ความสำคัญเชิงกลยุทธ์ของคลังข้อมูลดิจิทัลในองค์กร

ไฟล์เก็บถาวรดิจิทัลขององค์กรส่วนใหญ่เป็น หน่วยความจำดิจิทัลขององค์กร ซึ่งประกอบด้วยเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก ดังนั้นจึงจำเป็นที่องค์กรต่างๆ จะต้องเก็บรักษาเอกสารในรูปแบบดิจิทัลด้วยวิธีที่เหมาะสม เพื่อที่จะ รักษา หน่วยความจำของเอกสารที่เก็บถาวรไว้ตลอดเวลา

ถึงเวลาแล้วที่ฝ่ายบริหารจะต้องตระหนักถึงความ จำเป็น ในการสร้าง วัฒนธรรมดิจิทัล ในองค์กรของตนจริง ๆ เพื่อให้พวกเขาสามารถรู้และควบคุมเอกสารสำคัญ ๆ ได้ตลอดวงจรชีวิต

เอกสารและข้อมูลที่เก็บถาวรทางคอมพิวเตอร์ของบริษัทแสดงถึงความ มั่งคั่งทางกลยุทธ์ และเฉพาะ สำหรับองค์กร และมูลค่าไม่จำกัดเฉพาะวัตถุดิจิทัลที่ประกอบขึ้นเป็น (เช่น เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของบริษัท) แต่เกี่ยวข้องกับ กระบวนการ ความสัมพันธ์ และรูปแบบต่างๆ นำมาใช้เพื่อสร้าง จัดการ และอนุรักษ์ไว้ตลอดเวลา

กฎหมายในอิตาลีผลักดันให้มีการพัฒนา การจัดการ และการอนุรักษ์อย่างเหมาะสม

กฎหมายของอิตาลีกำลัง ผลักดันให้ บริษัทต่างๆ ปรับใช้และใช้ประโยชน์จากโซลูชัน ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ระบบเอกสารที่มีการจัดการเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพ และความสามารถใน การเก็บรักษาดิจิทัล ที่สอดคล้องกับกฎหมายมากขึ้น บริษัทสามารถจัดการระบบเหล่านี้ภายในหรือใช้เป็นบริการคลาวด์ “ซอฟต์แวร์เป็นบริการ” (SaaS) ผ่านผู้ให้บริการที่เชี่ยวชาญ ผ่านการรับรอง และผ่านการรับรอง เช่น Doxee

บทบัญญัติของแหล่งที่มาของกฎข้อบังคับหลักในอิตาลีเกี่ยวกับการแปลงเป็นดิจิทัล ซึ่งแสดงโดย รหัสการดูแลระบบดิจิทัล (CAD) ที่อ้างถึงในพระราชกฤษฎีกาฉบับที่ 82 ของวันที่ 7 มีนาคม พ.ศ. 2548 และการแก้ไขเพิ่มเติมในภายหลัง และ แนวทาง AgID ที่เกี่ยวข้อง เกี่ยวกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และบริการเชื่อถือ การทำซ้ำและการเก็บรักษาเอกสาร การสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ และข้อมูลประจำตัวดิจิทัล ยังใช้กับบริษัทเอกชน ด้วย

CAD กำหนดว่าหนังสือ งานเขียน และเอกสารที่ต้องเก็บไว้ สามารถถูกสร้างและรักษาไว้บนการสนับสนุนด้านไอที ตามข้อกำหนดของรหัสนี้และตามแนวทาง AgID

นี้ได้รับการกล่าวซ้ำโดย ศิลปะ 2215-ทวิ แห่งประมวลกฎหมายแพ่ง ซึ่งยืนยันว่าหนังสือ บันทึก และเอกสารที่การเก็บรักษาบังคับโดยกฎหมายหรือระเบียบข้อบังคับ หรือซึ่งจำเป็นโดยลักษณะหรือขนาดของธุรกิจ สามารถจัดทำและเก็บรักษาไว้โดยคอมพิวเตอร์ ซึ่งประกอบด้วยส่วนประกอบ หลักและ ข้อมูลที่เป็นต้นฉบับ ซึ่งเป็นไปได้ที่จะทำในการสนับสนุนประเภทต่างๆ การทำซ้ำและสำเนาสำหรับการใช้งานที่ได้รับอนุญาตตามกฎหมาย

