A importância estratégica do arquivo digital em uma empresa

O arquivo digital de uma empresa é principalmente a memória digital da empresa , que é predominantemente composta por documentos eletrônicos. Consequentemente, é essencial que as organizações preservem digitalmente os documentos de forma adequada para preservar a memória do seu arquivo ao longo do tempo.

Chegou a hora de a gestão se conscientizar da necessidade de construir de fato uma cultura digital em suas organizações para que possam conhecer e governar os arquivos ao longo de seu ciclo de vida.

O arquivo informatizado de documentos e dados de uma empresa representa a riqueza exclusiva e estratégica para a organização, e seu valor não se limita aos objetos digitais que o constituem (ou seja, os documentos eletrônicos da empresa), mas diz respeito aos processos, aos relacionamentos e às modalidades adotadas para formá-los, gerenciá-los e conservá-los ao longo do tempo.

Legislação na Itália exige formação, gestão e preservação adequadas

A lei italiana está pressionando as empresas a adotar e fazer uso crescente de soluções de assinatura eletrônica , sistemas de documentos com gerenciamento eficaz de fluxo de trabalho e recursos de preservação digital que estejam em conformidade com a lei. Esses sistemas podem ser gerenciados internamente pela empresa ou usados ​​como serviços em nuvem de “software como serviço” (SaaS) por meio de provedores de serviços especializados, certificados e qualificados, como a Doxee.

As disposições da fonte reguladora primária na Itália sobre digitalização, representada pelo Código de Administração Digital (CAD), referido no Decreto Legislativo nº. 82 de 7 de março de 2005 e alterações posteriores, e as Diretrizes AgID relacionadas relativas a documentos eletrônicos, assinaturas eletrônicas e serviços de confiança, reprodução e preservação de documentos, comunicações eletrônicas e identidades digitais também se aplicam a empresas privadas .

O CAD estabelece que os livros, escritos e documentos que devem ser guardados podem ser formados e preservados em suportes de TI de acordo com o disposto neste código e de acordo com as Diretrizes AgID.

Isso também foi reiterado pelo art. 2.215-bis do Código Civil , que confirma que os livros, registros e documentos cuja guarda seja obrigatória por lei ou regulamento, ou que sejam exigidos pela natureza ou porte do negócio, podem ser formados e mantidos por computador, constituindo bens primários e informações originais a partir das quais é possível fazer, em diferentes tipos de suporte, reproduções e cópias para os usos permitidos por lei.

Além disso, nos termos do art. 43, § 3º do CAD, os documentos informatizados, cuja preservação esteja prevista em lei ou regulamento , devem ser preservados por meio digital, observadas as normas técnicas estabelecidas nos termos do art. 71 do CAD, assim de acordo com as regras identificadas pelas Diretrizes AgID sobre gestão e preservação da criação que entraram em vigor em 10 de setembro de 2020 e com aplicação obrigatória a partir de 1 de janeiro de 2022.

As obrigações de preservação e exibição dos documentos que compõem o arquivo digital de uma empresa consideram-se cumpridas para todos os efeitos legais por meio de documentos informatizados se os procedimentos utilizados estiverem de acordo com as Diretrizes da AGID, conforme prescrevem os artigos 20, parágrafo 5º bis, e 43, parágrafo 1.

Para as empresas, o desafio é garantir que os documentos informáticos produzidos ou recebidos hoje possam continuar a ser lidos e utilizados num futuro distante, garantindo o seu valor jurídico e a correta colocação nos arquivos da empresa.

Este objetivo só pode ser alcançado com a adoção de sistemas documentais e serviços de preservação que garantam o cumprimento das normas técnicas das Diretrizes AgID e garantam os altos requisitos de segurança e confidencialidade .

Mas o que é um arquivo digital?

O arquivo digital de uma organização privada, como uma empresa, é constituído pelo complexo orgânico e pelas relações dos documentos produzidos ou recebidos pela organização no decorrer de sua atividade.

O historiador Jacques Le Goff definiu documento como “algo que permanece ” , ou seja, é produzido justamente para ser preservado no tempo e colocado à disposição de quem tem interesse em conhecer o ato ou fato representado no documento.

