عقود التأمين: كل ما تحتاج إلى معرفته للرقمنة المتوافقة

في عام 2022 ، شهدت ظاهرة Insurtech استثمارات بقيمة 200 مليون ، بزيادة 230٪ عن عام 2021 ، ومن المتوقع أن تصل إلى 500 مليون في نهاية هذا العام. يتحرك السوق باستمرار ، ويتم تشجيع الابتكار ومشاريع البحث والتطوير بشكل متزايد. لطالما كانت صناعة التأمين نشطة في الاستجابة لاتجاه السوق هذا من خلال تحديد "تأمين المستقبل" ، وهو عالم كثيرًا ما نسمع عنه.

يبدو أن السوق الإيطالية لا تزال سابقة لأوانها في مجال رقمنة قطاع التأمين ، وفقًا لمؤشر Insurtech Investment Index ، الذي يرى إيطاليا كدولة لا تزال غير مدركة للحاجة إلى الاستثمار حتى لا تتخلف عن الركب أو تغرق. من المنافسة في السيناريو الحالي.

إن الاختراق المنخفض لسوق التأمين ، إلى جانب انخفاض مستوى الرقمنة ، يجعل إيطاليا سوقًا جذابة للاعبين الأجانب ، الذين يستثمرون بالتأكيد مبالغ كبيرة ومن ثم يحققون ربحًا أكبر على المدى الطويل.

عند الحديث عن الابتكار ، لا يمكن استبعاد موضوع الرقمنة ، الذي ينتشر الآن في جميع القطاعات حيث يتوقع المستخدم النهائي الاستمتاع بتجربة رقمية بزاوية 360 درجة. هذا صحيح أيضًا في قطاع Insurtech ، وسنرى خطوة بخطوة كيف يواجه هذا القطاع الحاجة إلى إنتاج عقود رقمية صالحة قانونيًا في سيناريو يتم تنظيمه بشكل متزايد لاستنباط الحلول التي تنسق الامتثال التنظيمي وكفاءة العملية.

ما هي الأحداث التي أدت إلى ثورة Insurtech؟

الطريق نحو رقمنة صناعة التأمين ، مثله مثل البنوك ، تعثر في البداية بسبب المشاكل البيروقراطية ، مما أدى إلى نتائج بطيئة ومعيقة. لكن الأمور تغيرت نتيجة للاتجاه الجديد للتكنولوجيا الداخلية ، وهي فرصة جديدة جديرة بالملاحظة يتم اغتنامها من قبل اللاعبين في الصناعة.

هنا نتحدث عن ثورة حقيقية انطلقت بفعل عدة عوامل منها:

1. لقد أثر التحول الرقمي على جميع الصناعات بطريقة واسعة وعميقة ، وصناعة التأمين ليست استثناء ؛ في الواقع ، هذه التغييرات مهمة جدًا للصناعة ؛
2. زيادة المنافسة ، الناجمة عن اتجاه واضح نحو فتح السوق ، مع ظهور لاعبين جدد واختيار غير مسبوق للمستخدم. باختصار ، تعتبر المنافسة تحديًا معقدًا بشكل متزايد ، لكنها مجال مليء بالفرص المتاحة للشركات ، التي لم تعد قادرة على البقاء جامدة ومرتبطة بالديناميكيات التي أصبحت قديمة الآن.

يعمل هذان الموضوعان في الواقع على تعزيز وتحفيز عملية الابتكار المستمر ، وهو موضوع مهم في مجال التكنولوجيا الداخلية.

لتلبية احتياجات السوق الجديدة بشكل صحيح ، من الأولويات تحسين خطوات إزالة الطابع المادي ، وعمليات توقيع المستندات والعقود ، والتخزين الإلكتروني لسجلات الأعمال ، بما في ذلك للأغراض المرجعية والبحثية.

يجب أن تكون الصناعة قادرة على إضفاء الطابع المادي على المستندات وأتمتة إدارة سير العمل حتى تتمكن من توقيع الاتفاقيات والعقود ذات القيمة القانونية ، بما في ذلك من خلال أدوات مثل التوقيعات الرقمية ، مع تلبية المتطلبات التنظيمية في نفس الوقت.

إضفاء الطابع المادي على الوثيقة

اليوم ، لم تعد المحفوظات مصنوعة فقط من المستندات الورقية ، والسبب في ذلك بسيط للغاية: يتمتع المستند الرقمي بمزايا هائلة مقارنة بنظيره المادي. هذه المزايا هي:

• اقتصادية : تتعلق بإنتاج وتخزين المستندات الورقية ؛
• مؤقت : من حيث الوقت والكفاءة ؛ فقط فكر في مدى تعقيد البحث اليدوي وسط أكوام الأوراق مقابل البساطة - على النقيض - في إجراء بحث بالكلمة المفتاحية في مستند رقمي جيد الفهرسة ؛
• الصواب : الإدارة الرقمية ، من خلال عمليات معيارية آلية جيدة التنظيم وحيثما أمكن ، توفر انخفاضًا كبيرًا في الأخطاء ، مما يؤدي إلى زيادة الأمان.

