9 kroków do rozpoczęcia wysyłania spersonalizowanych masowych wiadomości e-mail

Marketing e-mailowy działa i ma się dobrze — i może pomóc w rozwoju firmy przy niższych kosztach niż wiele innych taktyk marketingowych lub sprzedażowych. To znaczy, jeśli masz odpowiednie narzędzia do masowej wysyłki e-mail i strategię, aby uruchomić typ kampanii, która przyniesie pożądane rezultaty. Prawdopodobnie zastanawiasz się, jak dokładnie opracować strategię i znaleźć odpowiednie narzędzia — dlatego trafiłeś na ten artykuł!

Chociaż wysyłanie zbiorczych wiadomości e-mail może wydawać się łatwym sposobem na zaangażowanie odbiorców, istnieje wiele kroków, które należy wykonać w celu sformułowania kampanii e-mail, zanim będziesz gotowy do kliknięcia przycisku wysyłania. Jeśli dopiero zaczynasz wysyłać zimne e-maile lub e-maile marketingowe, prawdopodobnie będziesz potrzebować kilku wskazówek, aby dopracować swoją najnowszą kampanię. Dzisiaj odkrywamy 9 najważniejszych kroków, które musisz podjąć, aby rozpocząć skuteczną kampanię e-mailową i zacząć widzieć rzeczywiste wyniki. Zanim za bardzo wyprzedzimy siebie, zdefiniujmy masowe e-maile.

Co to są masowe wiadomości e-mail?

Masowe wiadomości e-mail, zwane inaczej wiadomościami masowymi, są wysyłane jednocześnie do dużych grup osób.

Masowe e-maile są częścią naszego codziennego życia.

Kiedy mówimy o masowych wiadomościach e-mail, mamy na myśli wysyłanie wiadomości e-mail do wielu odbiorców — często setek, a nawet tysięcy, w zależności od rozmiaru listy adresów. Te wiadomości są wysyłane w bezpośrednim celu i zwykle należą do kategorii e-maili marketingowych lub e-maili sprzedażowych. E-maile marketingowe są wysyłane w celu zaangażowania już istniejących odbiorców, którzy zdecydowali się otrzymywać Twoje wiadomości. Wiadomości sprzedażowe najczęściej przybierają postać zimnych wiadomości e-mail, co oznacza, że ​​są wysyłane na adresy, które zostały pozyskane na podstawie ich pracy, miejsca zamieszkania lub innego czynnika definiującego. Rodzaj e-maili, które będziesz wysyłać, zależy od Twojej branży, ponieważ niektóre pola będą wykorzystywać jeden rodzaj masowej poczty e-mail zamiast drugiego.

Jeśli masz adres e-mail — jak większość ludzi — jest bardzo prawdopodobne, że już wcześniej spotkałeś się z masowymi wiadomościami e-mail. Jeśli zapisałeś się na tablicę ogłoszeń i otrzymujesz powiadomienia e-mail, są to masowe wiadomości e-mail. Jeśli dokonałeś zakupu w sklepie internetowym i otrzymałeś kupon lub inną formę zachęty, jest to również masowa wiadomość e-mail. Być może zauważyłeś, że chociaż te wiadomości są wysyłane na wiele adresów jednocześnie, nadal są w jakiś sposób spersonalizowane Twoim imieniem i nazwiskiem. Personalizacja jest jedną z kluczowych taktyk, które stosują masowi e-maile, aby przyciągnąć uwagę odbiorców. Dlatego przyjrzymy się niektórym strategiom, które pomogą Ci tworzyć przemyślane, spersonalizowane masowe wiadomości e-mail, które Twoi odbiorcy będą chcieli otwierać. Zacznijmy!

Kroki do wysyłania spersonalizowanych masowych wiadomości e-mail

Krok 1: Wybór narzędzia do masowej poczty e-mail

Zanim zaczniesz wysyłać e-maile, a nawet opracowywać strategie, musisz wybrać odpowiednie narzędzie do masowej wysyłki e-mail, które pomoże Ci zacząć.

Przykład interfejsu wtyczki masowej poczty e-mail. Zdjęcie dzięki uprzejmości GMass.

