DTM: De ce să optimizați gestionarea documentelor în compania dumneavoastră?

Transformarea digitală nu poate fi doar un slogan sau un steag de fluturat.

Pentru a fi o adevărată revoluție, Transformarea Digitală trebuie să fie matură și trebuie să implice toate procesele de afaceri și toate fluxurile de lucru interne și externe ale unei companii. Aici, în această schimbare de paradigmă de 360 ​​de grade, se află adevărata putere a transformării digitale.

Sistemele de management al tranzacțiilor digitale (DTM) fac parte strategic și decisiv din acest tip de schimbare... chiar dacă nu primesc întotdeauna atenția pe care o merită.

În această postare, dorim să ne concentrăm pe această temă: vom face acest lucru începând cu definiții ; apoi, vom analiza avantajele și oportunitățile sistemelor de management al tranzacțiilor digitale . În cele din urmă, ne vom concentra asupra unui punct de plecare important care stă la baza tuturor: dematerializarea documentelor .

Managementul tranzacțiilor digitale - ce este?

Să trecem direct la obiect: Managementul tranzacțiilor digitale este o categorie largă de servicii cloud, construită pentru a gestiona digital tranzacțiile bazate pe documente.

Concret, este vorba de tranzacții electronice, transferuri de documente, certificări, arhivare securizată și dematerializată (și vom reveni la dematerializare la finalul acestei postări), semnături digitale , autentificări , aspecte legale ale „nerepudierii”, co -navigare între companie și client... Fără a deveni prea tehnic, acestea sunt doar câteva dintre cele mai importante aspecte.

Din această imagine de ansamblu puteți observa deja că vorbim despre un domeniu foarte larg și că avantajele implementării sistemelor DTM sunt multe, diverse și interconectate . Înainte de a le izola pe cele 5 care ni se par cele mai importante, iată o statistică grăitoare dintr-un studiu recent:

În 2021, piața globală de management al tranzacțiilor digitale a fost evaluată la 8,04 miliarde de dolari și se estimează că va crește din 2022 până în 2030 la o rată medie anuală (CAGR) DE 25,5% (sursa: grandviewresearch.com).

Pe scurt, vorbim de cifre care arată o creștere extinsă și care încă pare să fie la începutul curbei sale de creștere. În acest sens, sunt multe oportunități de profitat.

Acum, așa cum am promis, vom arunca o privire asupra celor 5 avantaje principale pe care companiile le pot câștiga din sistemele DTM .

1. Economii de timp și bani

Primul avantaj al utilizării sistemelor de management al tranzacțiilor digitale este cel mai intuitiv, simplu și direct.

Digitalizarea fluxului de documente și tranzacții conduce la economii financiare deoarece costurile de tipărire, comunicare, arhivare și certificare pot fi eliminate (precum și personalul aferent – ​​intern și extern – angajat în aceste operațiuni).

Economiile nu sunt doar în termeni de bani. De fapt, prin digitalizarea și automatizarea proceselor, economisești și timp : și știm cât de strâns legate sunt cele două aspecte.

Un exemplu concret: pentru procesele legate de semnarea documentelor, timpul mediu estimat folosind sistemele Digital Transaction Management este de 37 de minute, față de media de 5 zile pentru a închide aceeași procedură cu sistemele tradiționale (sursa: penneo.com).

Această diferență nu necesită prea multe comentarii! Există, de asemenea, timp economisit la nivelul clientului ! Acest aspect are un impact semnificativ asupra experienței clienților (vom reveni la acest punct mai târziu în postare).

2. Siguranță sporită

Sistemele DTM vă economisesc timp și bani, oferind în același timp eficiență.

Este și mai important de subliniat că, în acest fel, procesele sunt și mai sigure : riscurile legate de stocarea fizică a documentelor, de pierderea sau deteriorarea în timpul transferurilor, de riscurile de contrafacere și de scurgeri sau pierderi de date în general sunt toate. redus . De fapt, totul este întotdeauna perfect urmăribil , recuperabil și verificabil , în timp ce riscurile de intruziune sau gestionarea neîndemânatică a informațiilor sunt minimizate.

Iar atunci când sistemele DTM se bazează pe o structură solidă, nivelul de securitate și protecție a confidențialității este, de asemenea, garantat la un nivel incomparabil în comparație cu trecutul.

Merită repetat: alături de securitate se întărește și confidențialitatea , cu actualizări continue cu privire la reglementările în vigoare.

3. Flexibilitate și scalabilitate

După cum am văzut deja, sistemele de management al tranzacțiilor digitale sunt construite pe structuri de cloud computing. Toate acestea se traduc printr-o creștere semnificativă a securității, dar și – și mai presus de toate – în avantajele enorme care derivă din flexibilitate și scalabilitate.

În acest ecosistem productiv foarte dinamic și fluid , de exemplu, cazurile de start-up-uri care se trezesc în creștere pe valul unui succes rapid – și uneori imprevizibil – nu sunt rare. Cu toate acestea, un astfel de succes ar putea fi în curând sufocat dacă infrastructura existentă nu este scalabilă, astfel încât operațiunile să poată fi extinse cât mai repede posibil. Pe scurt: riscul este de a crea blocaje care să încetinească creșterea.

