DTM: ¿Por qué optimizar la gestión documental en su empresa?

La Transformación Digital no puede ser solo un eslogan o una bandera para ondear.

Para ser una verdadera revolución, la Transformación Digital debe estar madura y debe involucrar todos los procesos de negocio y todos los flujos de trabajo internos y externos de una empresa. Es aquí, en este cambio de paradigma de 360 ​​grados, donde radica el verdadero poder de la transformación digital.

Los sistemas de gestión de transacciones digitales (DTM) son estratégica y decisivamente parte de este tipo de cambio... incluso si no siempre reciben la atención que merecen.

En esta publicación, queremos centrarnos ampliamente en este tema: lo haremos comenzando con definiciones ; luego, analizaremos las ventajas y oportunidades de los sistemas de Gestión de Transacciones Digitales . Finalmente, nos centraremos en un importante punto de partida que está en la base de todo: la desmaterialización de documentos .

Gestión de transacciones digitales : ¿qué es?

Vayamos directo al grano: la gestión de transacciones digitales es una amplia categoría de servicios en la nube creados para gestionar digitalmente transacciones basadas en documentos.

En términos concretos, se trata de transacciones electrónicas, transferencias de documentos, certificaciones, archivo seguro y desmaterializado (y volveremos a la desmaterialización al final de esta publicación), firmas digitales , autenticaciones , aspectos legales de "no repudio", co -navegación entre empresa y cliente… Sin entrar en tecnicismos, estos son solo algunos de los aspectos más importantes.

A partir de esta descripción general, ya puede ver que estamos hablando de un campo muy amplio y que las ventajas de implementar sistemas DTM son muchas, diversas e interconectadas . Antes de aislar los 5 que nos parecen más importantes, aquí hay una estadística reveladora de un estudio reciente:

En 2021, el mercado global de Gestión de transacciones digitales se valoró en $ 8040 millones y se estima que crecerá de 2022 a 2030 a una tasa anual promedio (CAGR) DEL 25,5 % (fuente: grandviewresearch.com).

En resumen, estamos hablando de cifras que muestran un gran crecimiento y que todavía parece estar al comienzo de su curva ascendente. En este sentido, hay muchas oportunidades que aprovechar.

Ahora, como prometimos, veremos las 5 ventajas principales que las empresas pueden obtener de los sistemas DTM .

1. Ahorro de tiempo y dinero

La primera ventaja de utilizar los sistemas de Gestión de Transacciones Digitales es la más intuitiva, sencilla y directa.

La digitalización del flujo de documentos y transacciones genera ahorros financieros porque se pueden eliminar los costos de impresión, comunicación, archivo y certificación (así como el personal relacionado, interno y externo, empleado en estas operaciones).

Los ahorros no son sólo en términos de dinero. De hecho, al digitalizar y automatizar procesos, también ahorra tiempo : y sabemos cómo los dos aspectos están estrechamente relacionados.

Un ejemplo concreto: para los procesos relacionados con la firma de documentos, el tiempo promedio estimado utilizando los sistemas de Gestión de Transacciones Digitales es de 37 minutos, frente al promedio de 5 días para cerrar el mismo trámite con los sistemas tradicionales (fuente: penneo.com).

¡Esta diferencia no requiere mucho comentario! ¡ También se ahorra tiempo en el frente del cliente ! Este aspecto tiene un impacto significativo en la Experiencia del Cliente (volveremos a este punto más adelante en la publicación).

2. Mayor seguridad

Los sistemas DTM le ahorran tiempo y dinero, al mismo tiempo que proporcionan eficiencia.

Es aún más importante destacar que, de esta manera, los procesos también se vuelven más seguros : los riesgos relacionados con el almacenamiento físico de documentos, la pérdida o daño durante las transferencias, los riesgos de falsificación y de fugas o pérdidas de datos en general son todos reducido De hecho, todo es siempre perfectamente trazable , recuperable y verificable , mientras se minimizan los riesgos de intrusión o torpe gestión de la información.

Y cuando los sistemas DTM se basan en una estructura sólida, el nivel de seguridad y protección de la privacidad también se garantiza a un nivel incomparable en comparación con el pasado.

Vale la pena repetir: junto a la seguridad, también se refuerza la privacidad , con actualizaciones continuas respecto a la normativa vigente.

3. Flexibilidad y escalabilidad

Como ya hemos visto, los sistemas de gestión de transacciones digitales se construyen sobre estructuras de computación en la nube. Todo ello se traduce en un marcado aumento de la seguridad pero también, y sobre todo, de las enormes ventajas que se derivan de la flexibilidad y la escalabilidad.

En este ecosistema productivo tan dinámico y fluido , por ejemplo, no son raros los casos de start-ups que se encuentran creciendo sobre la ola de un rápido -ya veces impredecible- éxito. Sin embargo, tal éxito pronto podría sofocarse si la infraestructura existente no es escalable para que las operaciones puedan incrementarse lo más rápido posible. En resumen: el riesgo es crear cuellos de botella que frenen el crecimiento.

