6 formas que usan los minoristas exitosos para optimizar el tiempo del ciclo de pedidos

El ciclo del pedido es el tiempo promedio entre el momento en que recibe un pedido y el momento en que se lo entrega a un transportista para que lo entregue al cliente, excluyendo el período de envío real.

Es un KPI necesario para medir la eficiencia de las operaciones de su cadena de suministro. Todos los minoristas quieren reducir esta cantidad de tiempo, ya que cuanto mayor sea, peor afectará su capacidad para atraer y retener a los compradores. Un estudio profundo de esta métrica puede ayudarlo a determinar dónde mejorar el procesamiento de pedidos y diseñar planes para impulsar sus actividades de cumplimiento.

Por otro lado, el tiempo de ciclo de pedido de inventario se refiere a la duración (días) que necesita para vender todos los productos una vez que los recibe del proveedor. Puede tomar la cantidad mínima de pedido (MOQ) de su proveedor como el volumen de ventas objetivo y medir qué tan rápido se venden. El tiempo del ciclo de existencias refleja la cantidad de existencias que ha utilizado y la cantidad que necesita antes de colocar una reposición.

Por lo tanto, el ciclo de pedido de inventario da cuenta de los pedidos, los pedidos repetidos y la cantidad de pedido económico para que pueda decidir cuánto stock deben mantener para cada SKU y cuándo debe reabastecer los productos.

Desde la perspectiva del cliente, el ciclo del pedido consta de 4 pasos principales: transmisión del pedido, selección, embalaje y envío. Al calcular el tiempo para procesar un pedido, se suma el tiempo que lleva completar estos pasos.

• Transmisión de pedidos: recibirá una notificación después de que los clientes paguen en línea y envíen su información de pago y entrega. Ahí es cuando comienza el ciclo de pedido del cliente. Hoy en día, las modernas plataformas de comercio electrónico permiten la transmisión rápida de pedidos en unos pocos segundos. Obtener un sistema automatizado lo ayudará a optimizar el tiempo del ciclo de pedidos.
• Picking: Después de la transmisión, su software de gestión de almacenes enviará los detalles del pedido a la operación del almacén. Se asignará un recolector para extraer los SKU correctos para completar el pedido.
• Empaque: Los productos solicitados serán entregados a un empacador una vez finalizado el picking. Esta persona es responsable de empacar, sellar y etiquetar el pedido con precisión para preparar el último paso: el envío.
• Envío: en la estación de envío, envía los artículos a un proveedor de entrega como UPS o FedEx. Por lo general, las empresas tienen menos control sobre el tiempo de entrega y dependen principalmente del transportista.

Para los minoristas, el proceso es diferente. El tiempo del ciclo de inventario implica comprar y recibir existencias de los proveedores y finaliza cuando todos esos productos se venden o entregan.

• Orden de compra: realiza una orden de compra con su proveedor, especificando las especificaciones del producto, la cantidad, el precio, el tiempo de entrega y otros términos y condiciones.
• Recibir stock: recibe el inventario y lo coloca en su almacén.
  Cumplir con los pedidos de los clientes: utiliza estos productos para manejar los pedidos de los clientes como el proceso de cumplimiento anterior: recoger, empacar y enviar.

Considere varios elementos desde la fecha del pedido hasta la fecha de envío para calcular el tiempo del ciclo de su pedido. Aquí está la fórmula para su cálculo:

Tiempo del ciclo del pedido = (Fecha de entrega - Fecha del pedido) / Total de pedidos entregados

Lo primero que debe recordar es que está midiendo el tiempo del ciclo del pedido dentro de un marco de tiempo específico. Puede ser trimestral, mensual, diaria o incluso horaria. Asegúrese de que todos los elementos de la fórmula sean consistentes en el marco de tiempo antes de ponerlos en la calculadora.

La fecha de entrega es cuando envía los productos a un transportista, mientras que la fecha de pedido es cuando el cliente compra los productos. El total de pedidos entregados se refiere al número de pedidos enviados a envío con éxito dentro de un período específico.

Por ejemplo, una tienda de electrónica quiere calcular el tiempo de ciclo de su pedido en diciembre de 2022. El mes tiene 31 días y la tienda manejó un total de 6000 pedidos.

Su tiempo de ciclo de pedido es (31 días * 24 horas/día * 60 minutos/hora)/ 6.000 pedidos = 7,44 minutos/pedido.

Significa que esta tienda completa cada pedido en 7,44 minutos.

Después de obtener el resultado, compárelo con su objetivo comercial para identificar áreas de mejora. Puede registrar los datos de cada mes y ver el progreso a lo largo del tiempo.

Estos son los 6 mejores métodos para mejorar el tiempo de ciclo:

Calcule el tiempo del ciclo de su pedido

En primer lugar, debe medir el tiempo de ciclo de su pedido actual y ver dónde se encuentra en comparación con su objetivo. Esta métrica proporciona información valiosa sobre el rendimiento de su cadena de suministro.

Verifica aspectos en los procesos que ralentizan tu ciclo. Por ejemplo, si el tiempo de cumplimiento es demasiado largo, debe evaluar su almacén o flujo logístico. Si hay una brecha entre el momento en que un cliente realiza un pedido y el momento en que su almacén recibe la información, debe verificar si hay problemas en su software. Una vez que identifique los obstáculos, puede encontrar soluciones para optimizar el tiempo del ciclo.

Evalúe el flujo de su almacén

Los cuellos de botella en el proceso de su almacén afectarán el tiempo de su ciclo. Por ejemplo, puede buscar ineficiencias que ralentizan las actividades de recolección y empaque:

• ¿Pueden los recolectores ubicar los artículos fácilmente?
• ¿Hay suficientes estanterías en las posiciones correctas para mover los productos rápidamente?
• ¿Su centro logístico está lo suficientemente cerca del área de recolección?

