6 modi in cui i rivenditori di successo utilizzano per ottimizzare il tempo del ciclo degli ordini

Il ciclo dell'ordine è il tempo medio che intercorre tra il momento in cui ricevi un ordine e il momento in cui lo consegni a un corriere per la consegna al cliente, escluso il periodo di spedizione effettivo.

È un KPI necessario per misurare l'efficienza delle operazioni della supply chain. Tutti i rivenditori vogliono ridurre questo periodo di tempo, poiché più è lungo, peggiore è l'impatto sulla tua capacità di attrarre e trattenere gli acquirenti. Uno studio approfondito di questa metrica può aiutarti a determinare dove migliorare l'elaborazione degli ordini e ideare piani per potenziare le tue attività di evasione ordini.

D'altra parte, il tempo di ciclo dell'ordine di inventario si riferisce alla durata (giorni) necessaria per vendere tutti i prodotti una volta ricevuti dal fornitore. Puoi prendere la quantità minima dell'ordine (MOQ) del tuo fornitore come volume di vendita target e misurare la velocità con cui vengono venduti. Il tempo di ciclo delle scorte riflette il numero di scorte che hai utilizzato e quante ne occorrono prima di effettuare un rifornimento.

Pertanto, il ciclo dell'ordine di inventario tiene conto degli ordini, dei riordini e della quantità dell'ordine economico in modo da poter decidere quanto stock devono conservare per ogni SKU e quando è necessario rifornire i prodotti.

Dal punto di vista del cliente, il ciclo dell'ordine prevede 4 fasi principali: trasmissione dell'ordine, prelievo, imballaggio e spedizione. Quando si calcola il tempo per elaborare un ordine, si somma il tempo necessario per completare questi passaggi.

• Trasmissione dell'ordine: riceverai una notifica dopo che i clienti effettuano il checkout online e inviano le informazioni di pagamento e consegna. Questo è quando inizia il ciclo dell'ordine del cliente. Oggi le moderne piattaforme di e-commerce consentono una rapida trasmissione degli ordini in pochi secondi. Ottenere un sistema automatizzato ti aiuterà a ottimizzare il tempo del ciclo degli ordini.
• Prelievo: dopo la trasmissione, il software di gestione del magazzino invierà i dettagli dell'ordine all'operatore di magazzino. Verrà assegnato un raccoglitore per prelevare gli SKU corretti per evadere l'ordine.
• Imballaggio: I prodotti ordinati verranno consegnati ad un imballatore una volta completato il prelievo. Questa persona è responsabile dell'imballaggio, della sigillatura e dell'etichettatura accurata dell'ordine per prepararsi all'ultima fase: la spedizione.
• Spedizione: presso la stazione di spedizione, invii gli articoli a un corriere come UPS o FedEx. Di solito le aziende hanno meno controllo sui tempi di consegna e si affidano principalmente al corriere.

Per i rivenditori, il processo è diverso. Il tempo del ciclo di inventario comporta l'acquisto e la ricezione di scorte dai fornitori e termina quando tutti questi prodotti vengono venduti o girati.

• Ordine di acquisto: effettui un ordine di acquisto con il tuo fornitore, specificando le specifiche del prodotto, la quantità, il prezzo, i tempi di consegna e altri termini e condizioni.
• Ricevi stock: ricevi l'inventario e li metti nel tuo magazzino.
  Soddisfa gli ordini dei clienti: utilizzi questi prodotti per gestire gli ordini dei clienti come il processo di evasione di cui sopra: pick-pack-ship.

Considera diversi elementi dalla data dell'ordine alla data di spedizione per calcolare il tempo del ciclo dell'ordine. Ecco la formula per il tuo calcolo:

Durata del ciclo dell'ordine = (data di consegna – data dell'ordine) / ordini totali consegnati

La prima cosa da ricordare è che stai misurando il tempo del ciclo dell'ordine entro un periodo di tempo specifico. Può essere trimestrale, mensile, giornaliero o anche orario. Assicurati che tutti gli elementi nella formula siano coerenti nel periodo di tempo prima di inserirli nella calcolatrice.

