Outsourcing delle funzioni HR: tutto quello che c'è da sapere

Pubblicato: 2020-05-09

A differenza di un paio di decenni fa, il rapporto dipendente-datore di lavoro si è evoluto in una strada a doppio senso. Dove una volta tutte le aspettative erano espresse dal datore di lavoro, i tempi sono cambiati. Oggi c'è una concorrenza spietata tra grandi e piccole imprese per attrarre i migliori talenti; i marchi stanno correndo per superare le aspettative dei propri dipendenti.

Da una serie di vantaggi alla fornitura di un ambiente di lavoro rivoluzionato, i marchi si stanno rapidamente rendendo conto dell'importanza di mantenere felici i propri dipendenti. A seguito di questa evoluzione, il ruolo delle risorse umane sta diventando sempre più complesso e, in molti casi, dispendioso in termini di tempo. Nonostante ciò, molte grandi organizzazioni scelgono di gestire internamente le proprie funzioni HR.

Tuttavia, le piccole imprese non hanno il lusso di tempo o denaro per assumere un team di esperti delle risorse umane. Di conseguenza, molti si rivolgono all'outsourcing per rimanere competitivi. Non sorprende che questa tendenza si sia dimostrata vantaggiosa per le piccole imprese. Considera queste statistiche:

Le aziende che collaborano con un'organizzazione di datori di lavoro professionali crescono a un tasso del 7% -9% all'anno. Allo stesso tempo, stanno riducendo il turnover dei dipendenti del 12%-14%.
Le aziende che utilizzano un'organizzazione di datori di lavoro professionali generano un ROI del 27% sul loro investimento. Questo si basa esclusivamente sui risparmi realizzati dall'outsourcing.

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Sommario mostra

Esternalizzare le funzioni HR:
- Vantaggi dell'esternalizzazione delle funzioni HR:
- Contro dell'esternalizzazione delle funzioni HR:
Funzioni HR più comunemente esternalizzate:
Funzioni delle risorse umane che la maggior parte delle aziende mantiene internamente:
Capire quali funzioni delle risorse umane sono "critiche" per la tua organizzazione:
- Sviluppa un elenco di funzioni HR che vuoi esternalizzare:
- Trova soluzioni tecnologiche:
- Immergiti nella ricerca di partner di outsourcing:
- Crea un team di coordinatori delle risorse umane:
Conclusione

Esternalizzare le funzioni HR:

Mentre i software per le risorse umane come CakeHR si occupano di una serie di funzioni HR che richiedono tempo, come il monitoraggio del tempo, la pianificazione dei turni e le presenze (tra molte altre), ci sono ancora aree che richiedono il tocco umano.

L'esternalizzazione di queste funzioni può sembrare la scelta giusta. Ma le decisioni aziendali raramente sono in bianco e nero. I PEO sono ottimi per le piccole imprese. Man mano che la tua azienda cresce, vorrai avere il controllo di alcune delle principali funzioni HR che hanno un'influenza diretta sulla crescita della tua azienda.

In altre parole, solo perché l'outsourcing delle risorse umane ha funzionato per altri, non vi è alcuna garanzia che la tua azienda ne trarrà vantaggio. Prima di immergerti nella ricerca di un partner di outsourcing delle risorse umane, richiedi la due diligence.

Considera questi pro e contro dell'outsourcing delle risorse umane:

Vantaggi dell'esternalizzazione delle funzioni HR:

Come accennato in precedenza, ci sono alcuni grandi vantaggi nell'esternalizzare le funzioni delle risorse umane. Alcuni di questi sono:

L'efficienza in termini di costi deve essere uno dei principali vantaggi dell'esternalizzazione di qualsiasi funzione dell'azienda. Le risorse umane non fanno eccezione. Non dover assumere (e mantenere) un team specializzato di esperti delle risorse umane può tradursi in risparmi significativi, soprattutto per le piccole imprese.
L'accesso alle competenze che un'organizzazione potrebbe non avere all'interno del proprio team è un altro grande vantaggio dell'esternalizzazione delle risorse umane. Dall'esperienza legale all'elaborazione efficiente e accurata delle buste paga, l'esternalizzazione delle risorse umane può toglierti dal piatto le attività più scrupolose e cruciali del processo delle risorse umane.
L'accesso alla tecnologia HR all'avanguardia è un vantaggio simile all'esternalizzazione delle funzioni HR.
Una migliore allocazione delle risorse interne è un altro notevole vantaggio dell'esternalizzazione di alcune funzioni HR. Dopotutto, non vuoi che le tue risorse umane costose e altamente qualificate lavorino alla preparazione di corsi di formazione sulle molestie sessuali quando ci sono società di formazione aziendale che possono svolgere il compito più velocemente ea un costo inferiore.
L'outsourcing consente una risoluzione più efficiente dei conflitti . Il motivo è che questi conflitti interni vengono portati a una terza parte esterna che può risolvere il conflitto senza alcun tipo di pregiudizio.

Sebbene questi vantaggi dell'outsourcing abbiano un peso significativo, è necessario fare altre considerazioni.

Contro dell'esternalizzazione delle funzioni HR:

L'esternalizzazione delle funzioni che si occupano della vita dei tuoi dipendenti a terzi è destinata ad avere alcune ripercussioni negative. I più comuni sono:

L'interruzione della promozione della cultura aziendale è un ovvio svantaggio dell'esternalizzazione delle funzioni delle risorse umane. Le società di outsourcing delle risorse umane si occupano di buste paga, benefici per i dipendenti, risoluzione dei conflitti e processi di acquisizione di talenti per una serie di aziende. Nella maggior parte dei casi, hanno le proprie procedure stabilite per svolgere questi compiti. Il loro modo di affrontare situazioni rilevanti per questi compiti può essere drasticamente diverso da come funziona la tua organizzazione.
Le lacune di comunicazione sono più di un vantaggio inaspettato dell'esternalizzazione delle funzioni HR. La maggior parte delle aziende si aspetta una consegna rapida delle attività e dei risultati dai propri partner di outsourcing. Tuttavia, molti dimenticano di tenere conto del tempo necessario per inviare una comunicazione al proprio partner di outsourcing e del tempo necessario per ottenere una risposta. Ciò pone i problemi più urgenti nel caso della risoluzione dei conflitti. Se disponi di un dipartimento delle risorse umane interno, un dipendente può semplicemente avvicinarsi a loro per discutere i loro problemi e lavorare per risolverli. Tuttavia, nel caso di un partner di outsourcing, è logico aspettarsi un certo ritardo. Questo ritardo può causare l'escalation dei problemi.
La perdita di controllo è un altro noto svantaggio dell'outsourcing. Non essere coinvolti nelle decisioni e nei processi potrebbe non essere un problema con il partner giusto. Ma causa una sorta di disagio a molti imprenditori.
Mantenere l'integrità dei dati diventa una sfida anche nel caso dell'esternalizzazione delle risorse umane. Anche se la maggior parte degli accordi di outsourcing prevede una clausola di riservatezza, gli esseri umani sono imprevedibili e concedere l'accesso ai dati protetti dei propri dipendenti può ancora potenzialmente ritorcersi contro.

Conoscendo queste potenziali insidie dell'esternalizzazione delle funzioni delle risorse umane, diventa chiaro che esternalizzare l'intero dipartimento delle risorse umane non è una buona idea.

Funzioni HR più comunemente esternalizzate:

Anche se si ignorano questi svantaggi di cui abbiamo appena discusso, l'esternalizzazione di un intero reparto ha altre ripercussioni. Per cominciare, l'esternalizzazione del dipartimento probabilmente significherà che molte risorse attuali dovranno essere licenziate. Questo può potenzialmente creare un ambiente negativo nel tuo ufficio, con dipendenti di diversi reparti che si chiedono se anche il loro lavoro sia a rischio.

