Contracte de asigurare: tot ce trebuie să știți pentru o digitizare conformă

În 2022, fenomenul Insurtech a înregistrat investiții de 200 de milioane, în creștere cu 230% față de 2021 , și s-a estimat să ajungă la 500 de milioane la sfârșitul acestui an. Piața este în continuă mișcare, iar inovația și proiectele de cercetare și dezvoltare sunt din ce în ce mai încurajate. Industria asigurărilor a fost de multă vreme activă în răspunsul la această tendință a pieței, subliniind „Asigurările viitorului”, o lume despre care vom auzi adesea.

Piața italiană pare să fie încă prematură în zona digitizării sectorului asigurărilor, potrivit Insurtech Investment Index, care vede Italia ca o țară care încă nu este conștientă de necesitatea investițiilor pentru a nu fi lăsată în urmă sau înecată. de către concurenţă în scenariul actual.

Pătrunderea scăzută a pieței asigurărilor, cuplată cu un nivel scăzut de digitalizare, face din Italia o piață atractivă pentru jucătorii străini, care investesc sume hotărât mari și apoi au un profit mai mare pe termen lung.

Când vorbim despre inovație, nu poate fi exclusă subiectul digitizării , care acum pătrunde în toate sectoarele, deoarece utilizatorul final se așteaptă să se bucure de o experiență digitală la 360 de grade. Acest lucru este valabil și în sectorul Insurtech și vom vedea pas cu pas cum acest sector se confruntă cu nevoia de a produce contracte digitale valabile din punct de vedere juridic într-un scenariu care este din ce în ce mai reglementat, astfel încât să se obțină soluții care să coordoneze conformitatea cu reglementările și eficiența procesului.

Ce evenimente au declanșat revoluția Insurtech?

Calea către digitalizarea industriei asigurărilor , la fel ca și cea bancară, a fost inițial împiedicată de probleme birocratice, ceea ce a dus la rezultate lente și obstacole. Dar lucrurile s-au schimbat ca urmare a noului trend insurtech, o nouă oportunitate demnă de remarcat, care este profitată de jucătorii din industrie.

Aici, vorbim despre o adevărată revoluție care este declanșată de mai mulți factori, printre care:

1. Transformarea digitală a afectat toate industriile într-un mod larg și profund, iar industria asigurărilor nu face excepție; de fapt, aceste schimbări sunt foarte importante pentru industrie;
2. Creșterea concurenței, declanșată de o tendință clară spre deschiderea pieței, odată cu apariția de noi jucători și o alegere fără precedent a utilizatorilor. Pe scurt, concurența este o provocare din ce în ce mai complexă, dar este un domeniu dens de oportunități pentru companii, care nu își mai permit să rămână rigide și legate de dinamice care sunt acum depășite.

Aceste două subiecte întăresc și stimulează de fapt un proces de inovare continuă, care este o temă importantă în domeniul insurtech.

Pentru a răspunde în mod corespunzător noilor nevoi ale pieței, este prioritară optimizarea etapelor de dematerializare, a proceselor de semnare a documentelor și a contractelor și a stocării electronice a înregistrărilor comerciale, inclusiv în scopuri de referință și cercetare.

Industria trebuie să fie capabilă să dematerializeze documentele și să automatizeze gestionarea fluxului de lucru pentru a putea semna acorduri și contracte cu valoare legală, inclusiv prin instrumente precum semnăturile digitale, respectând în același timp cerințele de reglementare.

Dematerializarea documentelor

Astăzi, arhivele nu mai sunt făcute doar din documente pe hârtie, iar motivul pentru care este foarte simplu: documentul digital are avantaje enorme față de omologul său fizic. Aceste avantaje sunt:

• Economic : legat de producerea și depozitarea documentelor pe hârtie;
• Temporal : în termeni de timp și eficiență; Gândiți-vă doar la complexitatea căutării de mână în mijlocul teancurilor de hârtie față de simplitatea, în contrast, de a efectua o căutare prin cuvinte cheie într-un document digital bine indexat;
• Corectitudine : managementul digitalizat, prin procese standard bine structurate și, acolo unde este posibil, automatizate, oferă o reducere semnificativă a erorilor, rezultând o securitate sporită.