La data di consegna è quando invii i prodotti a un corriere, mentre la data dell'ordine è quando il cliente acquista i prodotti. Il totale degli ordini consegnati si riferisce al numero di ordini inviati a spedizione con successo entro un determinato periodo.

Ad esempio, un negozio di elettronica desidera calcolare la durata del ciclo degli ordini a dicembre 2022. Il mese ha 31 giorni e il negozio ha gestito un totale di 6.000 ordini.

Il loro tempo di ciclo dell'ordine è (31 giorni * 24 ore/giorno * 60 minuti/ora)/6.000 ordini = 7,44 minuti/ordine.

Significa che questo negozio completa ogni ordine in 7,44 minuti.

Dopo aver ottenuto il risultato, confrontalo con il tuo obiettivo aziendale per identificare le aree di miglioramento. Puoi registrare i dati per ogni mese e vedere i progressi nel tempo.

Ecco i 6 metodi migliori per migliorare il tempo del tuo ciclo:

Calcola il tempo del ciclo dell'ordine

Prima di tutto, devi misurare il tempo del ciclo dell'ordine corrente e vedere dove ti trovi rispetto al tuo obiettivo. Questa metrica fornisce informazioni preziose sulle prestazioni della supply chain.

Controlla gli aspetti nei processi che rallentano il tuo ciclo. Ad esempio, se il tempo di evasione è troppo lungo, dovresti valutare il tuo magazzino o il flusso logistico. Se c'è un intervallo tra il momento in cui un cliente effettua un ordine e il momento in cui il magazzino riceve le informazioni, è necessario controllare il software per eventuali problemi. Una volta identificati i blocchi stradali, puoi trovare soluzioni per ottimizzare il tempo di ciclo.

Valuta il flusso del tuo magazzino

I colli di bottiglia nel tuo processo di magazzino danneggeranno il tuo tempo di ciclo. Ad esempio si possono ricercare inefficienze che rallentano le attività di picking e packing:

• I raccoglitori possono individuare facilmente gli articoli?
• Ci sono abbastanza scaffalature nelle posizioni giuste per spostare rapidamente i prodotti?
• Il tuo centro logistico vicino all'area di prelievo è sufficiente?

Dopo aver identificato questi problemi, è possibile ridurre il tempo del ciclo dell'ordine. Controlla i KPI del tuo magazzino e cerca opportunità di miglioramento. Ad esempio, puoi esaminare il layout del tuo magazzino per ridurre al minimo il percorso pedonale e posizionare le categorie di prodotti pertinenti l'una accanto all'altra per un prelievo più rapido degli articoli. Inoltre, è anche una buona idea progettare lo slotting del magazzino per utilizzare lo spazio disponibile.

Negoziare con i fornitori sulla consegna dell'inventario

Le consegne tardive dell'inventario da parte dei fornitori possono rallentare l'evasione degli ordini dei clienti. Misura quanto tempo devi aspettare prima che arrivi un rifornimento e se influisce sul tempo di ciclo. Prova a negoziare con i tuoi fornitori per ottenere la spedizione di fornitura più rapida.

Pensa alla gestione delle consegne in ritardo

Considera diversi scenari in cui possono verificarsi consegne in ritardo o annullate e come gestirli. Ad esempio, se il personale del magazzino preleva frequentemente gli articoli sbagliati, il tempo ciclo ne risentirà. In questo caso, il cliente sporgerà reclamo e restituirà i prodotti, il che richiederà più tempo per preparare un pacco sostitutivo.

Pertanto, dovresti elencare gli errori più comuni nella selezione e nella spedizione dei prodotti sbagliati. Con questo elenco è possibile apportare le modifiche necessarie.

Valutare frequentemente il tempo di ciclo

Il tempo del ciclo dell'ordine può variare in caso di modifiche o interruzioni nella catena di approvvigionamento. Ad esempio, puoi riscontrare un'eccezione dell'ordine che provoca una consegna più lunga del solito. Al contrario, potresti notare un tempo di ciclo più breve dopo l'adozione di un sistema di gestione del magazzino automatizzato.

