Kontrak asuransi: semua yang perlu Anda ketahui untuk digitalisasi yang sesuai

Pada tahun 2022, fenomena Insurtech melihat investasi sebesar 200 juta, naik 230% dari tahun 2021 , dan diperkirakan akan mencapai 500 juta pada penutupan tahun ini. Pasar terus bergerak, dan inovasi serta proyek R&D semakin didorong. Industri asuransi telah lama aktif menanggapi tren pasar ini dengan menjabarkan “Asuransi Masa Depan”, sebuah dunia yang sering kita dengar.

Pasar Italia terlihat masih prematur di area digitalisasi sektor asuransi, menurut Insurtech Investment Index, yang melihat Italia sebagai negara yang masih belum sadar akan kebutuhan investasi agar tidak ketinggalan atau tenggelam. oleh kompetisi dalam skenario saat ini.

Penetrasi pasar asuransi yang rendah, ditambah dengan tingkat digitalisasi yang rendah, menjadikan Italia pasar yang menarik bagi pemain asing, yang berinvestasi dalam jumlah besar dan kemudian mendapatkan keuntungan lebih besar dalam jangka panjang.

Berbicara tentang inovasi, topik digitalisasi , yang kini merasuki semua sektor karena harapan pengguna akhir untuk menikmati pengalaman digital 360 derajat, tidak bisa dikesampingkan. Hal ini juga berlaku di sektor Insurtech, dan kita akan melihat langkah demi langkah bagaimana sektor ini menghadapi kebutuhan untuk menghasilkan kontrak digital yang valid secara hukum dalam skenario yang semakin diatur untuk mendapatkan solusi yang mengoordinasikan kepatuhan terhadap peraturan dan efisiensi proses.

Peristiwa apa yang memicu revolusi Insurtech?

Jalan menuju digitalisasi industri asuransi , seperti halnya perbankan, pada awalnya tertahan oleh masalah birokrasi, sehingga hasilnya lambat dan menghambat. Tetapi banyak hal telah berubah sebagai akibat dari tren insurtech baru, peluang baru yang patut diperhatikan yang diambil oleh para pemain industri.

Di sini kita berbicara tentang revolusi nyata yang dipicu oleh beberapa faktor, antara lain:

1. Transformasi Digital , telah memengaruhi semua industri secara luas dan mendalam, tidak terkecuali industri asuransi; sebenarnya, perubahan ini sangat penting bagi industri;
2. Persaingan yang meningkat, dipicu oleh tren yang pasti menuju pembukaan pasar, dengan munculnya pemain baru dan pilihan pengguna yang belum pernah terjadi sebelumnya. Singkatnya, persaingan merupakan tantangan yang semakin kompleks, namun merupakan bidang yang padat dengan peluang bagi perusahaan, yang tidak lagi mampu untuk tetap kaku dan terikat dengan dinamika yang kini sudah ketinggalan zaman.

Kedua topik ini justru memperkuat dan merangsang proses inovasi berkelanjutan yang merupakan tema penting di bidang insurtech.

Untuk memenuhi kebutuhan pasar baru dengan baik, mengoptimalkan langkah-langkah dematerialisasi, proses penandatanganan dokumen dan kontrak, dan penyimpanan elektronik catatan bisnis, termasuk untuk tujuan referensi dan penelitian, menjadi prioritas.

Industri harus dapat mendematerialisasi dokumen dan mengotomatiskan manajemen alur kerja agar dapat menandatangani perjanjian dan kontrak dengan nilai legal, termasuk melalui alat seperti tanda tangan digital, sekaligus memenuhi persyaratan peraturan.

Dematerialisasi dokumen

Saat ini, arsip tidak lagi hanya terdiri dari dokumen kertas, dan alasannya sangat sederhana: dokumen digital memiliki keunggulan yang sangat besar dibandingkan dokumen fisiknya. Keunggulan tersebut adalah:

• Ekonomis : berkaitan dengan produksi dan penyimpanan dokumen kertas;
• Temporal : dalam hal waktu dan efisiensi; pikirkan saja kerumitan pencarian dengan tangan di antara tumpukan kertas versus kesederhanaan—sebaliknya—melakukan pencarian kata kunci dalam dokumen digital yang terindeks dengan baik;
• Ketepatan : manajemen digital, melalui proses standar yang terstruktur dengan baik dan, jika memungkinkan, otomatis, menawarkan pengurangan kesalahan yang signifikan, sehingga meningkatkan keamanan.