Después de identificar estos problemas, puede reducir el tiempo del ciclo del pedido. Consulta los KPI de tu almacén y busca oportunidades de mejora. Por ejemplo, puede investigar el diseño de su almacén para minimizar el camino peatonal y colocar categorías de productos relevantes cerca unas de otras para acelerar la selección de artículos. Además, diseñar la distribución del almacén para utilizar el espacio disponible también es una buena idea.

Negociar con proveedores la entrega de inventario

Las entregas de inventario tardías de los proveedores pueden ralentizar el cumplimiento de los pedidos de sus clientes. Mida cuánto tiempo debe esperar para que llegue un reabastecimiento y si afecta el tiempo de su ciclo. Intente negociar con sus proveedores para obtener el envío de suministros lo antes posible.

Piense en manejar las entregas tardías

Considere diferentes escenarios donde pueden ocurrir entregas retrasadas o canceladas y cómo las manejaría. Por ejemplo, si el personal de su almacén selecciona los artículos incorrectos con frecuencia, el tiempo de su ciclo se verá afectado. En este caso, el cliente se quejará y devolverá los productos, lo que requerirá más tiempo para preparar un paquete de reemplazo.

Por lo tanto, debe enumerar los errores más comunes al seleccionar y enviar los productos incorrectos. Con esta lista, puede realizar los cambios necesarios.

Evaluar con frecuencia el tiempo del ciclo

El tiempo del ciclo de pedido puede fluctuar si hay cambios o interrupciones en la cadena de suministro. Por ejemplo, puede encontrar una excepción de pedido que provoque una entrega más prolongada de lo habitual. Por el contrario, puede notar un tiempo de ciclo más corto después de adoptar un sistema de gestión de almacén automatizado.

Además, si tiene que lidiar con una gran cantidad de devoluciones, registrar y clasificar estos productos le costará más tiempo, lo que afectará la productividad de las tareas de cumplimiento.

Hay muchas variables que influyen en el tiempo de ciclo. Por lo tanto, es importante monitorear y reevaluar esta métrica regularmente. El resultado le permitirá saber dónde investigar más y si sus planes de acción tienen un efecto positivo.

Ciclos de pedido precisos con una herramienta avanzada

La implementación de una solución digital puede ayudarlo a controlar el proceso de almacenamiento y acelerar el tiempo del ciclo. Magestore Retail Management PWA es un software personalizado que agiliza el funcionamiento de la tienda en inventario, ventas omnicanal y gestión de proveedores. Todos los datos de su sitio web, POS y back-office se centralizan en tiempo real para su monitoreo.

La gestión del inventario:

• Realice un seguimiento de su nivel de existencias y movimiento de existencias en almacenes y ubicaciones de tiendas
• Actualice el inventario para cada SKU en tiempo real en una sola vista con un recuento de inventario preciso
• Controle las ubicaciones de almacenamiento mediante contenedores y palets estandarizados
• Genere un informe de stock disponible para obtener la cantidad y ubicación actual del producto
• Calcule cuánto stock de seguridad debe mantener y cuándo reabastecerse

Administración de suministros:

• Controle las listas de proveedores y el proceso de compra en 1 centro central
• Mida el rendimiento histórico de las ventas para establecer un umbral de existencias bajas de artículos y saber cuándo volver a hacer un pedido.
• Sugiera qué artículos deben volver a pedirse para evitar desabastecimientos y genere órdenes de compra automáticamente
• Pronostique la demanda para almacenar suficiente inventario y alcanzar una cantidad económica de pedido (EOQ) con los proveedores
• Unidad de control de medidas que convierte entre unidades de orden de compra y unidades de existencias

Gestión de pedidos al por menor

• Administre todos los pedidos de los clientes desde múltiples canales, incluidas las tiendas en línea y fuera de línea
• Unifique los datos de existencias de todos los almacenes y elija el más eficiente para el cumplimiento
• Simplifique el cumplimiento de pedidos omnicanal con un flujo de trabajo sencillo de recoger, empacar y enviar
• Use los métodos de envío predeterminados de Magento (DHL, FedEx, UPS y USPS) o integre sus proveedores 3PL

Con Magestore, puede reducir las tareas manuales y repetitivas y procesar pedidos más rápido y con menos errores. Un sistema automatizado lo beneficiará con un tiempo de ciclo de pedido más bajo.

Diferenciar el tiempo de ciclo frente al tiempo de entrega

El tiempo de entrega es el período entre el momento en que un cliente paga su carrito y el momento en que recibe los productos pedidos.

Por otro lado, el tiempo de ciclo se refiere solo al tiempo que toma el trabajo real para completar un pedido.

Por ejemplo, le lleva 15 minutos preparar un pedido (tiempo de ciclo), pero el paquete tarda 2 días en llegar al cliente (tiempo de entrega).

¿Cuál es el tiempo del ciclo de pedido del cliente?

El tiempo de ciclo del pedido del cliente es la cantidad de tiempo para procesar un pedido. Incluye recibir, recoger, empacar y enviar el pedido a un transportista para su envío.

El tiempo de ciclo es una métrica importante. Le dice si la operación de su tienda necesita mejoras y si está listo para la expansión. Si desea hacer crecer su negocio, su cadena de suministro debe poder tratar con más clientes. Optimizar el tiempo de su ciclo lo preparará con un flujo de trabajo eficiente y liberará sus recursos humanos para manejar trabajos más críticos.