Menghindari Jebakan Rapat Di Luar Platform Manajemen Acara Virtual

Platform manajemen acara virtual dapat memenuhi semua kebutuhan virtual Anda di bawah satu payung. Tapi apakah Anda siap untuk mengelola acara Anda? Seringkali, kehadiran rendah karena praktik pemasaran yang tidak kami terapkan. Atau karena kami terlalu fokus pada promosi merek dan mengabaikan pengalaman virtual itu sendiri.

Nah, jangan khawatir karena Anda akan mengetahui cara menghindari jebakan manajemen acara virtual yang paling umum. Enam tips berikut akan membantu Anda merancang dan mengoptimalkan konferensi langsung Anda untuk hasil terbaik. Tentu saja, kami juga akan menyentuh materi pemasaran yang meningkatkan kehadiran untuk webinar dan sesi sesuai permintaan.

Menghadapi kompetisi: Titik Awal

Pemasaran dan manajemen adalah dua aspek penting dari setiap acara virtual. Bagaimanapun, ide dasarnya adalah membuat acara Anda menonjol dari yang lain. Hampir semua orang harus menggunakan virtual dalam dua tahun terakhir. Jadi, kiat-kiat ini bertujuan untuk membantu Anda melakukan semua langkah mudah untuk terhubung dengan sponsor, klien, dan bahkan pemangku kepentingan untuk melakukan pertunjukan paling menarik dan menguntungkan yang dapat Anda tampilkan.

1. Pilih Platform Manajemen Acara Virtual Terbaik

Jika Anda telah menyelenggarakan webinar atau kelas langsung sebelumnya, Anda tahu bahwa tidak semua platform manajemen acara virtual bekerja dengan cara yang sama. Tergantung pada jenis acaranya, Anda mungkin kesulitan menerima pembayaran atau menangani kupon. Pemasar yang menyelenggarakan banyak acara biasanya ingin melacak peserta dan mengumpulkan statistik penting. Atau Anda mungkin memerlukan alat kolaborasi tim dan untuk mengelola izin.

Perangkat lunak yang berharga mencegah Anda membuang-buang waktu, uang, dan energi. Jadi, memilih solusi yang paling cocok sangat penting. Eventtia tidak diragukan lagi adalah perangkat lunak manajemen konferensi virtual satu-dalam-semua yang menurut kami mudah untuk direkomendasikan. Ini mengemas fungsionalitas yang disebutkan dan memiliki lebih banyak fitur daripada banyak opsi lainnya. Plus, ia hadir dengan Pusat Sumber Daya yang berisi saran dan tutorial praktis.

Eventtia berfungsi di setiap perangkat dan ponsel cerdas. Selain itu, sudah mencakup sistem penilaian yang nanti akan kami jelaskan di tip #6.

2. Peralatan dan tantangan teknis

Tujuan pertama dari setiap acara virtual adalah untuk menarik perhatian orang. Sebelum Anda menyalakan kamera, fokusnya adalah pada pemasaran dan membuat calon peserta melihat tautan dan pos Anda. Dan begitu acara dimulai, semuanya tentang pembawa acara dan kualitas konten. Namun, ada faktor yang mungkin menghalangi Anda untuk berhasil: kesulitan teknis.

Streaming segala bentuk komunikasi bergantung pada koneksi dan peralatan Internet yang baik. Misalnya, jika Anda tidak berinvestasi dalam mikrofon berkualitas dengan fitur peredam bising, kualitas audio akan kurang optimal. Akibatnya, penonton akan menyerah pada gangguan. Pikirkan semua hal yang dapat mengalihkan perhatian audiens Anda: anjing, kucing, anak-anak, pengatur waktu dapur.

Pencahayaan yang baik adalah elemen penting lainnya untuk sukses. Dan kabar baiknya adalah mudah untuk memperbaikinya. Kapan saja, Anda dapat mengunduh aplikasi lux meter gratis di ponsel Anda untuk menilai seberapa terang tempat rekaman Anda. Rata-rata, antara 1.000 dan 2.000 lux diperlukan untuk pengalaman streaming yang memuaskan.