Berkat dematerialisasi dokumen dan digitalisasi proses, manajemen hubungan pelanggan berubah total. Dengan mengekstraksi data dari dokumen digital, sebuah perusahaan memiliki kemampuan untuk benar-benar “mengenal” pelanggannya, membagi mereka menjadi kelompok yang semakin spesifik berdasarkan karakteristik yang homogen, dan melakukan dialog yang semakin disesuaikan hingga personalisasi .

Meskipun benar bahwa dokumen elektronik memiliki keunggulan yang signifikan dibandingkan dokumen kertas, tindakan pencegahan tertentu harus diambil dan persyaratan yang tepat harus dipenuhi untuk memastikan validitas penuhnya. Ketika kita berbicara tentang dokumen dan kontrak yang terkait dengan sektor asuransi, kita perlu mengingat tidak hanya aturan yang secara umum mengatur semua dokumen TI—Kode Administrasi Digital dan Pedoman AgID, misalnya—tetapi juga memperhatikan penggunaan yang tepat dari tanda tangan elektronik dan ketentuan peraturan industri, seperti peraturan IVASS.

Selain itu, seperti yang akan kita lihat sebentar lagi, kita harus membedakan antara dua kemungkinan skenario:

• Dematerialisasi dokumen , yaitu pemindaian kontrak kertas asli dengan tanda tangan tulisan tangan;
• Digitalisasi proses , menggunakan dokumen yang asli digital dan ditandatangani dengan tanda tangan elektronik atau digital.

Dalam transisi dari manajemen analog ke digital, sangat mungkin dihadapkan pada kedua situasi tersebut, yang masing-masing, seperti yang akan kita lihat sebentar lagi, memerlukan pertimbangan yang tepat.

Tanda tangan digital: alat untuk melayani revolusi Insurtech

Seperti yang kami laporkan sebelumnya, ada beberapa alat yang memenuhi kebutuhan pasar untuk mendukung tren insurtech baru.

Tanda tangan digital , misalnya, adalah jenis tanda tangan elektronik khusus yang memenuhi syarat yang dikeluarkan oleh Otoritas Sertifikasi resmi, dan digunakan untuk menandatangani kontrak dengan administrasi publik dalam bentuk tertulis (misalnya, dalam kontrak pengadaan), dan juga antara individu swasta ( bisnis dan profesional), ketika, pada akhir negosiasi bisnis, lebih disukai memiliki kontrak digital yang sah secara hukum (dan menghindari pertukaran salinan cetak yang ditandatangani). Menandatangani dengan tanda tangan digital, atau FEQ, memberikan tingkat keamanan tertinggi terkait nilai pembuktian kontrak itu sendiri. Tanda tangan digital dan tanda tangan elektronik lanjutan, ternyata menurut Pasal 20 KUHPerdata membuat dokumen komputer memenuhi persyaratan bentuk tertulis menurut Pasal 2702 KUH Perdata. Selain itu, Pasal 21 CAD menetapkan jenis kontrak yang memerlukan tanda tangan digital atau tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat, dengan sanksi ketidakabsahan, dan jenis yang setidaknya harus menggunakan FEA, atau tanda tangan digital atau FEQ. untuk validitas mereka.

Dalam konteks kontrak dan dokumen yang ditandatangani saat mengambil polis asuransi misalnya, selalu diperlukan untuk menyediakan penggunaan tanda tangan elektronik lanjutan.

Selain itu, membubuhkan stempel waktu pada kontrak yang ditandatangani secara digital mungkin berguna untuk mengaitkan referensi waktu yang pasti dan dapat diberlakukan terhadap pihak ketiga dengan tanda tangan dan kontrak itu sendiri. Atau, stempel waktu yang ditempatkan pada paket penyimpanan pada saat kontrak asuransi digital dipercayakan kepada konservator juga berkontribusi pada tujuan tersebut.

Pelestarian digital dari kontrak asuransi

Pengawetan dokumen merupakan masalah utama bagi perusahaan di industri asuransi , seperti halnya di bisnis lain, tidak hanya dalam hal kepatuhan tetapi juga untuk menambah nilai bisnis. Penggunaan dokumen digital membantu seluruh siklus manajemen dokumen, dimulai dengan perolehan dokumen.