นอกจากนี้ตามศิลปะ 43 วรรค 3 ของ CAD, เอกสารคอมพิวเตอร์, การเก็บรักษาซึ่งกำหนดโดยกฎหมายหรือระเบียบ , จะต้องได้รับการเก็บรักษาไว้ด้วยวิธีดิจิทัล, ให้สอดคล้องกับกฎทางเทคนิคที่กำหนดขึ้นตามศิลปะ. 71 ของ CAD ดังนั้นตามกฎที่ระบุโดย AgID Guidelines เกี่ยวกับการจัดการการสร้างและการเก็บรักษา ซึ่งมีผลบังคับใช้ในวันที่ 10 กันยายน 2020 และมีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2022

ภาระหน้าที่ในการเก็บรักษาและแสดงเอกสารที่ประกอบเป็นคลังข้อมูลดิจิทัลของบริษัท ถือว่าเป็นไปตามวัตถุประสงค์ทางกฎหมายทั้งหมดโดยใช้เอกสารทางคอมพิวเตอร์ หากขั้นตอนที่ใช้เป็นไปตามแนวทางของ AGID ตามที่กำหนดไว้ในมาตรา 20 วรรค 5-ทวิ และ 43 วรรค 1.

สำหรับบริษัท ความท้าทายคือการรับประกันว่าเอกสารคอมพิวเตอร์ที่ผลิตหรือได้รับในปัจจุบันสามารถอ่านและใช้งานต่อไปได้ในอนาคตอันใกล้ โดยรับประกันคุณค่าทางกฎหมายและการจัดวางในเอกสารสำคัญของบริษัทอย่างถูกต้อง

เป้าหมายนี้สามารถทำได้โดยการใช้ระบบเอกสารและบริการเก็บรักษาที่รับประกันการปฏิบัติตามกฎทางเทคนิคของแนวปฏิบัติ AgID และรับรองข้อกำหนด ด้านความปลอดภัยและการรักษาความลับ ในระดับสูง

แต่คลังข้อมูลดิจิทัลคืออะไร?

ไฟล์เก็บถาวรดิจิทัลขององค์กรเอกชน เช่น บริษัท ประกอบขึ้น จาก คอมเพล็กซ์ออร์แกนิกและความสัมพันธ์ของเอกสาร ที่องค์กรผลิตหรือได้รับในระหว่างการดำเนินกิจกรรม

นักประวัติศาสตร์ Jacques Le Goff กำหนดเอกสารว่าเป็น "สิ่งที่ยังคงอยู่ " กล่าวคือ มันถูกผลิตขึ้นอย่างแม่นยำเพื่อให้ได้รับการเก็บรักษาไว้ทันเวลาและให้บริการแก่ผู้ที่มีความสนใจในการรู้การกระทำหรือข้อเท็จจริงที่แสดงอยู่ในเอกสาร

ข้อกำหนดของความสมบูรณ์ ความไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ ความถูกต้อง การจัดเรียงชั่วคราว ความพร้อมใช้งาน และการเก็บรักษาเมื่อเวลาผ่านไป ซึ่งรับประกันเป็น วัตถุประสงค์หลักที่บริษัทต้องรู้วิธีวางแผน เพื่อจัดการเอกสารสำคัญในคอมพิวเตอร์อย่างถูกต้อง

มีให้โดย Digital Administration Code ซึ่งระบุในงานศิลปะ 44, วรรค 1-ter, ว่า “ในทุกกรณีที่กฎหมายกำหนดภาระผูกพันในการเก็บรักษา, แม้สำหรับบุคคลส่วนตัว ระบบการเก็บรักษาของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้มั่นใจ, สำหรับสิ่งที่ได้รับการเก็บรักษา, ลักษณะของความถูกต้อง, ความสมบูรณ์, ความน่าเชื่อถือ, การอ่าน, การเรียกกลับ, สำหรับสิ่งที่ได้รับการเก็บรักษาไว้, ตามวิธีการที่ระบุไว้ในแนวทาง AgID

