วิธีการทำเงินเดือนตัวเองใน 7 ขั้นตอน

เงินเดือนแทบจะไม่เป็นส่วนที่น่าตื่นเต้นที่สุดในการดำเนินธุรกิจ และในขณะที่การเอาท์ซอร์สงานประเภทนี้มีประโยชน์มากกว่า การรู้วิธีจ่ายเงินเดือนด้วยตัวเองจะช่วยให้คุณประหยัดเงิน และทำให้มั่นใจว่าพนักงานทุกคนจะได้รับเงินตรงเวลา

การประมวลผลเงินเดือนเป็นงานที่ซับซ้อน ไม่น้อยเพราะภาระผูกพันทางกฎหมายของคุณ อย่างไรก็ตาม ด้วยกลยุทธ์ที่เหมาะสมและระบบการจ่ายเงินเดือน คุณไม่ต้องกังวลว่าธุรกิจของคุณจะต้องเผชิญกับหนี้สินและ/หรือค่าปรับที่อาจเกิดขึ้น

คู่มือนี้ให้ข้อมูลเชิงลึกที่จำเป็นในการจัดการบัญชีเงินเดือน แต่คุณยังอาจต้องการความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญจากบริการบัญชีเงินเดือนสำหรับข้อมูลเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณ

ความสำคัญของระบบบัญชีเงินเดือนที่แข็งแกร่ง

เจ้าของธุรกิจทุกคนทราบดีว่าระบบบัญชีเงินเดือนที่ดีเป็นสิ่งสำคัญในการจัดการบริษัทของตน แน่นอนว่านี่เป็นมากกว่าการรับประกันว่าทุกคนจะได้รับเงินตรงเวลา

ระบบบัญชีเงินเดือนที่ดีเป็นส่วนสำคัญของวัฒนธรรมบริษัทและส่งผลกระทบต่อบริษัทในทุกด้าน รวมถึงกระแสเงินสดและประสิทธิภาพการทำงาน นอกจาก HR แล้ว เงินเดือนก็เป็นกุญแจสำคัญในการจัดการพนักงานที่ประสบความสำเร็จ

เงินเดือนครอบคลุมผลประโยชน์ ค่าตอบแทน และสิทธิพิเศษมากมายเพื่อให้เกิดการใช้ทรัพยากรที่ดีขึ้นในขณะเดียวกันก็ปรับปรุงการมีส่วนร่วมและความก้าวหน้าของพนักงาน บันทึกเงินเดือนของคุณยังช่วยให้เป็นไปตามข้อบังคับของรัฐและระดับประเทศ

กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ ระบบบัญชีเงินเดือนใช้เพื่อติดตามชั่วโมงทำงาน ค่าจ้าง การหักเงิน และการชำระเงินของพนักงาน ในขณะเดียวกันก็เก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดให้เป็นระเบียบ สถิติเกี่ยวกับบัญชีเงินเดือนต่อไปนี้เน้นย้ำถึงความสำคัญในธุรกิจ:

• เกือบครึ่งหนึ่งของคนงานทั้งหมดเริ่มหางานใหม่หลังจากนายจ้างผิดพลาดเรื่องการจ่ายเงินเดือนเพียงสองครั้ง
• นายจ้างระหว่าง 10% ถึง 30% จัดประเภทพนักงานผิดเพื่อกีดกันพวกเขาจากการคุ้มครองตามกฎหมายในที่ทำงาน
• แรงงานอเมริกันมากกว่า 54% ประสบปัญหาในการดำเนินการจ่ายเงินเดือน

กล่าวโดยย่อ การประมวลผลเงินเดือนอย่างถูกวิธีจะเป็นประโยชน์ต่อทั้งพนักงานและบริษัท แต่ถึงแม้จะจ้างพนักงานภายนอกมาก็ตาม ก็ยังเป็นหนึ่งในสาเหตุหลักของข้อพิพาทระหว่างพนักงานและเจ้าของธุรกิจ ดังนั้น การรับเงินเดือนภายใต้การควบคุมจะเป็นประโยชน์สำหรับการดำเนินงานทั้งหมด

เจ็ดขั้นตอนในการประมวลผลเงินเดือน

ก่อนพิจารณาซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือน คุณต้องเข้าใจวิธีประมวลผลบัญชีเงินเดือนด้วยตนเองก่อน แม้ว่าสิ่งนี้จะท้าทายอย่างยิ่ง แต่กระบวนการนี้สามารถลดความซับซ้อนลงได้เพียงเจ็ดขั้นตอน

หากคุณทำตามขั้นตอนแต่ละขั้นตอนด้านล่าง คุณจะสามารถยื่นภาษีเงินเดือนได้ในเวลาไม่นาน

