Аутсорсинг HR-функций: все, что вам нужно знать

Опубликовано: 2020-05-09

В отличие от пары десятилетий назад, отношения между работником и работодателем превратились в улицу с двусторонним движением. Там, где когда-то все ожидания были выдвинуты работодателем, времена изменились. Сегодня между крупными и малыми предприятиями ведется жесткая конкуренция за привлечение лучших специалистов; бренды стремятся превзойти ожидания своих сотрудников.

Бренды быстро осознают важность того, чтобы их сотрудники оставались довольными, начиная от целого ряда преимуществ и заканчивая созданием революционной рабочей среды. В результате этой эволюции роль человеческих ресурсов становится все более сложной и во многих случаях требует много времени. Несмотря на это, многие крупные организации предпочитают выполнять свои HR-функции внутри компании.

Тем не менее, малые предприятия не могут позволить себе роскошь времени или денег, чтобы нанять команду экспертов по персоналу. В результате многие обращаются к аутсорсингу, чтобы оставаться конкурентоспособными. Неудивительно, что эта тенденция оказалась выгодной для малого бизнеса. Рассмотрим эту статистику:

Компании, которые сотрудничают с профессиональной организацией работодателей, растут со скоростью 7%-9% в год. В то же время они сокращают текучесть кадров на 12-14%.
Компании, которые используют профессиональную организацию работодателей, получают 27% ROI от своих инвестиций. Это основано исключительно на экономии, полученной за счет аутсорсинга.

Рекомендуется для вас: 10 самых популярных ERP-решений (системы планирования ресурсов предприятия).

Оглавление показать

Аутсорсинг кадровых функций:
- Плюсы аутсорсинга HR-функций:
- Минусы аутсорсинга HR-функций:
Наиболее часто передающиеся на аутсорсинг HR-функции:
HR-функции, которые большинство компаний хранят внутри компании:
Поймите, какие HR-функции являются «критическими» для вашей организации:
- Составьте список HR-функций, которые вы хотите передать на аутсорсинг:
- Найдите технологические решения:
- Углубитесь в поиск партнеров по аутсорсингу:
- Создайте команду HR-координаторов:
Заключение

Аутсорсинг кадровых функций:

В то время как программное обеспечение для управления персоналом, такое как CakeHR, выполняет ряд трудоемких HR-функций, таких как учет рабочего времени, планирование смен и посещаемость (среди многих других), все еще существуют области, требующие участия человека.

Аутсорсинг этих функций может показаться правильным выбором. Но бизнес-решения редко бывают черно-белыми. PEO отлично подходят для малого бизнеса. По мере роста вашего бизнеса вам понадобится контроль над некоторыми основными функциями управления персоналом, которые напрямую влияют на рост вашего бизнеса.

Другими словами, только потому, что аутсорсинг HR сработал для других, нет никакой гарантии, что ваш бизнес выиграет от того же. Прежде чем погрузиться в поиск партнера по аутсорсингу HR, потребуйте должной осмотрительности.

Рассмотрим следующие плюсы и минусы HR-аутсорсинга:

Плюсы аутсорсинга HR-функций:

Как упоминалось ранее, аутсорсинг HR-функций имеет ряд существенных преимуществ. Вот некоторые из них:

Экономическая эффективность должна быть одним из главных преимуществ аутсорсинга любой функции бизнеса. HR не исключение. Отсутствие необходимости нанимать (и удерживать) специализированную команду специалистов по персоналу может привести к значительной экономии, особенно для небольших предприятий.
Доступ к опыту , которого организации может не хватать в своей команде, является еще одним важным преимуществом аутсорсинга HR. От юридической экспертизы до эффективного и точного расчета заработной платы, кадровый аутсорсинг может взять на себя самые кропотливые и важные задачи кадрового процесса.
Доступ к современным HR-технологиям является таким же преимуществом, как и аутсорсинг HR-функций.
Лучшее распределение внутренних ресурсов является еще одним важным преимуществом аутсорсинга некоторых функций управления персоналом. В конце концов, вы не хотите, чтобы ваши дорогостоящие и высококвалифицированные ресурсы отдела кадров работали над подготовкой учебных курсов по вопросам сексуальных домогательств, когда есть корпоративные обучающие компании, которые могут выполнить задачу быстрее и с меньшими затратами.
Аутсорсинг позволяет более эффективно разрешать конфликты . Причина в том, что эти внутрислужебные конфликты передаются внешней третьей стороне, которая может разрешить конфликт без какой-либо предвзятости.

Хотя эти преимущества аутсорсинга имеют значительный вес, вам необходимо учитывать и другие соображения.