Elasticitatea sistemelor Cloud Computing este o soluție perfectă pentru depășirea acestor probleme.

De fapt, puteți gestiona serviciile și capacitatea de calcul la cerere, extinzându-vă infrastructura Digital Transaction Management într-un timp foarte scurt. În același timp, atunci când este necesar, această „infrastructură” poate reveni să fie mai limitată, cu flexibilitate maximă, fără răsturnări de situație și fără alte cheltuieli pentru reduceri.

4. Integrare cu CRM și CCM

Am evidențiat deja acest punct la începutul postării noastre: Transformarea digitală este cu adevărat matură atunci când implică toate procesele și fluxurile de lucru, într-o integrare totală care oferă beneficii la toate nivelurile, atât pe partea companiei, cât și pe partea clienților.

Și aici ajungem la un punct decisiv: posibilitățile de integrare a sistemelor de Digital Transaction Management cu cele ale Customer Relationship Management și Customer Communications Management .

Fără a deveni prea tehnic, să începem cu o întrebare: care este punctul cheie al acestui tip de integrare? Răspunsul este foarte simplu: sunt date .

În acest cerc virtuos digital, toate tranzacțiile și relațiile cu clienții rămân urmărite și urmăribile. Această masă de informații foarte granulare vă permite să optimizați procesele , în primul rând, identificând rapid și automat punctele delicate, problemele și orice ar putea fi îmbunătățit. Dar asta nu este tot, desigur.

De fapt, analiza datelor face posibilă rafinarea cunoștințelor publicului dvs. de clienți, a caracteristicilor acestora, a preferințelor, a obiceiurilor și a posibilelor lor nevoi ca niciodată.

Nu mai este o țintă unică și nediscriminată, ci un compus din multe micro-ținte diferite , toate care trebuie analizate cu maximă atenție și apoi abordate cu acțiuni și procese personalizate .

Punctul de sosire? Oameni . Sau, altfel spus, îmbunătățirea experienței clienților, pe care ne vom concentra în al cincilea și ultimul punct.

5. Îmbunătățirea experienței clienților

În era digitală, provocările pieței sunt jucate în jurul experienței clienților. Gândiți-vă doar la modul în care giganții sectorului tehnologic se mișcă în această direcție: companii precum Amazon, Apple, Microsoft sau Google (pentru a numi doar cele mai faimoase și proeminente nume) pun clientul în centrul tuturor. Și întreaga experiență digitală se învârte în jurul clientului individual.

În primul rând, este o problemă a Customer Journey digitală : care trebuie să fie fluidă, intuitivă și rapidă.

Și aici – chiar și în acest domeniu – sistemele DTM se dovedesc neprețuite... sau mai bine zis, indispensabile .

Niciunul dintre noi nu vrea să se ocupe de procese pe hârtie care pierd timp. Contracte care trebuie să aștepte în cutia poștală pentru a fi semnate și apoi returnate, acorduri legale pe hârtie, proceduri birocratice epuizante pentru a încheia tranzacții simple: toate acestea sunt din ce în ce mai mult de domeniul trecutului.

Viitorul relațiilor și tranzacțiilor dintre companie și client, totuși, este totul în câteva clicuri sau câteva atingeri pe smartphone.

Iată o statistică foarte grăitoare despre asta:

Într-un studiu Forrester comandat de DocuSign, 32% dintre respondenți au declarat că au renunțat la încheierea contractelor, acordurilor și tranzacțiilor deoarece au fost descurajați de procedurile pe hârtie și manuale (sursa: docusign.co.uk).

În amonte de tot: dematerializarea documentelor

Am definit managementul tranzacțiilor digitale și domeniul larg al aplicațiilor sale și am adunat avantajele implementării sistemelor DTM în cinci puncte cheie.

Ultima și principala întrebare rămâne: care este punctul de plecare în amonte de toate? În acest caz, răspunsul este foarte simplu: dematerializarea documentelor . Să fim clari: digitizarea și dematerializarea sunt două concepte diferite. Aici, vorbim despre diferențe care privesc la nivel legal și operațional.

De fapt, dematerializarea este un concept care depășește cel de simplă digitalizare: odată cu ea, documentele pe hârtie pot fi complet eliminate, întrucât omologii lor digitale capătă deplină valoare juridică și probatorie.

În acest domeniu, desigur, nu poți improviza. Și este esențial să te bazezi pe companii care sunt specializate în acest domeniu . În special, serviciile de dematerializare oferite de Doxee nu se limitează la îndeplinirea obligațiilor legislative și la garantarea actualizărilor constante ale reglementărilor: sunt concepute în funcție de nevoile fiecărei companii individuale, astfel încât să poată fi integrate cu sistemele CRM și CCM într-un canal omnicanal și de date. -perspectivă condusă.

Așa se închide cercul: economii de costuri, optimizarea proceselor digitale și o nouă relație cu clienții din ce în ce mai strânsă și mai eficientă.