Bez względu na to, jak mała jest Twoja firma, Twoje konto Gmail lub Outlook nie wystarczy, aby rozpocząć masowe wysyłanie wiadomości e-mail. Bez kluczowych funkcji automatyzacji narzędzia do masowej obsługi wiadomości e-mail będziesz tracić czas. Na szczęście dostępnych jest wiele opcji, których możesz użyć, aby rozpocząć kampanię.

Najlepsza wtyczka do masowej poczty e-mail dla Twoich potrzeb będzie się różnić w zależności od Twojej branży, celu kampanii, Twoich umiejętności i budżetu. Istnieje wiele narzędzi do masowej obsługi poczty e-mail, które oferują bezpłatne wersje próbne lub bezpłatne opcje, które możesz wypróbować przed zakupem. Większość planów premium dla tego rodzaju narzędzi waha się od 10 USD miesięcznie do ponad 100 USD miesięcznie. Jednak plany z wyższymi cenami są bardziej odpowiednie dla dużych firm, które będą wysyłać tysiące e-maili dziennie.

Jeśli nie jesteś światowej klasy projektantem graficznym, będziesz chciał skupić się na funkcjach kreatora wiadomości e-mail w ramach procesu wyboru. Twoje narzędzie do masowej poczty e-mail powinno nie tylko pomagać w wysyłaniu e-maili, ale także pomagać w tworzeniu wiadomości. Wypróbuj więc kilka różnych wtyczek i zobacz, która z nich jest dla Ciebie najbardziej intuicyjna na froncie projektowania.

Chociaż każde narzędzie do masowych wiadomości e-mail będzie nieco inne, wszystkie mają ten sam zestaw kluczowych funkcji, które czynią je tak ważnymi narzędziami do wysyłania masowych wiadomości e-mail. Funkcje, na które należy zwrócić uwagę, obejmują:

• Testy A/B
• Kompleksowe raportowanie
• Narzędzie do tworzenia e-maili
• Opcje personalizacji i segmentacji
• Przepływy e-mail

Po rozważeniu opcji i wybraniu narzędzia do masowej poczty e-mail nadszedł czas, aby przejść do następnego kroku — listy adresów.

Krok 2: Twoja lista adresów

Z łatwością importuj, zarządzaj i aktualizuj swoją listę adresów za pomocą narzędzia do masowej poczty e-mail.

Pamiętaj o częstym aktualizowaniu listy adresów.

Twoja lista adresów jest tym, co łączy Cię z docelowymi odbiorcami masowych kampanii e-mailowych. Jeśli nie masz jeszcze listy adresów, nadszedł czas, aby zacząć. Listę adresów można zbudować na dwa sposoby. W celach marketingowych zaczniesz zbierać adresy, zachęcając odwiedzających Twoją witrynę do udostępniania swoich adresów e-mail i akceptowania Twoich wiadomości. Zbieranie adresów w ten sposób odbywa się zwykle za pomocą wyskakującego okienka witryny lub opcji opt-in, która pojawia się wraz z zakupem eCommerce.

Drugim sposobem na rozpoczęcie budowania listy adresowej jest generowanie leadów lub poszukiwanie. Poszukiwanie obejmuje wyszukiwanie publicznie dostępnych adresów i dodawanie ich do listy w oparciu o grupę docelową. Na przykład wiele osób będzie mieć swoje adresy e-mail publicznie dostępne na swoich stronach na Facebooku lub LinkedIn. Wyszukując określonych odbiorców, możesz zbudować solidną listę adresów dla nadchodzącej kampanii.

Jeśli masz już gotową listę adresów, następnym krokiem jest zaimportowanie adresów za pomocą narzędzia do masowej poczty e-mail. Ten proces jest czasami nazywany korespondencją seryjną i można go przeprowadzić za pomocą programu Excel lub Arkuszy, w zależności od preferencji. Po zaimportowaniu listy adresów nadszedł czas, aby rozpocząć opracowywanie strategii i tworzenie poczty e-mail.

Krok 3: Rich Text a HTML

Omawiamy dwa główne rodzaje wiadomości, które możesz wysyłać za pomocą narzędzia do masowej poczty e-mail.