ระบบเอกสาร ที่ เชื่อถือได้ตลอดเวลา ต้องการให้บริษัทจัดเตรียมสิ่งต่อไปนี้

• การจัดองค์กรและการควบคุมความรับผิดชอบ ในการผลิต บำรุงรักษา และเก็บรักษาเอกสารของบริษัท
• การนำขั้นตอนและเครื่องมือ ที่ใช้ระบุเอกสารคอมพิวเตอร์ที่จัดเก็บไว้ในลักษณะที่แน่นอนในเวลาและพื้นที่ ทำให้สามารถอ่านและเรียกเอกสารและข้อมูลระบุตัวตนได้ง่าย รวมถึงข้อมูลเมตาที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร
• การคัดเลือกและการพึ่งพา ซัพพลายเออร์ที่เชี่ยวชาญ ในการจัดการและเก็บรักษาเอกสารข้อมูลดิจิทัล และผู้ที่รับประกัน ความปลอดภัย คุณภาพ และความน่าเชื่อถือ ในระดับสูงสุด

การเก็บรักษาหมายถึง การจัดระเบียบไฟล์เก็บถาวรดิจิทัลที่มีคุณค่าทางกฎหมาย จัดการโดยระบบข้อมูล และได้รับการสนับสนุนโดย รูปแบบองค์กร ขั้นตอน บทบาท งาน และกิจกรรม ดังที่อธิบายไว้ในคู่มือการเก็บรักษา

การแปลงเป็นดิจิทัลเป็นไปได้ในทุกภาคธุรกิจ

ในขณะนี้ กฎหมายอ้างอิงเกี่ยวกับการแปลงเป็นดิจิทัล ไม่ได้จำกัดเวลา สำหรับขั้นตอนการแปลงเป็นดิจิทัลที่ถูกต้อง ในภาคส่วนต่างๆ ของบริษัท ซึ่งทำให้คลังข้อมูลดิจิทัลของบริษัทได้รับการป้อนด้วยปริมาณเอกสารและข้อมูลดิจิทัลที่มีลักษณะขวางเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ในการจัดเก็บ ด้านล่างนี้คือบางส่วนและตัวอย่างในทางปฏิบัติของประเภทของเอกสารทางธุรกิจ:

• เอกสารที่เกี่ยวข้องกับภาษี: ใบแจ้งหนี้และบันทึกที่ใช้งานอยู่และแฝง เอกสารการขนส่งที่ใช้งานอยู่และแฝง คำสั่ง NSO สมุดบัญชีและการลงทะเบียน การเขียนเสริม งบการเงิน ประกาศ การรับรอง CU F24 การสื่อสารภาษี หนังสือบริษัท บันทึกค่าใช้จ่ายและใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษีสำหรับการลดหย่อนภาษี ฯลฯ
• เอกสารกฎหมายแพ่ง: แบบฟอร์ม, ประกาศการชำระเงิน, จดหมาย, การเชิญ, การสื่อสาร, การแจ้งเตือน, ใบสั่งซื้อ, สัญญา, ใบแจ้งยอดธนาคาร, จดหมายโต้ตอบ, ใบเสร็จ, อีเมลและข้อความ PEC, บันทึกหรือบันทึกคอมพิวเตอร์, เอกสารทางเทคนิค, ใบรับรองความสอดคล้อง, เอกสารกระบวนการคุณภาพ, ความยินยอมด้านความเป็นส่วนตัว เอกสารการผลิต ฯลฯ
• เอกสารด้านแรงงาน: การ จ่ายเงินเดือน (ในอิตาลี Libro Unico del Lavoro – LUL) สัญญาการจ้างงานและการจัดการความสัมพันธ์ในการทำงาน จดหมายมอบหมายงาน การสื่อสาร และประกาศการประกันสังคมและภาษี ฯลฯ
• เอกสารทางธนาคาร: บัญชี (สลิปฝากและถอน), สัญญา, เอกสารสินเชื่อที่ค้ำประกัน, เอกสารการจัดการการซื้อขายและการลงทุน, เครื่องบันทึกเงินสด, คำสั่งคอมพิวเตอร์ในพื้นที่, เช็คที่ไม่เป็นรูปเป็นร่าง, เอกสารการตรวจสอบที่เหมาะสม ฯลฯ
• เอกสารการประกันภัย: กรมธรรม์ประกันภัยและเอกสารประกอบอื่น ๆ บันทึกการประกันภัยชีวิตและความเสียหายเบ็ดเตล็ด ฯลฯ
• เอกสารเกี่ยวกับ ศุลกากร: เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการนำเข้า ส่งออก ขนส่งสินค้า ใบกำกับภาษี e-DAS เป็นต้น
• เอกสารทางคลินิก: รายงานการวิเคราะห์ในห้องปฏิบัติการ รายงานและรูปภาพของการวินิจฉัยทางรังสีและ เวชศาสตร์นิวเคลียร์ รายงานผู้ป่วยนอก จดหมายการจำหน่าย เวชระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ FSE ใบสั่งยาอิเล็กทรอนิกส์ บันทึกสุขภาพ ฯลฯ
• เอกสารจากส่วนอื่นๆ