3. Kurangnya Keterlibatan

Jika streaming video langsung membosankan, orang akan mengeluh karena membosankan. Misalnya, strategi pemasaran Anda berhasil dan menciptakan sensasi, tetapi kontennya tidak setara. Gagal menarik perhatian pemirsa dapat menyebabkan merek Anda tenggelam dan juga pers yang buruk.

Saat mengadakan konferensi, pastikan pembicara terlihat. Di atas segalanya, jangan biarkan menara geser di depan kotak speaker kecil. Sebagian besar pemirsa perlu melihat pembicara berbicara untuk terhubung dengan konten. Di samping catatan, ini juga mengapa berita begitu terobsesi dengan close-up.

Anda juga dapat mengubah konferensi Anda dan menggunakan lencana elektronik . Berikut adalah ide lain yang dapat Anda gunakan untuk melibatkan audiens Anda:

• lakukan undian atau giveaway untuk memberikan produk, program, atau layanan gratis kepada beberapa orang yang beruntung
• luncurkan tagar untuk meminta jawaban
• menjual produk selama demo langsung (atau mengadakan penjualan)

4. Pikirkan Kembali Jadwal Sebagai Produser TV

Sebagian besar acara virtual mengikuti formula basi yang sama yang tidak menjual. Yaitu, urutan langkah yang biasanya meliputi:

1. pesan penyambutan
2. alasan kenapa kalian semua berkumpul secara online
3. slide penjelasan
4. istirahat
5. panggilan untuk bertindak

Pada kenyataannya, jadwal seperti itu tidak dapat menang melawan jutaan gangguan hanya dengan sekali klik. Jadi, selalu lebih baik untuk menempatkan konten terbaik Anda di awal. Semakin cepat Anda mendapatkan perhatian pemirsa, semakin banyak petunjuk yang dapat Anda berikan tentang konten yang akan datang.

Strategi pemasaran yang efektif adalah memposting di media sosial Anda bagian dari video yang akan Anda presentasikan selama acara. Layaknya sebuah trailer film , sebuah video yang menawan dapat menarik perhatian penonton. Plus, itu dapat memamerkan keterampilan presentasi Anda atau memberikan bukti sosial dan memberi Anda alasan untuk langsung masuk ke inti acara.

5. Gunakan Pendekatan yang Ramah Pemasaran

Saat menyiapkan acara atau konferensi, pastikan platform manajemen acara virtual terintegrasi ke dalam situs web Anda. Lebih baik lagi, siapkan situs web responsif yang didedikasikan untuk webinar Anda dan tunjukkan bahwa pemirsa dapat mengakses melalui ponsel dan tablet mereka.

Rencanakan kampanye iklan digital berbayar dengan cermat. Sebagian besar waktu, mereka tidak menggantikan kehadiran yang dihasilkan oleh pencarian dan langganan organik. Iklan harus membuat janji dan klaim besar untuk menarik pembelanja besar. Jadi, bereksperimenlah dengan bijak. Atau sewa penulis profesional untuk hasil terbaik.

Kirim pengingat dan insentif melalui email. Pemasaran email adalah alat paling berharga yang Anda inginkan. Selain itu, berbagi konten eksklusif melalui email dapat meningkatkan loyalitas dan persepsi merek.

6. Siapkan Survei Acara Terlebih Dahulu

Jika platform manajemen acara virtual tidak melakukannya untuk Anda, buat survei pasca-acara . Anda dapat mengatur halaman online atau menggunakan aplikasi survei online. Tapi opsi terakhir ini mungkin terasa agak norak.

Mintalah pendapat dan saran dari para hadirin. Selama konferensi, pastikan mereka tahu bahwa mereka akan memiliki kesempatan seperti itu. Dengan cara ini, Anda dapat menerima umpan balik yang berharga untuk meningkatkan keterampilan Anda.

Pertanyaan Ya dan Tidak Sederhana sangat cocok untuk sebagian besar topik survei. Tetapi menambahkan satu atau dua pertanyaan terbuka akan memberi banyak ruang bagi audiens Anda untuk mencatat apa yang paling mereka sukai dan tidak sukai.