ขั้นตอนที่ 1: รับหมายเลขประจำตัวนายจ้างของคุณ

ก่อนที่คุณจะเริ่มดำเนินการจ่ายเงิน คุณจะต้องตั้งค่าหมายเลขประจำตัวนายจ้างหรือ EIN ซึ่งรัฐบาลใช้เพื่อให้มั่นใจว่าธุรกิจต่างๆ จะจ่ายภาษีให้กับ Internal Revenue Service และเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายอื่นๆ หากไม่มี EIN คุณจะไม่สามารถดำเนินการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานของคุณได้

IRS จะใช้ EIN เพื่อระบุธุรกิจของคุณและบันทึกไฟล์ภาษีที่ส่งทั้งหมดสำหรับแต่ละปีการเงิน ธุรกิจใหม่สามารถลงทะเบียน EIN ได้โดยกรอกใบสมัครออนไลน์บนเว็บไซต์ IRS หากคุณต้องการประมวลผลบัญชีเงินเดือนด้วยตนเองเป็นครั้งแรก คุณจะต้องค้นหาว่า EIN ของคุณคืออะไร

นอกจาก EIN ระดับชาติแล้ว คุณยังอาจต้องมี EIN ของรัฐด้วย ทั้งสองรายการฟรีสำหรับทุกธุรกิจ

ขั้นตอนที่ 2: ให้พนักงานทุกคนกรอกแบบฟอร์มเงินเดือน

ก่อนที่พนักงานจะได้รับเงิน พวกเขาต้องให้ข้อมูลภาษีที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณ สิ่งสำคัญสำหรับนายจ้างคือต้องตรวจสอบว่าข้อมูลทั้งหมดถูกต้องหรือไม่ สำหรับพนักงานแต่ละคน ข้อมูลควรครอบคลุมสถานะการทำงาน การหักเงิน และรายละเอียดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงานและแพ็คเกจทางการเงิน

พนักงานควรกรอกแบบฟอร์ม W-4 ซึ่งรวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับสถานะการยื่นและติดตามเงินช่วยเหลือส่วนบุคคลและรายละเอียดภาษีอื่น ๆ พวกเขาจะต้องกรอกแบบฟอร์ม I-9 เพื่อยืนยันตัวตนและคุณสมบัติในการจ้างงาน นอกจากนี้ควรมีการยื่นรายงานการจ้างงานใหม่สำหรับพนักงานใหม่ทุกคน

ผู้รับเหมาและคนงานอิสระจะต้องกรอกแบบฟอร์มเงินเดือน 1099 ให้ครบถ้วน แม้ว่าความรับผิดชอบส่วนใหญ่ในการกรอกข้อมูลเหล่านี้ตกอยู่ที่ไหล่ของพนักงาน แต่บริษัทของคุณต้องพร้อมที่จะแจกจ่าย รวบรวม และส่งพวกเขา IRS จัดการการส่งแบบฟอร์ม W-4, I-9 และ 1099

ขั้นตอนที่ 3: เลือกกำหนดการจ่ายเงินของคุณ

เงินเดือนไม่ได้เป็นเพียงการสร้างความมั่นใจให้พนักงานของคุณได้รับเงินตรงเวลา ยังคงการจ่ายค่าจ้างพนักงานเป็นหนึ่งในวัตถุประสงค์หลักที่นี่ ดังนั้น การกำหนดตารางการจ่ายเงินที่ชัดเจนจึงเป็นสิ่งสำคัญ

โดยทั่วไปมีสี่ประเภทของตารางเงินเดือนที่ต้องพิจารณา: การชำระเงินรายสัปดาห์ การชำระเงินรายปักษ์ การชำระเงินรายครึ่งสัปดาห์ และการชำระเงินรายเดือน ในกรณีส่วนใหญ่ บริษัทต่างๆ จะต้องการใช้ตารางเวลาเดียวกันสำหรับพนักงานในทุกแผนก หากไม่มีสิ่งใด เมื่อคุณเรียนรู้วิธีจ่ายเงินเดือนด้วยตนเอง ตัวเลือกนี้จะช่วยป้องกันข้อผิดพลาดหรือการชำระเงินที่ไม่ได้รับ นอกจากนี้ยังสร้างวัฒนธรรมที่พนักงานทุกคนได้รับการปฏิบัติอย่างเท่าเทียมกัน

หลังจากเลือกวันที่จ่ายเงินให้กับพนักงานแล้ว คุณจะต้องยืนยันวันครบกำหนดชำระภาษีและกำหนดเวลายื่นภาษีด้วย