Oleh karena itu, bahkan dokumen dan kontrak asuransi, jika diproduksi dalam bentuk dokumen terkomputerisasi, harus dibawa ke dalam preservasi digital sesuai dengan peraturan untuk melindungi integritas dan nilainya. Preservasi digital harus dilakukan sesuai dengan ketentuan CAD dan Pedoman AgID yang relevan. Cara termudah dan teraman adalah beralih ke konservator outsourcing dengan keterampilan, kebijakan, dan infrastruktur yang sesuai yang mampu memastikan pelestarian digital yang sesuai dengan persyaratan yang ditentukan oleh undang-undang.

Apakah ada tindakan pencegahan khusus yang harus diikuti saat menyimpan kontrak asuransi dalam format digital?

Seperti yang telah kami sampaikan, secara umum ketentuan Pedoman CAD dan AgID harus dipatuhi, misalnya mengenai format dan metadata yang digunakan.

Sejauh menyangkut tenggat waktu penyimpanan, kita harus membedakan antara tenggat waktu untuk menyimpan kontrak dan dokumen semacam ini kepada konservator , dan periode minimum penyimpanannya dalam penyimpanan digital.

Setelah kontrak atau kebijakan ditandatangani, mereka juga dapat segera dikirim untuk penyimpanan digital. Bahkan, disarankan untuk memulai dan mengakhiri proses pengawetan sesegera mungkin. Ingat bahwa proses preservasi digital terkait dengan paket penyimpanan, dan dengan demikian dengan dokumen terkomputerisasi yang menyusunnya, stempel waktu dan referensi yang dapat diberlakukan terhadap pihak ketiga.

Setelah disimpan, untuk tujuan hukum perdata, kontrak harus disimpan setidaknya selama 10 tahun , yang dimulai dari saat berakhirnya akibat hukum dari kontrak itu sendiri dan Terakhir, Anda harus mengetahui jenis data pribadi dalam kontrak, dan kemungkinan adanya data khusus atau yudisial (Pasal 9 dan 10 Peraturan UE 679/2010, lebih dikenal sebagai GDPR). Karena tanggung jawab pemrosesan data pribadi selalu berada pada pengontrol data, yaitu perusahaan atau perusahaan asuransi, sebaiknya lakukan penilaian risiko yang sesuai untuk menentukan kebijakan pemrosesan dan keamanan yang akan diadopsi. Selain itu, penilaian juga dapat berguna untuk mendamaikan jadwal penyimpanan dengan ketentuan apa pun terkait penyimpanan kategori data tertentu.

Dari kertas ke digital: cara memindai kontrak analog

Kami telah melihat bahwa kontrak asuransi dapat lahir secara digital, dan dapat ditandatangani melalui solusi tanda tangan elektronik digital yang canggih, berkualitas, atau digital, dan kemudian tunduk pada preservasi digital sesuai dengan peraturan—suatu proses, oleh karena itu, sepenuhnya tanpa kertas.

Tapi apa yang terjadi ketika kita dihadapkan pada kontrak analog asli dengan tanda tangan tulisan tangan yang ingin kita bawa ke penyimpanan digital?

Dalam hal ini, perhatian besar harus diberikan pada proses dematerialisasi dan penghancuran kertas asli, justru karena unsur-unsur seperti tanda tangan yang dibubuhkan secara manual.

Pertama-tama, ingatlah bahwa salinan komputer dari dokumen analog bagaimanapun juga harus dibuat sesuai dengan ketentuan Pasal 22 CAD dan Pedoman AgID. Secara khusus, kesesuaian salinan dengan kertas asli harus dibuktikan oleh notaris atau pejabat publik dengan perbandingan langsung setiap salinan individu dengan asli yang relevan. Sebagai alternatif, proses pemindaian masif yang terstruktur dan bersertifikat dapat digunakan melalui sertifikasi proses , alat baru yang diperkenalkan oleh Lampiran 3 Pedoman AgID.

Namun, jika ada tanda tangan tulisan tangan, tindakan pencegahan tambahan harus dilakukan sebelum membuang kertas tersebut. Bahkan, jika terjadi perselisihan tentang keaslian tanda tangan, penilai harus menyediakan kertas asli untuk melakukan pemeriksaannya. Oleh karena itu, dokumen asli tidak dapat dimusnahkan, kecuali notaris secara khusus turun tangan untuk mengotentikasi tanda tangan pada dokumen yang dipindai, jelas selalu sebelum penghancuran mitra analognya.

Bahkan jika dokumen asli kertas harus dipertahankan, dematerialisasi dokumen asli analog masih dapat mendukung pengelolaan korpus dokumenter yang terpadu dan digital , memfasilitasi akses dan operasi konsultasi.