Bagaimana Melakukan Payroll Sendiri dalam 7 Langkah

Penggajian bukanlah bagian paling menarik dalam menjalankan bisnis. Dan sementara outsourcing pekerjaan semacam ini lebih praktis, mengetahui bagaimana melakukan penggajian sendiri menghemat uang Anda dan memastikan semua karyawan Anda dibayar tepat waktu.

Memproses penggajian adalah tugas yang kompleks, paling tidak karena kewajiban hukum Anda. Namun, dengan strategi dan sistem penggajian yang tepat, Anda tidak perlu khawatir membiarkan bisnis Anda terkena potensi kewajiban dan/atau biaya penalti.

Panduan ini memberikan wawasan penting dalam menangani penggajian, tetapi Anda mungkin masih memerlukan bantuan profesional dari layanan penggajian untuk informasi spesifik yang berkaitan dengan bisnis Anda.

Pentingnya Sistem Penggajian yang Kuat

Setiap pemilik bisnis tahu bahwa sistem penggajian yang baik merupakan aspek penting dalam mengelola perusahaan mereka. Tentu saja, ini lebih dari sekadar memastikan bahwa setiap orang dibayar tepat waktu.

Sistem penggajian yang baik merupakan bagian penting dari budaya perusahaan dan berdampak pada hampir setiap aspek perusahaan, termasuk arus kas dan produktivitas. Selain SDM, penggajian bisa dibilang kunci untuk mengelola tenaga kerja yang sukses.

Penggajian mencakup manfaat, kompensasi, dan berbagai fasilitas untuk mencapai penggunaan sumber daya yang lebih baik sekaligus meningkatkan keterlibatan dan kemajuan karyawan. Catatan penggajian Anda juga membantu memenuhi peraturan negara bagian dan nasional.

Dengan kata lain, sistem penggajian digunakan untuk melacak jam kerja karyawan, upah, pemotongan, dan pembayaran sambil juga mengatur semua dokumen yang relevan. Statistik penggajian berikut ini lebih jauh menyoroti pentingnya dalam bisnis:

• Hampir setengah dari semua pekerja mulai mencari pekerjaan baru setelah hanya dua kesalahan penggajian dari majikan mereka.
• Antara 10% dan 30% pemberi kerja salah mengklasifikasikan karyawan untuk menghilangkan mereka dari perlindungan di bawah undang-undang tempat kerja.
• Lebih dari 54% pekerja Amerika mengalami masalah dengan pemrosesan penggajian.

Singkatnya, memproses penggajian dengan cara yang benar menguntungkan karyawan dan perusahaan. Tetapi bahkan ketika penggajian dialihdayakan, itu masih menjadi salah satu sumber utama perselisihan antara karyawan dan pemilik bisnis. Dengan demikian, mengontrol penggajian secara manual dapat bermanfaat untuk keseluruhan operasi.

Tujuh Langkah untuk Memproses Penggajian

Sebelum mempertimbangkan perangkat lunak penggajian, penting bagi Anda untuk memahami cara memproses penggajian secara manual. Meskipun ini sangat menantang, prosesnya dapat disederhanakan menjadi hanya tujuh langkah.

Jika Anda mengikuti setiap langkah di bawah ini, Anda akan dapat mengajukan pajak gaji dalam waktu singkat.

Langkah 1: Dapatkan Nomor Identifikasi Majikan Anda

Sebelum Anda dapat mulai memproses pembayaran, Anda harus menyiapkan nomor identifikasi pemberi kerja atau EIN, yang digunakan oleh pemerintah untuk memastikan bisnis membayar pajak ke Internal Revenue Service dan memenuhi persyaratan hukum lainnya. Tanpa EIN, Anda tidak dapat memproses pembayaran gaji untuk karyawan Anda.

EIN digunakan oleh IRS untuk mengidentifikasi bisnis Anda dan mencatat semua file pajak yang dikirimkan untuk setiap tahun keuangan. Bisnis baru dapat mendaftar EIN dengan melengkapi aplikasi online di situs web IRS. Jika Anda ingin memproses penggajian secara manual untuk pertama kalinya, Anda harus mencari tahu apa EIN Anda.