ขั้นตอนที่ 4: คำนวณการจ่ายเงินและการหักเงิน

การคำนวณรายได้รวมของพนักงานด้วยตนเองนั้นค่อนข้างง่าย คุณใช้อัตรารายชั่วโมงแล้วคูณด้วยจำนวนชั่วโมงที่ทำงานในช่วงเวลาที่กำหนด นี่คือสูตรพื้นฐานที่สุด:

อัตรารายชั่วโมง x ชั่วโมงทำงาน = รายได้รวมสำหรับช่วงเวลานั้น

อย่างไรก็ตาม ควรสังเกตว่าคุณอาจต้องแบ่งสมการออกเป็นสองส่วน ถ้าอัตรารายชั่วโมงของพนักงานเพิ่มขึ้นสำหรับการทำงานล่วงเวลาหรือชั่วโมงที่ไม่เข้ากับคนง่าย ในกรณีนี้ คุณเพียงแค่คำนวณค่าจ้างรวมสำหรับชั่วโมงทำงานตามสัญญาและค่าล่วงเวลาเป็นส่วนแยกกันก่อนที่จะรวมเข้าด้วยกัน หากคุณกำลังทำงานกับบัญชีเงินเดือนใน Excel โปรแกรมสามารถดำเนินการคำนวณในนามของคุณได้

การคำนวณเบี้ยเลี้ยงของพนักงาน (เรียกอีกอย่างว่าข้อยกเว้น) และการหักเงินเป็นปัจจัยสำคัญอีกประการหนึ่ง ค่าเบี้ยเลี้ยงจะเสร็จสมบูรณ์ผ่านแบบฟอร์ม W-4 ในขณะที่การหักเงินควรปรากฏในแบบฟอร์ม 1040-EZ ของพนักงาน การหักเงินเดือนที่ถูกต้องเป็นสิ่งที่คนงานสามารถเรียกร้องคืนจากรายได้ของตนเพื่อลดภาษีได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ในฐานะนายจ้าง คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานได้ทำตามขั้นตอนนี้อย่างถูกต้อง คุณอาจต้องพิจารณาองค์ประกอบอื่นๆ ของการประมวลผลเงินเดือนและการหักภาษี ณ ที่จ่าย รายการรวมถึงเงินสมทบ 401(k) ภาษีของรัฐและรัฐบาลกลาง ประกันสุขภาพ ประกันสังคม และเงินสมทบชดเชยคนงาน

บางทีปัญหาที่ซับซ้อนที่สุด หรืออย่างน้อยที่สุดก็ใช้เวลานานที่สุด เกิดจากการที่อัตราที่คุณคูณการหักเงินนั้นขึ้นอยู่กับหมวดหมู่ของพนักงานแต่ละคน อีกครั้งที่ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนที่เหมาะสมจะทำการคำนวณแทนคุณ คุณเพียงแค่ต้องป้อนสูตรที่ถูกต้อง

ขั้นตอนที่ 5: จ่ายพนักงาน

เมื่อคุณเสร็จสิ้นขั้นตอนทั้งหมดในขั้นตอนที่สี่แล้ว คุณสามารถคำนวณค่าจ้างสุทธิของพนักงานได้ กระบวนการนี้สามารถทำงานอัตโนมัติด้วยเครื่องคำนวณเงินเดือนและกำหนดโดยใช้สูตรต่อไปนี้:

จ่ายรวม - หัก = จ่ายสุทธิ

ค่าจ้างสุทธิคือสิ่งที่พนักงานได้รับในแพ็คเก็ตค่าจ้างเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการจ่ายเงิน หลังจากคำนวณค่าจ้างสุทธิของคนงานแล้ว คุณสามารถดำเนินการชำระเงินด้วยวิธีที่ต้องการได้ รวมถึงการโอนเงินผ่านธนาคาร บัตรเงินเดือน หรือเช็ค

เนื่องจากคุณกำลังประมวลผลการชำระเงินสำหรับผู้ปฏิบัติงานของคุณทั้งหมด การดำเนินการนี้ด้วยมือจึงไม่ใช่ตัวเลือก คุณควรใช้ระบบอัตโนมัติซึ่งจะช่วยคุณประหยัดเวลาอันมีค่า นอกจากนี้ คุณสามารถเร่งกระบวนการด้วยการจัดเก็บการหักภาษีและการหักภาษีของพนักงานในซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือน ซึ่งอำนวยความสะดวกในการชำระเงินที่ถูกต้องและตรงเวลาสำหรับพนักงานทุกคน

