3 секрета успешной цифровой трансформации некоммерческой организации

В свете пандемии COVID-19 некоммерческая цифровая трансформация больше не является выбором. В настоящее время организации сталкиваются с беспрецедентными проблемами и обращаются к технологиям, чтобы работать удаленно, переводить усилия по сбору средств в онлайн и проверять уязвимые группы населения, которым они служат.

Технология, необходимая для достижения этого и выполнения вашей миссии, важна, но вы должны разработать план, чтобы гарантировать, что люди, использующие эти технологии, смогут успешно освоить новые процессы. Независимо от того, являются ли они вашими внутренними сотрудниками, волонтерами, членами совета директоров или вашими бенефициарами, люди должны оставаться в центре цифровой трансформации вашей некоммерческой организации .

С внутренней точки зрения термин «цифровая трансформация» означает что-то свое для каждого отдела вашей некоммерческой организации. По мере того, как ваша организация переходит на цифровые технологии, каждой роли необходимо переосмыслить то, как они выполняют свою работу и достигают своих целей:

• Руководители волонтеров переводят бумажные процессы и координацию в онлайн
• ИТ-менеджеры сосредотачиваются на логистике перехода на полноценную работу из дома.
• Команды по маркетингу превращают личные мероприятия в захватывающий опыт в виртуальном мире.
• Отделы разработки переводят операции по сбору средств в онлайн
• Исполнительные директора согласовывают распределенную рабочую силу и движут ее к одной цели

Проводя цифровую трансформацию в своей некоммерческой организации, очень важно помнить, что опыт каждой команды может отличаться теперь, когда все они почти полностью находятся в сети или организованы с помощью цифровых инструментов. Ниже мы собрали три совета, которые помогут вашей некоммерческой организации помнить обо всех на протяжении всего процесса и направлять вашу команду во время цифровой трансформации.

1. Переведите бумажные процессы в цифровые

Крупный столичный продовольственный банк, с которым сотрудничает Heller Consulting, обычно привлекает своих волонтеров посредством личной встречи, на которой они заполняют документы. После этого волонтеры связываются по электронной почте или телефону с сотрудниками продовольственного банка, чтобы записаться на смены.

Персонал программы увидел необходимость преобразовать волонтерский опыт в цифровой, потому что личный процесс не масштабировался с количеством волонтеров, необходимых для обслуживания своих бенефициаров. Кроме того, это был не тот процесс, который можно было легко воспроизвести в Интернете: каждый шаг требовал множества человеческих усилий, от ввода данных и вызова волонтеров до личных встреч.

Поэтому они продумали, как добровольцы будут получать информацию в цифровом виде и как продовольственный банк должен внутренне отслеживать данные о добровольцах. Результатом стал онлайн-интерфейс, который позволял волонтерам регистрироваться и менять смены в режиме реального времени, создавать персонализированные страницы волонтеров, где они могут отслеживать часы работы, и общаться с персоналом продовольственного банка. Сотрудники также могут направлять информацию о добровольцах непосредственно в CRM и добавлять добровольцев в соответствующие серии электронных писем.

Если ваша некоммерческая организация приступает к проекту, который превращает личный процесс в цифровую форму, проведите свою команду через следующие шаги:

• Назначьте встречу с сотрудниками, которые участвуют в личном процессе
• Ознакомьтесь с основами текущего процесса, чтобы не пропустить ни одной ключевой функции.
• Спросите, что можно улучшить с помощью цифровых инструментов
• Признайте опасения сотрудников по поводу процесса цифровой трансформации. Преодоление этих страхов может помочь команде лучше слушать и проводить мозговой штурм.
• Наметьте новый цифровой процесс и новую роль каждого
• Внедряйте новую технологию и сообщайте обо всех изменениях и обновлениях персоналу
• Предоставьте своим сотрудникам обучающие ресурсы, чтобы они освоились с новыми инструментами.
• Проведите еще одну встречу, чтобы перегруппироваться после использования нового инструмента и обсудить любые окончательные настройки или изменения.

2. Начните с основополагающего опыта

Прежде чем приступить к проекту цифровой трансформации, подумайте о нем со стороны. Если, например, ваша цель состоит в том, чтобы побудить доноров и волонтеров к более активному участию в вашей организации, вы должны сотрудничать между отделами, чтобы сузить круг вопросов, наиболее важных для тех, конкретные составляющие.

Подходя к цифровому преобразованию с этой точки зрения, вы можете продумать, какие болевые точки испытывают ваши избиратели, и как технологии могут решить эти болевые точки.

Например, одна организация по спасению животных была не в состоянии справиться с тысячами звонков, которые они получали от людей, которые рассматривали возможность усыновления домашних животных. Поэтому они решили провести капитальный ремонт своей автоматизации маркетинга и превратить начальные шаги на экране в путешествие по цифровому взаимодействию.