Twoja intencja e-maila określi, czy wybierzesz sformatowany tekst, czy HTML.

Zanim przejdziemy do wielu różnych rodzajów masowych wiadomości e-mail, które chcesz wysyłać, powinniśmy porozmawiać o dwóch dużych grupach, do których należą te wiadomości. Wysyłając masowe wiadomości e-mail, wysyłasz wiadomości w formacie RTF lub HTML.

E-maile z sformatowanym tekstem w dużym stopniu zależą od Twojej pisemnej kopii i nie zawierają wielu elementów projektu. Ta metoda jest częściej stosowana w przypadku wiadomości e-mail dotyczących sprzedaży, ponieważ wiadomości sformatowane w tekście wyglądają tak, jakby zostały wysłane od osoby, a nie od firmy.

Drugi rodzaj wiadomości e-mail opiera się w dużej mierze na HTML, a nie na kopiowaniu. Te komunikaty zawierają bardziej efektowne elementy projektu, w tym klikalne wezwania do działania, oraz duży nacisk na branding firmy. Tego typu e-maile lepiej nadają się do celów marketingowych, ponieważ lepiej komunikują markę i pożądane działanie w przeciwieństwie do e-maili z bogatym tekstem. Po raz kolejny Twoja decyzja w tym momencie będzie zależeć od Twojej branży i strategii dla następnej kampanii. Teraz, gdy omówiliśmy tekst sformatowany i HTML, nadszedł czas, aby wybrać szablon projektu i rozpocząć tworzenie wiadomości e-mail.

Krok 4: Zacznij projektować swoją wiadomość

Korzystając z narzędzia do masowej poczty e-mail, możesz tworzyć atrakcyjne projekty na podstawie dostosowywanych szablonów.

E-mail marketerzy muszą podjąć wiele ważnych decyzji projektowych.

Teraz, gdy masz już nakreśloną podstawową strategię, nadszedł czas, aby zacząć projektować swój przekaz. Twój projekt wiadomości będzie zależał od rodzaju treści, które chcesz pokazać odbiorcom w nadchodzącej kampanii. Możesz wysłać wiadomość witającą nowych subskrybentów, aktualizującą ich biuletynem, przedstawiającą siebie i swoją firmę lub ogłaszającą wyprzedaż. Każda z tych wiadomości powinna wyglądać inaczej, ponieważ przekazują różne wiadomości wizualnie i za pośrednictwem kopii wiadomości e-mail. Twoje narzędzie do masowej poczty e-mail będzie miało kilka szablonów, których możesz użyć, aby rozpocząć. Te szablony są w pełni konfigurowalne, dzięki czemu będziesz mógł wstawić dowolny materiał brandingowy, logo lub kolory, których potrzebujesz, aby dostosować wiadomość. Większość narzędzi do masowej poczty e-mail ma funkcję przeciągania i upuszczania, za pomocą której można łatwo wstawić wiele innych skomplikowanych elementów projektu, aby wyróżnić swoją wiadomość e-mail od innych. Korzystając z wtyczki masowej poczty e-mail, możesz użyć dowolnego z następujących elementów projektu:

• Przyciski CTA
• Kod HTML
• Obrazy
• Ikony mediów społecznościowych
• Minutnik
• Filmy

Po przygotowaniu wersji roboczej e-maila możesz przejść do następnego kroku!

Krok 5: Personalizacja

Korzystając z narzędzia do masowej obsługi wiadomości e-mail, możesz automatycznie personalizować masowe wiadomości e-mail, które przyciągną uwagę odbiorców.

Udowodniono, że personalizacja zwiększa współczynnik otwarć.