Минусы аутсорсинга HR-функций:

Аутсорсинг функций, которые касаются жизни ваших сотрудников, третьей стороне обязательно будет иметь некоторые негативные последствия. Наиболее распространенные из них:

Срыв в развитии корпоративной культуры является одним из очевидных недостатков аутсорсинга функций управления персоналом. Аутсорсинговые HR-компании занимаются начислением заработной платы, вознаграждениями сотрудников, разрешением конфликтов и процессами привлечения талантов для ряда предприятий. В большинстве случаев у них есть свои собственные установленные процедуры для выполнения этих задач. Их способ решения ситуаций, связанных с этими задачами, может кардинально отличаться от того, как функционирует ваша организация.
Коммуникационные пробелы — скорее неожиданное преимущество аутсорсинга HR-функций. Большинство компаний ожидают от своих партнеров по аутсорсингу быстрого выполнения задач и получения результатов. Однако многие забывают учитывать время, необходимое для отправки сообщения своему партнеру по аутсорсингу, и время, необходимое для получения ответа. Это ставит наиболее острые проблемы в случае разрешения конфликтов. Если у вас есть собственный отдел кадров, сотрудник может просто подойти к нему, чтобы обсудить свои проблемы и поработать над их решением. Однако в случае с аутсорсинговым партнером логично ожидать некоторую задержку. Эта задержка может привести к эскалации проблем.
Потеря контроля — еще один известный недостаток аутсорсинга. Неучастие в решениях и процессах может не быть проблемой с правильным партнером. Но это вызывает некоторый дискомфорт у многих владельцев бизнеса.
Поддержание целостности данных также становится проблемой в случае HR-аутсорсинга. Хотя в большинстве соглашений об аутсорсинге есть пункт о конфиденциальности, люди непредсказуемы, и предоставление доступа к защищенным данным вашего сотрудника может потенциально иметь неприятные последствия.

Зная об этих потенциальных подводных камнях аутсорсинга HR-функций, становится ясно, что аутсорсинг всего отдела кадров — не очень хорошая идея.

Наиболее часто передающиеся на аутсорсинг HR-функции:

Даже если вы игнорируете эти недостатки, которые мы только что обсуждали, аутсорсинг целого отдела имеет другие последствия. Во-первых, аутсорсинг отдела, вероятно, будет означать, что многие текущие ресурсы придется уволить. Это потенциально может создать негативную атмосферу в вашем офисе, когда сотрудники из разных отделов задаются вопросом, не подвергается ли их работа риску.

Имея это в виду, давайте поговорим о наиболее часто передаваемых на аутсорсинг HR-функциях:

Массовый найм: наем подходящих специалистов — это кропотливый процесс, состоящий из нескольких этапов. Выполнение этого в большем масштабе может оказаться еще большим административным кошмаром, и у ваших ресурсов не останется времени, чтобы сосредоточиться на стратегических задачах.
Обработка расчета заработной платы — еще одна функция отдела кадров, которая очень часто передается на аутсорсинг, даже среди крупных организаций, в которых задействовано несколько кадровых ресурсов. Причина в том, что начисление заработной платы является трудоемкой задачей, и в то же время ошибки в расчете заработной платы потенциально могут быть очень дорогими для любого бизнеса. К счастью, с появлением новых тенденций в сфере расчета заработной платы ожидается, что такие проблемы в конечном итоге исчезнут.
Преимущества Администрирование — еще одна трудоемкая задача, которая имеет решающее значение для бесперебойной работы нескольких отделов в организации.

Другие области HR, которые обычно отдаются на аутсорсинг при временном подборе персонала и проверке биографических данных.

Вам может понравиться: Некоммерческие технологии: потребность в лучших ресурсах.

HR-функции, которые большинство компаний хранят внутри компании:

Теперь давайте поговорим о большинстве HR-функций, которые обычно остаются внутри компании:

Развитие талантов, как правило, является внутренней инициативой для большинства организаций, независимо от их размера. Причина этого довольно проста: владельцы бизнеса вкладывают средства в своих сотрудников и помогают им развивать навыки, которые наиболее важны для роста их организации. Хотя большинство этих навыков имеют универсальное применение, они разрабатываются с учетом интересов бренда и процессов компании. Следовательно, чтобы убедиться, что такое согласование достигнуто, важно, чтобы обучение проводилось кем-то, кто имеет глубокие знания организационных целей и процессов.
Стратегия управления персоналом — еще один аспект работы отдела кадров, который в основном хранится внутри компании, и причина этого очевидна. Долгосрочные и краткосрочные HR-стратегии должны быть полностью согласованы с бизнес-целями, и, следовательно, HR-стратегия может работать эффективно только тогда, когда она выполняется внутри компании.
Управление изменениями часто частично передается на аутсорсинг, но окончательная реализация осуществляется внутри организации. Большинство компаний, которые отдают этот аспект HR на аутсорсинг, нанимают только консультантов для разработки стратегии управления изменениями. Однако окончательная реализация стратегии требует последовательного взаимодействия менеджеров по персоналу и менеджеров операционных подразделений. Чтобы облегчить коммуникацию, управление изменениями обычно осуществляется с помощью внутренних ресурсов.
Консультационные функции по кадровым вопросам также в основном остаются внутри компании из-за необходимости быстрой и бесперебойной связи. Более того, чтобы эффективно выполнять консультативные функции, ресурс должен иметь глубокое понимание целей организации и того, как система управления персоналом будет способствовать достижению этих целей. Такой уровень понимания редко встречается у внешних партнеров.