Inoltre, se devi gestire un numero elevato di resi, la registrazione e lo smistamento di questi prodotti ti costerà più tempo, incidendo sulla produttività delle attività di evasione ordini.

Ci sono molte variabili che influenzano il tempo di ciclo. Pertanto, è importante monitorare e rivalutare questa metrica regolarmente. Il risultato ti consentirà di sapere dove indagare ulteriormente e se i tuoi piani d'azione hanno un effetto positivo.

Cicli degli ordini accurati con uno strumento avanzato

L'implementazione di una soluzione digitale può aiutarti a controllare il processo di magazzino e ad accelerare il tempo di ciclo. Magestore Retail Management PWA è un software personalizzato che semplifica le operazioni del negozio per te nell'inventario, nelle vendite omnicanale e nella gestione dei fornitori. Tutti i dati del tuo sito Web, POS e back-office sono centralizzati in tempo reale per il monitoraggio.

Gestione delle scorte:

• Tieni traccia del livello delle scorte e del movimento delle scorte tra magazzini e punti vendita
• Aggiorna l'inventario per ogni SKU in tempo reale in un'unica vista con un accurato conteggio dell'inventario
• Controlla le posizioni di stoccaggio tramite contenitori e pallet standardizzati
• Genera report sulle scorte disponibili per ottenere la quantità e l'ubicazione del prodotto corrente
• Calcola la quantità di scorta di sicurezza che dovresti tenere e quando rifornirla

Gestione dei fornitori:

• Controlla gli elenchi dei fornitori e il processo di acquisto in un unico hub centrale
• Misura la performance storica delle vendite per stabilire la soglia di articoli in esaurimento e sapere quando riordinare
• Suggerisci quali articoli devono essere riordinati per evitare stockout e genera automaticamente ordini di acquisto
• Prevedi la domanda per immagazzinare scorte sufficienti e raggiungere una quantità di ordine economica (EOQ) con i fornitori
• Unità di misura di controllo che convertono tra unità dell'ordine di acquisto e unità di magazzino

Gestione degli ordini al dettaglio

• Gestisci tutti gli ordini dei clienti da più canali, compresi i negozi online e offline
• Unifica i dati di stock di tutti i magazzini e scegli quello più efficiente per l'evasione
• Semplifica l'evasione degli ordini omnicanale con un semplice flusso di lavoro pick-pack-ship
• Utilizza i metodi di spedizione predefiniti di Magento (DHL, FedEx, UPS e USPS) o integra i tuoi fornitori 3PL

Con Magestore puoi ridurre le attività manuali e ripetitive ed elaborare gli ordini più velocemente con meno errori. Un sistema automatizzato ti avvantaggerà con un tempo di ciclo dell'ordine inferiore.

Differenziare il tempo di ciclo rispetto al lead time

Il tempo di consegna è il periodo che intercorre tra il momento in cui un cliente effettua il checkout del carrello e il momento in cui riceve i prodotti ordinati.

D'altra parte, il tempo di ciclo si riferisce solo al tempo impiegato dal lavoro effettivo per completare un ordine.

Ad esempio, occorrono 15 minuti per preparare un ordine (tempo di ciclo), ma occorrono 2 giorni affinché il pacco raggiunga il cliente (tempo di consegna).

Qual è il tempo di ciclo dell'ordine del cliente?

Il tempo di ciclo dell'ordine del cliente è la quantità di tempo per elaborare un ordine. Include la ricezione, il prelievo, l'imballaggio e l'invio dell'ordine a un corriere per la spedizione.

Il tempo di ciclo è una metrica importante. Ti dice se il funzionamento del tuo negozio necessita di miglioramenti e se sei pronto per l'espansione. Se vuoi far crescere la tua attività, la tua supply chain deve essere in grado di trattare con più clienti. L'ottimizzazione del tempo di ciclo ti preparerà con un flusso di lavoro efficiente e libererà le tue risorse umane per gestire lavori più critici.