Tenendo presente questo, parliamo delle funzioni HR più comunemente esternalizzate:

Assunzione di massa: assumere il talento giusto è un processo scrupoloso che prevede diversi passaggi. Farlo su scala più ampia può rivelarsi un incubo amministrativo ancora più grande e lasciare le tue risorse senza tempo per concentrarsi su attività strategiche.
L'elaborazione delle buste paga è un'altra funzione delle risorse umane che viene esternalizzata molto comunemente, anche tra le organizzazioni più grandi che impiegano un numero di risorse delle risorse umane. Il motivo è che il libro paga è un'attività che richiede tempo e, allo stesso tempo, gli errori nell'elaborazione del libro paga possono potenzialmente essere molto costosi per qualsiasi azienda. Per fortuna, con le tendenze imminenti nel settore del libro paga, si prevede che tali problemi alla fine svaniranno.
Vantaggi L'amministrazione è un'altra attività che richiede tempo ed è fondamentale per il buon funzionamento di più reparti all'interno di un'organizzazione.

Altre aree delle risorse umane che sono comunemente esternalizzate presso il personale temporaneo e lo screening dei precedenti.

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Funzioni delle risorse umane che la maggior parte delle aziende mantiene internamente:

Ora parliamo della maggior parte delle funzioni delle risorse umane che sono comunemente mantenute in-house:

Talent Development tende ad essere un'iniziativa interna per la maggior parte delle organizzazioni, indipendentemente dalle loro dimensioni. La ragione di ciò è abbastanza semplice, gli imprenditori investono nei propri dipendenti e li aiutano a sviluppare le competenze più rilevanti per la crescita della loro organizzazione. Sebbene la maggior parte di queste competenze abbia applicazioni universali, vengono sviluppate tenendo conto degli interessi del marchio e dei processi dell'azienda. Pertanto, per assicurarsi che questo tipo di allineamento venga raggiunto, è importante che la formazione sia erogata da qualcuno che abbia una conoscenza approfondita degli obiettivi e dei processi organizzativi.
La strategia delle risorse umane è un altro aspetto del dipartimento delle risorse umane che è per lo più tenuto internamente e il motivo è ovvio. Le strategie delle risorse umane a lungo e breve termine devono essere assolutamente allineate con gli obiettivi aziendali e, pertanto, la strategia delle risorse umane può funzionare in modo efficiente solo quando viene eseguita internamente.
La gestione del cambiamento è spesso parzialmente esternalizzata, ma l'implementazione finale è confinata all'interno dell'organizzazione. La maggior parte delle aziende che esternalizzano questo aspetto delle risorse umane assume solo consulenti per sviluppare una strategia di gestione del cambiamento. L'implementazione finale della strategia, tuttavia, richiede un'interazione coerente tra i responsabili delle risorse umane e i responsabili dei dipartimenti operativi. Al fine di facilitare una comunicazione fluida, la gestione del cambiamento viene solitamente condotta con l'aiuto di risorse interne.
Anche le funzioni di HR Advisory sono per lo più mantenute interne, a causa della necessità di una comunicazione rapida e fluida. Inoltre, per svolgere i compiti di consulenza con efficienza, la risorsa deve avere una comprensione approfondita degli obiettivi organizzativi e di come il sistema delle risorse umane faciliterà il raggiungimento di tali obiettivi. Questo livello di comprensione si trova raramente nei partner esterni.

Capire quali funzioni delle risorse umane sono "critiche" per la tua organizzazione:

Ora che conosciamo i pro ei contro dell'esternalizzazione delle funzioni delle risorse umane e le funzioni più comunemente esternalizzate, deve essere diventato chiaro che le funzioni delle risorse umane effettivamente esternalizzate variano tra le diverse organizzazioni.

Detto questo, ci sono alcuni passaggi comuni che le organizzazioni devono adottare, al fine di garantire una partnership di outsourcing senza intoppi che porti a un ROI positivo.

Come accennato in precedenza, questi variano da organizzazione a organizzazione. Devi considerare le funzioni delle risorse umane che si occupano dei dati sensibili dei tuoi dipendenti, insieme alle funzioni che influenzeranno le operazioni quotidiane sul posto di lavoro.

Pensa agli obiettivi a breve e lungo termine della tua azienda. Pensa a come le risorse umane ti aiuteranno a raggiungere questi obiettivi. In questo modo, saprai quali delle funzioni devi avere sotto il tuo diretto controllo per ottenere risultati strategici.

Sviluppa un elenco di funzioni HR che vuoi esternalizzare:

Una volta eseguito correttamente il passaggio precedente, questo passaggio viene eseguito quasi automaticamente. Tutto quello che devi fare ora è elencare le funzioni HR importanti che non erano elencate nel passaggio precedente.

