So beenden Sie eine E-Mail wie ein Profi

Was ist der Unterschied zwischen einer E-Mail-Endung und einer Signatur?

Bevor wir uns mit dem Beenden einer E-Mail befassen, ist es wichtig, den Unterschied zwischen einer E-Mail-Abmeldung und einer Signatur zu verstehen.

Eine Signatur ist ein Textblock, der am Ende Ihrer E-Mail erscheint.

Es enthält normalerweise Ihren Namen, Ihre Berufsbezeichnung und Kontaktinformationen, kann aber auch ein Firmenlogo, ein Porträtfoto oder sogar ein persönliches Motto enthalten.

Eine E-Mail-Abmeldung hingegen ist das Wort oder der Ausdruck, mit dem Sie Ihre Nachricht abschließen. Es ist das Allerletzte, was Sie schreiben, bevor Sie auf „Senden“ klicken.

Übliche E-Mail-Abmeldungen sind beispielsweise „Cheers“, „Thanks“ und „Regards“.

Signaturen und Sign-Offs dienen ebenfalls sehr unterschiedlichen Zwecken. Signaturen sollen den Empfängern alle Informationen geben, die sie benötigen, um mit Ihnen in Kontakt zu treten oder mehr über Ihr Unternehmen zu erfahren.

E-Mail-Abmeldungen sollen Ihre Nachricht daher mit einer höflichen und professionellen Note beenden.

Allerdings gibt es keine feste Regel darüber, wo Unterschriften enden und Abzeichnungen beginnen. In den meisten Fällen erfolgt Ihre Abmeldung nach Ihrer Unterschrift.

Aber wenn Sie Ihre E-Mail kurz und bündig halten, kann Ihre Wahl der Abmeldung auch als Ihre Signatur dienen.

Es liegt wirklich an Ihnen. Denken Sie nur daran, dass eine Unterschrift nicht dasselbe ist wie eine Abmeldung, und jede dient einem anderen Zweck.

Warum lernen, wie man eine E-Mail beendet?

Okay, wir verstehen es. Sie sind beschäftigt und haben keine Zeit, sich um die perfekte Abmeldung jeder einzelnen E-Mail zu quälen.

Aber das bedeutet nicht, dass Sie das Ende Ihrer Nachricht vollständig beschönigen sollten.

Denken Sie an das letzte Mal, als Sie eine Verkaufs-E-Mail erhalten haben.

Woran erinnern Sie sich am meisten?

Wahrscheinlich war es nicht das Produkt oder die Dienstleistung an sich. Es war wahrscheinlich das Gefühl, das die E-Mail bei Ihnen ausgelöst hat.

Hat es Sie von den Möglichkeiten begeistert? Oder hat es Sie kalt und desinteressiert zurückgelassen?

Die Art und Weise, wie Sie Ihre E-Mail beenden, kann einen großen Einfluss darauf haben, wie sie empfangen wird.

Eine gut gewählte Abmeldung kann Sie freundlich und sympathisch erscheinen lassen, während sich der Empfänger geschätzt, respektiert und geschätzt fühlt.

Andererseits kann ein gedankenloses oder unangemessenes Ende Ihrer E-Mail beim Empfänger einen säuerlichen Geschmack hinterlassen – selbst wenn der Rest Ihrer Nachricht vollkommen in Ordnung war.

Mit anderen Worten, es kommt darauf an, wie Sie eine E-Mail beenden.

Sie sind sich nicht sicher, wo Sie anfangen sollen? Keine Sorge, wir sind für Sie da.

In den folgenden Abschnitten geben wir Ihnen alle Informationen, die Sie benötigen, um Ihre E-Mail wie ein Profi zu beenden.

So beenden Sie eine E-Mail 101: Die Grundlagen

Sie haben nur wenige Worte, um Eindruck zu hinterlassen und den Leser zu überzeugen, etwas zu unternehmen.

Zum 100. Mal ist es also ziemlich wichtig, wie Sie eine E-Mail beenden.

Außerdem kann die Art und Weise, wie Sie eine E-Mail beenden, viel über Sie als Person und Fachmann aussagen.

Wenn Sie sich zum Beispiel immer mit „Cheers“ verabschieden, könnten die Leute den Eindruck bekommen, dass Sie eine lebenslustige Person sind.

Wenn Sie andererseits ständig „Regards“ verwenden, könnten die Leute Sie als förmlicher und zurückhaltender ansehen.

Natürlich ist an beidem nichts auszusetzen. Es ist jedoch wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, wie Ihre E-Mail-Abmeldung vom Leser wahrgenommen werden könnte.

Vor diesem Hintergrund finden Sie hier einige allgemeine Tipps, die Sie bei der Auswahl einer Abmeldung für Ihre E-Mail beachten sollten:

Halten Sie es kurz und bündig.

Im Zweifel ist weniger mehr. Eine Abmeldung sollte nur wenige Wörter lang sein. Alles, was länger ist, kann zu vertraut oder formell klingen.

Die besten E-Mail-Abmeldungen sind kurz und auf den Punkt gebracht. Es ist nicht nötig, einen Roman zu schreiben – eine einfache, aufrichtige Aussage genügt.

Es ist auch wichtig, dass Sie alles zu Vertraute vermeiden. Sie sind vielleicht mit dem Empfänger per Vorname verbunden, aber das bedeutet nicht, dass Sie sich abmelden sollten

"Liebe,

Ihren Namen."

