant manuellement.

Supposons que vous ne vouliez aucune application commerciale. Mais, si vous recherchez une édition et une production plus rapides de codes-barres pour Excel ou d'autres applications de tableur compatibles, vous pouvez essayer l'une des applications tierces ci-dessus.

Puisque vous avez aimé cet article, vous trouverez peut-être intéressants les compléments Excel pour les PME et les modules complémentaires Google Sheets.