Datorită dematerializării documentelor și digitizării proceselor, managementul relațiilor cu clienții se schimbă complet. Prin extragerea datelor din documente digitale, o companie are capacitatea de a-și „cunoaște” cu adevărat clienții, de a-i împărți în grupuri din ce în ce mai specifice bazate pe caracteristici omogene și de a desfășura un dialog din ce în ce mai personalizat până la personalizare .

Deși este adevărat că documentul electronic are avantaje semnificative față de documentul pe hârtie, este și adevărat că trebuie luate anumite precauții și trebuie îndeplinite cerințe precise pentru a asigura valabilitatea deplină a acestuia. Atunci când vorbim despre documente și contracte legate de sectorul asigurărilor, trebuie să ținem cont nu doar de regulile care reglementează în general toate documentele informatice — Codul de administrare digitală și Ghidul AgID, de exemplu —, dar și atenția la utilizarea corectă a semnăturile electronice și orice prevederi ale reglementărilor din industrie, cum ar fi regulamentul IVASS.

Mai mult, așa cum vom vedea în scurt timp, trebuie să facem distincția între două scenarii posibile:

• Dematerializarea documentelor , adică scanarea contractelor pe hârtie nativă cu semnături de mână;
• Digitalizarea proceselor , folosind documente nativ digitale și semnate cu semnături electronice sau digitale.

În trecerea de la managementul analog la cel digital, este foarte probabil să se confrunte cu ambele situații, fiecare dintre acestea, după cum vom vedea într-un moment, merită considerațiile corespunzătoare.

Semnătură digitală: un instrument pentru a servi revoluției Insurtech

După cum am raportat mai devreme, există mai multe instrumente care răspund nevoilor pieței pentru a susține noul trend insurtech .

Semnătura digitală , de exemplu, este un tip special de semnătură electronică calificată emisă de o Autoritate de Certificare autorizată și este utilizată pentru semnarea contractelor cu administrația publică în formă scrisă (de exemplu, în contractele de achiziție), precum și între persoane fizice ( afaceri și profesioniști), atunci când, la încheierea negocierilor de afaceri, este de preferat să aveți contracte digitale valabile din punct de vedere juridic (și să evitați schimbul de copii scrise semnate). Semnarea cu semnătură digitală, sau FEQ, conferă cel mai înalt grad de securitate în ceea ce privește valoarea probatorie a contractului în sine. Semnătura digitală și semnătura electronică avansată, de fapt, conform articolului 20 din CAD, fac ca documentul informatic să fie eligibil să îndeplinească cerințele formei scrise prevăzute de articolul 2702 din Codul civil. În plus, articolul 21 din CAD specifică tipurile de contracte pentru care este necesară o semnătură digitală sau o semnătură electronică calificată, sub sancțiunea nulității, și tipurile pentru care trebuie utilizat cel puțin un FEA, sau o semnătură digitală sau FEQ. pentru valabilitatea lor.

În contextul contractelor și documentelor care sunt semnate la încheierea unei polițe de asigurare, de exemplu, este întotdeauna necesar să se prevadă utilizarea unei semnături electronice avansate.

În plus, poate fi utilă aplicarea unei ștampile de timp pe contractul semnat digital pentru a asocia semnăturii și contractului în sine o referință de timp care este sigură și opozabilă față de terți. În mod alternativ, marca temporală care este plasată pe pachetul de stocare în momentul în care contractele de asigurare digitale sunt încredințate conservatorului contribuie și ea la acest scop.

Păstrarea digitală a contractelor de asigurare

Păstrarea documentelor este o problemă cheie pentru companiile din industria asigurărilor , așa cum este în orice altă afacere, nu numai în ceea ce privește conformitatea, ci și pentru a adăuga valoare afacerii. Utilizarea documentelor digitale ajută întregul ciclu de management al documentelor, începând cu achiziționarea documentelor.