Selain EIN nasional, Anda mungkin juga memerlukan EIN negara bagian. Keduanya gratis untuk semua bisnis.

Langkah 2: Minta Semua Karyawan Mengisi Formulir Penggajian

Sebelum karyawan dapat dibayar, mereka harus memberikan informasi pajak yang relevan kepada bisnis Anda. Penting bagi pemberi kerja untuk memeriksa bahwa semua data akurat. Untuk setiap karyawan, informasi tersebut harus mencakup status pekerjaan, potongan, dan detail lain yang relevan dengan pekerjaan dan paket keuangan mereka.

Karyawan harus melengkapi formulir W-4, yang mencakup perincian status pengarsipan mereka dan melacak tunjangan pribadi dan perincian pajak lainnya. Mereka juga harus mengisi formulir I-9 untuk memverifikasi identitas dan kelayakan pekerjaan mereka. Selain itu, laporan perekrutan baru harus diajukan untuk semua karyawan baru.

Kontraktor dan pekerja lepas juga harus melengkapi 1.099 formulir penggajian. Sementara sebagian besar tanggung jawab untuk mengisi ini berada di pundak pekerja, perusahaan Anda harus siap untuk mendistribusikan, mengumpulkan, dan menyerahkannya. IRS menangani pengiriman untuk formulir W-4, I-9, dan 1099.

Langkah 3: Pilih Jadwal Penggajian Anda

Penggajian bukan hanya tentang memastikan karyawan Anda dibayar tepat waktu. Namun, membayar upah karyawan adalah salah satu tujuan utama di sini. Oleh karena itu, menetapkan jadwal penggajian yang jelas sangat penting.

Biasanya ada empat jenis jadwal penggajian yang perlu dipertimbangkan: pembayaran mingguan, pembayaran dua mingguan, pembayaran setengah mingguan, dan pembayaran bulanan. Dalam kebanyakan kasus, perusahaan ingin menerapkan jadwal yang sama untuk pekerja di semua departemen. Jika tidak ada yang lain, saat mempelajari cara melakukan penggajian sendiri, opsi ini membantu mencegah kesalahan atau pembayaran yang terlewat. Selain itu, ini menciptakan budaya di mana semua karyawan diperlakukan sama.

Setelah memilih tanggal pembayaran karyawan, Anda juga harus mengonfirmasi tanggal jatuh tempo pembayaran pajak dan tenggat waktu pengajuan pajak.

Langkah 4: Hitung Pembayaran dan Pengurangan

Menghitung gaji kotor karyawan secara manual cukup sederhana. Anda mengambil tarif per jam mereka dan mengalikannya dengan jumlah jam mereka bekerja dalam periode tertentu. Berikut rumus paling dasar:

Tarif per jam x jam kerja = gaji kotor untuk periode itu

Namun, perlu dicatat bahwa Anda mungkin perlu memecah persamaan menjadi dua bagian jika tarif per jam pekerja dinaikkan untuk jam lembur atau jam yang tidak ramah. Dalam hal ini, Anda cukup menghitung gaji kotor untuk jam kontrak dan lembur sebagai bagian terpisah sebelum menambahkannya bersama-sama. Jika Anda mengerjakan penggajian di Excel, program dapat menyelesaikan perhitungan atas nama Anda.

Menghitung tunjangan karyawan (juga dikenal sebagai pengecualian) dan pengurangan adalah faktor penting lainnya. Tunjangan diisi melalui formulir W-4, sementara potongan harus muncul di formulir 1040-EZ karyawan. Pengurangan gaji yang sah adalah apa yang dapat diklaim kembali oleh pekerja terhadap penghasilan mereka untuk secara efektif mengurangi pajak mereka.

Sebagai pemberi kerja, Anda perlu memastikan bahwa karyawan telah menyelesaikan langkah ini dengan cara yang akurat. Anda mungkin juga perlu mempertimbangkan elemen lain dari pemrosesan penggajian dan pemotongan. Daftar tersebut mencakup 401(k) kontribusi, pajak negara bagian dan federal, asuransi kesehatan, Jaminan Sosial, dan kontribusi kompensasi pekerja.

