Outsourcing Fungsi SDM: Semua yang Perlu Anda Ketahui

Diterbitkan: 2020-05-09

Tidak seperti beberapa dekade yang lalu, hubungan karyawan-majikan telah berkembang menjadi jalan dua arah. Di mana dulu semua harapan diajukan oleh pemberi kerja, waktu telah berubah. Saat ini, ada persaingan ketat di antara bisnis besar dan kecil untuk menarik talenta terbaik; merek berlomba untuk melampaui harapan karyawan mereka.

Dari berbagai manfaat hingga penyediaan lingkungan kerja yang revolusioner, merek dengan cepat menyadari pentingnya membuat karyawan mereka bahagia. Akibat evolusi ini, peran sumber daya manusia menjadi semakin kompleks dan, dalam banyak kasus, memakan waktu. Meskipun demikian, banyak organisasi besar memilih untuk mengoperasikan fungsi SDM mereka sendiri.

Namun, bisnis kecil tidak memiliki kemewahan waktu atau uang untuk menyewa tim ahli SDM. Akibatnya, banyak beralih ke outsourcing agar tetap kompetitif. Tidak mengherankan, tren ini terbukti bermanfaat bagi usaha kecil. Pertimbangkan statistik ini:

Bisnis yang bermitra dengan organisasi pemberi kerja profesional tumbuh dengan laju 7%-9% per tahun. Pada saat yang sama, mereka mengurangi perputaran karyawan sebesar 12%-14%.
Bisnis yang menggunakan organisasi pemberi kerja profesional mendorong ROI sebesar 27% atas investasi mereka. Ini semata-mata didasarkan pada penghematan yang dilakukan oleh outsourcing.

Direkomendasikan untuk Anda: 10 Solusi ERP Paling Populer (Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan).

Daftar Isi menunjukkan

Fungsi outsourcing SDM:
- Kelebihan fungsi SDM outsourcing:
- Kontra fungsi SDM outsourcing:
Fungsi SDM yang paling sering dialihdayakan:
Fungsi SDM yang dimiliki sebagian besar bisnis:
Pahami fungsi SDM mana yang “penting” untuk organisasi Anda:
- Kembangkan daftar fungsi SDM yang ingin Anda outsourcing:
- Temukan solusi teknologi:
- Selami jauh ke dalam meneliti mitra outsourcing:
- Membangun tim koordinator SDM:
Kesimpulan

Fungsi outsourcing SDM:

Sementara perangkat lunak SDM seperti CakeHR menangani sejumlah fungsi SDM yang memakan waktu, seperti pelacakan waktu, penjadwalan shift, dan kehadiran (di antara banyak lainnya), masih ada area yang memerlukan sentuhan manusia.

Outsourcing fungsi-fungsi ini mungkin tampak seperti pilihan yang tepat. Tapi, keputusan bisnis jarang hitam putih. PEO bagus untuk bisnis kecil. Seiring pertumbuhan bisnis Anda, Anda akan menginginkan kendali atas beberapa fungsi SDM inti yang memiliki pengaruh langsung terhadap pertumbuhan bisnis Anda.

Dengan kata lain, hanya karena outsourcing SDM telah bekerja untuk orang lain, tidak ada jaminan bahwa bisnis Anda akan mendapatkan keuntungan yang sama. Sebelum Anda mendalami riset mitra outsourcing SDM, perlu uji tuntas.

Pertimbangkan pro dan kontra dari outsourcing SDM ini:

Kelebihan fungsi SDM outsourcing:

Seperti disebutkan sebelumnya, ada beberapa manfaat besar untuk mengalihdayakan fungsi SDM. Beberapa di antaranya adalah:

Efisiensi biaya harus menjadi salah satu keuntungan utama outsourcing setiap fungsi bisnis. Tidak terkecuali SDM. Tidak harus menyewa (dan mempertahankan) tim spesialis SDM dapat menghasilkan penghematan yang signifikan, terutama untuk bisnis kecil.
Akses ke keahlian yang mungkin tidak dimiliki organisasi dalam tim mereka adalah keuntungan utama lain dari outsourcing SDM. Dari keahlian hukum hingga pemrosesan penggajian yang efisien dan akurat, outsourcing SDM dapat mengambil tugas proses SDM yang paling melelahkan dan krusial dari tangan Anda.
Akses ke teknologi SDM yang canggih adalah manfaat yang serupa dengan fungsi outsourcing SDM.
Alokasi sumber daya in-house yang lebih baik adalah keuntungan penting lainnya dari outsourcing fungsi SDM tertentu. Lagi pula, Anda tidak ingin sumber daya SDM Anda yang mahal dan berkualifikasi tinggi bekerja untuk mempersiapkan kursus pelatihan pelecehan seksual ketika ada perusahaan pelatihan korporat yang dapat menyelesaikan tugas lebih cepat dan dengan biaya lebih rendah.
Outsourcing memungkinkan penyelesaian konflik yang lebih efisien . Alasannya adalah konflik di kantor ini dibawa ke pihak ketiga di luar yang dapat menyelesaikan konflik tanpa bias apa pun.