بفضل إلغاء الطابع المادي للوثائق ورقمنة العمليات ، تتغير إدارة علاقات العملاء تمامًا. من خلال استخراج البيانات من المستندات الرقمية ، تتمتع الشركة بالقدرة على "معرفة" عملائها حقًا ، وتقسيمهم إلى مجموعات محددة بشكل متزايد بناءً على خصائص متجانسة ، وإجراء حوار مصمم بشكل متزايد على طول الطريق إلى التخصيص .

في حين أنه من الصحيح أن المستند الإلكتروني له مزايا كبيرة على المستند الورقي ، فمن الصحيح أيضًا أنه يجب اتخاذ احتياطات معينة ويجب استيفاء المتطلبات الدقيقة لضمان صحتها الكاملة. عندما نتحدث عن المستندات والعقود المتعلقة بقطاع التأمين ، نحتاج إلى أن نضع في الاعتبار ليس فقط القواعد التي تنظم بشكل عام جميع مستندات تكنولوجيا المعلومات - قانون الإدارة الرقمية وإرشادات AgID ، على سبيل المثال - ولكن أيضًا الانتباه إلى الاستخدام الصحيح لـ التوقيعات الإلكترونية وأية أحكام من لوائح الصناعة ، مثل لائحة IVASS.

علاوة على ذلك ، كما سنرى بعد قليل ، يجب أن نميز بين سيناريوهين محتملين:

• تجريد المستندات من الطابع المادي ، أي مسح العقود الورقية الأصلية باستخدام التوقيعات المكتوبة بخط اليد ؛
• رقمنة العمليات ، باستخدام المستندات الرقمية الأصلية والموقعة بالتوقيعات الإلكترونية أو الرقمية.

في الانتقال من الإدارة التناظرية إلى الإدارة الرقمية ، من المحتمل جدًا أن نواجه كلتا الحالتين ، وكل منهما ، كما سنرى بعد قليل ، يستحق الاعتبارات المناسبة.

التوقيع الرقمي: أداة لخدمة ثورة Insurtech

كما ذكرنا سابقًا ، هناك العديد من الأدوات التي تلبي احتياجات السوق لدعم الاتجاه الجديد للتكنولوجيا الداخلية .

التوقيع الرقمي ، على سبيل المثال ، هو نوع خاص من التوقيع الإلكتروني المؤهل الصادر عن سلطة تصديق معتمدة ، ويتم استخدامه لتوقيع العقود مع الإدارة العامة في شكل مكتوب (على سبيل المثال ، في عقود الشراء) ، وكذلك بين الأفراد ( الشركات والمهنيين) ، عندما يكون من الأفضل ، في ختام المفاوضات التجارية ، الحصول على عقود رقمية صالحة قانونًا (وتجنب تبادل النسخ الورقية الموقعة). يمنح التوقيع بالتوقيع الرقمي ، أو FEQ ، أعلى درجة من الأمان فيما يتعلق بالقيمة الاستدلالية للعقد نفسه. في الواقع ، يجعل التوقيع الرقمي والتوقيع الإلكتروني المتقدم ، وفقًا للمادة 20 من قانون CAD ، مستند الكمبيوتر مؤهلاً لتلبية متطلبات النموذج المكتوب بموجب المادة 2702 من القانون المدني. بالإضافة إلى ذلك ، تحدد المادة 21 من قانون CAD أنواع العقود التي تتطلب توقيعًا رقميًا أو توقيعًا إلكترونيًا مؤهلًا ، تحت طائلة عقوبة البطلان ، والأنواع التي يجب استخدام FEA أو التوقيع الرقمي أو FEQ لها على الأقل لصلاحيتها.

في سياق العقود والمستندات التي يتم توقيعها عند الحصول على بوليصة تأمين على سبيل المثال ، من الضروري دائمًا توفير استخدام التوقيع الإلكتروني المتقدم.

بالإضافة إلى ذلك ، قد يكون من المفيد وضع طابع زمني على العقد الموقع رقميًا لربط مرجع زمني مؤكد وقابل للتنفيذ ضد الأطراف الثالثة بالتوقيع والعقد نفسه. بدلاً من ذلك ، فإن الطابع الزمني الذي يتم وضعه على حزمة التخزين في الوقت الذي يُعهد فيه بعقود التأمين الرقمي إلى القائم بالحفظ يساهم أيضًا في الغرض.

الحفظ الرقمي لعقود التأمين

يعد الحفاظ على المستندات أمرًا أساسيًا للشركات العاملة في مجال التأمين ، كما هو الحال في أي عمل آخر ، ليس فقط من حيث الامتثال ولكن أيضًا لإضافة قيمة إلى الأعمال. يساعد استخدام المستندات الرقمية دورة إدارة المستندات بأكملها ، بدءًا من الحصول على المستندات.