Mungkin masalah yang paling rumit, atau setidaknya yang paling memakan waktu, berasal dari fakta bahwa tingkat di mana Anda melipatgandakan potongan tergantung pada kategori masing-masing karyawan. Sekali lagi, perangkat lunak penggajian yang tepat akan melakukan perhitungan atas nama Anda - Anda hanya perlu memasukkan formula yang tepat.

Langkah 5: Bayar Karyawan

Setelah Anda menyelesaikan semua tahap di langkah empat, Anda dapat menghitung gaji bersih pekerja. Proses ini dapat diotomatisasi dengan kalkulator penggajian dan ditentukan dengan menggunakan rumus berikut:

Gaji kotor - potongan = gaji bersih

Gaji bersih adalah apa yang diterima karyawan dalam paket pembayaran mereka pada akhir periode pembayaran. Setelah menghitung gaji bersih individu pekerja, Anda dapat memproses pembayaran melalui metode pilihan mereka, termasuk transfer bank, kartu gaji, atau cek.

Karena Anda sedang memproses pembayaran untuk semua pekerja Anda, melakukan ini dengan tangan bukanlah suatu pilihan. Sebaliknya, Anda harus menggunakan sistem otomatis, yang akan menghemat waktu Anda yang berharga. Selain itu, Anda dapat mempercepat proses dengan menyimpan pemotongan dan pemotongan pajak karyawan pada perangkat lunak penggajian, yang memfasilitasi pembayaran tepat waktu dan akurat untuk semua karyawan.

Selain memproses pembayaran, penting untuk membuat potongan gaji karyawan yang memungkinkan Anda melacak apa yang Anda potong. Melacak pemotongan akan membuat hidup jauh lebih mudah saat Anda menuju ke langkah berikutnya dan harus mempromosikan perencanaan pajak yang lebih mudah untuk perusahaan dan pekerja Anda.

Langkah 6: Atur Catatan Anda

Sangatlah penting bahwa informasi itu akurat setiap saat. Saat Anda mendokumentasikan catatan penggajian, data tersebut dapat digunakan kapan pun Anda menghadapi perselisihan dengan karyawan atau IRS. Ikhtisar yang jelas dari semua pembayaran dan perhitungan memungkinkan Anda untuk menawarkan bukti bila diperlukan dan memperbaiki kesalahan dengan cepat.

Membayar pajak gaji rutin Anda juga menjadi lebih mudah bila Anda memiliki catatan yang jelas. Kabar baiknya adalah bahwa solusi penggajian yang baik akan mengotomatiskan pencatatan dengan menggunakan angka gaji kotor, pengurangan, dan gaji bersih yang telah Anda hitung sebelumnya. Jadi, sebagian besar kerja keras dilakukan untuk Anda, memungkinkan tim Anda untuk fokus menjalankan bisnis.

Langkah 7: Bayar Pajak Gaji

Setiap pemberi kerja yang menangani penggajian harus memastikan bahwa semua pajak penggajian segera dibayar. Formulir pajak federal Anda harus diserahkan setiap tiga bulan, sementara pengembalian lokal harus mematuhi peraturan negara bagian. Pengajuan pajak tahunan dan formulir W-2 harus dipertimbangkan juga.

Menahan jumlah yang tepat dari setiap karyawan sangat penting. Untuk melakukan ini, Anda harus memperhitungkan pajak penghasilan, Jaminan Sosial, dan pajak Medicare, baik secara manual atau melalui beberapa solusi perangkat lunak pajak online. Jika Anda telah menahan jumlah yang tepat, menutupi pajak gaji berikutnya seharusnya mudah. Pada gilirannya, Anda akan menghindari perselisihan, denda, dan masalah dengan pekerja Anda dan memastikan operasi yang lebih lancar setiap saat.

Sementara itu, bisnis Anda mungkin juga harus menanggung pajak pengangguran federal, pajak pengangguran negara bagian, Asuransi Pengangguran Negara Bagian atau SUI, dan pajak Undang-Undang Kontribusi Asuransi Federal. Ini tidak dipotong langsung dari gaji pekerja.