Meskipun manfaat outsourcing ini memiliki bobot yang signifikan, Anda perlu membuat pertimbangan lain.

Kontra fungsi SDM outsourcing:

Fungsi outsourcing yang menangani kehidupan karyawan Anda ke pihak ketiga pasti memiliki beberapa dampak negatif. Yang paling umum adalah:

Gangguan dalam membina budaya perusahaan merupakan salah satu kerugian nyata dari fungsi outsourcing SDM. Perusahaan outsourcing SDM berurusan dengan penggajian, tunjangan karyawan, resolusi konflik, dan proses akuisisi bakat untuk sejumlah bisnis. Dalam kebanyakan kasus, mereka memiliki prosedur sendiri untuk melaksanakan tugas-tugas ini. Cara mereka menangani situasi yang relevan dengan tugas-tugas ini dapat sangat berbeda dari cara organisasi Anda berfungsi.
Kesenjangan komunikasi lebih merupakan keuntungan tak terduga dari outsourcing fungsi SDM. Sebagian besar bisnis mengharapkan pengiriman tugas dan hasil yang cepat dari mitra outsourcing mereka. Namun, banyak yang lupa memperhitungkan waktu untuk mengirimkan komunikasi ke mitra outsourcing mereka dan waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan balasan. Ini menimbulkan masalah yang paling mendesak dalam hal penyelesaian konflik. Jika Anda memiliki departemen SDM internal, seorang karyawan dapat dengan mudah mendatangi mereka untuk mendiskusikan masalah mereka dan bekerja untuk menyelesaikannya. Namun, dalam kasus mitra outsourcing, logis untuk mengharapkan beberapa penundaan. Penundaan ini dapat menyebabkan masalah meningkat.
Kehilangan kendali adalah kerugian lain yang diketahui dari outsourcing. Tidak terlibat dalam keputusan dan proses mungkin tidak menjadi masalah dengan pasangan yang tepat. Tapi, itu memang menyebabkan ketidaknyamanan bagi banyak pemilik bisnis.
Menjaga integritas data juga menjadi tantangan dalam hal outsourcing SDM. Sementara sebagian besar perjanjian outsourcing memiliki klausul kerahasiaan, manusia tidak dapat diprediksi, dan memberikan akses ke data yang dilindungi karyawan Anda masih berpotensi menjadi bumerang.

Mengetahui perangkap potensial dari fungsi outsourcing HR ini, menjadi jelas bahwa outsourcing keseluruhan departemen HR Anda bukanlah ide yang baik.

Fungsi SDM yang paling sering dialihdayakan:

Bahkan jika Anda mengabaikan kerugian yang baru saja kita diskusikan, mengalihdayakan seluruh departemen memiliki dampak lain. Sebagai permulaan, outsourcing departemen mungkin akan berarti bahwa banyak sumber daya saat ini harus diberhentikan. Ini berpotensi menciptakan lingkungan negatif di kantor Anda, dengan karyawan dari berbagai departemen bertanya-tanya apakah pekerjaan mereka juga berisiko.

Dengan mengingat hal ini, mari kita bicara tentang fungsi SDM yang paling sering dialihdayakan:

Perekrutan Massal: Merekrut talenta yang tepat adalah proses yang melelahkan yang melibatkan beberapa langkah. Melakukannya dalam skala yang lebih besar dapat berubah menjadi mimpi buruk administratif yang lebih besar, dan membuat sumber daya Anda tidak punya waktu untuk fokus pada tugas-tugas strategis.
Pemrosesan Penggajian adalah fungsi SDM lain yang sangat umum dialihdayakan, bahkan di antara organisasi besar yang menggunakan sejumlah sumber daya SDM. Alasannya adalah penggajian adalah tugas yang memakan waktu dan pada saat yang sama, kesalahan dalam pemrosesan penggajian berpotensi sangat mahal untuk bisnis apa pun. Syukurlah, dengan tren yang akan datang dalam industri penggajian, masalah seperti itu diharapkan akan hilang pada akhirnya.
Manfaat Administrasi adalah tugas lain yang memakan waktu yang sangat penting untuk kelancaran fungsi beberapa departemen dalam suatu organisasi.