ประโยชน์ตลอดวงจรชีวิตของคลังข้อมูลไอที

การจัดการคลังข้อมูลดิจิทัลให้ประโยชน์ที่เกี่ยวข้องอย่างแท้จริงในระยะกลาง-ยาว หากใช้หลักการของระบบอัตโนมัติและการลดความซับซ้อน ของเอกสารขององค์กรตลอดวงจรชีวิต ตามเส้นทางที่มุ่งไปสู่ระดับประสิทธิภาพที่มากขึ้น ประสิทธิผล ความโปร่งใส และการปฏิบัติตาม

ในแง่ของกระบวนการดิจิทัล ความสามารถในการ ปรับ ขั้นตอนการรับเอกสาร การผลิตและการลงนาม ข้อมูลและเอกสารร่วมกัน การเก็บถาวร การจัดเก็บ และการทำลายเอกสารเมื่อสิ้นสุดวงจรชีวิตจำเป็นต้องมีการเพิ่มประสิทธิภาพที่สำคัญใน กระบวนการความสัมพันธ์ภายในและภายนอก ของบริษัท .

การมี แนวทางบูรณาการ ในการนำซอฟต์แวร์และบริการที่สื่อสารกับ ระบบเก็บถาวรเอกสาร และ บริการรักษาดิจิทัล และให้คุณค่ากับ ข้อมูลที่ แลกเปลี่ยนและประมวลผลทำให้บริษัทได้รับประโยชน์มากมาย: เพื่อลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน การจัดการกระแสเอกสารให้ง่ายขึ้น เพื่อลดความผิดพลาดของมนุษย์ลงอย่างมาก เพื่อขจัดการกระจายตัวของเอกสาร เพื่อปรับปรุง กระบวนการอนุมัติ ติดตาม และควบคุม เพื่อเพิ่มความปลอดภัยและความโปร่งใส และสนับสนุนรูปแบบ ความยั่งยืนของสิ่งแวดล้อม

ดังนั้น กระบวนการทางธุรกิจต่างๆ ที่แปลงเป็นดิจิทัลทำให้สามารถผลิตและ/หรือเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ประเภทต่างๆ ได้มากมาย ซึ่ง ใช้สำหรับเก็บถาวรดิจิทัลของบริษัท

รูปแบบและข้อมูลเมตาของเอกสารในไฟล์เก็บถาวรดิจิทัล

ดังนั้น เพื่อรักษาหน่วยความจำดิจิทัลของบริษัท จำเป็นต้องให้ความสนใจไม่เฉพาะกับวัตถุดิจิทัล (เช่น เอกสารคอมพิวเตอร์) ที่เข้าใจเป็นลำดับของบิตและข้อกำหนดด้านความถูกต้องตามกฎหมายเท่านั้น แต่ยังต้องใช้ รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสม ที่สอดคล้องกับ ภาคผนวก 2 ของแนวทาง AgID นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องรับประกันการตรวจสอบชุดของ ข้อมูลเมตา ที่จำเป็นสำหรับการจัดทำดัชนีเอกสารที่จะปรับปรุง สิ่งนี้ทำขึ้นเพื่อเน้น ลักษณะเอกสาร และข้อจำกัดการเก็บถาวรที่ แสดงโดยชุดของความสัมพันธ์เชิงตรรกะและเป็นทางการที่มีอยู่ในเอกสารของที่เก็บถาวร ซึ่งต้องสอดคล้องกับภาคผนวก 5 ของแนวทาง AgID

ข้อมูลเมตา เป็นเพียง แค่ชุดข้อมูล (ข้อมูล) ที่เกี่ยวข้องกับวัตถุดิจิทัล เช่น เอกสารคอมพิวเตอร์เพื่อระบุและอธิบายบริบท เนื้อหา และโครงสร้าง ตลอดจนอนุญาตให้มีการจัดการตลอดเวลาในระบบการเก็บรักษา

สำหรับการเก็บรักษาจดหมายเหตุ ข้อมูลเมตามีฟังก์ชันต่างๆ ช่วงเหล่านี้ตั้งแต่การระบุถาวรของวัตถุและความสัมพันธ์ ไปจนถึงการจัดเก็บกลไกทางเทคนิคและขั้นตอนของการก่อตัว การบำรุงรักษา และการอนุรักษ์ การเข้าถึงสิทธิพิเศษ ตรรกะการเลือก ไปจนถึงคำอธิบายบริบทของการผลิตและการดูแลและการเก็บรักษาที่ตามมา .