لذلك ، حتى وثائق وعقود التأمين ، إذا تم إنتاجها في شكل مستندات محوسبة ، يجب وضعها في الحفظ الرقمي وفقًا للوائح من أجل حماية سلامتها وقيمتها. يجب إجراء الحفظ الرقمي وفقًا لأحكام CAD وإرشادات AgID ذات الصلة. الطريقة الأسهل والأكثر أمانًا هي اللجوء إلى مشرف خارجي يتمتع بالمهارات والسياسات والبنية التحتية المناسبة القادرة على ضمان الحفظ الرقمي المتوافق وفقًا للمتطلبات التي يحددها القانون.

هل هناك احتياطات خاصة يجب اتباعها عند تخزين عقود التأمين بصيغة رقمية؟

كما قلنا ، بشكل عام ، يجب احترام أحكام إرشادات CAD و AgID ، على سبيل المثال فيما يتعلق بالتنسيقات والبيانات الوصفية المستخدمة.

فيما يتعلق بالمواعيد النهائية للحفظ ، يجب أن نفرق بين المواعيد النهائية لإيداع العقود والوثائق من هذا النوع إلى القائم بالحفظ ، والحد الأدنى من الفترة التي يجب خلالها الاحتفاظ بها في الحفظ الرقمي.

بمجرد توقيع العقود أو السياسات ، يمكن أيضًا إرسالها للحفظ الرقمي على الفور. في الواقع ، يوصى ببدء عملية الحفظ واختتامها في أسرع وقت ممكن. تذكر أن عملية الحفظ الرقمي مرتبطة بحزم التخزين ، وبالتالي بالوثائق المحوسبة التي تتكون منها ، وختم زمني وبالتالي مرجع قابل للتنفيذ ضد أطراف ثالثة.

بمجرد تخزينها ، لأغراض القانون المدني ، يجب الاحتفاظ بالعقود لمدة 10 سنوات على الأقل ، والتي تبدأ من اللحظة التي تتوقف فيها الآثار القانونية للعقد نفسه وليس أخيرًا ، يجب أن تكون على دراية بنوع البيانات الشخصية في العقود ، واحتمال وجود بيانات خاصة أو قضائية (المادتان 9 و 10 من لائحة الاتحاد الأوروبي رقم 679/2010 ، والمعروفة باسم GDPR). نظرًا لأن مسؤولية معالجة البيانات الشخصية تقع دائمًا على عاتق وحدة التحكم في البيانات ، أي الشركة أو شركة التأمين ، فمن الممارسات الجيدة إجراء تقييم مناسب للمخاطر لتحديد سياسات المعالجة والأمان التي يتعين اعتمادها. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يكون التقييم مفيدًا أيضًا للتوفيق الأفضل بين الجداول الزمنية للاحتفاظ وأي أحكام تتعلق بالاحتفاظ بفئات معينة من البيانات.

من الورق إلى الرقمي: كيفية مسح عقد تناظري ضوئيًا

لقد رأينا أن عقد التأمين يمكن أن يولد رقميًا ، ويمكن توقيعه من خلال حل التوقيع الإلكتروني المتقدم أو المؤهل أو الرقمي ، ثم يخضع للحفظ الرقمي وفقًا للوائح - وهي عملية ، بالتالي ، غير ورقية تمامًا.

ولكن ماذا يحدث عندما نواجه عقودًا تناظرية أصلاً بتوقيعات مكتوبة بخط اليد نرغب في إدخالها في التخزين الرقمي؟

في هذه الحالة ، يجب إيلاء اهتمام كبير لعملية إزالة الطابع المادي وتدمير المستند الأصلي الورقي ، على وجه التحديد بسبب عناصر مثل التوقيعات المثبتة يدويًا.

بادئ ذي بدء ، تذكر أنه يجب إنتاج نسخ الكمبيوتر من المستندات التناظرية ، على أي حال ، وفقًا لأحكام المادة 22 من CAD وإرشادات AgID. على وجه الخصوص ، يجب أن يتم التصديق على مطابقة النسخ مع الأصل الورقي من قبل كاتب عدل أو موظف عام عن طريق المقارنة المباشرة لكل نسخة فردية مع الأصل ذي الصلة. بدلاً من ذلك ، يمكن استخدام عملية المسح الشامل المنظمة والمعتمدة حسب الأصول من خلال اعتماد العملية ، وهي الأداة الجديدة التي قدمها الملحق 3 من إرشادات AgID.

ومع ذلك ، في حالة وجود توقيعات مكتوبة بخط اليد ، يجب اتخاذ احتياطات إضافية قبل التخلص من الورق. في الواقع ، في حالة وجود نزاع بشأن صحة التوقيع ، سيتعين على المثمن أن يكون لديه الورقة الأصلية المتاحة لإجراء فحصه أو فحصها. لذلك ، لا يمكن إتلاف المستند الأصلي ، ما لم يتدخل كاتب العدل على وجه التحديد لمصادقة التوقيع على المستند الممسوح ضوئيًا ، من الواضح دائمًا قبل إتلاف نظيره التناظري.

حتى إذا كان لابد من الاحتفاظ بالأصول الورقية ، فإن إزالة الطابع المادي من النسخ الأصلية التناظرية يمكن أن يدعم إدارة موحدة ورقمية للمجموعة الوثائقية ، مما يسهل عمليات الوصول والاستشارة.