Pierwszym krokiem do rozpoczęcia kampanii jest nazwanie kampanii w narzędziu masowej poczty e-mail. Gdy kampania ma już nazwę, nadszedł czas, aby określić, które części wiadomości będą spersonalizowane. Podczas pisania tematu i kopii wiadomości e-mail łatwo jest określić, gdzie mają się pojawiać spersonalizowane informacje. Na przykład możesz zacząć od czegoś tak prostego, jak „Witaj [Imię]”. Sposób wyznaczania personalizacji może się różnić w zależności od wybranej wtyczki masowej poczty e-mail, ale możesz mieć pewność, że wszystkie narzędzia mogą z łatwością spersonalizować Twoje wiadomości. W zależności od ilości informacji, które zebrałeś dla swojej listy adresowej, możesz spersonalizować części wiadomości inne niż imię i nazwisko. Możesz pisać w personalizacji dla lokalizacji, rodzinnego miasta, stanowiska i wszelkich innych zebranych informacji, które Twoim zdaniem są ważne dla odbiorców.

Krok 6: Upewnij się, że Twój e-mail jest zoptymalizowany pod kątem urządzeń mobilnych

Jeśli Twoje wiadomości nie zostaną przetłumaczone na urządzenia mobilne, Twoja kampania może mieć problemy.

Projektowanie mobilne jest tak samo ważne jak projektowanie komputerów stacjonarnych.

W dzisiejszych czasach ludzie pobierają więcej treści na swoich urządzeniach mobilnych niż gdziekolwiek indziej. Zgadza się — gdy wysyłasz masowe e-maile, większość odbiorców będzie oglądać Twoją wiadomość na telefonie komórkowym. Jeśli nie sprawdzisz, jak Twoja wiadomość wygląda na urządzeniu mobilnym, istnieje znacznie większa szansa, że ​​pojawią się problemy z Twoją wiadomością. Jeśli Twoja wiadomość nie ładuje się prawidłowo lub zawiera błędy, odbiorcy prawdopodobnie zgłoszą ją jako spam. Jak wiedzą wszyscy dobrzy sprzedawcy e-maili, zgłoszenie wiadomości jako spamu powoduje utratę adresu i szkodzi reputacji nadawcy wiadomości e-mail. Jeśli wiele osób zgłasza Twoją wiadomość jako spam, w końcu napotkasz problemy z dostarczalnością, ponieważ Twój adres zostanie oznaczony przez serwer jako niewiarygodny.

Aby upewnić się, że Twoje wiadomości wyświetlają się poprawnie na każdym urządzeniu, wyślij kilka testowych wiadomości e-mail do siebie lub do innych członków zespołu, aby upewnić się, że wszystkie Twoje elementy pojawiają się we właściwym miejscu, a kopia jest wolna od błędów.

Dwu- i trzykrotne sprawdzanie wyglądu wiadomości po ich dostarczeniu jest jednym z najważniejszych kroków w całym procesie. Poświęcając kilka dodatkowych minut na sprawdzenie swojej pracy, możesz uniknąć wstydu związanego z wysłaniem e-maila z rażącym błędem.

Krok 7: Podziel listę adresów na segmenty

Po przetestowaniu wiadomości nadszedł czas na segmentację odbiorców za pomocą narzędzia do masowej poczty e-mail.

Segmentacja prowadzi do lepszych raportów zaangażowania.

Jeśli chodzi o strategię masowej wysyłki e-mail, kluczem jest segmentacja. Segmentacja odnosi się do praktyki dzielenia listy adresów na grupy, dzięki czemu można precyzyjniej kierować reklamy do różnych odbiorców w tej samej kampanii. Na przykład, jeśli prowadzisz witrynę e-commerce, możesz podzielić swoich odbiorców na tych, którzy kupili w ciągu ostatnich 6 miesięcy i tych, którzy nie kupili w tym okresie. Segmentując odbiorców w ten sposób, możesz wprowadzić zmiany w swoim przekazie i personalizacji, aby spodobały się obu grupom odbiorców. W takim przypadku możesz spróbować poeksperymentować z kopią wiadomości, zamiast używać nagłówka „Przeczytaj o nowościach z naszej firmy” – możesz spróbować czegoś w stylu „Tęskniliśmy za Tobą!” – dla odbiorców, którzy nie kupiłeś w ciągu ostatnich 6 miesięcy. Często te drobne szczegóły, które można określić za pomocą segmentacji, tworzą lub niszczą kampanie e-mailowe. W końcu, jeśli Twoja wiadomość nie jest odpowiednia dla określonej grupy demograficznej na liście adresów, Twoje e-maile są znacznie bardziej prawdopodobne, że zostaną zgłoszone jako spam.

