DTM: Por que otimizar a gestão documental em sua empresa?

A Transformação Digital não pode ser apenas um slogan ou uma bandeira para agitar.

Para ser uma verdadeira revolução, a Transformação Digital deve estar madura, e deve envolver todos os processos de negócios e todos os fluxos de trabalho internos e externos de uma empresa. É aqui, nesta mudança de paradigma de 360 ​​graus, que reside o verdadeiro poder da transformação digital.

Os sistemas de Gestão de Transações Digitais (DTM) fazem parte estratégica e decisivamente desse tipo de mudança... mesmo que nem sempre recebam a atenção que merecem.

Neste post, queremos nos concentrar extensivamente neste tópico: faremos isso começando com as definições ; em seguida, analisaremos as vantagens e oportunidades dos sistemas de Gestão de Transações Digitais . Por fim, vamos nos concentrar em um importante ponto de partida que está na base de tudo: a desmaterialização de documentos .

Gestão de Transações Digitais – o que é?

Vamos direto ao ponto: o Digital Transaction Management é uma ampla categoria de serviços em nuvem criados para gerenciar digitalmente transações baseadas em documentos.

Em termos concretos, trata-se de transações eletrônicas, transferências de documentos, certificações, arquivamento seguro e desmaterializado (e voltaremos à desmaterialização no final deste post), assinaturas digitais , autenticações , aspectos legais de “não repúdio”, co -navegação entre empresa e cliente... Sem ficar muito técnico, estes são apenas alguns dos aspectos mais importantes.

A partir dessa visão geral, você já pode ver que estamos falando de um campo muito amplo e que as vantagens de implementar sistemas DTM são muitas, diversas e interconectadas . Antes de isolar os 5 que nos parecem mais importantes, aqui está uma estatística reveladora de um estudo recente:

Em 2021, o mercado global de gerenciamento de transações digitais foi avaliado em US$ 8,04 bilhões e estima-se que cresça de 2022 a 2030 a uma taxa média anual (CAGR) de 25,5% (fonte: grandviewresearch.com).

Em suma, estamos falando de números que mostram um grande crescimento e que ainda parecem estar no início de sua curva ascendente. Nesse sentido, há muitas oportunidades a serem aproveitadas.

Agora, como prometido, vamos dar uma olhada nas 5 principais vantagens que as empresas podem obter com os sistemas DTM .

1. Economia de tempo e dinheiro

A primeira vantagem do uso de sistemas de Digital Transaction Management é a mais intuitiva, simples e direta.

A digitalização do fluxo de documentos e transações gera economia financeira, pois os custos de impressão, comunicação, arquivamento e certificação podem ser eliminados (assim como o pessoal relacionado – interno e externo – empregado nessas operações).

As economias não são apenas em termos de dinheiro. De fato, ao digitalizar e automatizar processos, você também economiza tempo : e sabemos como os dois aspectos estão intimamente relacionados.

Um exemplo concreto: para os processos relacionados à assinatura de documentos, o tempo médio estimado utilizando os sistemas de Gestão de Transações Digitais é de 37 minutos, comparado à média de 5 dias para fechar o mesmo procedimento com os sistemas tradicionais (fonte: penneo.com).

Esta diferença não requer muitos comentários! Há também economia de tempo na frente do cliente ! Esse aspecto tem um impacto significativo na Experiência do Cliente (voltaremos a este ponto mais adiante no post).

2. Maior segurança

Os sistemas DTM economizam tempo e dinheiro, proporcionando eficiência.

É ainda mais importante ressaltar que, desta forma, os processos também ficam mais seguros : os riscos relacionados ao armazenamento físico de documentos, à perda ou dano durante as transferências, aos riscos de falsificação e de vazamento de dados ou perdas em geral são todos reduzido . Na verdade, tudo é sempre perfeitamente rastreável , recuperável e verificável , enquanto os riscos de intrusão ou gerenciamento desajeitado de informações são minimizados.

E quando os sistemas DTM são baseados em uma estrutura sólida, o nível de segurança e proteção da privacidade também é garantido em um nível incomparável em relação ao passado.

Vale repetir: junto com a segurança, a privacidade também é fortalecida , com atualizações contínuas em relação às regulamentações vigentes.

3. Flexibilidade e escalabilidade

Como já vimos, os sistemas de Digital Transaction Management são construídos em estruturas de Cloud Computing. Tudo isto se traduz num aumento acentuado da segurança mas também – e sobretudo – nas enormes vantagens que derivam da flexibilidade e escalabilidade.

Nesse ecossistema produtivo muito dinâmico e fluido , por exemplo, não são raros os casos de startups que se veem crescendo na onda de um sucesso rápido – e às vezes imprevisível. No entanto, esse sucesso pode ser sufocado em breve se a infraestrutura instalada não for escalável para que as operações possam ser aumentadas o mais rápido possível. Resumindo: o risco é criar gargalos que freiam o crescimento.

