W świetle pandemii COVID-19 cyfrowa transformacja non-profit nie jest już wyborem. Organizacje stoją teraz w obliczu bezprecedensowych wyzwań i zwracają się w stronę technologii, aby pracować zdalnie, przekazywać działania związane ze zbieraniem funduszy online i sprawdzać słabsze populacje, którym służą.
Technologia potrzebna do osiągnięcia tego celu i wypełnienia Twojej misji jest ważna, ale musisz opracować plan, aby zapewnić, że ludzie korzystający z tych technologii będą mogli skutecznie uczyć się nowych procesów. Niezależnie od tego, czy są to pracownicy wewnętrzni, wolontariusze, członkowie zarządu czy beneficjenci, ludzie muszą pozostać w centrum cyfrowej transformacji organizacji non-profit .
Z wewnętrznej perspektywy termin „cyfrowa transformacja” oznacza coś innego dla każdego działu Twojej organizacji non-profit. W miarę jak Twoja organizacja przechodzi na technologię cyfrową, każda rola musi przemyśleć, w jaki sposób wykonuje swoją pracę i realizuje swoje cele:
- Menedżerowie-wolontariusze przenoszą papierowe procesy i koordynację online
- Menedżerowie IT skupiają się na logistyce przejścia do pełnej pracy ze środowiska domowego
- Zespoły marketingowe przekształcają osobiste wydarzenia w angażujące doświadczenia w wirtualnym świecie
- Działy rozwoju przenoszą operacje pozyskiwania funduszy online
- Dyrektorzy wykonawczy utrzymują rozproszoną siłę roboczą i dążą do tego samego celu
Dokonując cyfrowej transformacji w swojej organizacji non-profit, ważne jest, aby pamiętać, że doświadczenie każdego zespołu może być inne teraz, gdy wszystkie są prawie całkowicie online lub zorganizowane za pomocą narzędzi cyfrowych. Poniżej podsumowaliśmy trzy wskazówki, dzięki którym Twoja organizacja non-profit będzie pamiętać o wszystkich przez cały proces i prowadzić Twój zespół podczas cyfrowej transformacji.
1. Przetłumacz procesy papierowe na cyfrowe
Heller Consulting, duży miejski bank żywności, zazwyczaj przyjmuje swoich wolontariuszy na pokład podczas osobistego spotkania, podczas którego wypełniają oni papierkową robotę. Następnie wolontariusze komunikują się przez e-mail lub telefon z pracownikami banku żywności, aby zapisać się na zmiany.
Pracownicy programu dostrzegli potrzebę przekształcenia doświadczenia wolontariuszy w cyfrowe, ponieważ proces osobisty nie był skalowany wraz z liczbą wolontariuszy potrzebnych do obsługi swoich beneficjentów. Co więcej, nie był to proces, który można łatwo odtworzyć online: każdy krok miał wiele ludzkich elementów, od wprowadzania danych i wzywania wolontariuszy po osobiste spotkania.
Zastanowili się więc, w jaki sposób wolontariusze będą otrzymywać informacje cyfrowo i jak bank żywności powinien wewnętrznie śledzić dane wolontariuszy. W rezultacie powstał interfejs online, który pozwalał wolontariuszom rejestrować się i zmieniać zmiany w czasie rzeczywistym, tworzyć spersonalizowane strony dla wolontariuszy, na których mogą śledzić godziny i komunikować się z personelem banku żywności. Pracownicy mogli również kierować informacje o wolontariuszach bezpośrednio do CRM i dodawać wolontariuszy do odpowiednich serii e-maili.