Os requisitos de integridade, imodibilidade, autenticidade, colocação temporal, disponibilidade e preservação no tempo que garante são os principais objetivos que uma empresa deve saber planejar para gerenciar corretamente seus arquivos informáticos.

Isso está previsto no próprio Código de Administração Digital, que indica no art. 44, § 1º-ter, que “em todos os casos em que a lei preveja obrigações de preservação, mesmo para particulares , o sistema de preservação de documentos eletrônicos assegura, para o que é preservado, características de autenticidade, integridade, confiabilidade, legibilidade, recuperabilidade, de acordo com os métodos indicados nas Diretrizes AgID.

Um sistema documental confiável ao longo do tempo exige que a empresa forneça:

• organização e controle das responsabilidades pela produção, manutenção e preservação dos documentos da empresa;
• adoção de procedimentos e ferramentas que identifiquem os documentos informáticos armazenados de uma determinada forma no tempo e no espaço, garantindo a legibilidade e facilidade de recuperação dos documentos e identificação da informação, incluindo os metadados associados aos documentos;
• seleção e confiança em fornecedores especializados em gestão e preservação de arquivos digitais e que garantem os mais altos níveis de segurança, qualidade e confiabilidade .

Preservação significa organizar um arquivo digital com valor jurídico , gerido por um sistema de informação e sustentado por um modelo organizacional, procedimentos, funções, tarefas e atividades, descritos no manual de preservação .

A digitalização é possível em todos os setores de negócios

Há já algum tempo que a legislação de referência em digitalização não estabelece prazos para o correcto procedimento de digitalização em vários sectores da empresa , permitindo assim alimentar os arquivos digitais da empresa com uma quantidade cada vez maior de documentos e dados digitais de carácter transversal colocados Em armazenamento. Abaixo estão alguns setores e exemplos práticos de tipos de documentos comerciais:

• documentos com relevância fiscal: faturas e notas ativas e passivas, documentos de transporte ativo e passivo, ordens NOS, livros e registos contabilísticos , escritos auxiliares, demonstrações financeiras, declarações, certificações de UC, F24, comunicações fiscais, livros de empresa, notas e recibos de despesas, faturas carimbadas para incentivos fiscais, etc.
• documentação de direito civil: formulários, avisos de pagamento, cartas, convites, comunicações, lembretes, ordens de compra, contratos, extratos bancários, correspondência, recibos, mensagens de e-mail e PEC, logs ou registros de computador, documentação técnica, certificados de conformidade, documentação do processo de qualidade, consentimentos de privacidade, documentação de produção, etc.
• documentação trabalhista: folhas de pagamento (na Itália, Libro Unico del Lavoro – LUL), contratos de trabalho e gestão da relação de trabalho, cartas de cessão, comunicações e declarações previdenciárias e fiscais, etc.
• documentação bancária: contas (boletos de depósito e saque), contratos, documentos de crédito garantido, documentos de negociação e gestão de investimentos, caixa registradora, ordens de computador local, cheques desmaterializados, documentos de verificação adequados, etc.
• documentação de seguro: apólices de seguro e outros documentos comprovativos, registros de seguro de vida e danos diversos, etc.
• documentação alfandegária: documentação relativa à importação, exportação, trânsito de mercadorias, notas alfandegárias, e-DAS, etc.
• documentação clínica: laudos de análises laboratoriais, laudos e imagens de diagnósticos radiológicos e medicina nuclear, laudos ambulatoriais, cartas de alta, prontuário eletrônico, FSE, prescrições eletrônicas, prontuários, etc.
• documentação de outras áreas.

Benefícios ao longo do ciclo de vida de um arquivo de TI

A gestão de um arquivo digital oferece benefícios verdadeiramente relevantes a médio-longo prazo se se basear nos princípios de automatização e simplificação dos fluxos documentais da organização ao longo do seu ciclo de vida, de acordo com um percurso que visa atingir níveis de maior eficiência , eficácia, transparência e conformidade.

Ao nível dos processos digitais , a capacidade de otimizar as fases de receção, produção e assinatura de documentos, partilha de dados e documentos, arquivamento, armazenamento e destruição de documentos no final do seu ciclo de vida exige uma otimização significativa nos processos de relações internas e externas de uma empresa .

