Éviter les pièges des réunions au-delà de la plateforme de gestion d'événements virtuels

Une plate-forme de gestion d'événements virtuels peut répondre à tous vos besoins virtuels sous un même toit. Mais êtes-vous prêt à gérer votre événement ? Souvent, la fréquentation est faible en raison de pratiques marketing que nous n'avons pas mises en place. Ou parce que nous nous concentrons tellement sur la promotion des marques et que nous négligeons l'expérience virtuelle en soi.

Eh bien, ne vous inquiétez pas car vous découvrirez comment éviter les pièges les plus courants de la gestion d'événements virtuels. Les six conseils suivants vous aideront à concevoir et à optimiser votre conférence en direct pour obtenir les meilleurs résultats. Bien sûr, nous aborderons également les supports marketing qui améliorent la participation aux webinaires et aux sessions à la demande.

Faire face à la concurrence : le point de départ

Le marketing et la gestion sont deux aspects cruciaux de tout événement virtuel. Après tout, l'idée de base est de faire en sorte que votre événement se démarque des autres. Presque tout le monde a dû passer au virtuel au cours des deux dernières années. Ainsi, ces conseils visent à vous aider à franchir toutes les étapes faciles pour vous connecter avec des sponsors, des clients et même des parties prenantes afin d'exécuter le spectacle le plus engageant et le plus rentable que vous puissiez organiser.

1. Optez pour la meilleure plateforme de gestion d'événements virtuels

Si vous avez déjà organisé un webinaire ou un cours en direct, vous savez que toutes les plateformes de gestion d'événements virtuels ne fonctionnent pas de la même manière. Selon le type d'événement, vous avez peut-être eu du mal à recevoir un paiement ou à gérer des coupons. Les spécialistes du marketing qui organisent de nombreux événements souhaitent généralement suivre les participants et recueillir des statistiques vitales. Ou vous pourriez avoir besoin d'outils de collaboration d'équipe et pour gérer les autorisations.

Un logiciel précieux vous évite de perdre du temps, de l'argent et de l'énergie. Il est donc essentiel de choisir la solution la mieux adaptée. Eventtia est sans aucun doute le logiciel de gestion de conférence virtuelle tout-en-un que nous trouvons facile à recommander. Il contient les fonctionnalités mentionnées et possède plus de fonctionnalités que de nombreuses autres options. De plus, il est livré avec un centre de ressources rempli de conseils pratiques et de tutoriels.

Eventtia fonctionne sur tous les appareils et smartphones. En plus de cela, il couvre déjà le système de notation que nous expliquerons plus tard dans le conseil n°6.

2. Équipement et défis techniques

Le premier objectif de tout événement virtuel est d'attirer l'attention des gens. Avant d'allumer la caméra, l'accent est mis sur le marketing et sur le fait de faire en sorte que les participants potentiels voient vos liens et vos publications. Et une fois que l'événement commence, tout dépend de l'hôte et de la qualité du contenu. Cependant, un facteur demeure qui pourrait vous empêcher de réussir : la difficulté technique.

La diffusion en continu de toute forme de communication repose sur une bonne connexion Internet et un bon équipement. Par exemple, si vous n'avez pas investi dans un microphone de qualité avec la fonction antibruit, la qualité audio sera moins qu'optimale. En conséquence, le spectateur succombera à la distraction. Pensez à toutes les choses qui peuvent distraire votre auditoire : le chien, le chat, les enfants, la minuterie de cuisine.

Un bon éclairage est un autre élément essentiel pour réussir. Et la bonne nouvelle est qu'il est facile à réparer. À tout moment, vous pouvez télécharger une application gratuite de luxmètre sur votre téléphone pour évaluer la luminosité de votre lieu d'enregistrement. En moyenne, entre 1 000 et 2 000 lux sont nécessaires pour une expérience de streaming satisfaisante.