Эти шаги теперь выполняются онлайн и собирают информацию через форму, которая определяет, имеет ли кто-то право усыновить животное. Те, кто не соответствует требованиям, получают серию сообщений по электронной почте, объясняющих, как они могут пройти квалификацию.

Для всех квалифицированных людей устраиваются видеоконференции с сотрудниками некоммерческой организации. Они также получают серию автоматических электронных писем о том, как ухаживать за своим новым питомцем.

До этого изменения кто-то звонил в приют (часто более одного раза), пытался дозвониться до сотрудника и назначал встречу, чтобы пойти в приют для собеседования. Теперь усыновители получают быстрый виртуальный опыт, а сотрудники могут более эффективно отслеживать всех заинтересованных усыновителей.

Чтобы поставить себя на место своих избирателей, задайте своим сотрудникам такие вопросы, как:

• Какие электронные письма кто-то хотел бы получать и читать от нашей организации?
• Какие посты в социальных сетях они найдут вдохновляющими?
• Будет ли им приятно получать эту информацию по почте или по электронной почте?
• Существует ли процесс, который возлагает слишком большую ответственность на избирателя, например, заставляет его звонить несколько раз?

Оттуда вы можете протестировать новый технологический инструмент по низкой цене или в качестве пробной версии, чтобы увидеть, как он служит вашей организации для конкретной кампании или мероприятия. Затем оцените результаты и примените их, размышляя о том, как инновация может продолжать служить вашей организации на долгие годы.

3. Используйте методы управления изменениями для поддержки своих сотрудников

Поскольку люди по всей стране работают из дома из-за пандемии COVID-19, специалисты некоммерческих организаций также должны заниматься цифровой трансформацией в своей повседневной работе.

Руководителям и руководителям некоммерческих организаций важно помнить, что новые технологии и процессы иногда могут сигнализировать сотрудникам о том, что их работа находится под угрозой. Это не так, но страх может появиться в уравнении, когда от кого-то требуется быстро приобрести новые навыки и, возможно, изменить то, как они выполняют свою работу каждый день.

Этот страх может привести к сопротивлению изменениям внутри вашего персонала. Вместо изучения новых инструментов сотрудники иногда возвращаются к старым процессам, пропускают обучение новым технологиям или прямо заявляют, что отказываются учиться по-новому.

Сопротивление изменениям естественно, но руководители должны проверять сотрудников, эффективно общаться на протяжении всего процесса изменений и праздновать, когда сотрудники успешно используют новые цифровые инструменты. В своей некоммерческой организации вы можете помочь справиться с этим изменением и:

• Еженедельно информируйте сотрудников в конце каждой недели, выделяйте тех, кто успешно использует новый инструмент или процесс.
• Отправляйте обновления конкретных вех по электронной почте. Например, продемонстрируйте, когда 100 добровольцев были виртуально зарегистрированы или когда первая кампания по электронной почте с помощью инструмента автоматизации маркетинга запущена.
• Поощряйте сотрудников, которые проходят обучение, использовать новые инструменты или процессы. Вы можете отправить конфету или устроить виртуальную вечеринку с пиццей в конце долгой недели обучения
• Запланируйте дополнительные проверки с персоналом, который меняет личный процесс на цифровой.

Независимо от того, как вы решите управлять изменениями и цифровой трансформацией, открытое общение имеет решающее значение. Это дает персоналу возможность высказать свое мнение, почувствовать себя услышанным и признанным, а также высказать любую критику в отношении нового процесса или инструмента. На протяжении всего процесса вы хотите, чтобы ваши сотрудники чувствовали себя ценными.

Легко запутаться в логистике проекта цифровой трансформации. Особенно сейчас, когда возникает потребность в использовании новых технологических инструментов для обслуживания нуждающихся, сбора денег и внутреннего общения с вашим персоналом. Более того, может возникнуть соблазн отдать предпочтение технологиям, а не людям.

Помните: ваши сотрудники и сообщество жаждут искреннего участия, и вы можете использовать цифровые инструменты, чтобы дать им это. Помните об этих советах, исследуйте варианты технологий и спросите себя, работает ли ваш подход к цифровому преобразованию для всей вашей организации, от сотрудников до бенефициаров. Чтобы узнать больше об управлении изменениями и о том, как оно связано с цифровыми преобразованиями в некоммерческих организациях, посетите страницу ресурсов по управлению изменениями Heller Consulting .

Этот пост был написан Кайей Свифт, менеджером по маркетингу в Heller Consulting, технологической консалтинговой фирме, которая специализируется на некоммерческой стратегии и реализации. Ей нравится рассказывать вдохновляющие истории клиентов Хеллер, которые находят новые и творческие способы использования технологий, чтобы лучше служить миру.