Jeśli Twoja organizacja non-profit rozpoczyna projekt, który zmienia cyfrowy proces osobisty, poprowadź swój zespół przez następujące kroki:
- Umów się na spotkanie z pracownikami zaangażowanymi w proces osobisty
- Zapoznaj się z podstawami bieżącego procesu, aby nie przegapić żadnych kluczowych funkcji
- Zapytaj, co można poprawić za pomocą narzędzi cyfrowych
- Rozpoznaj obawy pracowników dotyczące procesu transformacji cyfrowej. Zajęcie się tymi obawami może otworzyć zespół na lepsze praktyki słuchania i burzy mózgów
- Zaplanuj nowy proces cyfrowy i nową rolę wszystkich osób
- Wdrażaj nową technologię i informuj personel o wszystkich zmianach i aktualizacjach
- Zapewnij swoim pracownikom zasoby szkoleniowe, aby mogli swobodnie korzystać z nowych narzędzi
- Zorganizuj kolejne spotkanie, aby przegrupować się po użyciu nowego narzędzia i omówić ostateczne poprawki lub zmiany
Skorzystaj z naszej bezpłatnej listy kontrolnej marketingu cyfrowego, aby uzyskać pomoc
2. Zacznij od podstawowego doświadczenia
Przed rozpoczęciem projektu transformacji cyfrowej zastanów się nad tym z zewnątrz. Jeśli na przykład Twoim celem jest zachęcenie darczyńców i wolontariuszy do większego zaangażowania w Twoją organizację, musisz współpracować między działami, aby zawęzić to, co jest dla nich najważniejsze określone składniki.
Podchodząc do cyfrowej transformacji z tej perspektywy, jesteś w stanie przemyśleć, jakich bolączek doświadczają Twoi wyborcy i jak technologia może je rozwiązać.
Na przykład jedna organizacja zajmująca się ratowaniem zwierząt nie była w stanie nadążyć za tysiącami telefonów, które otrzymywali od osób, które rozważały adopcję zwierząt domowych. Postanowili więc dokonać przeglądu automatyzacji marketingu i przekształcić początkowe kroki na ekranie w cyfrową podróż do zaangażowania.
Te kroki są teraz wykonywane online i zbierają informacje za pomocą formularza, który określa, czy ktoś kwalifikuje się do adopcji zwierzęcia. Osoby, które nie kwalifikują się, otrzymują szereg wiadomości e-mail wyjaśniających, w jaki sposób mogą zostać zakwalifikowani.
Bezpłatne pobieranie: 9 szablonów wiadomości e-mail dla rocznego planu komunikacji dla organizacji non-profit
Wszystkim wykwalifikowanym osobom umawiają się na rozmowy wideokonferencyjne z pracownikami organizacji non-profit. Otrzymują również automatyczną serię wiadomości e-mail o tym, jak dbać o swojego nowego zwierzaka.
Przed tą zmianą ktoś dzwonił do schroniska (często więcej niż raz), próbował skontaktować się z członkiem personelu i umówić się na spotkanie, aby udać się do schroniska na rozmowę kwalifikacyjną. Teraz osoby adoptujące zyskują szybkie, wirtualne środowisko, a członkowie personelu mogą skuteczniej śledzić wszystkich zainteresowanych użytkowników.
Aby postawić się na miejscu swoich wyborców, zadaj pracownikom pytania, takie jak:
- Jakie e-maile chciałby ktoś otrzymywać i czytać od naszej organizacji?
- Jakie posty w mediach społecznościowych uznają za inspirujące?
- Czy chcieliby otrzymywać te informacje pocztą bezpośrednią lub e-mailem?
- Czy istnieje proces, który zbytnio obciąża użytkownika, na przykład zmuszając go do wielokrotnego dzwonienia?
Stamtąd możesz przetestować nowe narzędzie technologiczne po niskich kosztach lub w wersji próbnej, aby zobaczyć, jak służy ono Twojej organizacji w przypadku określonej kampanii lub wydarzenia. Następnie oceń wyniki i zastosuj je, zastanawiając się, w jaki sposób innowacja może nadal służyć Twojej organizacji przez wiele lat.
3. Zastosuj techniki zarządzania zmianą, aby wspierać swój personel
Ponieważ ludzie w całym kraju pracują z domu z powodu pandemii COVID-19, specjaliści non-profit muszą również radzić sobie z transformacją cyfrową w swoim codziennym środowisku pracy.