นอกเหนือจากการประมวลผลการชำระเงิน สิ่งสำคัญคือต้องสร้างต้นขั้วการจ่ายพนักงานที่ช่วยให้คุณติดตามสิ่งที่คุณหัก ณ ที่จ่าย การติดตามการหักภาษีจะทำให้ชีวิตง่ายขึ้นมากเมื่อคุณเข้าสู่ขั้นตอนถัดไป และควรส่งเสริมการวางแผนภาษีที่ง่ายขึ้นสำหรับบริษัทและพนักงานของคุณ

ขั้นตอนที่ 6: จัดระเบียบบันทึกของคุณ

จำเป็นอย่างยิ่งที่ข้อมูลจะต้องถูกต้องตลอดเวลา เมื่อคุณจัดทำบันทึกบัญชีเงินเดือน คุณสามารถใช้ข้อมูลได้ทุกเมื่อที่คุณเผชิญกับข้อพิพาทกับพนักงานหรือ IRS ภาพรวมที่ชัดเจนของการชำระเงินและการคำนวณทั้งหมดช่วยให้คุณแสดงหลักฐานเมื่อจำเป็นและแก้ไขข้อผิดพลาดได้อย่างรวดเร็ว

การชำระภาษีเงินเดือนประจำของคุณทำได้ง่ายขึ้นเมื่อคุณมีบันทึกที่ชัดเจน ข่าวดีก็คือ โซลูชันการจ่ายเงินเดือนที่ดีจะทำให้บันทึกเป็นไปโดยอัตโนมัติโดยใช้ตัวเลขการจ่ายรวม การหักเงิน และการจ่ายสุทธิที่คุณเคยคำนวณไว้ก่อนหน้านี้ ดังนั้น งานหนักส่วนใหญ่ทำเพื่อคุณ ทำให้ทีมของคุณมีสมาธิกับการดำเนินธุรกิจ

ขั้นตอนที่ 7: ชำระภาษีเงินเดือน

นายจ้างคนใดที่จัดการบัญชีเงินเดือนต้องมั่นใจว่าภาษีเงินเดือนทั้งหมดได้รับการชำระโดยทันที คุณต้องส่งแบบฟอร์มภาษีของรัฐบาลกลางทุกไตรมาส ในขณะที่การคืนสินค้าในท้องถิ่นควรเป็นไปตามระเบียบข้อบังคับของรัฐ ควรพิจารณาการยื่นภาษีประจำปีและแบบฟอร์ม W-2 ด้วย

การหักภาษี ณ ที่จ่ายจากพนักงานแต่ละคนเป็นสิ่งสำคัญ ในการดำเนินการนี้ คุณต้องคิดภาษีเงินได้ ประกันสังคม และภาษี Medicare ไม่ว่าจะด้วยตนเองหรือผ่านโซลูชันซอฟต์แวร์ภาษีออนไลน์บางรายการ หากคุณหักภาษี ณ ที่จ่ายในจำนวนที่เหมาะสม การครอบคลุมภาษีเงินเดือนที่ตามมาน่าจะเป็นเรื่องง่าย ในทางกลับกัน คุณจะหลีกเลี่ยงข้อพิพาท ค่าปรับ และปัญหากับพนักงานของคุณ และดำเนินการให้ราบรื่นขึ้นตลอดเวลา

ในขณะเดียวกัน ธุรกิจของคุณอาจต้องครอบคลุมภาษีการว่างงานของรัฐบาลกลาง ภาษีการว่างงานของรัฐ ภาษีการประกันการว่างงานของรัฐหรือ SUI และภาษีเงินอุดหนุนการประกันของรัฐบาลกลาง สิ่งเหล่านี้จะไม่ถูกหักออกจากเงินเดือนของพนักงานโดยตรง

ตัวเลือกการจ่ายเงินด้วยตนเอง: Excel และอื่นๆ

หลังจากยืนยันว่าการประมวลผลบัญชีเงินเดือนด้วยตนเองเป็นโซลูชันที่เหมาะสมสำหรับบริษัทของคุณ การค้นหาระบบหรือซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมเพื่อดำเนินการมอบหมายให้เสร็จสิ้นจะเป็นกุญแจสำคัญ วิธีแก้ปัญหาที่ถูกต้องควรทำให้กระบวนการเร็วขึ้นและเครียดน้อยลง นอกจากนี้ การเลือกอย่างถูกต้องแต่เนิ่นๆ จะช่วยให้คุณไม่ต้องยุ่งยากกับการค้นหาแพ็คเกจหรือเทมเพลตทดแทนในภายหลัง

มีตัวเลือกมากมายในตลาด แต่น่าจะดีที่สุดถ้าเลือก Excel ต่อไปนี้คือสาเหตุบางประการที่คุณควรเลือกใช้ซอฟต์แวร์:

• ไร้กังวลเรื่องความชอบธรรม
• มีข้อมูลมากมายที่จะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากข้อมูลเหล่านี้
• พวกเขาสร้างขึ้นโดยคำนึงถึงความต้องการของ IRS
• พนักงานเคยได้ยินเรื่องนี้ซึ่งทำให้พวกเขามีความมั่นใจ
• นำเสนอโซลูชั่นที่คุ้มค่า

การใช้ Excel สำหรับบัญชีเงินเดือน

สิ่งที่ยอดเยี่ยมอย่างหนึ่งเกี่ยวกับการใช้ Excel สำหรับบัญชีเงินเดือนคือเทมเพลตบัญชีเงินเดือนของ Microsoft นั้นให้ดาวน์โหลดและตั้งค่าคุณบนเส้นทางสู่การจัดการบัญชีเงินเดือนที่ราบรื่น อาจใช้เวลาเล็กน้อยในการปรับแต่งคอลัมน์และเพิ่มคุณลักษณะเพื่อให้ตรงกับความต้องการส่วนบุคคลของบริษัทของคุณ แต่กระบวนการนี้ไม่น่าจะยากเกินไป

แท็บ "ข้อมูลพนักงาน" คือที่ที่คุณสามารถเพิ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ตั้งแต่อัตรารายชั่วโมงไปจนถึงการหักภาษี สมการทั้งหมดจะสมบูรณ์โดยอัตโนมัติเมื่อใส่สูตรแล้ว แท็บ "เครื่องคำนวณเงินเดือน" จะเก็บข้อมูลพนักงานเพื่อทำให้การคำนวณค่าจ้างสุทธิเป็นไปโดยอัตโนมัติ

ในส่วนนี้ของสเปรดชีต คุณสามารถแทรกเวลาทำการ การลาป่วย การทำงานล่วงเวลา และอื่นๆ ได้ เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น คุณสามารถสร้างต้นขั้วการจ่ายเพื่อกำหนดจำนวนเงินที่จ่ายให้กับพนักงานในช่วงเวลานี้ ตัวเลขนี้จะใช้สำหรับการจ่ายค่าจ้างด้วยตนเองหรืออัตโนมัติในภายหลัง

สเปรดชีตสามารถออกแบบให้มีหน้าสำหรับพนักงานแต่ละคนหรือจัดการพนักงานทั้งหมดในหน้าเดียวโดยใช้แถวต่างๆ แม้ว่า Excel จะไม่ใช่ตัวเลือกเดียว (Quickbooks เป็นอีกตัวเลือกหนึ่งที่ได้รับความนิยมมาก) แต่ก็เป็นหนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดในการควบคุม หากคุณเลือกใช้ Quickbooks กระบวนการจะใช้เวลานานขึ้นเล็กน้อย แต่ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนนี้มีคำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับทุกรายละเอียด

ไม่ว่าคุณจะเลือกตัวเลือกใด เราแนะนำให้บันทึกทุกอย่างไว้ในระบบคลาวด์และในระบบของคุณ วิธีนี้จะช่วยคุณหลีกเลี่ยงสถานการณ์ตึงเครียดในกรณีที่ข้อมูลของคุณสูญหายหรือเสียหาย

บทสรุป

หากคุณต้องการประมวลผลเงินเดือนด้วยตนเอง คุณไม่จำเป็นต้องเริ่มคำนวณทั้งหมดด้วยตัวเองในทันที ไม่ว่าจะใช้เทมเพลตเครื่องคำนวณเงินเดือนของ Microsoft หรือบริการอัตโนมัติอื่นๆ คุณเพียงแค่ป้อนรายละเอียดที่เกี่ยวข้องสำหรับพนักงานแต่ละคนที่เกี่ยวข้องกับชั่วโมงทำงาน ค่าจ้างรายชั่วโมง และการหักเงิน จากที่นี่ การคำนวณทุกอย่างตั้งแต่การจ่ายขั้นต้นไปจนถึงการจ่ายสุทธิและข้อกำหนดด้านภาษีควรเป็นเรื่องง่าย ในระยะสั้นรับประกันความถูกต้อง

ธุรกิจบางแห่งยังคงเลือกตัวเลือกการจ่ายเงินเดือนอื่นๆ เช่น ผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนเฉพาะ หรือเพียงแค่ใช้บริการของนักบัญชี และก็ไม่เป็นไร อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการติดตามทุกแง่มุมของธุรกิจของคุณตลอดเวลา ตัวเลือกด้วยตนเองจะง่ายกว่าที่เคย