เอกสารที่จะเก็บไว้จึงควรอธิบายในแง่ของ:

• ลักษณะของเอกสาร (เช่น ชนิด คลาส);
• รูปแบบที่ใช้
• รายการและคำอธิบายของข้อมูลเมตา
• ระยะเวลาการเก็บรักษา;
• ข้อมูลใด ๆ ที่ถือว่าเป็นประโยชน์สำหรับการเก็บรักษา

ในยุคของสังคมดิจิทัล ปริมาณ เอกสารไอทีที่บริษัทอิตาลี ถืออยู่เพิ่มขึ้น อย่าง ทวีคูณ สิ่งนี้ต้องใช้ระบบการเก็บรักษาที่ล้ำสมัยที่ทำให้สินทรัพย์ข้อมูลพร้อมใช้งานเมื่อเวลาผ่านไปผ่าน เมตาดาต้าที่เหมาะสม ซึ่งยังหมายถึง การขจัดความเสี่ยงในการเผชิญกับปัญหาร้ายแรงในการดึง เข้าถึง และแสดงเอกสาร เมื่อเวลาผ่านไป แม้ว่าข้อเท็จจริงที่ว่า พวกเขาได้รับการ dematerialized และเก็บถาวรแบบดิจิทัล

ความสำคัญของการพึ่งพาผู้ให้บริการที่ผ่านการรับรองและผ่านการรับรองจาก Agid

บริษัทสามารถจ้างการจัดการการเก็บรักษาเอกสารสำคัญจากภายนอกไปยังสาขาวิชาเฉพาะทาง ซึ่งเรียกว่าผู้ให้บริการเก็บรักษา ผ่านสัญญาที่มอบหมายกิจกรรมในการเก็บรักษาเอกสารคอมพิวเตอร์และการแต่งตั้งผู้จัดการฝ่ายประมวลผลข้อมูล

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง กฎและขั้นตอน ที่ใช้ ความเป็นมืออาชีพของผู้รับผิดชอบ และ คุณภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแง่ของความทนทาน ความปลอดภัย และความน่าเชื่อถือของเทคโนโลยีที่ใช้ มีความสำคัญอย่างยิ่ง ดังนั้น การเลือกมอบความไว้วางใจการจัดเก็บข้อมูลดิจิทัลของเอกสารสำคัญของบริษัทให้กับ ซัพพลายเออร์ที่ผ่านการรับรองและผ่านการรับรอง จึงเป็น สิ่งจำเป็น

ผู้ให้บริการเก็บรักษาที่ผ่านการรับรองของ AgID มี คุณภาพ ความปลอดภัย และข้อกำหนดขององค์กร สูงสุด ซึ่ง ระบุไว้ตามระเบียบข้อบังคับของยุโรปโดยแนวทางปฏิบัติสำหรับการก่อตัว การจัดการ และการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ บริษัทเอกชนไม่จำเป็นต้องจ้างผู้ให้บริการ Qualified Preservation Providers แต่ ขอแนะนำอย่างยิ่งให้ พึ่งพาซัพพลายเออร์ที่ผ่านการรับรองจาก Agency for Digital Italy เช่น Doxee เพื่อลด ความรับผิดชอบของ ในการนี้ด้วยการกำหนดหมายเลข 455 ของวันที่ 25 มิถุนายน พ.ศ. 2564 AgID ได้ออก ระเบียบใหม่ซึ่งกำหนดหลักเกณฑ์ในการให้บริการรักษา เอกสารทางคอมพิวเตอร์กำหนด ข้อกำหนดทั่วไปตลอดจนคุณภาพความปลอดภัยและ ข้อกำหนดขององค์กร สำหรับการจัดหาบริการการเก็บรักษาในภาคผนวกเฉพาะ โดยมีการจัดตั้ง Marketplace เฉพาะ สำหรับบริการการเก็บรักษาที่มีคุณสมบัติเหมาะสม