Gestión de activos de medios: todo lo que necesita saber

La gestión de activos de medios es la clave para crear proyectos y campañas de marketing rápidos y eficientes. En este mundo digital acelerado, es más importante que nunca producir y lanzar materiales de marketing lo más rápido posible para mantenerse al día con las tendencias en constante cambio y la fuerte competencia.

Pero eso es más fácil decirlo que hacerlo.

La creación de material de marketing implica el uso de cientos de fotos y videos y la producción de aún más gráficos y otros recursos. Estos eventualmente se sumarán a una tonelada de archivos en su sistema que tendrá que organizar y mantener.

En este artículo, hablamos sobre lo que puede hacer para administrar todos estos activos de medios para garantizar el flujo de trabajo más eficiente para todos en su equipo.

Empecemos.

¿Qué es la gestión de activos de medios?

La gestión de activos de medios o MAM se refiere al proceso de almacenamiento y organización de archivos multimedia y el software utilizado para ello. El software es el instrumento que proporciona un sistema centralizado y confiable para almacenar miles de activos.

Cualquier empresa que se tome en serio el marketing toma o usa docenas, tal vez cientos, de fotos y videos todos los días. Los artistas también crean infografías, gráficos, GIF y otros activos necesarios para las campañas de marketing en varias plataformas.

Sin un sistema de gestión adecuado, será imposible buscar un archivo específico para una campaña en particular.

Las empresas también necesitan estos activos para uso interno, para cosas como presentaciones internas y lanzamientos. Son cruciales para futuras referencias y no deben eliminarse.

No es sólo una cuestión de organización. Los activos de marketing se acumulan a lo largo de los años y necesita la mejor infraestructura posible para el almacenamiento.

¿Por qué es necesaria la gestión de activos de medios?

MAM logra tres objetivos simples cruciales en la creación de campañas de marketing y presentaciones de trabajo:

Colaboración fácil

Toda organización necesita un sistema centralizado para guardar y acceder a los archivos compartidos. Incluso aquellos en diferentes divisiones deberían encontrar fácilmente lo que necesitan para un proyecto específico.

La simplicidad de un sistema centralizado fomenta una fácil colaboración entre los equipos y garantiza la productividad en todos los ámbitos.

Respuesta rápida de salida

Debido a que todos los archivos críticos se almacenan en un sistema central, la recuperación es rápida. En consecuencia, los empleados pueden trabajar en sus proyectos siempre que lo necesiten. Esto crea un efecto dominó dentro de la organización.

Por ejemplo, la empresa está organizando un concierto para recaudar fondos. Necesita despertar interés en el evento para el patrocinio y la asistencia. Esto significa publicidad dentro de su industria y su público objetivo. Los materiales de marketing deben crearse y publicarse lo antes posible porque ayudarán a reunir patrocinadores mientras promocionan el evento para los asistentes.

La creación de una campaña de marketing eficaz en múltiples plataformas requiere varios activos: imágenes, videos, gráficos, ilustraciones y más. Una vez que estos materiales se desarrollan y publican, otro departamento puede comenzar a enviar cartas de patrocinio. Cuando los patrocinadores están a bordo, se pueden crear activos promocionales para ellos.

La gestión de activos multimedia garantiza que cada paso de este complejo proceso se mantenga fluido y eficiente. Cada persona en cada departamento tiene todos los activos que necesita a mano para un flujo de trabajo fluido. Esto ahorra mucho tiempo y energía. También le ayudará a cumplir con todos sus plazos.

Ahorra dinero

Debido a que puede conservar todos los archivos acumulados a lo largo de los años, no es necesario comprar o recomprar activos. Y si hay imágenes o videos que no son de su propiedad, puede rastrear fácilmente al propietario a través del sistema centralizado.

Casos de uso clave para la gestión de activos multimedia

Hay muchos usos críticos para la gestión de activos de medios. Cada uno es esencial para la eficiencia organizacional:

Sistema de almacenamiento centralizado

Con el software de gestión de activos de medios, mantiene su propia biblioteca a la que todos los miembros del equipo pueden acceder desde cualquier lugar. Por lo tanto, si tiene trabajadores remotos u oficinas en todo el mundo, es imprescindible tener un repositorio centralizado de todos los activos.

La facilidad de acceso también elimina la duplicación cuando se trata de la adquisición de activos.

Visibilidad

A través de palabras clave relevantes y un sistema categorizado, todos los miembros del equipo pueden buscar y acceder fácilmente a lo que necesitan para sus proyectos.

Intercambio

Algunas organizaciones aún comparten archivos multimedia a través de correo electrónico o aplicaciones de transferencia de archivos en línea. Desafortunadamente, estas plataformas tienen límites estrictos que no pueden acomodar grandes activos para materiales de marketing de alta calidad. Se ven obligados a reducir la resolución de las imágenes, lo cual no es ideal. Los videos deben dividirse y enviarse en partes, lo que desperdicia mucho tiempo y energía.