Ter uma abordagem integrada para a adoção de software e serviços que se comunicam com o sistema de arquivamento de documentos e o serviço de preservação digital e dar valor aos dados trocados e processados ​​permite que a empresa obtenha muitos benefícios: reduzir o tempo e, portanto, os custos operacionais gestão dos fluxos documentais para que sejam mais simples; conseguir uma redução drástica dos erros humanos; eliminar a dispersão de documentos; aprimorar os processos de aprovação, monitoramento e controle ; aumentar a segurança e a transparência; e contribuir para um modelo de sustentabilidade ambiental .

Assim, a digitalização de diversos processos de negócios possibilita a produção e/ou guarda de diversos tipos de documentos eletrônicos que alimentam o arquivo digital da empresa .

Formatos e metadados de documentos em um arquivo digital

Portanto, para preservar a memória digital de uma empresa é necessário atentar não apenas aos objetos digitais (ex. documentos de computador), entendidos como sequências de bits e seus requisitos legais de validade, mas também adotar formatos eletrônicos adequados e Anexo 2 das Diretrizes AgID. Também é necessário garantir a valorização do conjunto de metadados necessários à indexação dos documentos a serem aprimorados. Isso é feito para destacar as características documentais e a restrição arquivística representada pelo conjunto de relações lógicas e formais que existem entre os documentos de um arquivo, que devem estar de acordo com o Anexo 5 das Diretrizes AgID.

Metadados nada mais são do que um conjunto de dados (informações) associados a um objeto digital , como um documento de computador para identificar e descrever seu contexto, conteúdo e estrutura, além de permitir seu gerenciamento ao longo do tempo no sistema de preservação.

Para preservação arquivística, os metadados têm várias funções. Estes vão desde a identificação permanente dos objetos e suas relações, até o armazenamento dos mecanismos técnicos e processuais de formação, manutenção e preservação, aos privilégios de acesso, às lógicas de seleção, à descrição do contexto de produção e posterior custódia e preservação. .

A documentação a ser retida, portanto, deve ser descrita em termos de:

• natureza da documentação (por exemplo, tipo, classe);
• formato utilizado;
• lista e descrição dos metadados;
• período de retenção;
• qualquer informação considerada útil para preservação.

Na era da sociedade digital, o volume de documentos de TI detidos por empresas italianas está crescendo exponencialmente . Isso requer um sistema de preservação de última geração que disponibilize ativos de informação ao longo do tempo por meio de metadados apropriados , o que também significa eliminar o risco de encontrar problemas críticos na recuperação, acesso e exibição de documentos ao longo do tempo, apesar de eles foram desmaterializados e arquivados digitalmente.

A importância de contar com um fornecedor certificado e qualificado pela Agid

A gestão da preservação dos arquivos pode ser terceirizada pela empresa para assuntos especializados, os chamados Preservation Providers, por meio de contratos que confiam as atividades de preservação de documentos informatizados e a nomeação de um Gerente de Processamento de Dados.

Especificamente, as regras e procedimentos aplicados, o profissionalismo dos responsáveis ​​e a qualidade , principalmente em termos de robustez, segurança e confiabilidade das tecnologias aplicadas, são de grande importância. Por isso, a escolha de confiar o armazenamento digital dos arquivos de uma empresa a um fornecedor certificado e qualificado é essencial .

Os Provedores de Preservação qualificados pela AgID têm os mais altos requisitos de qualidade, segurança e organização , identificados de acordo com os regulamentos europeus pelas Diretrizes para a formação, gerenciamento e armazenamento de documentos eletrônicos. As empresas privadas não são obrigadas a terceirizar para Provedores de Preservação Qualificados , mas é altamente recomendável contar com fornecedores qualificados pela Agência para a Itália Digital, como Doxee, a fim de reduzir a responsabilidade de Nesse sentido, com a Deliberação nº 455, de 25 de junho de 2021, a AgID emitiu o novo Regulamento que define os critérios para a prestação do serviço de preservação de documentos informatizados, estabelecendo os requisitos gerais, bem como a qualidade, segurança e requisitos organizacionais para a prestação do serviço de preservação em anexos específicos, com o estabelecimento de um Marketplace específico para serviços de preservação qualificados.