Contratos de seguros: todo lo que necesita saber para una digitalización compatible

En 2022, el fenómeno Insurtech supuso una inversión de 200 millones, un 230% más que en 2021 , y prevé alcanzar los 500 millones al cierre de este año. El mercado está en constante movimiento y cada vez se fomenta más la innovación y los proyectos de I+D+i. La industria de seguros ha estado activa durante mucho tiempo en responder a esta tendencia del mercado al delinear el "Seguro del futuro", un mundo del que oiremos hablar con frecuencia.

El mercado italiano parece todavía prematuro en el ámbito de la digitalización del sector asegurador, según el Insurtech Investment Index, que ve a Italia como un país que aún desconoce la necesidad de invertir para no quedarse atrás o ahogarse por la competencia en el escenario actual.

La baja penetración del mercado de seguros, junto con un bajo nivel de digitalización, hace de Italia un mercado atractivo para los actores extranjeros, que invierten sumas decididamente grandes y luego obtienen mayores ganancias a largo plazo.

Cuando se habla de innovación, no se puede excluir el tema de la digitalización , que ahora impregna todos los sectores ya que el usuario final espera disfrutar de una experiencia digital de 360 ​​grados. Esto también es cierto en el sector Insurtech, y veremos paso a paso cómo este sector se enfrenta a la necesidad de producir contratos digitales legalmente válidos en un escenario cada vez más regulado para derivar soluciones que coordinen el cumplimiento normativo y la eficiencia de los procesos.

¿Qué eventos desencadenaron la revolución Insurtech?

El camino hacia la digitalización de la industria de seguros , al igual que la banca, se vio frenado inicialmente por problemas burocráticos, lo que resultó en resultados lentos y entorpecedores. Pero las cosas han cambiado como resultado de la nueva tendencia insurtech, una nueva oportunidad notable que está siendo aprovechada por los actores de la industria.

Aquí, estamos hablando de una verdadera revolución que se desencadena por varios factores, entre ellos:

1. La Transformación Digital , ha impactado a todas las industrias de manera amplia y profunda, y la industria aseguradora no es la excepción; de hecho, estos cambios son muy importantes para la industria;
2. Mayor competencia, provocada por una tendencia definida hacia la apertura del mercado, con la aparición de nuevos jugadores y una elección de usuario sin precedentes. En definitiva, la competencia es un reto cada vez más complejo, pero es un campo denso de oportunidades para las empresas, que ya no pueden permitirse permanecer rígidas y atadas a dinámicas que ya no están al día.

Estos dos temas en realidad fortalecen y estimulan un proceso de innovación continua, que es un tema importante en el campo insurtech.

Para satisfacer adecuadamente las nuevas necesidades del mercado, es una prioridad optimizar los pasos en los procesos de desmaterialización, firma de documentos y contratos, y almacenamiento electrónico de registros comerciales, incluso con fines de referencia e investigación.

La industria debe poder desmaterializar documentos y automatizar la gestión del flujo de trabajo para poder firmar acuerdos y contratos con valor legal, incluso a través de herramientas como las firmas digitales, y al mismo tiempo cumplir con los requisitos reglamentarios.

Desmaterialización de documentos

Hoy en día, los archivos ya no se componen únicamente de documentos en papel, y la razón es muy simple: el documento digital tiene enormes ventajas sobre su contraparte física. Estas ventajas son:

• Económico : relacionado con la producción y almacenamiento de documentos en papel;
• Temporal : en términos de tiempo y eficiencia; solo piense en la complejidad de buscar a mano entre montones de papeles versus la simplicidad, en contraste, de realizar una búsqueda por palabra clave en un documento digital bien indexado;
• Corrección : la gestión digitalizada, a través de procesos estándar bien estructurados y, en lo posible, automatizados, ofrece una reducción significativa de errores, lo que se traduce en una mayor seguridad.

Gracias a la desmaterialización de documentos y la digitalización de procesos, la gestión de la relación con el cliente cambia por completo. Al extraer datos de documentos digitales, una empresa tiene la capacidad de “conocer” realmente a sus clientes, dividirlos en grupos cada vez más específicos en función de características homogéneas y llevar a cabo un diálogo cada vez más personalizado hasta la personalización .

Si bien es cierto que el documento electrónico tiene importantes ventajas sobre el documento en papel, también lo es que se deben tomar ciertas precauciones y cumplir requisitos precisos para asegurar su plena validez. Cuando hablamos de documentos y contratos relacionados con el sector asegurador, debemos tener en cuenta no solo las normas que regulan en general todos los documentos informáticos —el Código de Administración Digital y los Lineamientos AgID, por ejemplo—, sino también prestar atención al uso adecuado de los mismos. firmas electrónicas y cualquier disposición de la normativa del sector, como el reglamento del IVASS.

Además, como veremos en un momento, debemos distinguir entre dos escenarios posibles:

• Desmaterialización de documentos , es decir, escaneo de contratos en papel nativo con firmas manuscritas;
• Digitalización de procesos , utilizando documentos nativamente digitales y firmados con firma electrónica o digital.

En la transición de la gestión analógica a la digital, es muy probable que se enfrente a ambas situaciones, cada una de las cuales, como veremos en un momento, merece las debidas consideraciones.

Firma digital: una herramienta al servicio de la revolución Insurtech

Como informamos anteriormente, existen varias herramientas que satisfacen las necesidades del mercado para respaldar la nueva tendencia insurtech .