La gestión de activos de medios basada en la nube significa que puede compartir archivos de gran tamaño con cualquier persona de su equipo, donde sea que se encuentre.

Edición

El acceso a los privilegios de edición se puede limitar a miembros específicos del equipo.

Distribución

La gestión de activos de medios agiliza la distribución de salida para ahorrar tiempo y esfuerzo. Esto maximiza los recursos y mejora la productividad.

Seguridad

El acceso controlado a los activos de su organización es crucial para mantener la seguridad. Puede implementar sistemas para garantizar que solo aquellos a los que se les otorga acceso puedan acceder a archivos específicos.

La gerencia o los líderes de equipo tendrán control sobre quién puede acceder a ciertos archivos y cuándo.

Gestión

Todo se reduce a la gestión de archivos para garantizar la productividad y la eficiencia en todos los niveles.

¿Cuál es la diferencia entre MAM y DAM?

La gestión de activos de medios a menudo se usa indistintamente con la gestión de activos digitales o DAM. Hay una razón para ello: las diferencias entre los dos procesos de gestión son bastante borrosas.

Era más fácil distinguir los dos cuando MAM se usaba solo para activos de audio y video. Sin embargo, a lo largo de los años, las fotografías fijas y las infografías se han vuelto cruciales para crear videos. Entonces, MAM ahora cubre varios tipos de medios.

DAM es esencialmente el proceso de gestión de medios enriquecidos, que se refiere a activos funcionales e interactivos. También implica organizar fotos, videos, música y otros elementos multimedia. También se utiliza para almacenar y archivar podcasts. Cada entrada en el sistema DAM incluye una descripción detallada de metadatos o activos y describe claramente la propiedad y los derechos de acceso.

El software DAM es crucial entre los vendedores y anunciantes, ya que la base de datos también contiene proyectos completos. Los activos de marketing guardados en la base de datos DAM se pueden reutilizar para otras empresas.

Para comprender mejor la diferencia, debe tenerse en cuenta que los sistemas MAM son sistemas DAM, pero no todos los sistemas DAM son sistemas MAM. MAM generalmente se enfoca en audio y video. Puede integrar una amplia gama de aplicaciones para crear activos de audio y video que son ideales para la transmisión.

DAM no tiene tanta capacidad en salidas de audio y video. Sin embargo, tiene un enfoque más versátil ya que almacena y administra más garantías, en particular materiales de marca y marketing.

¿Cuál es el adecuado para usted? DAM o MAM?

Ambos son sistemas eficientes y útiles para la gestión de activos. Debe examinar sus necesidades como organización para elegir cuál se adapta mejor a sus necesidades.

DAM es ideal para organizaciones centradas en el marketing. Además de administrar material publicitario y de marketing, puede aprovechar los metadatos personalizados. También tiene una excelente capacidad para el seguimiento del historial y el control de versiones de activos multimedia, que se pueden manipular fácilmente en otras formas.

Para empresas con un uso intensivo de audio y video, MAM es el proceso ideal. Es una excelente herramienta para almacenar y administrar archivos de gran formato para un fácil acceso. MAM también tiene un fantástico flujo de trabajo para la creación de videos.

Las mejores características del software MAM

Si existe una gran demanda de salidas de audio y video de gran formato en su organización, MAM es el proceso y el software adecuados para usted. Sin embargo, no todo el software MAM es igual, algunos son mejores que otros.

Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a elegir el sistema MAM adecuado para su organización:

personalización

La personalización del software es crucial porque debe tener todo lo que necesita para un sistema de gestión de activos duradero. Debería poder elegir las características más adecuadas que optimizarán el flujo de trabajo de su organización de arriba a abajo.

El acceso controlado también es esencial, por lo que debe tener el poder de crear acceso interno y externo para los archivos a través de sistemas de uso compartido personalizados.

Escalabilidad

No desea comprar un nuevo tipo de software de gestión de activos de medios cada vez que la organización se expande. El sistema debe ser capaz de crecer con su negocio. Esté atento a la cantidad de personas que pueden acceder al sistema en un momento dado.

Precio

Consulta los precios del software de gestión de activos multimedia del mercado y elige el que te ofrezca la mejor relación calidad-precio. Todas las funcionalidades y capacidades deben hacer que el precio valga la pena.

Atención al cliente

Su sistema de gestión debe tener un equipo de atención al cliente disponible para responder consultas o ayudar en el proceso de instalación. Si bien la atención al cliente las 24 horas, los 7 días de la semana es increíble, la asistencia debe estar disponible al menos durante el horario de oficina.

Conclusión

La gestión de activos de medios puede marcar una gran diferencia para las organizaciones que utilizan miles de archivos de audio y video en gran volumen. El software crea una biblioteca centralizada para almacenar, administrar, compartir y archivar activos multimedia para el uso de todos. Cualquier persona con autoridad puede acceder y editar archivos, agilizando todo el proceso.

Si su empresa busca aumentar la eficiencia y la productividad en sus flujos de trabajo, la incorporación de un MAM o DAM puede ser una adición valiosa a su MarTech Stack.

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