3. Manque d'engagement

Si le flux vidéo en direct est terne, les gens se plaindront qu'il est ennuyeux. Par exemple, votre stratégie marketing fonctionne et crée du battage médiatique, mais le contenu n'est pas à la hauteur. Ne pas retenir l'attention des téléspectateurs peut entraîner le naufrage de votre marque ainsi qu'une mauvaise presse.

Lorsque vous organisez une conférence, assurez-vous que l'orateur est visible. Surtout, ne laissez pas la tour glisser devant le petit caisson d'enceintes. La plupart des téléspectateurs ont besoin de voir l'orateur parler pour se connecter au contenu. Soit dit en passant, c'est aussi pourquoi l'actualité est si obsédée par les gros plans.

Vous pouvez également gamifier votre conférence et utiliser des e-badges . Voici d'autres idées que vous pouvez utiliser pour engager votre public :

• faire une tombola ou un cadeau pour donner gratuitement un produit, un programme ou un service à quelques chanceux
• lancer des hashtags pour demander des réponses
• vendre un produit lors d'une démonstration en direct (ou mettre en scène une vente)

4. Repensez le calendrier en tant que producteur de télévision

La plupart des événements virtuels suivent la même formule banale qui ne se vend pas. C'est-à-dire une séquence d'étapes qui comprend généralement :

1. un message de bienvenue
2. la raison pour laquelle vous vous êtes tous réunis en ligne
3. diapositives explicatives
4. pauses
5. appel à l'action

En réalité, un tel horaire ne peut pas gagner contre les millions de distractions à portée de clic. Il est donc toujours préférable de mettre votre meilleur contenu dès le début. Plus vite vous pouvez attirer l'attention des téléspectateurs, plus vous pouvez donner d'indices sur le contenu à venir.

Une stratégie marketing efficace consiste à publier sur vos réseaux sociaux une partie d'une vidéo que vous présenterez lors de l'événement. Tout comme une bande-annonce de film , une vidéo captivante peut attirer les spectateurs. De plus, il peut mettre en valeur vos compétences de présentation ou fournir une preuve sociale et vous donner une raison d'entrer directement dans les détails de l'événement.

5. Utilisez une approche conviviale pour le marketing

Lors de la préparation d'un événement ou d'une conférence, assurez-vous que la plateforme de gestion d'événements virtuels s'intègre à votre site Web. Mieux encore, mettez en place un site Web réactif dédié à vos webinaires et à des émissions auxquelles les téléspectateurs peuvent accéder via leurs téléphones et tablettes.

Planifiez soigneusement les campagnes publicitaires numériques payantes. La plupart du temps, ils ne remplacent pas la fréquentation générée par les recherches organiques et les abonnements. Les publicités doivent faire de grandes promesses et prétendre attirer les gros dépensiers. Alors, expérimentez judicieusement. Ou embauchez des rédacteurs professionnels pour obtenir les meilleurs résultats.

Envoyez des rappels et des incitations par e-mail. Le marketing par e-mail est l'outil le plus précieux à votre disposition. De plus, le partage de contenu exclusif par e-mail peut augmenter la fidélité et la perception de la marque.

6. Préparez des enquêtes sur les événements à l'avance

Si la plateforme de gestion d'événements virtuels ne le fait pas pour vous, créez des sondages post-événement . Vous pouvez soit créer une page en ligne, soit utiliser une application de sondage en ligne. Mais cette dernière option peut sembler un peu collante.

Demandez l'avis et les suggestions des participants. Pendant la conférence, assurez-vous qu'ils savent qu'ils auront une telle opportunité. De cette façon, vous pouvez recevoir des commentaires précieux pour améliorer vos compétences.

Les questions simples Oui et Non fonctionnent très bien pour la plupart des sujets d'enquête. Mais l'ajout d'une ou deux questions ouvertes donnera à votre public suffisamment de place pour noter ce qu'il a le plus aimé et ce qu'il n'a pas aimé.