Opsi Penggajian Manual: Excel dan Lainnya

Setelah memastikan bahwa pemrosesan penggajian manual adalah solusi yang tepat untuk perusahaan Anda, menemukan sistem atau perangkat lunak yang tepat untuk menyelesaikan tugas akan menjadi kuncinya. Solusi yang tepat harus membuat proses lebih cepat dan jauh lebih sedikit stres. Selain itu, membuat pilihan yang tepat sejak dini akan membuat Anda tidak perlu repot mencari paket atau template pengganti di kemudian hari.

Ada banyak pilihan di pasar, tetapi mungkin yang terbaik adalah memilih Excel. Berikut adalah beberapa alasan mengapa Anda harus menggunakan perangkat lunak:

• Tidak ada kekhawatiran tentang legitimasi
• Banyak informasi tersedia untuk membantu Anda memaksimalkannya.
• Mereka dibangun dengan mempertimbangkan tuntutan IRS.
• Karyawan telah mendengar tentang mereka, yang memberi mereka kepercayaan diri.
• Menawarkan solusi hemat biaya

Menggunakan Excel untuk Penggajian

Salah satu hal hebat tentang menggunakan Excel untuk penggajian adalah bahwa templat penggajian Microsoft gratis untuk diunduh dan membuat Anda berada di jalur menuju manajemen penggajian yang lancar. Mungkin perlu sedikit waktu untuk mempersonalisasi kolom dan menambahkan fitur agar sesuai dengan kebutuhan individu perusahaan Anda, tetapi prosesnya tidak akan terlalu sulit.

Tab “informasi karyawan” adalah tempat Anda dapat menambahkan semua data yang relevan, mulai dari tarif per jam hingga potongan pajak. Semua persamaan diselesaikan secara otomatis karena rumus sudah dimasukkan. Tab “kalkulator penggajian” akan menyimpan data karyawan untuk mengotomatisasi perhitungan gaji bersih.

Di bagian spreadsheet ini, Anda dapat memasukkan jam kerja, cuti sakit, lembur, dan lainnya. Setelah ini selesai, Anda dapat membuat slip gaji untuk menentukan berapa banyak karyawan yang dibayar dalam periode ini. Angka ini selanjutnya akan digunakan untuk pembayaran upah manual atau otomatis.

Spreadsheet dapat dirancang untuk menyertakan halaman untuk masing-masing karyawan atau mengelola semua karyawan pada satu halaman melalui penggunaan baris yang berbeda. Meskipun Excel bukan satu-satunya pilihan (Quickbooks adalah pilihan lain yang sangat populer), ini adalah salah satu yang paling mudah untuk dikuasai. Jika Anda memilih Quickbooks, prosesnya sedikit lebih lama, tetapi perangkat lunak penggajian ini menawarkan panduan langkah demi langkah untuk setiap detail.

Opsi mana pun yang Anda pilih, kami sarankan untuk menyimpan semuanya di cloud serta di sistem Anda. Ini akan membantu Anda menghindari situasi stres jika data Anda hilang atau rusak.

Kesimpulan

Jika Anda ingin memproses penggajian secara manual, Anda tidak harus tiba-tiba mulai menyelesaikan semua perhitungan sendiri. Baik itu menggunakan templat kalkulator penggajian Microsoft atau layanan otomatis lainnya, Anda hanya perlu memasukkan detail yang relevan untuk setiap karyawan yang berkaitan dengan jam kerja mereka, gaji per jam, dan pengurangan. Dari sini, menghitung segala sesuatu mulai dari gaji kotor hingga gaji bersih dan persyaratan pajak seharusnya menjadi tugas yang mudah. Singkatnya, akurasi dijamin.

Beberapa bisnis masih akan memilih opsi penggajian lainnya, seperti penyedia penggajian khusus atau hanya menggunakan jasa akuntan. Dan itu bagus. Namun, jika Anda ingin melacak setiap aspek bisnis Anda setiap saat, opsi manual lebih mudah dari sebelumnya.