Prin urmare, chiar și documentele și contractele de asigurare, dacă sunt produse sub formă de documente computerizate, trebuie aduse în conservare digitală în conformitate cu reglementările pentru a le proteja integritatea și valoarea. Conservarea digitală trebuie efectuată în conformitate cu prevederile CAD și cu ghidurile AgID relevante. Cea mai simplă și mai sigură modalitate este să apelați la un conservator externalizat, cu competențele, politicile și infrastructura adecvate, care este capabil să asigure conservarea digitală conformă, în conformitate cu cerințele identificate de lege.

Există măsuri de precauție speciale de urmat atunci când stocați contractele de asigurare în format digital?

După cum am spus, în general, trebuie respectate prevederile Ghidurilor CAD și AgID, de exemplu în ceea ce privește formatele și metadatele utilizate.

În ceea ce privește termenele de conservare, trebuie să facem distincție între termenele de depunere a contractelor și documentelor de acest tip la conservator și perioada minimă în care acestea trebuie păstrate în conservare digitală.

Odată ce contractele sau politicile au fost semnate, acestea pot fi trimise imediat pentru conservare digitală. De fapt, se recomandă inițierea și încheierea procesului de conservare cât mai curând posibil. Amintiți-vă că procesul de conservare digitală este asociat cu pachetele de stocare, și deci cu documentele computerizate care le cuprind, un marcaj de timp și, prin urmare, o referință care este opozabilă față de terți.

Odată aduse în depozit, în scopuri de drept civil, contractele trebuie păstrate pe o perioadă de cel puțin 10 ani , care începe din momentul în care efectele juridice ale contractului în sine încetează și În cele din urmă, trebuie să fii conștient de tipul de date cu caracter personal din contracte și de posibila prezență a unor date speciale sau judiciare (articolele 9 și 10 din Regulamentul UE 679/2010, mai bine cunoscut sub numele de GDPR). Întrucât responsabilitatea pentru prelucrarea datelor cu caracter personal revine întotdeauna operatorului de date, adică companiei sau compania de asigurări, este o bună practică să se efectueze o evaluare adecvată a riscurilor pentru a determina politicile de prelucrare și securitate care trebuie adoptate. În plus, o evaluare poate fi utilă și pentru a reconcilia cel mai bine termenele de păstrare cu orice prevederi referitoare la păstrarea anumitor categorii de date.

De la hârtie la digital: cum să scanezi un contract analogic

Am văzut că un contract de asigurare se poate naște digital și poate fi semnat printr-o soluție de semnătură electronică avansată, calificată sau digitală și apoi poate fi supus conservării digitale în conformitate cu reglementările – un proces, prin urmare, complet fără hârtie.

Dar ce se întâmplă când ne confruntăm cu contracte native analogice cu semnături scrise de mână pe care am dori să le aducem în stocarea digitală?

În acest caz, trebuie acordată o mare atenție procesului de dematerializare și distrugere a originalului hârtiei, tocmai din cauza unor elemente precum semnăturile aplicate manual.

În primul rând, rețineți că copiile computerizate ale documentelor analogice trebuie, în orice caz, să fie produse în conformitate cu prevederile articolului 22 din CAD și Ghidul AgID. În special, conformitatea copiilor cu originalul pe hârtie ar trebui să fie atestată de un notar public sau de un funcționar public prin compararea directă a fiecărei copii individuale cu originalul relevant. Alternativ, un proces de scanare masiv structurat și certificat în mod corespunzător poate fi utilizat prin certificarea procesului , noul instrument introdus prin Anexa 3 la Ghidul AgID.

Cu toate acestea, în prezența semnăturilor de mână, trebuie luate măsuri de precauție suplimentare înainte de a arunca hârtia. De fapt, în cazul unei dispute cu privire la autenticitatea semnăturii, un evaluator va trebui să aibă la dispoziție originalul hârtiei pentru a-și efectua examinarea. Prin urmare, documentul original nu poate fi distrus, decât dacă un notar intervine în mod expres pentru autentificarea semnăturii de pe documentul scanat, evident întotdeauna înainte de distrugerea omologului său analog.

Chiar dacă originalele pe hârtie trebuie păstrate, dematerializarea originalelor analogice poate suporta totuși o gestionare unificată și digitală a corpusului documentar , facilitând operațiunile de acces și consultare.