Bidang SDM lain yang biasanya dialihdayakan pada staf sementara dan penyaringan latar belakang.

Anda mungkin menyukai: Teknologi Nirlaba: Kebutuhan akan Sumber Daya yang Lebih Baik.

Fungsi SDM yang dimiliki sebagian besar bisnis:

Sekarang mari kita bicara tentang sebagian besar fungsi SDM yang biasanya disimpan di rumah:

Pengembangan Bakat cenderung menjadi inisiatif internal bagi sebagian besar organisasi, terlepas dari ukurannya. Alasan di balik ini cukup mudah, pemilik bisnis berinvestasi pada karyawan mereka dan membantu mereka mengembangkan keterampilan yang paling relevan dengan pertumbuhan organisasi mereka. Sementara sebagian besar keterampilan ini memiliki aplikasi universal, mereka dikembangkan dengan tetap memperhatikan kepentingan merek dan proses perusahaan. Oleh karena itu, untuk memastikan penyelarasan semacam ini tercapai, pelatihan harus disampaikan oleh seseorang yang memiliki pengetahuan mendalam tentang tujuan dan proses organisasi.
Strategi SDM adalah aspek lain dari departemen SDM yang sebagian besar disimpan di rumah, dan alasannya jelas. Strategi SDM jangka panjang dan jangka pendek harus benar-benar selaras dengan tujuan bisnis dan karenanya, strategi SDM hanya dapat bekerja secara efisien jika dilakukan di rumah.
Manajemen perubahan seringkali sebagian dialihdayakan tetapi implementasi akhir terbatas di dalam organisasi. Sebagian besar bisnis yang mengalihdayakan aspek SDM ini hanya menyewa konsultan untuk mengembangkan strategi manajemen perubahan. Implementasi akhir dari strategi, bagaimanapun, membutuhkan interaksi yang konsisten antara manajer SDM dan manajer di departemen operasi. Untuk memfasilitasi kelancaran komunikasi, manajemen perubahan biasanya dilakukan dengan bantuan sumber daya internal.
Fungsi Penasihat SDM juga sebagian besar disimpan di rumah, karena kebutuhan komunikasi yang cepat dan lancar. Selain itu, untuk melaksanakan tugas penasehat dengan efisiensi, sumber daya perlu memiliki pemahaman mendalam tentang tujuan organisasi dan bagaimana sistem SDM akan memfasilitasi pencapaian tujuan tersebut. Tingkat pemahaman ini jarang ditemukan pada mitra eksternal.

Pahami fungsi SDM mana yang “penting” untuk organisasi Anda:

Sekarang kita mengetahui pro dan kontra dari outsourcing fungsi SDM, dan tentang fungsi yang paling sering dialihdayakan, menjadi jelas bahwa fungsi SDM yang sebenarnya dialihdayakan bervariasi di antara organisasi yang berbeda.

Dengan demikian, ada beberapa langkah umum yang harus diambil oleh organisasi, untuk memastikan kemitraan outsourcing yang lancar yang menghasilkan ROI yang positif.

Seperti disebutkan sebelumnya, ini bervariasi dari organisasi ke organisasi. Anda perlu mempertimbangkan fungsi SDM yang menangani data sensitif karyawan Anda, bersama dengan fungsi yang akan memengaruhi operasi sehari-hari di tempat kerja Anda.

Pikirkan tujuan jangka pendek dan jangka panjang perusahaan Anda. Pikirkan tentang bagaimana HR akan membantu Anda mencapai tujuan ini. Dengan cara ini, Anda akan mengetahui fungsi mana yang perlu Anda miliki di bawah kendali langsung Anda untuk mendorong hasil strategis.

Kembangkan daftar fungsi SDM yang ingin Anda outsourcing:

Setelah Anda melakukan langkah sebelumnya dengan benar, langkah ini hampir otomatis selesai. Yang perlu Anda lakukan sekarang adalah membuat daftar fungsi SDM penting yang tidak tercantum di langkah sebelumnya.