Поймите, какие HR-функции являются «критическими» для вашей организации:

Теперь, когда мы знаем плюсы и минусы аутсорсинга HR-функций, а также функции, которые чаще всего передаются на аутсорсинг, должно быть ясно, что HR-функции, которые на самом деле передаются на аутсорсинг, различаются в разных организациях.

С учетом сказанного, есть несколько общих шагов, которые должны предпринять организации, чтобы обеспечить бесперебойное партнерство в сфере аутсорсинга, обеспечивающее положительную рентабельность инвестиций.

Как упоминалось ранее, они варьируются от организации к организации. Вам необходимо рассмотреть функции отдела кадров, которые имеют дело с конфиденциальными данными ваших сотрудников, а также функции, которые будут влиять на повседневную работу на вашем рабочем месте.

Подумайте о краткосрочных и долгосрочных целях вашей компании. Подумайте, как HR поможет вам достичь этих целей. Таким образом, вы будете знать, какие из функций вам нужно взять под свой непосредственный контроль, чтобы добиться стратегических результатов.

Составьте список HR-функций, которые вы хотите передать на аутсорсинг:

Как только вы сделаете предыдущий шаг правильно, этот шаг будет выполнен почти автоматически. Все, что вам нужно сделать сейчас, это перечислить важные функции HR, которые не были перечислены на предыдущем шаге.

Не стесняйтесь редактировать предыдущий список, когда будете составлять список «функции для аутсорсинга». Помните, что многие компании отдают на аутсорсинг критически важные бизнес-функции, такие как набор персонала и соблюдение требований HR. Решение об аутсорсинге зависит не только от соображений стоимости и контроля. Учитывайте опыт, которым обладает ваша команда. Все, с чем не может справиться ваша внутренняя команда, потенциально может быть включено в список «функций, отдаваемых на аутсорсинг».

Найдите технологические решения:

Прежде чем приступить к изучению партнерств по аутсорсингу, сделайте паузу и найдите технологические решения, которые могут решить хотя бы некоторые из ваших потребностей в аутсорсинге. Например, в случае небольших организаций обработка платежных ведомостей может быть эффективно выполнена с помощью программного обеспечения.

Точно так же CakeHR предлагает такие функции, как отслеживание времени, управление посещаемостью и планирование смен. Все это важнейшие HR-задачи, которые требуют значительного времени и ресурсов.

Помимо того, что это более удобно для кошелька, чем партнер по аутсорсингу, зависимость от технологии также снижает вероятность человеческой ошибки.

Углубитесь в поиск партнеров по аутсорсингу:

Технологические решения не могут позаботиться обо всех ваших потребностях в аутсорсинге персонала. Здесь на помощь приходят партнеры по кадровому аутсорсингу.

Каждая организация по-своему понимает критерии совместимости аутсорсинговых партнеров. Эти критерии имеют решающее значение в случае HR-аутсорсинга.

Причина этого в том, что не рекомендуется часто переключаться между HR-аутсорсинговыми компаниями. Фактически, при поиске партнера по аутсорсингу ваша цель должна состоять в том, чтобы найти такого, с которым вы сможете работать долгие годы.

Поймите, что HR имеет дело с вашими сотрудниками. Со временем они познакомятся с представителями вашего аутсорсингового партнера и освоятся с ними. Этот комфорт крайне важен для HR-департамента для бесперебойного выполнения своих функций.

Еще одна причина найти надежного партнера по аутсорсингу и установить с ним долгосрочные отношения заключается в том, что это поможет ему лучше понять ваш бизнес и то, как вы ожидаете, что функции HR будут способствовать росту. Частая смена поставщиков услуг аутсорсинга только задержит получение информации от опытной команды HR, необходимой для стимулирования роста вашей компании.

Создайте команду HR-координаторов:

Аутсорсинг обязательно снимет с ваших плеч значительную нагрузку. Но все же есть потребность в некотором уровне надзора. Вам нужен внутренний ресурс, который может координировать свои действия с поставщиком аутсорсинга и обеспечивать отсутствие пробелов в общении.

Если вы решили передать на аутсорсинг только определенные функции, пришло время решить, какие ресурсы вашей существующей HR-команды будут отвечать за бесперебойную и беспроблемную координацию с вашими партнерами по аутсорсингу.

Вам также может понравиться: Как создание контента виртуальной реальности повлияет на рост бизнеса в будущем?

Заключение

Аутсорсинг никогда не бывает легким решением для любого бизнеса. Это требует должного времени и усердия, чтобы быть жизнеспособным. С учетом сказанного, в случае с HR, правильная стратегия аутсорсинга может снизить вашу рабочую нагрузку, обеспечивая при этом положительную рентабельность инвестиций. Это также может фактически ускорить рост вашего бизнеса.

 Эта статья написана Коста Лампроу. Коста возглавляет PPC в The Elearning Industry Network. Обладая опытом во всем, начиная от разработки продуктов и продаж и заканчивая обучением и контекстной рекламой, Коста помогает компаниям, занимающимся электронным обучением, полностью раскрыть свой потенциал привлечения потенциальных клиентов. Когда он не помогает клиентам добиться успеха, Коста любит расширять свои маркетинговые горизонты с помощью курсов электронного обучения.