Es ist nichts falsch daran, freundlich zu sein, aber Sie wollen nicht allzu vertraut oder unprofessionell wirken.

Wählen Sie eine der Situation angemessene Abmeldung.

Dies ist besonders wichtig im Fall von Prospektions-E-Mails. Sie möchten die richtige Balance zwischen freundlich und professionell finden.

Wenn Sie einem potenziellen Kunden zum ersten Mal eine E-Mail schreiben, ist es wahrscheinlich nicht die beste Idee, sich mit „Prost“ abzumelden.

Stattdessen solltest du vielleicht eine etwas formellere Abmeldung wählen, wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Grüße“.

Natürlich gibt es immer Ausnahmen von der Regel. Wenn Sie eine gute Beziehung zu Ihrem Interessenten oder Kunden haben, können Sie bei Ihrer E-Mail-Abmeldung lockerer sein.

Stellen Sie nur sicher, dass Sie Ihr Publikum kennen, bevor Sie zu vertraut werden.

Betrachten Sie Ihren Ton.

Das Ende Ihrer E-Mail sollte zum Ton Ihrer Nachricht passen.

Wenn Sie beispielsweise eine lustige, unbeschwerte E-Mail senden, könnte es angebracht sein, mit etwas wie „Prost“ oder „Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag“ zu enden.

Wenn Sie andererseits eine ernstere E-Mail senden, möchten Sie vielleicht mit etwas wie „Beste Grüße“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ enden.

Die Quintessenz ist, dass Ihre E-Mail-Abmeldung dem Ton Ihrer Nachricht entsprechen soll.

So wirken Sie konsequent und professionell.

Vermeiden Sie niedliche Phrasen.

Es ist in Ordnung, in einer E-Mail freundlich zu sein, aber es besteht kein Grund, es zu übertreiben.

Nette Sätze wie „Umarmungen!“ oder „XOXO“ sind am besten für die persönliche Korrespondenz reserviert – nicht für geschäftliche E-Mails.

Und bevor Sie sagen „Das können die Leute auf keinen Fall tun“, sollten Sie wissen, dass wir es öfter gesehen haben, als wir zählen können.

Wenn Sie also aus irgendeinem Grund keine E-Mail an Ihre beste Freundin senden, ist es wahrscheinlich am besten, niedliche Phrasen in Ihrer E-Mail-Abmeldung zu vermeiden.

Denken Sie nicht darüber nach. Am Ende des Tages ist das Wichtigste, dass du wie du selbst klingst.

Verlieren Sie sich also nicht zu sehr in der Wahl der „perfekten“ Abmeldung für Ihre E-Mail. Wähle einfach etwas, das sich natürlich anfühlt und der Situation angemessen ist.

Und damit beenden wir diesen Artikel mit einigen Beispielen für E-Mail-Abmeldungen, die Sie in verschiedenen Situationen verwenden können.

Die besten Möglichkeiten, eine E-Mail zu beenden

Nachdem wir nun einige allgemeine Tipps zur Auswahl einer E-Mail-Abmeldung besprochen haben, werfen wir einen Blick auf einige spezifische Beispiele.

Formelle E-Mails:

• Aufrichtig,
• Am besten,
• Grüße,
• Respektvoll,

Mit diesen klassischen E-Mail-Abmeldungen können Sie nichts falsch machen. Sie sind für fast jede Situation geeignet und wirken mit Sicherheit professionell und höflich.

Eher zwanglose E-Mail:

• Vielen Dank,
• Prost,
• Aufpassen,
• Ich wünsche ihnen einen wunderbaren Tag,

Diese E-Mail-Endungen sind etwas lockerer, aber für die meisten Geschäftssituationen immer noch angemessen.

Verwenden Sie einfach Ihr bestes Urteilsvermögen und vermeiden Sie alles, was Ihnen zu vertraut vorkommen könnte.

Verkaufs-E-Mails:

• Wir freuen uns, bald von Ihnen zu hören,
• Vielen Dank für Ihre Zeit,
• Wir reden später,

Diese Abmeldungen sollen die Tür für weitere Kommunikation offen lassen. Vor allem, wenn es um Follow-up-Verkaufs-E-Mails geht.

Sie sind eine großartige Möglichkeit, eine Verkaufs-E-Mail zu beenden, da sie die perfekte Balance zwischen freundlich und professionell finden, was genau das ist, was Sie in einer Verkaufs-E-Mail erwarten.

Die Quintessenz ist, dass es keine Notwendigkeit gibt, darüber nachzudenken. Wählen Sie einfach eine E-Mail-Abmeldung aus, die sich natürlich anfühlt und der Situation angemessen ist.

Das Endergebnis

Das Beenden einer E-Mail ist sowohl eine Kunst als auch eine Wissenschaft. Aber mit ein wenig Übung können Sie Ihre E-Mails im Handumdrehen wie ein Profi beenden.

Es ist ziemlich einfach. Wählen Sie einfach eine der Situation angemessene Abmeldung, die sicher professionell rüberkommt.

Und damit sollten Sie jetzt ein gutes Verständnis dafür haben, wie Sie eine Verkaufs-E-Mail beenden. Denken Sie nur daran, professionell, höflich und auf den Punkt zu bleiben.

Jetzt geh da raus und beende ein paar E-Mails!

Viel Spaß beim E-Mailen!