Krok 8: Zaplanuj przepływ wiadomości e-mail

Planując swoje wiadomości e-mail za pomocą narzędzia do masowej poczty e-mail, możesz mieć pewność, że Twoje wiadomości są wysyłane we właściwym czasie

Twoja usługa masowej poczty e-mail może automatycznie dotrzeć do docelowych odbiorców

Teraz, gdy masz już dwukrotnie sprawdzoną wiadomość i segmentację odbiorców, ostatnim krokiem przed kliknięciem wyślij jest zaplanowanie wiadomości. Planowanie wiadomości jest ważne z dwóch powodów — pierwszym powodem jest to, że umożliwia rozpoczęcie przepływu wiadomości e-mail. Przepływ wiadomości e-mail to zestaw instrukcji, które możesz wyznaczyć w swoim narzędziu do masowej poczty e-mail, aby wysyłać określone wiadomości w określonych godzinach. Możesz na przykład użyć przepływów wiadomości e-mail, aby uruchomić kampanię ponownego zaangażowania. Jeśli odbiorca nie wchodził w interakcję z Twoimi wiadomościami od kilku miesięcy, możesz poinstruować narzędzie do obsługi masowej poczty, aby automatycznie wysłało mu wiadomość, która, miejmy nadzieję, zachęci go do interakcji. Te przepływy e-maili pomagają automatycznie angażować odbiorców.

Drugim powodem, dla którego powinieneś zaplanować swoje wiadomości, jest to, że istnieją pewne pory tygodnia, które najlepiej nadają się do wysyłania masowych wiadomości e-mail. Konkretne godziny będą zależeć od Twoich odbiorców, więc powinieneś przeprowadzić badania, aby dowiedzieć się, które godziny są najlepsze dla różnych segmentów Twojej listy adresów.

Krok 9: Jesteś gotowy do wysłania!

Na ostatnim etapie wysyłania spersonalizowanych wiadomości e-mail przyjrzymy się, jak możesz odczytywać i interpretować dane z narzędzia do masowej poczty e-mail.

Gratulacje, stworzyłeś swoją pierwszą masową kampanię e-mailową.

Po wykonaniu pierwszych 8 kroków jesteś gotowy do rozpoczęcia kampanii! Widzisz, nie było to takie trudne — zwłaszcza z pomocą Twojego narzędzia do masowej poczty e-mail. Naciśnięcie wyślij w swojej kampanii to niesamowite osiągnięcie, ale Twoja praca nigdy nie jest do końca skończona, jeśli chodzi o e-mail marketing. Po wysłaniu e-maili możesz przejść do raportowania. Twoja wtyczka do masowej poczty e-mail może śledzić zachowanie odbiorców i dostarczać informacji, których możesz użyć w przyszłych kampaniach. Korzystając z wtyczki do masowej poczty e-mail, możesz pobrać następujące dane dotyczące e-mail marketingu i zobaczyć, jak Twoja kampania poszła z odbiorcami:

• Łączna liczba wysłanych wiadomości e-mail
• Otwarte ocenianie
• Kliknij ocenę
• Współczynnik „kliknij, aby otworzyć”
• Ocena dostawy
• Współczynniki odrzuceń
• Rezygnacja z subskrypcji

Korzystając z tych danych, możesz zobaczyć, które części wiadomości są i nie trafiają do odbiorców. Stamtąd możesz rozpocząć burzę mózgów nad następną kampanią!

Mamy nadzieję, że dzięki naszym 9 krokom do wysyłania spersonalizowanych masowych e-maili nauczyłeś się wielu cennych informacji. Chociaż nie ma jednej prostej strategii, na którą można liczyć, istnieje wiele różnych sposobów wykorzystania narzędzi masowej poczty e-mail do maksymalizacji zasięgu. Jeśli Twoja pierwsza kampania nie poszła tak, jak zaplanowałeś, w porządku! Możesz uczyć się i próbować różnych strategii, dopóki nie będziesz w stanie konsekwentnie realizować kolejnych masowych kampanii e-mailowych.