W przypadku liderów i przełożonych organizacji non-profit należy pamiętać, że nowe technologie i procesy mogą czasami sygnalizować pracownikom, że ich praca jest zagrożona. Tak nie jest, ale strach może wejść do równania, gdy ktoś musi szybko zdobyć nowe umiejętności i potencjalnie zmienić sposób, w jaki wykonuje swoją pracę każdego dnia.
Ten strach może prowadzić do sprzeciwu wobec zmian wśród pracowników. Zamiast uczyć się nowych narzędzi, pracownicy czasami wracają do starych procesów, pomijają szkolenie w zakresie nowej technologii lub wręcz mówią, że odmawiają uczenia się w nowy sposób.
Opór wobec zmian jest naturalny, ale to przełożeni muszą kontaktować się z pracownikami, skutecznie komunikować się w trakcie zmiany i świętować, kiedy pracownicy z powodzeniem korzystają z nowych narzędzi cyfrowych. W swojej organizacji non-profit możesz pomóc w zarządzaniu tą zmianą i:
- Pod koniec każdego tygodnia wygłaszaj cotygodniowe wzmianki pracownikom, podkreślaj kogoś, kto z powodzeniem korzysta z nowego narzędzia lub procesu
- Wysyłaj konkretne aktualizacje kamieni milowych za pośrednictwem poczty e-mail. Na przykład zaprezentuj, kiedy 100 wolontariuszy zostało wprowadzonych wirtualnie lub kiedy uruchomiona zostanie pierwsza kampania e-mailowa w narzędziu do automatyzacji marketingu
- Zachęć szkolących się pracowników do korzystania z nowych narzędzi lub procesów. Możesz wysłać cukierki lub zorganizować wirtualną pizzę na koniec długiego tygodnia szkolenia
- Zaplanuj dodatkowe odprawy z pracownikami, którzy zmieniają proces osobisty na proces cyfrowy
Niezależnie od tego, w jaki sposób zdecydujesz się pomóc w zarządzaniu zmianami i transformacją cyfrową, otwarta komunikacja ma kluczowe znaczenie dla misji. Daje pracownikom możliwość wyrażania opinii, czucia się wysłuchanymi i docenionymi oraz przedstawiania wszelkich uwag krytycznych za pomocą nowego procesu lub narzędzia. Podczas całego procesu chcesz, aby Twoi pracownicy czuli się docenieni.
Utrzymuj motywację personelu za pomocą tego bezpłatnego przewodnika
Łatwo zgubić się w logistyce projektu transformacji cyfrowej. Zwłaszcza teraz, gdy istnieje presja, aby nowe narzędzia technologiczne służyły potrzebującym, zbierały pieniądze i komunikowały się wewnętrznie z pracownikami. Co więcej, może pojawić się pokusa, by przedkładać technologię nad ludzi.
Pamiętaj: Twoi pracownicy i społeczność pragną prawdziwego zaangażowania i możesz użyć narzędzi cyfrowych, aby im to zapewnić. Pamiętaj o tych wskazówkach, badaj opcje technologiczne i zadaj sobie pytanie, czy Twoje podejście do transformacji cyfrowej sprawdza się w całej Twojej organizacji, od personelu po beneficjentów. Aby uzyskać więcej informacji na temat zarządzania zmianą i jego związku z transformacją cyfrową w organizacjach non-profit, odwiedź stronę zasobów zarządzania zmianą Heller Consulting .
Ten post został napisany przez Kaię Swift, kierownika ds. marketingu w Heller Consulting, firmie konsultingowej zajmującej się technologią, która specjalizuje się w strategii i wdrażaniu non-profit. Lubi opowiadać inspirujące historie klientów Hellera, którzy znajdują nowe i kreatywne sposoby wykorzystania technologii, aby lepiej służyć światu.
Przewodnik lidera po motywowaniu pracowników