La elasticidad de los sistemas de Cloud Computing es una solución perfecta para superar estos problemas.

De hecho, puede gestionar los servicios y la capacidad informática bajo demanda, ampliando su infraestructura de gestión de transacciones digitales en muy poco tiempo. Al mismo tiempo, cuando sea necesario, esta “infraestructura” puede volver a ser más contenida, con la máxima flexibilidad, sin sobresaltos y sin mayores gastos de reducción.

4. Integración con CRM y CCM

Ya destacábamos este punto al principio de nuestro post: La Transformación Digital es realmente madura cuando involucra todos los procesos y flujos de trabajo, en una integración total que ofrece beneficios a todos los niveles, tanto del lado de la empresa como del lado del cliente.

Y aquí llegamos a un punto decisivo: las posibilidades de integrar los sistemas de Digital Transaction Management con los de Customer Relationship Management y Customer Communications Management .

Sin ponernos demasiado técnicos, empecemos con una pregunta: ¿cuál es el punto clave de este tipo de integración? La respuesta es muy sencilla: son datos .

En este círculo virtuoso digital, todas las transacciones y relaciones con los clientes permanecen rastreadas y rastreables. Esta masa de información altamente granular le permite optimizar los procesos , en primer lugar, al identificar de forma rápida y automática los puntos delicados, los inconvenientes y todo lo que podría mejorarse. Pero eso no es todo, por supuesto.

De hecho, el análisis de datos permite afinar como nunca antes el conocimiento de tu audiencia de clientes, sus características, sus preferencias, sus hábitos y sus posibles necesidades.

Ya no es un objetivo único e indiscriminado, sino una combinación de muchos microobjetivos diferentes , todos para ser analizados con la máxima atención y luego abordados con acciones y procesos personalizados .

¿El punto de llegada? gente O, dicho de otro modo, mejorando la Experiencia de Cliente, en lo que nos centraremos en el quinto y último punto.

5. Mejorar la experiencia del cliente

En la era digital, los desafíos del mercado se juegan en torno a la Experiencia del Cliente. Basta pensar en cómo los gigantes del sector tecnológico se están moviendo en esta dirección: empresas como Amazon, Apple, Microsoft o Google (por citar solo los nombres más famosos y destacados) ponen al cliente en el centro de todo. Y toda la experiencia digital gira en torno al cliente individual.

En primer lugar, se trata del Customer Journey digital : que debe ser fluido, intuitivo y rápido.

Y aquí, incluso en este campo, los sistemas DTM están demostrando ser invaluables... o más bien, indispensables .

Ninguno de nosotros quiere lidiar con procesos basados ​​en papel que hacen perder el tiempo. Contratos que tienen que esperar en el buzón para ser firmados y luego devueltos, acuerdos legales en papel, agotadores trámites burocráticos para concluir transacciones simples: todo esto es cada vez más una cosa del pasado.

Sin embargo, el futuro de las relaciones y las transacciones entre la empresa y el cliente está al alcance de unos pocos clics o toques en su teléfono inteligente.

Aquí hay una estadística muy reveladora sobre esto:

En un estudio de Forrester encargado por DocuSign, el 32 % de los encuestados dijeron que habían abandonado el cierre de contratos, acuerdos y transacciones porque se sentían desalentados por los procedimientos manuales y en papel (fuente: docusign.co.uk).

Aguas arriba de todo: desmaterialización de documentos

Hemos definido la Gestión de Transacciones Digitales y el amplio campo de sus aplicaciones, y hemos recogido las ventajas de implementar sistemas DTM en cinco puntos clave.

Queda la última y principal pregunta: ¿cuál es el punto de partida aguas arriba de todo esto? En este caso, la respuesta es muy sencilla: desmaterialización de documentos . Seamos claros: la digitalización y la desmaterialización son dos conceptos diferentes. Aquí estamos hablando de diferencias que conciernen al nivel legal y operativo.

De hecho, la desmaterialización es un concepto que va más allá de la simple digitalización: con ella, los documentos en papel pueden eliminarse por completo, ya que sus equivalentes digitales adquieren pleno valor legal y probatorio.

En este ámbito, por supuesto, no se puede improvisar. Y es fundamental contar con empresas especializadas en este campo . En particular, los servicios de desmaterialización que ofrece Doxee no se limitan a cumplir con las obligaciones legislativas y garantizar la actualización constante de la normativa: están diseñados de acuerdo con las necesidades de cada empresa en particular para que puedan integrarse con los sistemas CRM y CCM de forma omnicanal y datos. -perspectiva impulsada.

Así se cierra el círculo: ahorro de costes, optimización de procesos digitales y una nueva relación con los clientes cada vez más cercana y eficiente.