A elasticidade dos sistemas de Cloud Computing é uma solução perfeita para superar esses problemas.

De fato, você pode gerenciar serviços e capacidade de computação sob demanda, expandindo sua infraestrutura de Gerenciamento de Transações Digitais em muito pouco tempo. Ao mesmo tempo, quando necessário, essa “infraestrutura” pode voltar a ser mais contida, com máxima flexibilidade, sem transtornos e sem maiores gastos com downsizing.

4. Integração com CRM e CCM

Já destacamos esse ponto no início do nosso post: A Transformação Digital está realmente madura quando envolve todos os processos e fluxos de trabalho, em uma integração total que oferece benefícios em todos os níveis, tanto do lado da empresa quanto do lado do cliente.

E aqui chegamos a um ponto decisivo: as possibilidades de integração dos sistemas de Digital Transaction Management com os de Customer Relationship Management e Customer Communications Management .

Sem ficar muito técnico, vamos começar com uma pergunta: qual é o ponto chave desse tipo de integração? A resposta é muito simples: são dados .

Nesse círculo virtuoso digital, todas as transações e relacionamentos com clientes permanecem rastreados e rastreáveis. Essa massa de informações altamente granulares permite otimizar processos , em primeiro lugar, identificando de forma rápida e automática pontos delicados, problemas e tudo o que pode ser melhorado. Mas isso não é tudo, é claro.

De fato, a análise de dados permite refinar o conhecimento do seu público de clientes, suas características, suas preferências, seus hábitos e suas possíveis necessidades como nunca antes.

Não é mais um alvo único e indiscriminado, mas um conjunto de muitos microalvos diferentes , todos para serem analisados ​​com a máxima atenção e depois abordados com ações e processos customizados .

O ponto de chegada? Pessoas . Ou, dito de outra forma, melhorar a Experiência do Cliente, que abordaremos no quinto e último ponto.

5. Melhorando a experiência do cliente

Na era digital, os desafios do mercado são jogados em torno da Experiência do Cliente. Basta pensar em como os gigantes do setor de tecnologia estão se movendo nessa direção: empresas como Amazon, Apple, Microsoft ou Google (para citar apenas os nomes mais famosos e proeminentes) colocam o cliente no centro de tudo. E toda a experiência digital gira em torno do cliente individual.

Em primeiro lugar, trata-se da jornada digital do cliente : que deve ser fluida, intuitiva e rápida.

E aqui – mesmo neste campo – os sistemas DTM estão se mostrando inestimáveis… ou melhor, indispensáveis .

Nenhum de nós quer lidar com processos baseados em papel que desperdiçam tempo. Contratos que precisam esperar na caixa de correio para serem assinados e devolvidos, acordos legais em papel, procedimentos burocráticos exaustivos para concluir transações simples: tudo isso é cada vez mais coisa do passado.

O futuro dos relacionamentos e transações entre empresa e cliente, no entanto, está à distância de alguns cliques ou alguns toques no seu smartphone.

Aqui está uma estatística muito reveladora sobre isso:

Em um estudo da Forrester encomendado pela DocuSign, 32% dos entrevistados disseram que abandonaram o fechamento de contratos, acordos e transações porque foram desencorajados por procedimentos manuais e em papel (fonte: docusign.co.uk).

A montante de tudo: desmaterialização de documentos

Definimos o Digital Transaction Management e o amplo campo de suas aplicações e coletamos as vantagens da implementação de sistemas DTM em cinco pontos principais.

A última e principal questão permanece: qual é o ponto de partida a montante de tudo isso? Neste caso, a resposta é muito simples: desmaterialização de documentos . Sejamos claros: digitalização e desmaterialização são dois conceitos diferentes. Aqui, estamos falando de diferenças que dizem respeito ao nível legal e operacional.

De fato, a desmaterialização é um conceito que vai além da simples digitalização: com ela, os documentos em papel podem ser completamente eliminados, pois seus equivalentes digitais assumem pleno valor jurídico e probatório.

Nesta área, é claro, você não pode improvisar. E é fundamental contar com empresas especializadas nessa área . Em particular, os serviços de desmaterialização oferecidos pela Doxee não se limitam ao cumprimento das obrigações legislativas e à garantia de atualizações constantes dos regulamentos: são concebidos de acordo com as necessidades de cada empresa individual para que possam ser integrados com sistemas CRM e CCM de forma omnicanal e perspectiva orientada.

É assim que o círculo se fecha: redução de custos, otimização de processos digitais e um novo relacionamento com os clientes cada vez mais próximo e eficiente.