Jangan ragu untuk mengedit daftar sebelumnya saat Anda membuat daftar “fungsi untuk melakukan outsourcing”. Ingat, banyak bisnis mengalihdayakan fungsi bisnis penting seperti perekrutan dan kepatuhan SDM. Keputusan untuk melakukan outsourcing tidak hanya bergantung pada pertimbangan biaya dan kontrol. Pertimbangkan keahlian yang Anda miliki di tim Anda. Apa pun yang tidak dapat ditangani oleh tim internal Anda adalah item potensial dari daftar “fungsi untuk melakukan outsourcing”.

Temukan solusi teknologi:

Sebelum Anda meneliti tentang kemitraan outsourcing, jeda dan cari solusi teknologi yang dapat menyelesaikan setidaknya beberapa kebutuhan outsourcing Anda. Misalnya, dalam kasus organisasi yang lebih kecil, pemrosesan penggajian dapat dilakukan secara efisien dengan bantuan perangkat lunak.

Demikian pula, CakeHR menawarkan fitur seperti pelacakan waktu, manajemen kehadiran, dan penjadwalan shift. Semua ini adalah tugas SDM penting yang membutuhkan waktu dan sumber daya yang substansial.

Selain lebih ramah kantong daripada mitra outsourcing, bergantung pada teknologi juga mengurangi margin kesalahan manusia.

Selami jauh ke dalam meneliti mitra outsourcing:

Solusi teknologi tidak mungkin menangani semua kebutuhan outsourcing SDM Anda. Di sinilah mitra outsourcing SDM masuk.

Setiap organisasi memiliki pemahamannya sendiri tentang kriteria kompatibilitas untuk mitra outsourcing. Kriteria ini sangat penting dalam hal outsourcing SDM.

Alasannya adalah tidak disarankan untuk sering berpindah antar perusahaan outsourcing SDM. Faktanya, saat mencari mitra outsourcing, tujuan Anda seharusnya adalah menemukan mitra yang dapat Anda ajak bekerja sama untuk tahun-tahun mendatang.

Pahami bahwa HR berurusan dengan karyawan Anda. Seiring waktu, mereka akan berkenalan dengan perwakilan mitra outsourcing Anda dan merasa nyaman dengan mereka. Kenyamanan ini sangat penting bagi departemen SDM agar dapat menjalankan fungsinya dengan lancar.

Alasan lain untuk menemukan mitra outsourcing yang dapat diandalkan dan membina hubungan jangka panjang dengan mereka adalah dengan melakukan hal itu akan membantu mereka mengembangkan pemahaman tentang bisnis Anda, dan bagaimana Anda mengharapkan fungsi SDM untuk memfasilitasi pertumbuhan. Pergantian vendor outsourcing yang sering hanya akan menunda input yang Anda butuhkan dari tim SDM ahli untuk mendorong pertumbuhan perusahaan Anda.

Membangun tim koordinator SDM:

Outsourcing pasti akan mengambil beban yang signifikan dari bahu Anda. Namun, masih ada kebutuhan untuk beberapa tingkat pengawasan. Anda memerlukan sumber daya internal yang dapat berkoordinasi dengan vendor outsourcing dan memastikan tidak ada kesenjangan komunikasi.

Jika Anda telah memutuskan untuk mengalihdayakan hanya fungsi-fungsi tertentu, inilah waktunya untuk memutuskan sumber daya mana dari tim SDM Anda yang ada yang akan bertanggung jawab atas koordinasi yang lancar dan bebas kebingungan dengan mitra pengalihdayaan Anda.

Anda mungkin juga menyukai: Bagaimana Pembuatan Konten Virtual Reality Akan Mempengaruhi Pertumbuhan Bisnis di Masa Depan?

Kesimpulan

Outsourcing bukanlah keputusan yang mudah untuk bisnis apa pun. Itu membutuhkan waktu dan ketekunan agar bisa bertahan. Dengan demikian, dalam hal SDM, strategi outsourcing yang tepat dapat mengurangi beban kerja Anda sambil memberi Anda ROI yang positif. Ini juga sebenarnya bisa mempercepat pertumbuhan bisnis Anda.

 Artikel ini ditulis oleh Costa Lamprou. Costa adalah kepala PPC di The Elearning Industry Network. Dengan pengalaman dalam segala hal mulai dari pengembangan produk dan penjualan hingga pelatihan dan PPC, Costa membantu bisnis eLearning mencapai potensi gen prospek penuh mereka. Ketika dia tidak membantu klien berhasil, Costa suka memperluas cakrawala pemasarannya dengan bantuan kursus eLearning.