La firma digital , por ejemplo, es un tipo especial de firma electrónica cualificada emitida por una Autoridad de Certificación autorizada, y se utiliza para la firma de contratos con la administración pública por escrito (por ejemplo, en contratos de compra), y también entre particulares ( empresas y profesionales), cuando, al finalizar las negociaciones comerciales, es preferible tener contratos digitales con validez legal (y evitar el intercambio de copias impresas firmadas). La firma con firma digital, o FEQ, confiere el mayor grado de seguridad en cuanto al valor probatorio del propio contrato. La firma digital y la firma electrónica avanzada, en efecto, según el artículo 20 de la CAD, hacen apto el documento informático para reunir los requisitos de forma escrita previstos en el artículo 2702 del Código Civil. Además, el artículo 21 de la CAD especifica los tipos de contratos para los que se requiere firma digital o firma electrónica cualificada, bajo pena de nulidad, y los tipos para los que se debe utilizar al menos una FEA, o una firma digital o FEQ. por su vigencia.

En el contexto de los contratos y documentos que se firman al contratar una póliza de seguro por ejemplo, siempre es necesario prever el uso de una firma electrónica avanzada.

Además, puede ser útil colocar un sello de tiempo en el contrato firmado digitalmente para asociar una referencia de tiempo cierta y oponible a terceros con la firma y el propio contrato. Alternativamente, la marca de tiempo que se coloca en el paquete de almacenamiento en el momento en que los contratos de seguros digitales se confían al conservador también contribuye al propósito.

Preservación digital de contratos de seguros

La preservación de documentos es un tema clave para las empresas en la industria de seguros , como lo es en cualquier otro negocio, no solo en términos de cumplimiento sino también para agregar valor al negocio. El uso de documentos digitales ayuda a todo el ciclo de gestión de documentos, comenzando con la adquisición de documentos.

Por lo tanto, incluso los documentos y contratos de seguros, si se producen en forma de documentos computarizados, deben llevarse a la preservación digital de acuerdo con las reglamentaciones para proteger su integridad y valor. La preservación digital debe realizarse de acuerdo con las disposiciones de la CAD y las Directrices AgID pertinentes. La forma más fácil y segura es recurrir a un conservador externo con las habilidades, las políticas y la infraestructura adecuadas que pueda garantizar la preservación digital conforme a los requisitos identificados por la ley.

¿Hay alguna precaución especial a seguir cuando se almacenan contratos de seguros en formato digital?

Como hemos dicho, en general, se debe respetar lo establecido en las Directrices CAD y AgID, por ejemplo en cuanto a los formatos y metadatos utilizados.

En cuanto a los plazos de conservación, hay que distinguir entre los plazos de depósito de los contratos y documentos de este tipo al conservador , y el plazo mínimo durante el cual deben mantenerse en conservación digital.

Una vez firmados los contratos o pólizas, también pueden ser enviados para su preservación digital de manera inmediata. De hecho, se recomienda iniciar y concluir el proceso de conservación lo antes posible. Recuerde que el proceso de conservación digital lleva asociado a los paquetes de almacenamiento, y por tanto a los documentos informáticos que los integran, un sello de tiempo y por tanto una referencia oponible a terceros.

Una vez almacenados, a los efectos del derecho civil, los contratos deben conservarse durante al menos 10 años , que comienza a contar desde el momento en que cesan los efectos jurídicos del propio contrato y Finalmente, debe conocer el tipo de datos personales en los contratos, y la posible presencia de datos especiales o judiciales (artículos 9 y 10 del Reglamento UE 679/2010, más conocido como RGPD). Dado que la responsabilidad del tratamiento de los datos personales siempre recae en el responsable del tratamiento, es decir, la empresa o compañía de seguros, es una buena práctica realizar una evaluación de riesgos adecuada para determinar las políticas de tratamiento y seguridad a adoptar. Además, una evaluación también puede ser útil para conciliar mejor los plazos de retención con las disposiciones relativas a la retención de ciertas categorías de datos.

Del papel a lo digital: cómo escanear un contrato analógico

Hemos visto que un contrato de seguro puede nacer digitalmente, y puede firmarse a través de una solución de firma electrónica avanzada, cualificada o digital, y luego ser objeto de conservación digital de acuerdo con la normativa, un proceso, por tanto, completamente libre de papel.

Pero, ¿qué sucede cuando nos enfrentamos a contratos nativos analógicos con firmas manuscritas que nos gustaría llevar al almacenamiento digital?

En este caso, se debe prestar mucha atención al proceso de desmaterialización y destrucción del original en papel, precisamente por elementos como las firmas colocadas manualmente.

En primer lugar, recuerde que las copias informáticas de los documentos analógicos deben, en todo caso, realizarse de conformidad con lo dispuesto en el artículo 22 de la CAD y las Directrices AgID. En particular, la conformidad de las copias con el original en papel debe ser certificada por un notario o funcionario público mediante la comparación directa de cada copia individual con el original correspondiente. Alternativamente, se puede utilizar un proceso de escaneo masivo debidamente estructurado y certificado a través de la certificación de procesos , la nueva herramienta introducida por el Anexo 3 de las Directrices AgID.

Sin embargo, en presencia de firmas manuscritas, se deben tomar precauciones adicionales antes de desechar el papel. De hecho, en caso de disputa sobre la autenticidad de la firma, un tasador deberá tener disponible el original en papel para realizar su examen. Por lo tanto, el documento original no puede ser destruido, a menos que intervenga específicamente un notario para autenticar la firma en el documento escaneado, obviamente siempre antes de la destrucción de su contraparte analógica.

Incluso si es necesario conservar los originales en papel, la desmaterialización de los originales analógicos aún puede apoyar una gestión unificada y digital del corpus documental , facilitando las operaciones de acceso y consulta.