Non esitare a modificare l'elenco precedente quando crei l'elenco delle "funzioni da esternalizzare". Ricorda, molte aziende esternalizzano funzioni aziendali critiche come il reclutamento e la conformità delle risorse umane. La decisione di esternalizzare non dipende solo da considerazioni di costo e controllo. Considera l'esperienza che hai nella tua squadra. Tutto ciò che il tuo team interno non è in grado di gestire è un potenziale elemento dell'elenco delle "funzioni da esternalizzare".

Trova soluzioni tecnologiche:

Prima di fare ricerche sulle partnership di outsourcing, fermati e cerca soluzioni tecnologiche in grado di risolvere almeno alcune delle tue esigenze di outsourcing. Ad esempio, nel caso di organizzazioni più piccole, l'elaborazione delle buste paga può essere eseguita in modo efficiente con l'ausilio di un software.

Allo stesso modo, CakeHR offre funzionalità come il monitoraggio del tempo, la gestione delle presenze e la pianificazione dei turni. Tutte queste sono attività critiche per le risorse umane che richiedono tempo e risorse considerevoli.

Oltre ad essere più tascabile di un partner di outsourcing, la dipendenza dalla tecnologia riduce anche il margine di errore umano.

Immergiti nella ricerca di partner di outsourcing:

Le soluzioni tecnologiche non possono prendersi cura di tutte le esigenze di outsourcing delle risorse umane. È qui che entrano in gioco i partner di outsourcing delle risorse umane.

Ogni organizzazione ha la propria comprensione dei criteri di compatibilità per i partner di outsourcing. Questi criteri rivestono un'importanza cruciale nel caso dell'esternalizzazione delle risorse umane.

La ragione di ciò è che non è consigliabile passare spesso da una società di outsourcing delle risorse umane all'altra. Infatti, quando cerchi un partner di outsourcing, il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di trovarne uno con cui lavorare per gli anni a venire.

Comprendi che le risorse umane si occupano dei tuoi dipendenti. Nel tempo, conosceranno i rappresentanti del tuo partner di outsourcing e si sentiranno a proprio agio con loro. Questo comfort è fondamentale per il reparto risorse umane al fine di svolgere le sue funzioni senza intoppi.

Un altro motivo per trovare un partner di outsourcing affidabile e promuovere una relazione a lungo termine con loro è che così facendo li aiuterà a sviluppare una comprensione della tua attività e di come ti aspetti che le funzioni delle risorse umane facilitino la crescita. Il cambio frequente di fornitori di outsourcing ritarderà solo gli input di cui hai bisogno da parte di un team di risorse umane esperto per alimentare la crescita della tua azienda.

Crea un team di coordinatori delle risorse umane:

L'outsourcing ti toglierà sicuramente un carico significativo dalle spalle. Ma c'è ancora bisogno di un certo livello di supervisione. Hai bisogno di una risorsa interna in grado di coordinarsi con il fornitore di outsourcing e assicurarsi che non vi siano lacune di comunicazione.

Nel caso in cui tu abbia deciso di esternalizzare solo determinate funzioni, è il momento di decidere quali risorse del tuo attuale team delle risorse umane saranno responsabili di un coordinamento regolare e privo di confusione con i tuoi partner di outsourcing.

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Conclusione

L'outsourcing non è mai una decisione facile per qualsiasi azienda. Richiede tempo e diligenza per essere fattibile. Detto questo, nel caso delle risorse umane, la giusta strategia di outsourcing può ridurre il carico di lavoro offrendo al tempo stesso un ROI positivo. Può anche effettivamente accelerare la crescita della tua attività.

 Questo articolo è stato scritto da Costa Lamprou. Costa è il capo del PPC presso The Elearning Industry Network. Con esperienza in tutto, dallo sviluppo e vendita di prodotti alla formazione e PPC, Costa aiuta le aziende di eLearning a raggiungere il loro pieno potenziale di lead gen. Quando non aiuta i clienti ad avere successo, a Costa piace espandere i suoi orizzonti di marketing con l'aiuto di corsi di eLearning.