Che cos'è il deposito diretto e come funziona?

Cos'è il deposito diretto? Il deposito diretto è un metodo di pagamento elettronico ampiamente utilizzato negli Stati Uniti dai datori di lavoro per inviare i pagamenti dei dipendenti in modo conveniente e senza il fastidio di assegni cartacei. Tuttavia, c'è molto altro da sapere e considerare prima di decidere di offrire un deposito diretto ai tuoi dipendenti o scegliere di essere pagato tramite un deposito diretto come dipendente.

Questa guida per principianti spiega tutto ciò che devi sapere sul deposito diretto come datore di lavoro o dipendente, incluso come funziona il deposito diretto, quanto tempo impiegano i depositi diretti e come implementare il deposito diretto. Immergiamoci.

Che cos'è il deposito diretto?

I datori di lavoro utilizzano il deposito diretto per trasferire stipendi, rimborsi, bonus e altri pagamenti elettronicamente sui conti bancari dei dipendenti attraverso la rete di compensazione automatizzata (ACH).

Il deposito diretto ha in gran parte sostituito i tradizionali assegni cartacei sul posto di lavoro, poiché sia ​​i dipendenti che i datori di lavoro preferiscono le sue capacità di pagamento più veloci, più convenienti e più sicure.

Come funziona il deposito diretto?

Come funziona il deposito diretto negli Stati Uniti? A livello di base, il deposito diretto è un metodo di pagamento ACH in cui il denaro viene trasferito da un conto bancario tramite la rete ACH e depositato su un altro conto bancario.

Ecco una semplice spiegazione passo passo del processo di deposito diretto per i datori di lavoro:

1. In una normale transazione di deposito diretto, un datore di lavoro o un fornitore di buste paga di terze parti avvia una transazione di deposito diretto all'interno della rete ACH. L'entità che avvia l'operazione è denominata cedente.
2. La transazione di deposito diretto viene inviata alla banca dell'originator, che quindi invia la transazione a un operatore di rete ACH.
3. L'operatore di rete ACH quindi esamina, instrada ed elabora la transazione in modo che i fondi vengano consegnati al conto bancario del destinatario (dipendente).
4. I fondi di deposito diretto sono disponibili sul conto bancario del destinatario entro due giorni lavorativi al massimo.

Negli Stati Uniti, la maggior parte dei depositi diretti si basa sulla rete ACH sperimentata e gestita dalla National Automated Clearing House Association, più comunemente nota come Nacha. La rete ACH collega migliaia di banche ed è il sistema utilizzato per facilitare i pagamenti elettronici.

Nacha funge da amministratore per la rete ACH, stabilendo linee guida e regolamenti per coloro che utilizzano la rete ACH. La Federal Reserve e The Clearing House (società privata non collegata) gestiscono la rete ACH, il che significa che queste entità smistano, instradano ed elaborano tutte le transazioni ACH.

Il deposito diretto è generalmente offerto gratuitamente ai dipendenti, ma può costare ai datori di lavoro a seconda della politica di elaborazione del deposito diretto della loro banca.

Quanto tempo impiega il deposito diretto?

I depositi diretti supportati dalla rete ACH possono essere elaborati nello stesso giorno, nel giorno successivo o in due giorni e i fondi dovrebbero essere disponibili sul conto bancario del destinatario entro le 9:00 del giorno di arrivo previsto.

Il tempo necessario per elaborare un pagamento di deposito diretto dipende dall'intervallo di tempo scelto dal datore di lavoro (o dalla soluzione di gestione stipendi di terze parti del datore di lavoro).

Indipendentemente dai tempi di deposito diretto, i datori di lavoro sono responsabili della programmazione o dell'automazione dei depositi diretti per garantire che i pagamenti vengano effettuati in tempo. Contatta la tua banca per ulteriori informazioni se il pagamento di un deposito diretto è in ritardo.

Che cos'è un modulo di deposito diretto?

Un modulo di autorizzazione per il deposito diretto è un documento in cui i dipendenti o gli appaltatori forniscono informazioni sulla loro identità e sul conto bancario per autorizzare i pagamenti di deposito diretto dal loro datore di lavoro.

I dipendenti potrebbero dover includere un assegno annullato nel modulo di autorizzazione del deposito diretto. Tuttavia, molte società di buste paga hanno iniziato a utilizzare i microdepositi per confermare e verificare la proprietà del conto bancario e autorizzare i depositi.

In questo caso, la società del libro paga eseguirà uno o più micro-depositi in cui trasferiranno piccole somme sul tuo conto (di solito meno di $ 1), preleveranno quei fondi e ti chiederanno di confermare gli importi specifici depositati.

Se utilizzi un software per le buste paga, come Gusto, la registrazione per il deposito diretto è un processo completamente digitale che può richiedere solo pochi minuti per essere completato sia dai datori di lavoro che dai dipendenti.

Dovresti usare il deposito diretto?

Il fatto che tu debba utilizzare il deposito diretto dipende dal fatto che tu sia un dipendente o un datore di lavoro, poiché ci sono diversi vantaggi e svantaggi del deposito diretto per i datori di lavoro rispetto ai dipendenti. Continua a leggere per un'analisi completa dei pro e dei contro dell'utilizzo del deposito diretto per datori di lavoro e dipendenti.

Se sei un datore di lavoro...

L'adozione del deposito diretto come datore di lavoro può avvantaggiare i tuoi dipendenti rendendo più facile per loro accedere ai loro stipendi e risparmiare tempo per gestire le buste paga. Il deposito diretto può anche aiutare la tua azienda ad automatizzare le buste paga e migliorare la conservazione dei registri mentre ti allontani dalla stampa manuale degli assegni.

Se sei un dipendente...

I dipendenti scelgono di utilizzare il deposito diretto per la sua comodità, poiché in genere significa che i fondi sono disponibili sui conti bancari dei dipendenti entro le 9:00 del giorno di paga. Comodità a parte, ci sono diversi vantaggi per il deposito diretto per i dipendenti, oltre a un paio di svantaggi che i dipendenti dovrebbero considerare.

La linea di fondo su cos'è il deposito diretto e se dovresti usarlo

Il deposito diretto è uno dei metodi di pagamento elettronici più popolari negli Stati Uniti ed è utilizzato dalla stragrande maggioranza delle aziende della nazione. Con il deposito diretto, lo stipendio può essere pagato direttamente da un conto all'altro. È comodo, veloce, sicuro e avvantaggia sia i datori di lavoro che i dipendenti.

Tuttavia, se sei ancora in attesa di deposito diretto, è incredibilmente facile adottare il deposito diretto per la tua attività con una sola telefonata alla tua banca.

Detto questo, gestire il deposito diretto è facile come lo fai tu. Se sei interessato a rendere le buste paga il più semplici e automatizzate possibile, potrebbe essere il momento di adottare una soluzione software per le buste paga per la tua azienda.

Consulta la nostra guida al miglior software di gestione stipendi per le piccole imprese, inclusi i guasti delle funzionalità, i prezzi e le informazioni sulla sicurezza. Ogni opzione software nell'elenco supporta sia il deposito diretto che gli assegni cartacei, quindi puoi scegliere.

Domande frequenti sul deposito diretto